Lernen Sie Persis beim diesjährigen HR-Software-Summit kennen

Haben Sie schon mal von unserem HR-Software-Summit gehört? Das ist unsere Online-Messe, bei der Sie in kurzer Zeit hochkarätige HR-Software-Anbieter kennenlernen. Diese stellen sich in nur 20 Minuten vor und bieten Ihnen einen virtuellen Rundgang durch ihre Software. Das Schwerpunktthema des nächsten HR-Software-Summits: Die Digitale Personalakte. Mit dabei ist Lösungsanbieter Persis. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Fakten über den HR Software Hersteller schon einmal vorab vor.

Erfahren Sie beim HR-Software-Summit alles über die Digitale Personalakte von Persis

Mit Lösungsanbieter Persis konnten wir für unseren HR-Software-Summit einen echten Marktexperten gewinnen. Denn Persis ist alles andere als ein unbeschriebenes Blatt in der HR- Software-Szene. Ganz im Gegenteil sogar. Der Lösungsanbieter verfügt über eine mehr als 30-jährige Expertise im Bereich der HR-Software-Entwicklung. Seit 1987 entwickelt das Unternehmen mit dem Hauptstandort in Heidenheim digitale Anwendungen für die gesamte Bandbreite des Personalmanagements.

Es gibt Module für die folgenden Bereiche:

• Bewerbermanagement
• Personalmanagement
• Digitale Personalakte
• Personalentwicklung
• Weiterbildung
• Ausbildungsmanagement

Die Module sind für sich alleine oder in Kombination nutzbar – Anwender können sich also bei Persis exakt die Funktionsbandbreite zusammenstellen, die sie benötigen.

Warum eine Digitale Personalakte im Digitalzeitalter unverzichtbar ist

„Das mit am meisten angefragte Modul seit Ausbruch der Pandemie ist die Digitale Personalakte. Denn Papierakten sind häufig der Faktor, der das Arbeiten außerhalb der Büroräumlichkeiten für Personalabteilungen nahezu unmöglich macht“, betont Katja Kolb, Geschäftsführerin Persis GmbH. Und das ist in einer Zeit, in der Remote Work auch im HR-Bereich dominiert, mehr als kontraproduktiv.

Wer im Home-Office arbeitet, kann als Personalverantwortlicher zwar Akten aus Papier mit nach Hause nehmen. Doch das ist gleich in mehrfacher Hinsicht schlecht. Schließlich haben andere HR- Entscheidungsträger dann keinen Zugriff mehr auf die Daten, die auch sie für ihre tägliche Arbeit brauchen. Hinzu kommt, dass die Aufbewahrung von Akten aus Papier im eigenen Heim auch aus rechtlicher Sicht bedenklich ist. Stichwort: DSGVO – Datenschutzgrundverordnung. Diese sieht vor, dass sensible personalbezogene Informationen vor dem Zugriff unberechtigter Dritter bewahrt werden müssen. Unberechtigte Dritte – das sind vor dem Gesetz auch die Angehörigen eines HR-Managers.

Datenschutzkonforme Prozesse: Mit der Digitalen Personalakte von Persis kein Problem

Das bedeutet, dass die Akten zuhause zu keinem Zeitpunkt unbeaufsichtigt auf dem Schreibtisch liegen dürfen und sicher weggeschlossen werden müssen, selbst wenn der zuständige HR-Experte auch nur kurz den Raum verlässt. Alles andere ist ein Verstoß gegen die DSGVO. Schließlich könnten in dieser Zeit Familienangehörige unerlaubten Einblick nehmen.

Allerdings können solche Vorgaben nur selten zuverlässig eingehalten werden. Zum einen, weil nicht jeder im Homeoffice über einen sicher verschließbaren Schreibtisch verfügt und zum anderen, weil die Akten unter Umständen aus Achtlosigkeit liegen gelassen werden. Damit sind Verstöße gegen den Datenschutz Programm. Und die können Unternehmen im Zweifelsfall teuer zu stehen kommen.

Digitale Personalakte von Persis schützt vor Datenschutzverstößen

Diese Probleme sind mit der Digitalen Personalakte von Persis ein für alle Mal vom Tisch, wie Sie beim HR-Software-Summit erfahren werden.

