Zeugnisgenerator von aconso

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Gutes Tool

  • Contra

    Keine Preistransparenz

  • Fazit

    Doppelte Buchhaltung hat ein Ende!

Bewertung

4.4
Funktionen
4.8
Usability
4.5
Einrichtung
4.9
Kundenfeedback

aconso

Zeugnisse zu schreiben gehört nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben von Personalabteilungen. So mancher HR-Manager wünscht sich daher schon lange eine Lösung, mit der Zeugnisse auf Knopfdruck entstehen. Gibt’s nicht? Doch! Jedenfalls verspricht HR Software Hersteller aconso mit seinem Zeugnis-Generator genau das. Wir ließen es uns natürlich nicht nehmen, das Tool einmal genau zu testen.

Über aconso

HR-Prozesse im Unternehmen managen und vereinfachen: Das ist das Credo der aconso AG. Über 300 Kunden haben bereits durch die Digitalisierung mit aconso die Effizienz, Schnelligkeit und Transparenz ihrer HR-Prozesse erhöht.

Die Lösungen:

  • Digitales Prozessmanagement: Onboarding, Vertragserstellung, Mutterschutz, Automatisierte Zeugniserstellung und viele andere
  • Dokumentenmanagement und Archivierung in der Digitalen Personalakte
  • Bereitstellung von digitalen Dokumenten wie der Gehaltsabrechnung für den Mitarbeiter über die Jedermann-Akte
  • Scan-Services zur Posteingangsbearbeitung oder on-demand

Ob in der Cloud oder on premise, ob in SAP, SuccessFactors oder in anderen HCM-Systemen: Dem Kunden steht ein Rundum-Service aus einer Hand vom Papierhandling über das Scanning und den digitalen Prozess bis hin zur Archivierung in der Digitalen Personalakte zur Verfügung.

Die Tochtergesellschaft aconso Services bietet Unternehmen eine einfache Erfassung von Dokumenten rund um Logistik, Scanning, Einlagerung, Vernichtung oder Rückversendung an.

Dabei geht aconso eine langfristige Partnerschaft mit seinen Premium-Kunden ein: Viele DAX- und MDAX- Unternehmen wie die Lufthansa, Siemens, Deutsche Bahn, MAN, Rossmann, Nestlé und zahlreiche andere vertrauen aconso ebenso wie Kunden aus dem Mittelstand wie z. B. Kärcher, Welser Profile oder Winkler.

Die Features des Zeugnis-Generators im Überblick 

Der Zeugnis Generator von aconso beinhaltet die folgenden Features:

  • Intuitive, moderne Oberfläche: Einfache Bewertung von Mitarbeitern
  • Optimierte Formulierungen: Filterkriterien für fachbezogene Textbausteine und intelligente Bausteinabstimmung
  • Umsetzung in Echtzeit: Sofortige Zusammensetzung der Formulierungen
  • Rechtskonformität: Juristisch geprüfte und stets aktualisierte Textbausteine auf Deutsch und Englisch
  • Datenübernahme aus dem HCM: Übernahme von Stammdaten, Tätigkeits- und Unternehmensbeschreibungen
  • Volle Prozessintegration: Einfache Einbindung von Führungskräften
  • Die Features des Zeugnis-Generators im Detail

Der Zeugnisgenerator von aconso setzt sich zum Ziel, die Arbeit von HR erheblich zu erleichtern. In vielen Unternehmen ist das Erstellen eines qualifizierten Arbeitszeugnisses ein langwieriger Prozess, der sich in ein mehrstufiges Verfahren aufsplittet, an dem mehrere Abteilungen arbeiten. In großen Konzernen ist der Ablauf oft mit wechselnden Zuständigkeiten verbunden.

Insofern ist der Bedarf durchaus vorhanden, die Generierung eines Zeugnisses mithilfe eines Zeugnis-Generators zu erledigen. Dieser unterstützt HR zum Beispiel dabei, Angaben, die sich automatisiert in das Dokument integrieren lassen, auch an der richtigen Stelle zu platzieren.

Damit entfallen viele Arbeitsschritte. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Zeugnis-Generator nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft wie SAP, SuccessFactors oder andere ERP-Systeme integrierbar ist. Auf diese Weise müssen zum Beispiel Stammdaten nur einmal eingegeben werden, um dann automatisiert in jeder Anwendung aufgerufen werden zu können.

aconso-zeugnisgenerator

Das System von aconso erfüllt diese Voraussetzung und reduziert damit die Gefahr von Fehlern. Denn Daten müssen nicht mehr wie bisher hin- und herkopiert werden, sondern sind per Knopfdruck verfügbar. Bei diesem automatisierten Datentransfer geht kein Detail verloren.  Neben Stammdaten lassen sich auch die Tätigkeits- und Unternehmensbeschreibung per Knopfdruck in das Zeugnis hineinkopieren. Wieder Zeit gespart!

