Die Funktionen von Centric Employee File im Überblick
- Vordefinierte und flexibel anpassbare Registerstruktur
- Volltextsuche – aktenintern und aktenübergreifend
- Nutzung der SAP HCM / SuccessFactors Stammdaten
- Nutzung des bestehenden SAP-Berechtigungskonzeptes
- Single Sign-On (SSO)
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle
- 4-Augen-Prinzip für Upload, Löschung und Verschiebung
- DSGVO-konforme Lösch- und Aufbewahrungsregeln (automatisierte Fristen)
- Wiedervorlagen & Notizfunktion
- KPI- & Reporting-Dashboard
- Mobile Nutzung über SAP Fiori
- DSGVO-konforme Löschprozesse
- Vollständigkeitsprüfungen
- Digitale Archivierung
- Optional: Integration von Scan-Dienstleistungen
Laura Diodene, Vitra Services GmbH: „In der digitalen Personalakte sind die Dokumente unserer Mitarbeitenden immer aktuell, vollständig und jederzeit verfügbar.”
Übersicht für die Personalabteilung: Centric Employee File führt alle Dokumente und Daten zu jedem Mitarbeiter in einer Ansicht zusammen.
Details
Die Centric Employee File basiert vollständig auf der SAP Business Technology Platform.
Das bedeutet:
- Zukunftssichere Architektur
- SAP-zertifizierte Integration
- Nutzung der bestehenden Sicherheitsstrukturen
- Stabiler Betrieb in SAP-Rechenzentren
- Alle Dokumente werden direkt im SAP-Kontext verarbeitet.
Christina Scheidt, Syndikusrechtsanwältin Corporate HR, DACHSER SE: „Die SuccessFactors Integration funktioniert hervorragend.“
Stefanie Henke SAP Inhouse Consultant HR IT, DEUTZ AG: „„Die Lösung unterscheidet sich von anderen Personalakten insbesondere dadurch, wie schnell Dokumente verfügbar sind und wie die Prozesse ineinandergreifen“
HR-Abteilungen profitieren von:
- Schnelleren Suchprozessen
- Reduzierung administrativer Routinen
- Wegfall physischer Archive
- Sofortiger Verfügbarkeit aller Personaldokumente
- Reduzierung manueller Fehler
- Automatisierte Compliance, u.A. durch automatische Löschfristen oder Vollständigkeitsprüfungen.
- keine Middleware oder externe Systemarchitektur
- Nutzung bestehender Rollen- und Sicherheitsstrukturen
- Geringer Schulungsaufwand durch SAP-Fiori-Oberflächen
- Schneller Rollout ohne lokale Installation
Edo Harms, Abteilungsleiter Entgeltabrechnung, fischerwerke GmbH & Co. KG: „Durch hinterlegte Compliance-Regeln wie automatische Löschfristen minimieren wir Risiken und erfüllen Vorgaben deutlich einfacher.“
Andreas Hosch, Director Payroll & Administration, ebm-papst: „Unser Ziel war es, Personalprozesse zu digitalisieren und zu verschlanken und dies ist uns mit der neuen Lösung vollständig gelungen. Wir realisieren nun bei vielen täglichen Arbeitsabläufen Zeitersparnisse von 80 bis 90 Prozent “
Ein Plus an Compliance, und das ganz automatisch: Durch die Vollständigkeitsprüfung und anderen Features erleichtert Centric Employee File das Einhalten von Regeln und Vorgaben – ganz ohne Aufwand für den Nutzer.
Viele Unternehmen ersetzen derzeit SAP HCM durch SAP SuccessFactors.
Bestehende digitale Aktenlösungen stoßen hier oft an Grenzen:
Separate Berechtigungsmodelle
- Unzureichende Integration
- Erhöhte Projektkomplexität
Die Centric Employee File übernimmt die SAP-Logik vollständig und eignet sich daher ideal als Ersatzlösung für ältere digitale Akten anderer Anbieter.
Bewertung
Der Einsatz der Centric Employee File bringt für Unternehmen nicht nur eine Digitalisierung der Personalakten mit sich – sondern eine echte strategische Weiterentwicklung der gesamten HR-Architektur.
Was uns besonders überzeugt hat, ist die vollständige und tiefgehende SAP-Integration. Während viele digitale Personalakten mit SAP „kommunizieren“, ist die Centric Employee File vollständig in SAP HCM und SAP SuccessFactors eingebettet. Das bedeutet: keine Schnittstellenprobleme, keine doppelte Benutzerverwaltung, keine parallelen Berechtigungskonzepte.
