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Digitale Personalakte: Auswahl, Funktionen und Vorteile

17 Software-Lösungen

Mit welchen Software-Lösungen lassen sich elektronische Elemente aus der Personalakte übersichtlich verwalten? Verschaffen Sie sich einen Überblick.

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Was ist eine Digitale Personalakte?

Eine Digitale Personalakte gewährleistet einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff der Personaldaten. Wichtige Informationen können immer dann abgerufen werden, wenn sie benötigt werden. Die Personalakte ist nicht nur eines der zentralsten Tools im HR Management, sondern auch eines der sensibelsten. Nirgendwo sonst finden sich so viele personenbezogene Daten wieder. Laut § 3 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) handelt es sich bei personenbezogenen Daten „um Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person“.

Überdies gewährleistet eine Digitale Personalakte einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff. Wichtige Informationen können also immer dann abgerufen werden, wenn sie benötigt werden. Egal, wo man sich gerade befindet. Im Home-Office, auf einer Geschäftsreise, in einer anderen Unternehmensdependance oder in einem externen Meeting.

Das gewährleistet eine nahtlose und unterbrechungsfreie Personalarbeit. Dabei sind die Lösungen so konzipiert, dass Anwender Informationen über jedes Endgerät abrufen können. Auch über das Smartphone. Und auch in diesem Zusammenhang ist mit dem richtigen Tool dem Datenschutz Rechnung getragen, denn die Daten werden sicher und verschlüsselt übertragen.

Eine Digitale Personalakte vereinfacht Verwaltungsprozesse erheblich. Allerdings: Wer noch nicht von der Akte auf Papier auf Software umgestellt hat, sollte sich vorab intensiv mit dem Thema beschäftigen. Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, worauf es bei der Wahl des richtigen Tools ankommt.

    Personalakte digitalisieren – Darauf müssen Sie achten

    Eine professionelle Digitale Personalakte beugt Gesetzesverletzungen vor. Zugang gibt es für Mitarbeiter nur mit einem personalisierten Login. Außerdem kann in dem System über ein Berechtigungskonzept für jeden Anwender sehr feingranular eingestellt werden, wer welche Information sehen darf. So können Informationen nicht ausgespäht werden.

    Mit einer Digitale Mitarbeiterakte ist auch die datenschutzkonforme Umsetzung von Löschkonzepten einfacher. Der Hintergrund: Bestimmte Dokumente müssen gelöscht werden, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Hier unterstützen die Tools mit automatischen Lösch-Algorithmen. Für verschiedene Dokumententypen lassen sich individuelle Ablaufdaten definieren. Danach werden die Daten automatisch aus dem System eliminiert.

    Insbesondere Firmen mit einem großen Filialnetz profitieren von einer Digitalen Personalakte, weil Mitarbeiter, Linienvorgesetzte und HR so von unterschiedlichen Standorten aus jederzeit die Möglichkeit haben, auf alle relevanten Dokumente zuzugreifen und parallel daran arbeiten können.

    Hinzu kommt, dass die Tools mit ihrer enormen Funktionsbandbreite im HR-Alltag vieles erleichtern. Vor zehn Jahren war eine digitale Personalakte häufig einfach ein Pendant zur Akte aus Papier. Man konnte darin Register abbilden und verschiedene Dokumententypen archivieren. Fertig. Inzwischen ist das nur noch ein kleiner Teilbereich dessen, was mit einer Digitalen Personalakte möglich ist.

    Funktionsbandbreite einer Digitalen Personalakte

    Mit einer Digitalen Mitarbeiterakte sparen Sie im Schnitt bis zu zwei Drittel ihrer Zeit für Verwaltungsaufgaben ein. Durch Schnittstellen zu anderen Systemen besteht innerhalb einer Digitalen Personalakte die Möglichkeit, Daten aus anderen Programmen zu importieren. Zum Beispiel jene aus der Personalverrechnung. Damit gehören Copy-and-Paste-Fehler der Vergangenheit an.

    Außerdem ist es möglich, automatisierte Workflows zu implementieren. Das automatische Einlesen und Zuordnen von Empfangsbestätigungen und ELDA-Meldungen oder die automatische Prüffunktion auf Vollständigkeit der Personalakte sind hierfür wesentliche Beispiele. All das entlastet HR spürbar von administrativen Aufgaben. Integrierte Suchfunktionen im System sparen überdies wertvolle Zeit bei der Recherche von Informationen.

     

    Folgende Unterlagen können Sie in der Digitalen Personalakte Verwalten:

    • Arbeitsvertrag
    • Bewerbungsschreiben des Arbeitnehmers
    • Zeugnisse
    • Arbeitszeugniskopien
    • Lebenslauf
    • polizeiliche Führungszeugnisse
    • steuerrechtliche Unterlagen
    • Weiterbildungsnachweise
    • Sozialversicherungsausweis
    • Gehaltsbescheinigungen
    • Pfändungsbeschlüsse
    • Beurteilungen
    • Personalentwicklungsplan
    • Ermahnungen
    • Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter
    • Protokolle von Mitarbeitergespräche

     

    Die Software in die Unternehmens-IT integrieren

    In der Software werden Informationen gesammelt und verwaltet. Stellt man nun [b]Schnittstellen[/b] zu bereits vorhandenen IT-Systemen her, dann ergeben sich neue Nutzungsmöglichkeiten. Die Daten können abgerufen und übertragen werden, solange die entsprechende Autorisierung beachtet wird. Es sind unter anderem Schnittstellen zu folgenden System möglich:

    • Verwaltungssysteme
    • Buchhaltungssysteme
    • Archivsysteme

    Zwei verschiedene Arten von elektronischer Software zur Verwaltung der Personalakten

    1. Client-Server-Architektur
    2. Web-basiertes System

    Letztere Variante erlaubt den Zugriff unabhängig vom eigenen Standort, sodass sich die Flexibilität der Nutzung erhöht. Bei der ersten Variante ist der Server für die Datenverwaltung zuständig und der Client ist ein Computerprogramm auf dem Rechner des Nutzers. Der Client kommuniziert mit dem Server und erhält somit die gewünschten Informationen.

    Welche Vorteile hat eine Digitale Personalakte?

    Das ist aber immer noch nicht alles. Ändern sich beispielsweise die Stammdaten der Mitarbeiter, können diese kleine Änderungen in dem System einfach selbst vornehmen! Das ist das Prinzip von Employee Self Services (ESS): Die Mitarbeiter erhalten Zugriff auf ihre persönlichen Daten und vermerken Neuerungen selbstständig, ohne HR kontaktieren zu müssen. Auch das beugt Fehlern vor.

    Es gibt also einige Vorteile, die mit einer Digitalen Mitarbeiterakte verbunden sind. Und es geht noch weiter. Zum Beispiel verringert die Digitalisierung und elektronische Archivierung sämtlicher Mitarbeiterdokumente außerdem den Papier- und Platzbedarf in der HR-Abteilung.

    Und: Papiere können nicht mehr verloren gehen oder beschädigt werden. Denn eine Digitale Personalakte verfügt über ein automatisches Backup-System, das für eine garantierte Ausfallsicherheit der Daten sorgt.

    Die Vorteile der digitalen Personalakte im Überblick:

    • Vorteil 1: Die Kostensenkung
    • Vorteil 2: Der Zeitgewinn
    • Vorteil 3: Die Erhöhung der Funktionen

    Auswahl des richtigen Tools für die Digitale Personalakte

    Doch viele Anwender sind sich unsicher: Worauf kommt es bei der Auswahl der richtigen elektronischen Personalakte an? Es ist tatsächlich nicht gänzlich unkompliziert, eine HR-Software auszuwählen. Hier empfiehlt es sich, auf einschlägigen Vergleichsportalen zu recherchieren oder sich bei einem auf HR Software spezialisierten Berater zu informieren.

     

    So finden Sie die richtige Digitale Personalakte:

    • Was ist eine digitale Personalakte?
    • Anbindungsmöglichkeiten der HR Software an das hauseigene System.
    • Den Funktionsumfang eines Tools.
    • Adaptierbarkeit des Systems an hauseigene Workflows.
    • Informationen zum Datenschutz.
    • Informationen zum Hosting des Systems.
    • Kosten einer Digitalen Personalakte
    • Gibt es eine kostenlose Software für die Digitale Personalakte?
    • Wann lohnt sich die Digitale Personalakte?
    • Welche konkreten Vorteile hat die Digitale Personalakte für das Anwenderunternehmen?

    Sie wollen mehr über das Thema Digitale Personalakte, die Kosten, Funktionen und ihre Vorteile erfahren und die Angebote unserer Kunden besser kennenlernen? Unser unabhängiges Expertenteam berät Sie sehr gerne. Nehmen Sie jederzeit Kontakt auf.

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