Zeiterfassung und Organisation mit ZMI

GESAMTBEWERTUNG

4.8

Zusammenfassung

  • Pro

    Ein Funktionsumfang, der seinesgleichen sucht

  • Contra

    Leider keine Preisangabe

  • Fazit

    Top!

Bewertung

5
Funktionen
4.5
Usability
4.5
Einrichtung
5
Kundenfeedback

ZMI_Logo_mitSlogan_4cMit dem Lösungsanbieter ZMI haben Unternehmen einen Ansprechpartner für alle Systemkomponenten der Zeiterfassung – sowohl seitens der Hard- als auch der Software. „Dabei ist es uns wichtig, dass unsere Kunden nicht nur Käufer sind, sondern wir als Partner erfolgreich miteinander agieren“, verspricht der HR Softwarehersteller. Zu hoch gegriffen? Nein! Das finden wir ganz und gar nicht!

Über das Unternehmen

zmiZMI ist seit 1996 Anbieter rund um Systemlösungen für Personalzeiterfassung, Auftragszeiterfassung, Betriebsdatenerfassung sowie Zutrittskontrolle und Warenwirtschaft.

Alle Lösungen werden von einem starken Entwicklerteam und einem starken Support- und Serviceteam in Deutschland weiterentwickelt. Hierfür wurde der Lösungsanbieter mit dem Siegel des Bundesverbands IT-Mittelstand ausgezeichnet: „Software Made in Germany“.

Funktionen im Überblick

Mit den Funktionen und den vielen verschiedenen Modulen der Software von ZMI lassen sich unter anderem die folgenden Abläufe managen:

  • Personalzeiterfassung
  • Schichtplanung
  • Auswertungen und Reports
  • Stationäre oder mobile Zeiterfassungsterminals und Apps
  • Export der Daten an ein Lohnsystem
  • Digitales Antragswesen
  • Plantafel und Planungsleitstand
  • Auftrags-/Projektzeiterfassung (BDE)
  • Softwareterminal
  • Zutrittskontrolle
  • Fahrzeugdatenerfassung
  • Organisations- und Warenwirtschaftslösung
  • Kundenmanagement (CRM)
  • Dashboard für flexible Analysen und grafische Auswertungen
  • Betrieb im Haus oder als Software as a Service

Funktionen im Detail

Modul ZMI – Time

zmi1Das Zeitmanagement- und Informationssystem ZMI – Time ist auf die Verwaltung von Personal- und Auftragszeiten ausgelegt. Dank des modularen Aufbaus stellen sich Anwender exakt die Funktionen zusammen, die sie in ihrem Betrieb brauchen.

Das Grundmodul beinhaltet die folgenden Funktionen:

  • Personalstammdatenverwaltung
  • Beliebige Anzahl an Tages- und Wochenplänen
  • Automatische Schichterkennung
  • Automatische Zuschlagsberechnung
  • Urlaubsplaner
  • Schichtplaner
  • Korrekturassistent für Buchungsfehler
  • Digitale Personalakte mit Wiedervorlagefunktion
  • Tool für Auswertungen und Reports
  • Benutzer- und Berechtigungsverwaltung
  • Anbindung stationärer oder mobiler Zeiterfassungsterminals

Es gibt die folgenden Erweiterungsmöglichkeiten:

  • Kostenstellenerfassung
  • Statusanzeige
  • Export der Daten an ein Lohnsystem
  • Auftrags-/Projektzeiterfassung (BDE)
  • Softwareterminal
  • Zugangskontrolle
  • Fahrzeugdatenerfassung
  • Organisations- und Warenwirtschaftslösung
  • Dashboard für flexible Analysen und grafische Auswertungen

Modul ZMI – Auftrag

zmi2Mit den Modul Auftrag und BDE erfassen Anwender, wie viel Zeit Mitarbeiter für einen Auftrag oder ein Projekt benötigen. Das erfolgt per Software, mobil oder an stationären Terminals.

Werden Aufträge bereits in einem anderen System erfasst, werden Daten wie Auftragsnummer, Bezeichnung, Tätigkeiten, Kostenstellen oder Sollstunden über eine Importschnittstelle automatisch übernommen. So entfällt die Mehrfacheingabe.