Die Lösung nutzt die bestehenden SAP-Stammdaten, übernimmt das etablierte Rollen- und Berechtigungskonzept und ermöglicht Single Sign-On. Für Anwender fühlt sich die Nutzung daher nicht wie ein zusätzliches Tool an, sondern wie eine natürliche Erweiterung ihres SAP-Systems. Das reduziert nicht nur Schulungsaufwand, sondern minimiert auch Integrations- und Projektrisiken erheblich.
Gerade im Vergleich zu klassischen, angebundenen Lösungen zeigt sich hier ein entscheidender Vorteil: Alle Daten sind konsistent, aktuell und direkt aus SAP gesteuert. Eine doppelte Datenpflege entfällt vollständig.
Vanessa Auer, Entgeltabrechnerin, ZOLLERN GmbH & Co. KG: „Die standardisierte Aktenführung sorgt für Effizienz und Sicherheit im Umgang mit Personaldokumenten.“
Besonders positiv fällt die moderne SAP-Fiori-Oberfläche ins Gewicht. Die grafische Gestaltung und moderne Usability werden regelmäßig als entscheidender Vorteil gegenüber klassischen SAP-Oberflächen und angebundenen Drittlösungen genannt.
Andreas Hosch, Director Payroll & Administration, ebm-papst: „Bei dem Produkt gefielen uns die grafische Ausgestaltung und die Usability im Vergleich mit anderen Aktenlösungen klar am besten. Die Handhabung ist modern, intuitiv und dadurch eben ganz anders als die klassische SAP-Oberfläche mit ihren vielen Knöpfchen.”
Die Anwendung ist intuitiv aufgebaut, klar strukturiert und selbsterklärend. Dokumente lassen sich schnell finden – entweder über die anpassbare Registerstruktur oder über die leistungsfähige Volltextsuche.
Starke Volltextsuche als Vorteil: Centric Employee File ist intuitiv und einfach zu bedienen.
Sabine Pongratz, Ziehm Imaging GmbH: „Centric Employee File ist sehr benutzerfreundlich und auch für unsere Kollegen und Kolleginnen, die seltener damit arbeiten, selbsterklärend und einfach zu bedienen.“
Auch in puncto Compliance und Datenschutz setzt die Centric Employee File Maßstäbe. Durch die Nutzung der SAP-Sicherheitsarchitektur profitieren Unternehmen von höchsten Standards in Bezug auf Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und Authentifizierung. Das bewährte Berechtigungskonzept wird übernommen – individuelle Rollen können granular definiert werden.
Das Löschen oder Verschieben von Dokumenten ist nur im Vier-Augen-Prinzip möglich. Automatische Lösch- und Aufbewahrungsfristen sorgen zusätzlich für DSGVO-Konformität und Rechtssicherheit.
Ein weiterer entscheidender Vorteil zeigt sich insbesondere bei SAP-Migrationsprojekten. Viele Unternehmen stehen aktuell vor der Herausforderung, von SAP HCM auf SAP SuccessFactors umzusteigen. Bestehende digitale Aktenlösungen stoßen hier häufig an ihre Grenzen, da sie nur oberflächlich integriert sind.
Die Centric Employee File hingegen ist speziell für diese Transformation ausgelegt. Sie eignet sich nicht nur für die Digitalisierung von Papierakten, sondern auch optimal zur Ablösung älterer digitaler Aktenlösungen anderer Anbieter. Unternehmen profitieren dadurch von einer zukunftssicheren, vollständig SAP-nativen Lösung.
Lara Kiencke-Klebor Leiterin HR-Solutions, Aurubis: „Durch die Digitalisierung der Personalakten und die Automatisierung der Prozesse arbeiten wir nachhaltiger, können schneller auf die Bedürfnisse unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingehen und steigern gleichzeitig unsere Servicequalität.“
Kunden berichten von:
- Zeitersparnissen von bis zu 80–90 % in administrativen Prozessen
- Hoher Benutzerfreundlichkeit
- Deutlich reduzierter Fehlerquote
- Hoher Akzeptanz bei Führungskräften
- Spürbarer Entlastung im HR-Alltag
Centric Employee File ist mehr al seine digitale Personalakte: Sie ist Teil des Centric-Lösungsportfolios für HR-Dokumentenprozesse, das den gesamten Mitarbeiter- Lebenszyklus abdeckt – mit Bausteinen, die dank der kompletten SAP-Integration nahtlos ineinander greifen.
