Digitale Personalakte

Eine digitale Personalakte vereinfacht den Vorgang des Führens von Personalakten und ist heute fester Bestandteil der Unternehmenssoftware. Vor allem die vielfältigen Möglichkeiten in Bezug auf die Datenauswertung, das Erkennen von Mitarbeiterpotential und die Bearbeitung von Mitarbeiteranträgen überzeugen bei dieser Software. Die elektronische Verwaltung der Personalakten findet unter anderem mit der Softwarelösung IQAkte Personal oder entsprechenden Produkten aus dem Hause rexx, aconso und Persis statt.

Die Möglichkeiten mit einer elektronischen Akte sind vielfältig

In den digitalen Akten verwalten Arbeitgeber elektronische Dokumente, die sich klassischerweise in den Personalakten befinden. Hinzu kommen viele weitere Unterlagen, welche den Mitarbeiter betreffen. So kann man in den Akten unter anderem folgende Dokumente aufbewahren:

  • Arbeitsvertrag
  • Bewerbungsschreiben des Arbeitnehmers
  • Zeugnisse
  • Arbeitszeugniskopien
  • Lebenslauf
  • polizeiliche Führungszeugnisse
  • steuerrechtliche Unterlagen
  • Weiterbildungsnachweise
  • Sozialversicherungsausweis
  • Gehaltsbescheinigungen
  • Pfändungsbeschlüsse
  • Beurteilungen
  • Personalentwicklungsplan
  • Ermahnungen
  • Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter
  • Protokolle von Mitarbeitergespräche

Die Software in die Unternehmens-IT integrieren

In der Software werden Informationen gesammelt und verwaltet. Stellt man nun [b]Schnittstellen[/b] zu bereits vorhandenen IT-Systemen her, dann ergeben sich neue Nutzungsmöglichkeiten. Die Daten können abgerufen und übertragen werden, solange die entsprechende Autorisierung beachtet wird. Es sind unter anderem Schnittstellen zu folgenden System möglich:

  • Verwaltungssysteme
  • Buchhaltungssysteme
  • Archivsysteme

Zwei verschiedene Arten von elektronischer Software zur Verwaltung der Personalakten

1. Client-Server-Architektur
2. Web-basiertes System

Letztere Variante erlaubt den Zugriff unabhängig vom eigenen Standort, sodass sich die Flexibilität der Nutzung erhöht. Bei der ersten Variante ist der Server für die Datenverwaltung zuständig und der Client ist ein Computerprogramm auf dem Rechner des Nutzers. Der Client  kommuniziert mit dem Server und erhält somit die gewünschten Informationen.

Die Vorteile der digitalen Personalakten

Vorteil 1: Die Kostensenkung

Durch die Umstellung auf die elektronische Verwaltung ergeben sich große zeitliche Einsparungen. Kapazitätsräume werden frei und Lagerräume werden eingespart. Da nicht mehr alle Unterlagen auch in Papierform archiviert werden müssen, verringert sich der Bedarf an Lagerkapazität. Oftmals musste in der Vergangenheit sogar Lagerraum angemietet werden, diese Maßnahme entfällt nun in der Regel. Zu beachten sind allerdings stets die gesetzlichen Vorgaben über das Vorhandensein bestimmter Dokumente in Papierform. Weitere Einsparmöglichkeiten ergeben sich aus der Senkung der Druckkosten.

Vorteil 2: Der Zeitgewinn

Der Zugriff auf digitale Akten (YouTube Link auf: https://www.youtube.com/watch?v=fK6iLnKSboE) gestaltet sich wesentlich weniger zeitintensiv als der Weg zum Aktenarchiv. Alle benötigten Unterlagen sind sofort griffbereit, sodass Anfragen und Suchen schnell bearbeitet werden. Besonders praktisch sind Stichwort- und Volltextsuchen, da eine Filterung der Daten stattfindet.

Vorteil 3: Die Erhöhung der Funktionen

Durch die digitalen Personalakten verbessert sich die Verwaltung der Akten, da sich zahlreiche neue Möglichkeiten ergeben. Sollen beispielsweise einige Mitarbeiter für Fortbildungen ausgewählt werden, dann gestaltet sich die Auswahl geeigneter Kandidaten mit Hilfe der Software wesentlich einfacher. Es finden Vergleiche der bisherigen Qualifikationen statt und alle relevanten Daten sind sofort einsehbar. Besonders die Übersichtlichkeit ist in diesem Fall von Vorteil.

Das Fazit für die digitalen Akten

Die Nutzung von digitalen Personalakten sorgt dafür, dass Unternehmen die Verwaltung der Akten professionell organisieren. Sie erhalten direkten Zugriff auf alle benötigten Dokumente und haben stets den Überblick über alle wichtigen Fakten. Mitarbeiterqualifikation und Weiterbildung sind in der heutigen Zeit ein entscheidender Wettbewerbsfaktor, sodass die Transparenz und Übersichtlichkeit große Pluspunkte sind.

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