Benötigt mein Unternehmen eine HR Software?

Benötigt mein Unternehmen eine HR Software?

Die Zeiten, in denen sich Unternehmen fragten: Benötigt meine Organisation wirklich eine HR Software, sind vorbei. Mehr als 80 Prozent der Organisationen greifen bereits auf IT-Lösungen zurück, mit denen sie ihre HR-Prozesse steuern können. Tendenz steigend. Die Frage ist also eher: In welchem Bereich herrscht der größte Handlungsbedarf und wie eruriert man, ob der Anbieter zu einem passt?  

Die richtige HR Software für das eigene Unternehmen finden

HR Software Lösungen stehen für folgende Bereiche der Personalarbeit zur Verfügung:

 

Die Top 10 der IT-unterstützten HR-Prozesse sind aktuell:

  • Arbeitszeitmanagement, Zeit- und Zutrittserfassung
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Bewerbermanagement
  • Recruiting, Personalauswahl
  • Mitarbeiterportale, Self-Service
  • Personalentwicklung, Weiterbildung, Bildungscontrolling
  • Reisekostenabrechnung
  • Personalinformationssysteme
  • Unfall-, Kranken- und Abwesenheitsmanagement
  • Personalverwaltung, Digitale Personalakte 

Vergleich HR-Software

Wie findet man die passende Software?

Eine Antwort auf diese Frage zu finden, ist nicht leicht, aber auch kein Ding der Unmöglichkeit. Sämtliche Software Lösungen für die verschiedenen HR Bereiche sind inzwischen gut ausgereift und in ihren Funktionen sehr breit gefächert. Das macht die Auseinandersetzung mit dem Thema HR Software so schwierig.

Weder lässt sich pauschal sagen, ab welcher Unternehmensgröße es Sinn macht, Prozesse an IT-Lösungen auszulagern, geschweige denn welche am dringlichsten ausgelagert werden müssen. Das ist von Unternehmen zu Unternehmen grundverschieden.

Ebenso wenig kann man pauschal sagen, dass die Anbieter mit den großen Namen im Business per se die besten sind. Manchmal können die Produkte von Nischenanbietern die Prozesse im eigenen Unternehmen besser abbilden, als die der Big Player im HR Software Business.

Und manche Lösungen  sind eher für Unternehmen ab einer gewissen Größe ausgelegt, wohingegen es auch Lösungen gibt, die nur für kleine Arbeitgeber geeignet sind.

Vorbereitung des Auswahlprozesses

Bei der Auswahl eines passenden HR Software Herstellers kann man sich also nur Schritt für Schritt der Sache annähern. Dazu bedarf es zunächst einer Analyse – denn nur wenn der Anwender seine individuellen „Probleme“ selbst genau kennt und benennen kann, besteht die Chance, einen Anbieter zu finden, der die Kriterien passgenau erfüllt. Daher sind zunächst die folgenden Fragen zu klären:

  • Welche Prozesse sollen konkret abgebildet werden?
  • Welche Funktionen werden en Detail benötigt?

Für den weiteren Prozess sollte ein Projektteam, bestehend aus Entscheidungsträgern, HR und Mitarbeitern der Unternehmens-IT zusammengestellt werden, das sich für die Auswahl eines passenden HR Software Anbieters verantwortlich zeichnet.

Für diese Aufgabe sollten sich die Kollegen ausreichend Zeit nehmen und nach der internen Bedarfsanalyse zunächst einmal zusammentragen, was der HR Software Markt alles hergibt.

Recherche auf unabhängigen Vergleichsportalen

Übrigens können unabhängige Vergleichsportale bei dieser Aufgabe erheblich helfen. Hier finden sich objektiv zusammengetragene Bewertungen und Beschreibungen verschiedener Software Lösungen auf ein- und derselben Plattform.

Das macht es leichter, sich einen ersten Überblick zu verschaffen und die Tools miteinander zu vergleichen. Auf Wunsch bieten Portale wie HR-Softwarevergleich.de auch telefonische Beratungen an.

Ist ein bestimmter Kreis von Anbietern ausfindig gemacht, geht es um den Test der jeweiligen HR-Software. Hierbei empfiehlt sich, die Lösungen Schritt für Schritt in einer Demo-Umgebung mit dem Anbieter zu testen.

Vergleich HR-Software

HR Software: Ohne Test läuft nichts

Dafür braucht es ein wenig Geduld gegenüber dem HR Software Anbieter, der seinerseits Zeit braucht, um die Testumgebung der HR Software zu erstellen – sie soll ja schließlich passgenau ausfallen. Unternehmen, die keine Testumgebung anbieten, sollten nicht in die engere Wahl kommen. Das ist unseriös. Wer will schon die Katze im Sack kaufen?

Bei dem Test kommt es auf die folgenden Punkte an:

  • Ist die Software mobilfähig?
  • Ist die Software intuitiv bedienbar?
  • Deckt die Software alle HR-Prozesse ab?
  • Muss man Kompromisse eingehen?
  • Verfügt die Software über passende Reporting und Analysefunktionen, die dabei helfen, Prozesse zu optimieren?
  • Erfüllt die Software die bestehenden Datenschutzbestimmungen?
  • Lassen sich Zugriffsrechte für verschiedene Nutzer festlegen?
  • Ist die Software flexibel erweiterbar?
  • Bietet der Hersteller auch nach der Implementierung der HR Software Support an?

Sind diese Punkte erfüllt, tut eine HR Software mit großer Wahrscheinlichkeit das, was sie tun soll: HR-Experten entlasten, so dass diese mehr Zeit haben, sich auf die Qualität ihrer Arbeit zu fokussieren und nicht zuletzt auf die Ressource Mensch. (Bild: © nd3000/Fotolia)

Kategorien: Fachbeiträge

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.

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