• Lassen Sie Führungskräfte, Mitarbeitende und Personalmanager von überall auf die digitalen Personalakten zugreifen.
• Die Software bietet alle Funktionalitäten und Einstellungsmöglichkeiten, um die Lösung DSGVO-konform zu konfigurieren.
• Über die Vergabe von Rechten und Rollen regeln Sie, wer welche Daten ansehen und bearbeiten darf. Jeder Zugriff wird protokolliert. Mit Persis schützen Sie die wertvollen Dokumente Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Missbrauch und Verlust.
• Die komplette Persis HR Software wird standardmäßig mit datenschutzfreundlichen Voreinstellungen ausgeliefert – auch die Digitale Personalakte. Sie können also bedenkenlos loslegen. Diese Vorteile bietet die Arbeit mit der Digitalen Personalakte von Persis. Damit sind die Vorteile, die die Digitale Personalakte von Persis bietet, aber noch nicht ausgeschöpft. Weitere Vorzüge, die auch beim HR-Software-Summit ein Thema sein werden:

• Alle Dokumente werden in der Personalakte revisionssicher gespeichert. Das bedeutet, dass sie nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Jeder Zugriff wird protokolliert. HR-Manager können dadurch leicht nachvollziehen, wer Daten angeschaut oder verändert hat und auf frühere Versionen zugreifen. Sie erfüllen damit die gesetzlichen Vorgaben.
• Dokumente lassen sich innerhalb einer Digitalen Personalakte so einfach wie auf Papier bearbeiten. Anwender können an jeder Stelle eines Dokuments Notizen und Aktenvermerke hinterlassen. Wobei die Digitale Personalakte der Papierakte definitiv überlegen ist. Denn folgendes funktioniert in Papierakten nicht: Erstellen Sie direkt aus Ihren Notizen heraus Wiedervorlagen und lassen Sie sich an wichtige Fristen in Verbindung mit einem Dokument erinnern.
• Welche Mitarbeiter haben einen bestimmten Vermerk in der Personalakte? Dokumente aus dicken Aktenordnern herauszusuchen nervt – und ist verschwendete Zeit. Scannen Sie Papierdokumente lieber ein und versehen Sie sie mit Schlagworten. So finden Sie sie mit ein paar Klicks.
• Ihre Mitarbeiter nehmen regelmäßig an Schulungen teil und bilden sich weiter? Super! Sammeln Sie deren Zeugnisse und Zertifikate direkt in der Digitalen Personalakte.
• Eine besondere Herausforderung ist, Personalakten durchgängig in hoher Qualität zu führen, vor allem wenn Ihr Unternehmen verteilte Standorte hat. Für solche Fälle können Sie individuelle Prozesse und Genehmigungsverfahren einführen: zum Beispiel das Vier-Augen-Prinzip, wenn Dokumente hochgeladen oder abgerufen werden. Oder Sie erlauben nur den Upload, aber keinen Abruf von Daten aus der digitalen Personalakte.

Was sagen Anwender über die Digitale Personalakte von Persis

Anwender:innen sind jedenfalls von dem Tool von Persis, das ihnen die tägliche Personalarbeit immens erleichtert, begeistert. „Zu Beginn bestand natürlich die Herausforderung die Geschäftsführung von der Notwendigkeit der Investition zu überzeugen und bei den Kolleginnen und Führungskräften für Akzeptanz zu sorgen”, berichtet etwa Heike Leibe, Persis-Userin und Leiterin der zentralen Personalabteilung der BBW-Leipzig-Gruppe. „Inzwischen ist die Digitale Akte aber nicht mehr wegzudenken und wir nennen sie intern liebevoll DIPA”.

Auch Elisabeth Jung, Personalreferentin bei elobau, einem inhabergeführten Spezialisten für Sensortechnik, ist mit dem Tool mehr als zufrieden. „Ich kann Persis nur empfehlen. Unsere Erwartungen haben sich, sowohl was die Einführung als auch was die positiven Effekte betrifft, mehr als erfüllt.“

Fazit: Ohne eine Digitale Personalakte geht es nicht mehr

Damit kommen wir zu folgendem Fazit: Die Arbeit mit Akten aus Papier ist nicht nur zeitaufwändig, sie widerspricht auch vielen wichtigen Grundsätzen des Datenschutzes. Hinzu kommt, dass Papierakten auch irgendwo gelagert werden müssen, was teuren Büroraum beansprucht. Für all diese und noch weitere Herausforderungen hat Persis mit seiner Digitalen Personalakte die perfekte Lösung geschaffen.

• Sie sparen Archivflächen
• Sie speichern alle Dokumente zentral an einem Ort
• Jeder Berechtigte hat 24/7 Zugriff auf die Daten, die konform zu den Vorgaben der DSGVO gespeichert sind.

Für Sie bedeutet das: Kein Aktentourismus mehr, höhere Sicherheit und mehr Zeit fürs Wesentliche.

Freuen Sie sich auf unseren HR-Software-Summit – jetzt anmelden

Der nächste HR-Software-Summit steht ganz im Zeichen der Digitalen Personalakte. Namhafte Lösungsanbieter wie Persis stellen ihre hochkarätigen Produkte online vor. So verschaffen Sie sich einen optimalen Überblick und finden direkt heraus, welcher Anbieter am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung.