Projektzeiterfassung

Alles Wichtige über Projektzeiterfassung

In vielen Unternehmen ist projektbasiertes Arbeiten längst Alltag – sei es in Agenturen, im Bauwesen, in IT-Firmen oder Beratungen. Damit verbunden ist der steigende Bedarf, Arbeitszeiten nicht nur zu dokumentieren, sondern auch korrekt Projekten zuzuweisen. Noch immer werden Projektzeiten in vielen Unternehmen mit Excel-Tabellen, handschriftlichen Notizen oder wenig flexiblen Tools erfasst. Doch diese Methoden sind fehleranfällig, unübersichtlich und wenig aussagekräftig.

Moderne Softwarelösungen zur Projektzeiterfassung schaffen hier Abhilfe: Sie ermöglichen die strukturierte Erfassung, Analyse und Abrechnung von Projektarbeitszeiten – und das oftmals in Echtzeit, mobil und voll integriert in andere Systeme wie Buchhaltung oder Projektmanagement. Dabei sparen sie nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch die Transparenz und Genauigkeit in der Projektsteuerung.

Was versteht man unter Projektzeiterfassung?

Projektzeiterfassung beschreibt die systematische Zuordnung von Arbeitszeiten zu konkreten Projekten, Aufgaben oder Kunden. Sie ist ein Teilbereich der Arbeitszeiterfassung – geht aber darüber hinaus, da sie nicht nur dokumentiert, wann gearbeitet wurde, sondern auch wofür.

Die Erfassung kann auf verschiedene Arten erfolgen: über klassische manuelle Einträge, per Start-Stopp-Timer, mithilfe von automatisierten Workflows oder über mobile Apps – direkt beim Kunden vor Ort. Entscheidend ist, dass die erfassten Zeiten projektbezogen strukturiert werden und zur Abrechnung, Auswertung oder Optimierung genutzt werden können.

Warum ist Projektzeiterfassung so wichtig?

Eine präzise Projektzeiterfassung ist in mehrfacher Hinsicht entscheidend:

Abrechnungssicherheit: Insbesondere bei Dienstleistern, deren Leistungen nach Aufwand berechnet werden, ist die exakte Dokumentation Grundlage für die Rechnungsstellung.
Kalkulationsgrundlage: Nur wer weiß, wie viel Zeit einzelne Arbeitspakete in Anspruch nehmen, kann realistisch kalkulieren – sei es bei der Angebotserstellung oder der Ressourcenplanung.
Projekterfolg messen: Mit Soll-Ist-Vergleichen lässt sich der Fortschritt einzelner Projekte überwachen. Budgetüberschreitungen oder Zeitverzögerungen werden so frühzeitig sichtbar.
Mitarbeiterentlastung: Automatisierte Zeiterfassung spart Zeit und reduziert fehleranfällige Routinearbeiten.
Compliance: Auch im Rahmen gesetzlicher Regelungen wie dem Arbeitszeitgesetz oder der EU-Arbeitszeitrichtlinie gewinnt die korrekte Erfassung von Arbeitszeiten zunehmend an Bedeutung.

Funktionen moderner Tools zur Projektzeiterfassung

Moderne Softwarelösungen gehen weit über das reine „Zeitenstoppen“ hinaus. Sie bieten eine Vielzahl an Funktionen, die je nach Anbieter und Preismodell variieren:

1. Projektstruktur und Kundenverwaltung

Projekte lassen sich anlegen, mit Aufgaben und Teilaufgaben strukturieren und bestimmten Kunden zuweisen.
Projektrollen, Budgets oder Deadlines können hinterlegt und überwacht werden.

