Datenschutz im E-Recruiting

Die Digitalisierung der Arbeitswelt findet Einzug in alle Bereiche und Prozesse eines Unternehmens – so auch in HR. Den Unternehmen steht mittlerweile eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Digitalisierung ihrer HR-Prozesse zur Verfügung. E-Recruiting mischt dabei an vorderster Stelle mit und ist vieles: es beginnt bei einfachen Stellenanzeigen im Internet, Stellenausschreibungen auf Job-Portalen, der eigenen Karriereseite, Recruiting Apps oder findet nun immer breiteren Anklang durch den Einsatz von Bewerbermanagement-Systemen. So weit so gut – doch wo die Rekrutierung ins Spiel kommt, ist das Thema Datenschutz nicht weit.

Dieser Artikel wurde von Sarah Ursprung / PR & Communications Manager von jacando AG verfasst. 

Speziell wenn es um die Verarbeitung und Speicherung von Bewerberdaten im Internet geht, ist besondere Vorsicht geboten, denn in rechtlicher Hinsicht werden durch die Bewerberdaten persönlichkeits- und datenschutzrechtliche Belange gleichermaßen berührt.

Das 1×1 des Datenschutzes – ein Auszug

Die Daten, die ein Bewerber einem Unternehmen anvertraut, sind derart sensibel, dass sie einen besonderen Schutz genießen. Generell gilt: Die Einhaltung des Datenschutzes von Bewerberdaten obliegt der Bewerberdaten-erhebenden Stelle, also sprich dem rekrutierenden Unternehmen selbst. Demnach ist ein Unternehmen selber verpflichtet, den Datenschutz einzuhalten und seine Bewerber über die Verwendung der Daten vollumfänglich zu informieren.
In einem Online-Bewerbungsprozess ist die systemseitig hinterlegte Datenschutzerklärung des Unternehmens grundlegend. Durch die Zustimmung eben dieser erklärt sich ein Bewerber bereit, dass seine Daten zu den dort genannten Zwecken verarbeitet werden. Darüber hinaus muss sie verständlich geschrieben sein und der Bewerber muss über die Identität der verantwortlichen Stelle informiert werden.

Im weiteren Prozess gilt, dass die Bewerbungsunterlagen nur denjenigen Parteien zugänglich gemacht werden dürfen, die direkt mit der Besetzung der Vakanz in Verbindung stehen.

Speicherung der Bewerberdaten

Ist der Rekrutierungsprozess für eine Vakanz abgeschlossen, respektive die Vakanz neu besetzt, ist die weitere Speicherung der Bewerberdaten somit nicht mehr notwendig und die personenbezogenen Daten müssen deshalb dauerhaft gelöscht werden. Sollen die Daten des Bewerbers dem Unternehmen weiterhin zur Verfügung stehen, weil diese beispielsweise in dem unternehmenseigenen Bewerberpool gespeichert werden sollen, muss der Bewerber seine schriftliche Zustimmung dafür geben und die Speicherung der Daten muss wiederum zeitgerecht erfolgen.

Und wie ist das bei Bewerbermanagement-Systemen?Bewerbermanagement-Systeme erfreuen sich erhöhter Beliebtheit, da ihr Einsatz die Rekrutierung um ein Vielfaches erleichtert. Je nach System können Bewerberdaten automatisch eingelesen, relevante Bewerber durch sogenanntes Matchmaking ausgewählt und die Bewerber per Mausklick verwaltet und kontaktiert werden können.
Die Auswahl an Bewerbermanagement-Systemen ist groß und gerade bei SaaS/cloud-basierten Systemen muss in puncto Datenschutz und bei der Wahl eines geeigneten Lieferanten auf einige weitere Aspekte geachtet werden:

1.  Server-Standort: Der Standort muss mit dem Recht des Unternehmens vereinbar sein und sollte mindestens die Datenschutzbestimmungen des eigenen Datenschutzes erfüllen.
2. Datenhaltung: Die Daten sollten ausschließlich in einer eigenen Datenbank/ Struktur gespeichert und abgelegt werden. Will heißen, dass die Speicherung im Pool eines Systemanbieters nur bedingt und nur auf ausdrückliche Zustimmung des Bewerbers gesetzlich erlaubt ist.
3. Datenhoheit: Wie auch im offline Bewerbungsprozess gilt, dass die Bewerberdaten ausschließlich durch das eigene Unternehmen und die für die Vakanz verantwortlichen Personen genutzt werden müssen. Da bei Bewerbermanagement-Systemen oft mit mehrfachen Zugängen gearbeitet wird, ist hier besondere Vorsicht geboten.
4. Datenspeicherung: Die Datenspeicherung muss sich an gesetzliche Fristen zur Speicherung von Bewerberdaten halten und liegt zweckmäßig bei drei bis sechs Monaten. Es gilt jedoch, dass die Daten, sobald die Vakanz besetzt ist und vom Bewerber nicht die ausdrückliche Einwilligung zur weiteren Speicherung der Daten erteilt wurde, unternehmensweit und gegebenenfalls bis hin zum Dienstleister, gelöscht werden müssen.

Die Auflistung impliziert, dass der Datenschutz-konforme Einsatz von Bewerbermanagement-Systemen nicht automatisch gegeben ist und bei der Wahl des Anbieters und Systems speziell in Betracht gezogen werden muss. Wie auch die obige Auflistung ist diese nicht abschliessend und muss je nach Situation, Land und Einsatz des Systems neu evaluiert werden.

Systeme sorgfältig auswählen

Allfällige Unklarheiten sollten frühzeitig, am besten noch vor der Lieferantenwahl, mit fachlichen Anlaufstellen geklärt werden, damit Recruiter von Anfang an sicher sein können, dass alle zwingenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
Denn eins ist beim Datenschutz garantiert: Verstöße gegen das Bundesdatengesetz können beachtliche Strafen mit sich ziehen und sind schlechte PR für Ihr Unternehmen. Ein durchdachtes Vorgehen lohnt sich deshalb allemal!