HR Software: In neun Schritten zum richtigen Anbieter

Personaler haben bei der Auswahl einer effektiven HR Software Lösungen oftmals die Qual der Wahl: Welches der vielen Angebote passt optimal zum eigenen Unternehmen? Welche Bereiche sollen abgedeckt werden? Welche Lösung erfüllt Voraussetzungen wie eine leichte Bedienung, beinhaltet effektive Auswertungs- und Reportingfunktionen und verspricht höchste Datensicherheit? Wie Personaler Antworten finden.

HR Software ist unverzichtbar

Zunächst einmal: HR Software ist unverzichtbar geworden. Das ergab der aktuelle HR-Software-Report 2016. Demzufolge setzen 83 Prozent der befragten Unternehmen HR Software ein. Personalverwaltung mit Akten und Ordnern? Für sie ist das inzwischen unvorstellbar!

Für den HR-Software-Report 2016 befragten das Magazin personalmanager und die Netzwerkportale HRM.at, HRM.de und HRM.ch Personalfachleute aus Unternehmen in Österreich, Deutschland und der Schweiz.
Die Zeiten, in denen Excel in Kombination mit Word und Outlook als HR System eingesetzt wurden, gehören der Erhebung zufolge zunehmend der Vergangenheit an. Laut Studie stufen fast 80 Prozent der Personaler in der DACH-Region den Einsatz von HR Software als sehr wichtig ein, weitere 20 Prozent bewerten ihn mindestens als wichtig. Fast 100 Prozent der HR Experten konstatiert also, dass es ohne HR Software eigentlich nicht mehr geht.

Auswahl: HR Software ist nicht gleich HR Software

Doch HR Software ist nicht gleich HR Software. Neben einer Vielzahl an Anbietern haben Anwender auch die Qual der Wahl wegen der vorhandenen Bandbreite an Funktionen.
Prinzipiell steht HR Software steht für folgende Bereiche der Personalarbeit zur Verfügung:

• E-Recruiting
• Bewerbermanagement 
• Talent Management
• Digitale Personalakte
• Sourcing
• Multiposting
• Einsatz- und Nachfolgeplanung
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Reisekostenabrechnung
• Dokumentenverwaltung
• Bildung/Weiterbildung
• E-Learning 
• Skill- und Kompetenzmanagement
• Mitarbeitergespräch/Zielvereinbarung
• Wissensmanagement
• Personalverwaltung

Selbstredend müssen Prozesse nicht in jedem Bereich von einer HR Software gesteuert werden. Zu den Top 10 der IT-unterstützten HR-Prozesse zählen laut HR-Software-Report 2016 die Bereiche:

• Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung (80 Prozent)
• Lohn- und Gehaltsabrechnung (78 Prozent)
• Bewerbermanagement (68 Prozent)
• Recruiting, Personalauswahl (56 Prozent)
• Mitarbeiterportale, Self-Service (54 Prozent)
• Personalentwicklung, Weiterbildung, Bildungscontrolling (51 Prozent)
• Reisekostenabrechnung (46 Prozent)
• Personalinformationssysteme (41 Prozent)
• Unfall-, Kranken- und Abwesenheitsmanagement (39 Prozent)
• Personalverwaltung, Digitale Personalakte (36 Prozent)

Welche HR Software ist die richtige?

Dieses Ranking kann bei der Auswahl einer HR Software zumindest erste Anhaltspunkte liefern, welche Bereiche eher von einer IT-Lösung abgedeckt werden sollten und welche nicht.
Im weiteren Auswahlverfahren gibt es weitere Punkte, auf die HR Verantwortliche bei der Sichtung verschiedener Angebote achten sollten. Je mehr Zeit und Intensität man im Vorfeld in die Auswahl der richtigen Lösung investiert, umso größer die Passgenauigkeit und Zufriedenheit mit der Anwendung.
Insofern: Recherche lohnt sich. Vor allem sollte man sich nicht von großen Namen hinreißen lassen. Klar haben die Big Player wie SAP, rexx, persis, sage oder Haufe ihre Vorzüge.
Das heißt aber nicht, dass kleinere Anbieter wie jacando, prescreen, eRecruiter und wie sie alle heißen, nicht auch vollumfängliche Lösungen parat hätten. Will heißen: Es gilt den Markt gezielt zu sondieren.

Das sind die beliebtesten Anbieter

Mit den folgenden Anbietern haben die Befragten des HR Software Reports 2016 die besten Erfahrungen gemacht:

• SAP
• BMD
• P&I
• Sage DPW
• epunkt
• Haufe umantis
• rexx systems
• Workday
• ATOSS
• Ingentis
• KWP
• Meffert
• Oracle
• Perbit
• SoftDeCC
• SucccessFactors
• Towers Watson

Aber wie gesagt: Der Name allein macht es nicht. Nur mit einer strategischen Vorgehensweise bei der Auswahl kann es gelingen, mithilfe von HR Software die Personaladministration zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.