2. Zeiterfassung (manuell & automatisch)

Start-Stopp-Timer, Kalenderintegration oder nachträgliche Eingabe
Erfassung über Desktop, Tablet oder Smartphone
Automatische Erkennung in bestimmten Tools (z. B. bei der Arbeit mit bestimmten Dateien oder Programmen)

3. Abwesenheits- und Pausenmanagement

Automatische Pausenregelungen
Integration von Urlaubszeiten, Krankheit oder sonstigen Abwesenheiten

4. Genehmigungs- und Prüfprozesse

Einfache Übergabe der Zeiteinträge an Teamleitung oder Projektverantwortliche
Korrekturschleifen und Freigaben

5. Auswertung und Controlling

Reports und Dashboards für Projektleitung, HR und Geschäftsführung
Visualisierung von Budgetverbrauch, Produktivität, Auslastung u. v. m.
Exportfunktion für Excel, PDF, DATEV oder API-Anbindung

6. Integration in bestehende Systeme

Verknüpfung mit Projektmanagementtools (z. B. Jira, Asana), ERP-Systemen oder HR-Software
Automatisierte Übergabe an Lohnbuchhaltung oder Rechnungserstellung

7. Mobile Nutzung & Offline-Modus

Zeiterfassung von unterwegs oder direkt beim Kunden
Offline-Zugriff, Synchronisierung bei bestehender Internetverbindung

Vorteile einer digitalen Projektzeiterfassung

Die Einführung einer digitalen Projektzeiterfassung bietet Unternehmen zahlreiche konkrete Vorteile. Durch automatisierte Prozesse und benutzerfreundliche Oberflächen lassen sich Zeit und Aufwand deutlich reduzieren. Gleichzeitig ermöglichen präzise Erfassungen eine transparente Nachvollziehbarkeit von Leistungen – sowohl für interne Abrechnungen als auch gegenüber Kund:innen. Die gewonnene Transparenz über den Ressourceneinsatz und den Projektfortschritt verbessert nicht nur das Controlling, sondern auch die Planbarkeit zukünftiger Projekte. Auf Basis belastbarer Ist-Daten lassen sich realistischere Kalkulationen erstellen, was die Wettbewerbsfähigkeit steigert. Zudem erfüllt eine professionelle Lösung gesetzliche Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung und sorgt damit für rechtliche Sicherheit. Nicht zuletzt profitieren auch die Mitarbeitenden: Weniger manuelle Aufwände und klar erkennbare Leistungen wirken sich positiv auf Zufriedenheit und Motivation aus.

Worauf sollte man bei der Auswahl achten?

Die passende Projektzeiterfassungssoftware sollte nicht nur funktional überzeugen, sondern vor allem zur Unternehmensstruktur und Arbeitsweise passen. Wichtige Kriterien bei der Auswahl:

Anzahl der Nutzer: Ist das Tool für kleine Teams geeignet oder auch skalierbar für große Organisationen?
Nutzungsmodell: Cloudbasiert oder On-Premises?
Integration: Lässt sich die Lösung in bestehende Systeme einbinden?
Branchenspezialisierung: Gibt es Funktionen speziell für Agenturen, Bauunternehmen, IT-Dienstleister etc.?
Mobiles Arbeiten: Wie komfortabel ist die App-Nutzung für Außendienst, Homeoffice oder internationale Teams?
Datenschutz: Entspricht die Lösung der DSGVO und bietet Schutz sensibler Daten?
Support und Weiterentwicklung: Wie gut ist der Kundenservice? Gibt es regelmäßige Updates?
Preismodell: Feste Lizenzkosten oder nutzungsbasierte Abrechnung?

Alternativen und Kombinationsmöglichkeiten

Nicht immer muss Projektzeiterfassung als eigenständige Lösung eingeführt werden. Gerade in Unternehmen mit bestehender Software-Infrastruktur bieten sich verschiedene Ansätze:

Integration in HR-Systeme: Viele moderne HR-Tools bieten integrierte Projektzeiterfassung als Modul – allerdings oft mit weniger Tiefgang.
Schnittstellenlösungen: Spezialtools mit API-Anbindung können mit Projektmanagement- oder Buchhaltungssystemen verbunden werden.
Best-of-Breed vs. All-in-One: Wer nur Projektzeiterfassung benötigt, fährt oft besser mit einer spezialisierten Lösung. Wer hingegen ohnehin weitere Prozesse (z. B. Zeiterfassung, Abrechnung, Urlaubsmanagement) digitalisieren will, sollte über eine ganzheitliche Lösung nachdenken.