Weitere Mehrwerte des Moduls im Überblick:

  • Zuordnung von Kosten und Artikeln zum Auftrag
  • Zusammenfassung von Aufträgen zu Projekten
  • Individuelle Auswertungsmöglichkeiten

Das Modul kann zum Beispiel um folgende Funktionen erweitert werden:

  • Kostenstellenerfassung
  • Stückzahlerfassung
  • Maschinendatenerfassung
  • Statusanzeige
  • Im- und Export der Daten an Warenwirtschafts- oder PPS/ERP-Systeme

Modul ZMI – SoftwareTerminal

zmi3Das Modul ZMI – SoftwareTerminal ist die Alternative zu stationären Terminals. Das Prinzip: Das Softwareterminal kann auf jedem beliebigen PC installiert werden. Die Buchung erfolgt entweder per Mausklick oder Fingertipp auf den Touchscreen oder durch die Verwendung von Barcodescannern und Transponderlesern.

Neben klassischen Buchungen wie Kommen, Gehen oder Pause nehmen Arbeitnehmer über das Tool auch Auftragsbuchungen (BDE) oder Lagerbuchungen wie Zu- oder Abgänge vor.

Modul ZMI – WebClient und Workflow

zmi4Mit dem Modul ZMI – WebClient führen Mitarbeiter ihre persönlichen Buchungen ganz einfach über das Intranet oder Internet aus. Alles, was sie dafür brauchen, ist einen Browser, über den sie dann auch ihr Gleitzeitkonto oder den Resturlaubstage einsehen können.

Die integrierte Workflowfunktion unterstützt ein papierloses Antragswesen für Dienstreisen, Urlaube und Buchungskorrekturen. Dabei sorgt der Korrekturassistent im WebClient dafür, dass Buchungsfehler reduziert werden.

Modul Webbasierter Schicht- und Dienstplaner

zmi5Der webbasierte Schichtplaner ist ein optionales Modul, das sich über alle gängigen Browser aufrufen lässt und über die folgenden Funktionen verfügt:

  • Zuordnen von Mitarbeitern zum jeweiligen Meister
  • Filtern nach Mitarbeitergruppen
  • Zuordnen von Tagesplänen zu Mitarbeitern
  • Zuordnen von Wochenplänen
  • Rollierende Zuordnung von Wochenplänen für längere Zeiträume
  • Automatische Schichterkennung
  • Anzeige bereits genehmigter oder beantragter Fehltage
  • Eintragen und Löschen von Fehltagen

Der webbasierte Dienstplaner ist ebenfalls optional erhältlich und ermöglicht, Mitarbeiter in Bereichen mit wechselnden Einsatzplänen gezielt nach Bedarf einzusetzen.

Er erfüllt unter anderem die folgenden Leistungsmerkmale:

  • Zuordnen von Mitarbeitern zu Planern
  • Filtern von Mitarbeitergruppen
  • Jeder Planer kann seine Ansicht und Information des Dienstplaners selbst gestalten:
  • Spalten wie Name, Beruf, Resturlaub, Überstundensaldo, Monatssollzeit
  • Zeilen wie Tagesplan, Fehltag
  • Tagessollstunden
  • Memo je Tag
  • Anzeige von bereits genehmigten oder beantragten Fehltagen
  • Eintragen und Löschen von Fehltagen
  • Anpassen und Berechnen von Sollzeiten

Modul ZMI – Fahrzeugdatenerfassung
Über das Modul Fahrzeugdatenerfassung dokumentieren Anwender alle Fahrten mit den Betriebsfahrzeugen. Arbeitgeber erhalten auf diese Weise vielfältige Informationen:

  • Wer hat wann welches Fahrzeug gefahren?
  • Wie viele Kilometer wurden zurückgelegt
  • Welche Kosten sind entstanden?
  • Abfahrts- und Ankunftszeiten
  • Anzeige der Fahrstrecke als Route
  • Aktuelle Position der Fahrzeuge
  • Buchungsort einer Zeitbuchung

In Verbindung mit der Auftragszeiterfassung können die Fahrzeugkosten sofort einem Auftrag zugewiesen werden.

