Centric Employee File: Die Digitale Personalakte von Centric

Die Funktionen von Centric im Überblick

Das Kerngeschäft Ihrer Personalabteilung setzt sich aus zahlreichen Aufgaben zusammen: Von der Personalbeschaffung über die Administration bis hin zum Controlling stehen bei den meisten Aufgaben im Personalwesen Dokumente im Vordergrund. Dokumente stehen meist im Mittelpunkt. Doch Papierberge und Aktenschränke haben ausgedient, wenn es um die Arbeit mit HR-Dokumenten geht. „Digitale Dokumente sind Dreh- und Angelpunkt moderner HR-Prozesse“, sagt einer unserer Kunden.

Schließlich bietet der Umstieg von der analogen Personalakte auf die Centric Employee File, die Digitale Personalakte von Centric, viele Vorteile für die Personalabteilungen – von denen in der Summe auch das gesamte Unternehmen profitiert: Neben der Zeit- und Kostenersparnis, der Möglichkeit, orts-unabhängig zu arbeiten und Self Services bereitzustellen gehören dazu auch ein Plus an Datenschutz und Sicherheit sowie die Gewährleistung, dass Rechts- und Compliance-Vorgaben jederzeit eingehalten werden – automatisch und ohne Mehraufwand.

Übersicht für die Personalabteilung: Centric Employee File führt alle Dokumente und Daten zu jedem Mitarbeiter in einer Ansicht zusammen.

Die Funktionen von Centric im Detail

Als HR-Lösung führt die Centric Employee File alle Dokumente und Daten zu jedem Mitarbeiter in einer Ansicht zusammen. Alle Workflows und Genehmigungsprozesse rund um Arbeitsverträge, Zeugnisse, Personalstammdaten und weitere Informationen zu einem Mitarbeiter können mit wenigen Klicks direkt aus der digitalen Personalakte heraus gesteuert werden. So werden Fehler minimiert und Compliance-Anforderungen automatisch erfüllt – zum Beispiel durch die sichere Ablage sensibler Daten und das Setzen automatischer Löschfristen für die Daten ausgeschiedener Mitarbeiter.

Allein durch die Digitalisierung der Bestände sparen Personalverantwortliche viel Zeit beim Suchen und Zusammenführen von Informationen und können sich auf ihre fachlichen Aufgaben konzentrieren.

Kriterien für eine moderne Personalaktenlösung

Eine moderne digitale Personalakte muss aber noch mehr können: Sie sollte eine intuitive und gut strukturierte Benutzeroberfläche sowie ein zeitgemäßes Look & Feel bieten und einfach zu bedienen sein – auch auf mobilen Endgeräten.

Über ein modernes und intuitive Benutzeroberfläche können Personaler von überall aus auf die Dateien der Mitarbeiter zugreifen – wann immer sie wollen.
Gleichzeitig sollte sie flexibel anpassbar sein – zum Beispiel, weil sie neue gesetzliche Anforderungen schnell abbilden muss. Die zugrundeliegende Architektur muss zukunftssicher sein – schließlich braucht man auch in Zukunft Experten, die den Code pflegen und Support leisten können. 

Auch hier punktet Centric Employee File: Sie basiert zu 100 Prozent auf der Business Technology Platform von SAP, einer Technologie, die sich einerseits sehr schnell anpassen und erweitern lässt – auch um neue Funktionalitäten wie innovative, KI-gestützte Services zu nutzen. Zum anderen steht SAP selbst für Stabilität und garantiert auch langfristig einen sicheren Betrieb. 

Die direkte Integration in SAP SuccessFactors oder SAP HCM der Centric-Produkte bietet zudem den Vorteil, dass das bewährte Berechtigungskonzept von SAP übernommen wird und die Authentifizierung der Nutzer wie gewohnt erfolgen kann. Centric nutzt die SAP-Sicherheitsstrukturen und garantiert Datenschutz auf höchstem Niveau. Dank individueller Berechtigungsstrukturen und sicherer Verschlüsselung ist dafür gesorgt, dass sowohl Zugriffsrechte definiert, als auch Löschfristen bzw. Aufbewahrungspflichten eingehalten werden.

Durch sichere und klar definierte Zugriffsrechte und vordefinierte Regeln, beispielsweise für automatische Löschfristen, minimieren HR-Abteilungen, die Centric Employee File nutzen, Compliance-Risiken.

Gleichzeitig ist Centric ein Anbieter, der seine eigenen Produkte kontinuierlich weiterentwickelt – so ist beispielsweise die KI-gestützte Klassifizierung von Dokumenten als Ergänzung zur Centric Mitarbeiterakte verfügbar.

