Was ist ein Dokumenten Management System? Eine Definition.
Die Programme zur Dokumentenverwaltung werden aufgrund gestiegener Anforderungen in Unternehmen und im Markt längst nicht mehr zu reinen Verwaltungszwecken eingesetzt. Sie sind mittlerweile zu dynamischen Steuerungsinstrumenten erwachsen, deren Einsatzbereich vom Inputmanagement (Erkennung von Texten, Scannen etc.) bis hin zum Outputmanagement (z.B. Optimierung von Druckkosten) reicht.
Grob gesprochen unterstützt ein DMS die Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung.
Zwischen diesen Etappen liegen Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen. Prinzipiell können über ein DMS Dokumente oder E-Mails jeglicher Art generiert, verwaltet und über eine einheitliche Nutzeroberfläche abgerufen werden.
Das hat einen entscheidenden Vorteil: Es werden sämtliche Informationen an einer zentralen Stelle hinterlegt und können jeweils passgenau für ein Dokument abgerufen werden.
Welche Vorteile bietet ein DMS?
In der Vergangenheit wurden Dokumente oft nicht zentral abgelegt, sondern auf dem eigenen Desktop und nur Kopien eines Dokuments per Mail hin und her geschickt, sodass im Haus nach und nach verschiedene Versionen herumgeisterten. Wer soll hier noch den Überblick wahren?
Dank moderner Dokumentenmanagement Systeme (DMS) geht das heute inzwischen erheblich effektiver.
Zunächst einmal: Die Lösung, wie HR Abteilungen Dokumentenstaus und Zugriffsberechtigungen steuern können, heißt „digitale Dokumentenverwaltung“. Das Prinzip eines Dokumentenmanagement-Systems ist denkbar einfach. Alles, was noch auf Papier vorliegt und nicht mehr in Aktenordnern verwahrt werden soll, wird zunächst digital verfügbar gemacht.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem findet inzwischen nicht bloß eine Archivierung statt. Vielmehr erfüllt es anhand adäquater Softwarelösungen höchste Ansprüche zum schnellen Arbeiten. Moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten umfassende Optionen, Archivierungs- und Suchprozesse möglichst intuitiv und einfach zu gestalten.
Mit DMS wird das Dokumenten– und Informationsmanagement im Unternehmen modern und innovativ, indem sämtliche Informationen digital, flexibel und schnell bereitgestellt werden.
Diese Funktionen sind bei einem Dokumenten Management System wichtig:
- Wichtig bei einem elektronisches Dokumentenmanagement ist, dass sich für jeden User spezifische Zugriffsrechte vergeben lassen. So sind insbesondere hochsensible personenbezogene Daten besser geschützt.
- Auch ist es möglich, dass verschiedene Nutzer parallel auf Dokumente zugreifen können und die Informationen, auf die sie gemäß ihrer Rolle Zugriff haben, anpassen können.
- Vorgenommene Änderungen werden wiederum automatisch in allen anderen Dokumenten aktualisiert, sofern sie für diese relevant sind. So stehen Anwender immer auf der sicheren Seite, immer auf einen aktuellen Datensatz zurückzugreifen und nicht auf irgendwelche veralteten Kopien.
- Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass kein Beteiligter einen Dokumentationsschritt vergisst. Und natürlich ist ein DMS nicht auf einen Unternehmensstandort begrenzt. Ein System, das beispielsweise in einer Cloud vorgehalten wird, lässt sich in anderen Dependancen eines Unternehmens zeitgleich nutzen.
Die Funktionen von Dokumentenmanagementsystemen im Überblick
- Erfassung und Archivierung von digitalen Dokumenten und Papierdokumenten
- Archivierung von beispielsweise PPS, PDF, E-Mail und ERP-Dokumenten
- Integration der Dokumente in Textverarbeitungsprogramme wie MS-Office
- Archivierung und Bereitstellung vieler Datenquellen und -formate
- revisionssichere Archivierung
- Sicherheit im Arbeiten
- Steuerung von Zugriffsberechtigungen
- automatisches Verschlagworten und Ordnen von Dokumenten jeglicher Art
So finden Sie den richtigen Anbieter für Ihr Dokumenten Management System
Bei der Suche nach dem richtigen Anbieter für ein DMS haben Unternehmen die Qual der Wahl: In den letzten Jahren ist der Markt unüberschaubar groß geworden. Ständig kommen neue Angebote und Anbieter dazu. Dabei sind es nicht immer die großen Namen, die in Sachen Datenmanagement den großen Wurf versprechen. Auch kleinere Nischenanbieter haben inzwischen Vielversprechendes in petto.
Beim Aussuchen eines DMS ist also die richtige Planung die halbe Miete. Anwender sollten sich vorab unbedingt darüber Gedanken machen, welche Prozesse mit einem DMS abgedeckt werden sollen und im Austausch mit den einzelnen Fachabteilungen eine Liste erstellen.
Wichtig dabei ist, dass die Punkte auf der Liste alle organischen Prozesse des eigenen Unternehmens widerspiegeln. Sich eine entsprechende Checkliste aus dem Netz herunterzuladen, geht zwar schneller, ist aber nicht wirklich zielführend, weil dann essentielle Prozesse wohlmöglich nicht abgebildet werden.
Je detaillierter die Liste ausfällt, umso mehr bietet sie eine gute Grundlage für den Austausch mit den Herstellern. Diese können dann genau demonstrieren, was ihr System zu leisten vermag und was nicht.