Modul ZMI – Plantafel

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Mit dem Modul Plantafel gelingt es, Aufträge oder die Einsätze von Mitarbeitern im Außendienst übersichtlich zu planen – inklusive der benötigten Fahrzeuge, Geräte und Maschinen. Anwender steuern über das Tool Aufträge und ordnen diese Mitarbeitern oder ganzen Teams zu. Die geplanten Zeiten werden direkt in ZMI – Time übernommen.

Bei der Planung sehen Anwender direkt, ob ein Mitarbeiter aktuell nicht zur Verfügung steht. Zum Beispiel wegen Urlaubs oder Krankheit.

Die ZMI – Plantafel bietet eine Übersicht über folgende Bereiche:

  • Welche Aufträge müssen abgearbeitet werden?
  • Wer arbeitet an welchem Auftrag?
  • Welches Team bearbeitet welchen Auftrag?
  • Wie ist die Auslastung?
  • Welche Ressourcen werden wann genutzt und sind wann noch verfügbar?

Modul ZMI – Analyse

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Das Modul ZMI – Analyse ist die Ergänzung zu ZMI – Auftrag und ZMI – Time. Zusätzlich zu den bereits vorhandenen Reports und Auswertungen können Anwender im Dashboard von ZMI – Analyse auch diese Faktoren analysieren:

  • Fehltageanalyse
  • Urlaubsstatistik
  • Gleitzeitanalyse
  • Kostenanalyse
  • Wie viele Anfragen werden zurzeit bearbeitet und von welchem Vertriebsmitarbeiter?
  • Wie hoch ist der Auftragsbestand?
  • Wie sieht der geplante Umsatz aus?
  • Umsatzentwicklung im Vergleich zu den Vorjahren
  • Bearbeitungsstand der aktuellen Aufträge
  • Liquiditätsentwicklung des Unternehmens

Bewertung

HR Softwarelösungsanbieter ZMI überzeugt in unserem Vergleich nicht nur durch ein ausgeklügeltes System mit extrem breitem Funktionsumfang, das hochindividualisierbar ist und somit auf jedes Anwenderbedürfnis zugeschnitten werden kann. Positiv ist auch der hohe Automatisierungsgrad des Systems, der Anwender erheblich von administrativen Aufgaben entlastet.

Zum Beispiel tauschen die Module untereinander relevante Daten aus, was eine doppelte Datenvorhaltung überflüssig macht. Prozesse werden so nicht nur stringenter, sondern auch weniger fehleranfällig. Positiv ins Gewicht fällt außerdem, dass das System mobil verfügbar ist und Prozesse wie die Zeiterfassung sogar über eine zugehörige App gesteuert werden können.

Mit der ZMI – App haben Anwender ihr Buchungstool für eine durchgängige Personalzeiterfassung ganz jederzeit dabei. Sie ist der ideale Begleiter für die Auftrags- oder Projektzeiterfassung im Montage- und Servicebereich. Sind Mitarbeiter ohnehin bereits mit Smartphones oder Tablets ausgestattet, ist die notwendige Hardware pro Mitarbeiter schon verfügbar und die App ganz einfach aus dem iTunes-Store für iOS oder Play Store für Android zu laden.

ZMI punktet auch im Support. Der Hersteller betreut und berät seine Kunden von Anfang an: Nach der Analyse der Anforderungen, empfehlen die Experten von ZMI eine zugeschnittene Lösung.

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Diese besteht aber wohlgemerkt nicht nur aus Software, sondern bei Bedarf auch aus Hardware, die ZMI ebenfalls im Produktportfolio hat. Dieses umfasst unter anderem die folgenden Produkte:

  • Terminals zur Zeiterfassung und zur Zutrittssteuerung
  • Zutrittsleser
  • Barcodescanner
  • USB-RFID-Leser
  • Ausweise und Transponder (bspw. Mifare, Legic, etc.)

Die Installation der Lösung aus Hard- und Software erfolgt durch das ZMI-Team, das die Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten, schult und diese auch nach der Einführung per Fernwartung, Telefon oder auch vor Ort weiterhin begleitet.

Dieser konstante Austausch ist zum Vorteil für beide Seiten: Bei inhaltlichen Aktualisierungen profitieren Hersteller und Anwender von den Anforderungen, die Kunden aus der Praxis an ZMI weitergeben. Damit ist garantiert, dass die Lösung technisch immer am Puls der Zeit und stets konform mit den Kundenanforderungen ist.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.