Ein kompletter Zeugnis-Prozess mit dem aconso Zeugnis-Generator kann dann folgendermaßen aussehen: Führungskräfte bewerten den Mitarbeiter innerhalb des Zeugnis-Generators von aconso nach einem einfachen Schulnotenschema. HR erstellt danach mithilfe des Tools aus vorgeschlagenen Textbausteinen automatisch das Zeugnis. Das System verfügt über mehrere fehlerfreie Textbausteine, die juristisch geprüft sind und laufend aktualisiert werden. Die Software stimmt die einzelnen Textmodule automatisch aufeinander ab, sodass Redundanzen vermieden und ein guter Lesefluss sichergestellt werden.

Personaler und Führungskräfte können den Erstellungsprozess aber auch zu jeder Zeit unterbrechen und zwischenspeichern. Durch ein ausgeklügeltes Rechtesystem können sich in den Prozess involvierte Personen zu jederzeit einloggen, beispielsweise, um die Textbausteine inhaltlich zu ergänzen oder freizugeben. So kann ein Zeugnis theoretisch schon in 30 Minuten versendet werden, statt 30 Tage Schleifen durch das Unternehmen zu drehen.

Um auf die Anforderungen der Anwender optimal eingehen zu können, bietet HR Software Hersteller aconso ein spezielles Zeugnis-Tool in der Cloud an: den Haufe Zeugnis Manager Premium.

Datenschutz

Das führt zu dem gewichtigen Thema: Datenschutz. Auch diesem hochsensiblen Thema trägt aconso Rechnung. Wie bereits angedeutet, garantieren innerhalb des Systems rollenbasierte Zugriffsrechte deutsche Datenschutzkonformität: Auf diese Weise bekommt jeder Anwender nur die Informationen zu Gesicht, die auch für seine Augen bestimmt sind.

Nicht nur die on Premise-Lösung von aconso, sondern auch die Cloud-Lösung erfüllt sämtliche deutsche Sicherheitsstandards. Letztes ist insbesondere bei der Vorhaltung personenbezogener Daten von Relevanz, die per Gesetz als besonders schützenswert gelten.

Bereits seit 2005 beschäftigen sich die Experten der aconso intensiv mit dem Thema Cloud Services und sind Vorreiter für Human Resources Lösungen in der Cloud. Heute ist der Cloud-Betrieb eine Selbstverständlichkeit und Standard-Bestandteil des Portfolios des HR Software Herstellers.

Die aconso Cloud wird über ein zentrales Serversystem in einem deutschen Rechenzentrum gesteuert und bietet folgende Vorteile:

  • Regelmäßige Kontrollen der Sicherheits-Maßnahmen durch ISAE 3402 und ISO 27001 Kontrollen
  • Betrieb und Administration der Software durch aconso
  • Automatisches Einspielen von Updates
  • Sicherstellung datenschutzkonformer Speicherung und Archivierung
  • Standortunabhängiger Zugriff über den Webbrowser per VPN-Zugang 

Bewertung

Die Arbeit mit dem Zeugnis-Generator von aconso hat uns absolut überzeugt. Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses gehört zu den Kernkompetenzen von HR. Dass dieses fehlerfrei ist, wird als Selbstverständlichkeit angesehen. Darum ist es so essentiell, dass der dahinterstehende Prozess reibungslos funktioniert.

Mit dem Zeugnis-Generator von aconso ist das definitiv gewährleistet. Kunden bringt die Lösung einen erheblichen Mehrwert, da Stammdaten zum Beispiel nicht mehr manuell übertragen werden müssen und so eine große Fehlerquelle entfällt.

Außerdem können Personalsachbearbeiter im Handumdrehen einen Zeugnistext aus rechtssicheren und aktuellen Textbausteinen zusammenstellen. Das ist eine große Arbeitserleichterung. Insgesamt verkürzen sich die Bearbeitungszeiten bei der Zeugniserstellung mit dem System nachweislich.

Die Vorteile des Systems liegen für uns daher auf der Hand:

  • Volle Integrierbarkeit in bestehende Systeme
  • einfache Bewertungsmechanismen
  • Qualitätssteigerung durch Textvorlagen
  • Juristisch geprüfte Textbausteine
  • Schnellere Freigaben durch transparente Prozesse
  • Optimale Sicherheitsstandards
  • Rollen- und Rechteverteilung
  • Schnelle Erledigung des Zeugnis-Themas 

Support

Auch das Thema Support wird bei aconso großgeschrieben. Der HR Software Anbieter setzt zur Implementierung seiner Lösungen ein standardisiertes Kundenprojekt auf, das folgende Schritte umfasst:

  • Kick-Off Workshop: Beim Kunden vor Ort werden Timelines für das Projekt festgelegt und die ersten Schritte definiert.
  • Installation: Nach eventuellem Customizing der Lösung werden nötige Komponenten beim Anwender lokal installiert bzw. in der Cloud bereitgestellt.
  • Integration in das vorhandene HCM: Mit der Installation vor Ort ist der Weg frei für die Integration in das HCM des Kunden, so dass Stammdaten übernommen und Daten ausgetauscht werden können. Jetzt werden Schnittstellen konfiguriert und bereitgestellt.
  • Schulung: Steht die Technik, geht es daran, die User zu schulen. Auch intuitive Oberflächen erfordern die ein oder andere Erklärung, wenn es um spezielle Abläufe geht. Die aconso Academy organisiert die passende

Anwenderschulung.

Noch Fragen? Wir nicht!

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.