HR Software: In neun Schritten zum richtigen Anbieter

Im Auswahlprozess helfen überdies die folgenden Punkte als Entscheidungsgrundlage:

1. Integriertes System oder Einzellösung: Von einem integrierten System ist die Rede, wenn dieses einmalig installiert wird und der Funktionsumfang durch verschiedene Module ergänzt wird. Integrierte Systeme bieten meist einen großen Funktionsumfang, einheitliche Bedienstruktur und eine gemeinsame Datenbank. Allerdings binden sich Anwender fest an einen Anbieter, dass sich der Umzug auf ein anderes System meist sehr schwierig gestaltet. Die Alternative stellt die Kombination verschiedener Lösungen verschiedener HR Software Anbieter dar. Hier kann es allerdings passieren, dass die Systeme nicht ganz so nahtlos miteinander kommunizieren.
2. Mobilfähigkeit: Smartphones und Tablets sind im Personalwesen auf dem Vormarsch. Zunehmend suchen Bewerber nach Stellenanzeigen im mobilen Netz oder verschicken sogar ihre Bewerbungen darüber. Gute Gründe für Personaler, sich ebenfalls verstärkt auch mobilen Applikationen zuzuwenden und Prozesse mobil zu managen. Viele Unternehmen haben mobile Applikationen bereits im Einsatz und können so effizientes Prozessmanagement zum Beispiel in Bereichen wie Talent Management, Recruiting oder Personalverwaltung betreiben.
3. Bedienbarkeit: Ob man mit einem Softwaresystem zufrieden ist, hängt in hohem Maße von dessen Bedienbarkeit ab. Je intuitiver desto besser! Dann benötigt der Umstieg auf ein neues System nur wenig Zeit. In diesem Punkt hat jedoch jeder ganz eigene Vorlieben und Vorstellungen. Insofern lohnt es sich, auf den Webseiten der HR Software Hersteller zu recherchieren. Viele Hersteller bieten Tutorials auf ihren Seiten, über die sich ein erster Einblick in punkto Bedienbarkeit verschaffen lässt.
4. Abdeckung wichtiger HR-Prozesse: Von zentraler Bedeutung ist natürlich auch, dass eine Software alle relevanten HR-Prozesse eines Unternehmens abdeckt. Es ist mehr als ärgerlich, wenn man für bestimmte Nischenthemen doch wieder auf Excel und Co. zurückgreifen muss. Die HR Software Hersteller bieten auf ihren Webauftritten aber in der Regel detaillierte Informationen an, für welche Bereiche ihr Produkt relevant ist.
5. Auswertungs- und Reportingfunktionen: Ohne Auswertungs- und Reportingfunktionen geht heute nichts mehr. Nur so lassen sich Prozesse evaluieren und auf dieser Basis optimieren. Erfüllt ein Tool diesen Punkt nicht, ist es sein Geld nicht wert.
6. Datensicherheit: Die Datensicherheit ist ein ganz zentrales Thema im Bereich der HR Software. Erste Anhaltspunkte finden sich in der Regel ebenfalls auf der Webseite eines Anbieters. Zum Beispiel gibt es spezielle Zertifikate, etwa vom TÜV, die Datensicherheit nach modernsten Standards gewährleisten. Fehlen dazu Angaben – Finger weg! Denn personenbezogene Daten sind höchst sensible Daten.
7. Verwaltung der Zugriffsrechte: Innerhalb einer HR Software sollten sich die einzelnen Zugriffsrechte verschiedener Nutzer unbedingt verwalten lassen. Nur so kann sichergestellt werden, dass jeder Anwender nur das sieht, was auch für seine Augen bestimmt ist.
8. Erweiterbarkeit durch neue Softwaremodule: Wichtig ist auch, dass eine HR Software durch neue Softwaremodule erweitert werden kann. So wächst die Software stets mit den Anforderungen im Unternehmen und deckt alle Bereiche passgenau ab.
9. Service des Anbieters: Wichtig ist auch, dass der HR Software Anbieter guten Support bietet. Vor allem dessen Erreichbarkeit und Reaktionszeiten sollten einwandfrei sein. Denn es ist nicht nur ärgerlich, wenn HR Abteilungen immer wieder mit technischen Problemen zu kämpfen haben, sondern es kostet auch Zeit und damit bares Geld. Im schlimmsten Fall nutzen HR Professionals die Software deshalb erst gar nicht. Insofern ist bei der Auswahl einer HR Software unbedingt darauf zu achten, wie es um das Service Center und die Service Zeiten des Anbieters bestellt ist.

Die Bedeutung von HR Software steigt, heißt es im HR Software Report  2016 abschließend: “HR Verantwortliche brauchen Software-Unterstützung für ganz verschiedene Bereiche ihrer täglichen Arbeit – und dass oftmals möglichst schnell.

Für HR Software-Anbieter bedeutet das: Es gibt eine Vielzahl potenzieller Neu-Kunden für ihre Lösungen. Also sollten sich die Anbieter an die Arbeit machen und die wichtigen Prozesse oder Teilschritte der HR-Arbeit abbilden.
Aber auch die Personaler sind in der Pflicht. Sie müssen den Anbietern auch klipp und klar sagen, was sie benötigen. Denn wenn sie das nicht tun, wird auch die neue Software nichts zu einem effektiven und zielgerichteten Arbeiten beitragen.” Kein weiterer Kommentar nötig, wie wir finden.