Das bietet die Centric Employee File 

• Vordefinierte und anpassbare Registerstruktur
• Volltextsuche, aktenintern und aktenübergreifend
• Rollenbasierte Handhabung
• „4-Augen-Prinzip“ für das Löschen, Verschieben und Hochladen von Dokumenten
• Notizen und Wiedervorlagen
• Vollständigkeitsprüfung für definierbare Pflichtdokumente 
• Single-Sign-On (SSO)
• Reporting-Funktionalitäten & KPI Dashboard
• Verwendung des bestehenden SAP HCM- oder SuccessFactors-Berechtigungskonzepts
• Nutzung der SAP HCM- / SuccessFactors-Stammdaten

Die wichtigsten Vorteile für Sie

• 100 Prozent SAP-Technologie
• Intuitiv bedienbare und moderne Benutzeroberflächen durch SAP Fiori
• Sicherer Betrieb in zertifizierten SAP-Rechenzentren
• Standortunabhängiger Zugriff
• Für internationale Kunden geeignet, durch einfache Anpassbarkeit der Sprachpakete.
• Nutzung der SAP HCM/SuccessFactors Stammdaten
• Nutzung des vorhandenen Rollen- und Berechtigungskonzeptes
• Geringer Schulungsaufwand durch moderne SAP FIORI-Oberflächen
• Einfacher Rollout, da keine lokale Installation erforderlich ist
• Geringer Einführungsaufwand durch einfaches Customizing
• Rechts-konforme und sichere Archivierung von Personaldokumenten (Cloud oder On-Premise)

Unterstützte Prozesse sind 

• Löschen von Dokumenten (4-Augen-Prinzip)
• Verschieben von Dokumenten (4-Augen-Prinzip)
• Dokumenten-Upload durch Mitarbeitende (4-Augen-Prinzip)
• Dokumentenausleihe an Führungskräfte & Mitarbeiter
• Automatisierter Dokumentenversand per E-Mail
• Wiedervorlage für Manager, Mitarbeiter und Rollen

Da alle Personaldokumente an einem Ort verfügbar sind und benötigte Dokumente mit wenigen Klicks zusammengestellt bzw. abgelegt werden können, entfallen gerade im Bereich HR Services viele Routinen wie Aktenausleihe, Suchen, Kopieren oder der Gang ins Archiv. Damit gehören auch die typischen Ablagestapel auf dem Schreibtisch der Vergangenheit an und die Personalakte ist immer vollständig und aktuell.

Durch den einfachen Zugriff auf die Dokumente kann ein HR-Team heute alle Vorgänge rund um die digitale Personalakte zeitnah und effizient bearbeiten. Viele Anfragen, wie z.B. die Einsicht in den Arbeitsvertrag, der Ausdruck einer älteren Gehaltsabrechnung oder anderer Dokumente, können von den Mitarbeitenden selbst erledigt werden. Auch die Führungskräfte können direkt auf die benötigten Personalinformationen ihrer Mitarbeitenden zugreifen und beispielsweise Vertragsänderungen oder Abstimmungen selbst einsehen. Auf Basis der SAP-Sicherheitsstrukturen erfolgen alle Prozesse DSGVO-konform mit sicherem Zugriff und höchstem Datenschutz.

Die Projektlaufzeit zur Einführung ist kurz. Zudem unterstützt Centric auf Wunsch durch das Einbeziehen erfahrener Dienstleister beim Scannen der papierbasierten Bestandsakten inkl. Vorbereitung, Verarbeitung, Vernichtung oder Rücktransport sowie mit Softwarelösungen für den automatischen Import der gescannten Dokumente (inkl. Zuordnung zur richtigen Akte).

Produktvideo: 

Das ist die Centric Employe File.

Informationsvideo: Die Vorteile digitaler, voll integrierter HR-Dokumenten-Lösungen 

Bewertung

Das sagen Kunden zur Centric Employee File:

„Unser Ziel war es, Personalprozesse zu digitalisieren und zu verschlanken und dies ist uns mit der neuen Lösung vollständig gelungen. “Wir realisieren nun bei vielen täglichen Arbeitsabläufen Zeitersparnisse von 80 bis 90 Prozent.“ 

Andreas Hosch, ebm-papst

„Centric Employee File ist sehr benutzerfreundlich und auch für unsere Kollegen und Kolleginnen, die seltener damit arbeiten, selbsterklärend und einfach zu bedienen.“

Sabine Pongratz, Ziehm Imaging

„Mit der Digitalen Personalakte gehören für uns Papierstapel auf dem Schreibtisch und die ungeliebte und zeitraubende manuelle Ablage der Vergangenheit an.” 

Sabine Pongratz, Ziehm Imaging GmbH

„Bei dem Produkt gefielen uns die grafische Ausgestaltung und die Usability im Vergleich mit anderen Aktenlösungen klar am besten. Die Handhabung ist modern, intuitiv und dadurch eben ganz anders als die klassische SAP-Oberfläche mit ihren vielen Knöpfchen.”

Andreas Hosch, ebm-papst

„In der digitalen Personalakte sind die Dokumente unserer Mitarbeitenden immer aktuell, vollständig und jederzeit verfügbar.” 

Laura Diodene, Vitra Services GmbH

„Viele Arbeitsschritte wie Belege suchen, drucken, kopieren, Ablage oder der Gang ins Archiv entfallen mit der Digitalisierung.“

Andrea Walser, Vitra Services GmbH

„Wir können das Rollen- und Berechtigungskonzept von SuccessFactors auch für das Centric Employee File nutzen und müssen daher nicht alles doppelt konfigurieren.“ 

Vladimir Khatlamadjian, Vitra IT Services