Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement: geschäftsrelevante Informationen professionell steuern

Unternehmen sehen sich heute einer vor allem digital geprägten Informationsflut ausgesetzt. Um die zahlreichen geschäftsrelevanten Informationen zu kategorisieren, zu ordnen und wieder effektiv verfügbar zu machen, haben sich auf dem Business-Softwaremarkt so genannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) etabliert.

Das professionelle Management von Dokumenten hat sich zum Ziel gesetzt, relevante Informationen schnell auffindbar sowie zielgerichtet wieder verfügbar zu machen. Dokumentenmanagementsysteme haben sich in dieser Weise als echte Erfolgsfaktoren für Unternehmen entwickelt – und dies gleichermaßen für den Handel, den Dienstleistungssektor und die Industrie.

Die digitalen Systeme werden aufgrund gestiegener Anforderungen in Unternehmen und im Markt längst nicht mehr zu reinen Verwaltungszecken eingesetzt. Sie sind mittlerweile zu dynamischen Steuerungsinstrumenten erwachsen, deren Einsatzbereich vom Inputmanagement (Erkennung von Texten, Scannen etc.) bis hin zum Outputmanagement (z.B. Optimierung von Druckkosten) reicht.

Umfassende und intuitive Steuerung mit professionellem Dokumentenmanagement

Mit einem Dokumentenmanagementsystem findet inzwischen nicht bloß eine Archivierung statt. Vielmehr erfüllt es anhand adäquater Softwarelösungen höchste Ansprüche zum schnellen Arbeiten. Moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten umfassende Optionen, Archivierungs- und Suchprozesse möglichst intuitiv und einfach zu gestalten. Typische DMS offerieren in dieser Weise die nachstehenden Bestandteile:

  • Scanfunktion: Sämtliche Papierdokumente (Text, Bilder etc.) können mit dem Scanner in das DMS integriert werden. Dabei spielt es keine Rolle, um welche Art Scanner es sich handelt.
  • Importfunktion: Bestehende Dokumente und Verzeichnisse – wie Scans, Office-Dateien etc. – können auf effektive und effiziente Weise importiert werden.
  • Ordnungsfunktion: Alle Dokumente werden in Analogie zu dem Einordnen von Papierdokumenten in einem digitalen Ordner hierarchisch abgelegt und verwaltet.
  • Suchfunktion: Dokumente können indiziert werden und es ist möglich, schnell auf sämtliche Dokumente zuzugreifen.

Dokumentenmanagement-HR-Software-Vergleich

Mit einem professionellen Dokumentenmanagement werden Zeit, Kosten und Nerven gespart. Dennoch kommen die Systeme noch recht selten zum Einsatz und bei dem Gros der Unternehmen herrscht ein Umgang mit Dokumenten wie noch vor der Jahrtausendwende. Daher sollten sich Unternehmen – auch um einen Wettbewerbsvorteil und Erfolgsfaktor aufzubauen – mit dem Thema DMS proaktiv auseinandersetzen.

Funktionen von Dokumentenmanagementsystemen

Entsprechende Tools offerieren wichtige Funktionen, die auch bei den Softwarelösungen etwa von Softselect, DIEW, ecoDMS oder Bitfarm gegeben sind. Diese Funktionen sind:
– Erfassung und Archivierung von digitalen Dokumenten und Papierdokumenten
Archivierung von beispielsweise PPS, PDF, E-Mail und ERP-Dokumenten
– Integration der Dokumente in Textverarbeitungsprogramme wie MS-Office
Archivierung und Bereitstellung vieler Datenquellen und -formate
– revisionssichere Archivierung
– Sicherheit im Arbeiten
– Steuerung von Zugriffsberechtigungen
– automatisches Verschlagworten und Ordnen von Dokumenten jeglicher Art

Neben diesen Basisfunktionen bieten die Software-Tools vielfältige, weitere Funktionen zur Archivierung, Dokumentation und Bereitstellung von Informationen. Mit DMS wird das Dokumenten– und Informationsmanagement im Unternehmen modern und innovativ, indem sämtliche Informationen digital, flexibel und schnell bereitgestellt werden.

Abgrenzung von Dokumentenmanagementsystemen und ECM

Oftmals werden Dokumentenmanagementsysteme und Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) in einem Atemzug genannt. Dennoch unterscheiden sich beide Ansätze. Denn ECM-Systeme haben die Aufgabe, nicht nur Archivierungen und Bereitstellungen von Informationen zu gewährleisten, sondern darüber hinaus umfassende Bearbeitungen und Verwaltungsfunktionen zur Verfügung zu stellen. ECM beinhalten dabei in der Regel zudem Web-Content-Managementsysteme. DMS sind in diesem Kontext Bestandteil eines ganzheitlichen ECM-Systems, werden jedoch auch eigenständig eingesetzt. Der Funktionsumfang und die Flexibilität hinsichtlich der Einsatzbereiche von Dokumentenmanagementsystemen nehmen dabei stetig zu.

Fazit

Softwaretools für das Dokumentenmanagement sind heutzutage recht günstig zu erstehen. Sie stellen Business-Lösungen dar, die Komfort und Effizienz schaffen, einfache Benutzeroberflächen haben und vielfältige Funktionen bieten. Noch zu selten werden Dokumentenmanagementsysteme zur Steigerung der Wertschöpfung eingesetzt, wobei bekannt ist, dass ein effektives und effizientes Informationsmanagement einen echten Erfolgsfaktor darstellt.

 

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Kategorien: Allgemein

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