Gute Mitarbeiter sind der Schlüssel für den Erfolg eines Unternehmens. Dies gilt aber nicht nur, wenn es gut läuft, sondern umso mehr sogar, wenn das Unternehmen schwierige Zeiten bewältigen muss. Das kann die im Februar 2020 veröffentlichte Umfrage des MIT Sloan Management Reviews auch mit harten Zahlen belegen. Insbesondere in echten Transformationszeiten wie diesen, ist es von entscheidender Bedeutung, die richtigen Mitarbeitenden im Unternehmen zu haben.
Richtig bedeutet in diesem Zusammenhang: Es sind Mitarbeitende gefragt, deren Skills zum Unternehmen und den Anforderungen, die es bewältigen muss, möglichst zu 100 Prozent passen. Im Klartext: Eine Potenzialanalyse wird immer wichtiger.
Was ist eine Potenzialanalyse?
Bei einer Potenzialanalyse handelt es sich um einen strukturierten, systematischen Prozess, mit dessen Hilfe ein Gesamtprofil eines Bewerbers oder Mitarbeiters erstellt wird. Ziel ist es, so einen genauen Überblick über Stärken, Schwächen, Fähigkeiten und Kenntnisse der Person zu erhalten.
Warum ist eine Potenzialanalyse wichtig?
Anhand der Informationen, die durch eine Potenzialanalyse ermittelt werden, ist es wiederum möglich abzuleiten, ob ein Kandidat tatsächlich passgenau für ein Unternehmen ist und genau die erwünschten Potenziale mitbringt. So hat das HR es in der Hand, wirklich die besten Talente zu entdecken, deren Fähigkeiten noch im Sinne des Unternehmens zu fördern und sie langfristig zu binden.
Des Weiteren erlaubt eine Potenzialanalyse ebenfalls, bei den vorhandenen Mitarbeitenden die vorhandenen Skills zu analysieren und basierend hierauf Empfehlungen zur weiteren Entwicklung ihrer Fähigkeiten auszuarbeiten. Anhand der systematischen Potenzialanalyse lassen sich häufig schlummernde Talente entdecken. Damit lässt sich beispielsweise ermitteln, welche Mitarbeiter möglicherweise Führungspotenzial haben Verantwortung übernehmen können. Oder aber, welche man mit bestimmten Projekten betrauen kann. Insofern kann eine Potenzialanalyse auch bei einer mittel- und langfristigen Nachfolgeplanung wertvolle Dienste leisten.
Eine Potenzialanalyse ermöglicht außerdem eine gezielte Förderung von Mitarbeitenden. So kann etwa mithilfe von eigens ausgesuchten Schulungen oder anderen Fördermaßnahmen deren berufliche Entwicklung im Sinne des Unternehmens nachhaltig vorangetrieben werden.
Eben diese gezielte berufliche Entwicklung von Mitarbeitenden hat noch einen weiteren entscheidenden Effekt: Er stärkt die Bindung an das Unternehmen und reduziert somit die Fluktuation. Eine gezielte Förderung von Mitarbeitenden, auf Basis einer Potenzialanalyse, signalisiert einerseits große Wertschätzung und ermöglicht andererseits, seine eigenen Fähigkeiten zu entwickeln und zu erweitern. Beides sind wesentliche Kriterien, die helfen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Welche Methoden der Potenzialanalyse gibt es?
Grundvoraussetzung für eine Potenzialanalyse, die wirklich zielführend und belastbar ist, sind objektive Methoden. Nur so ist auch eine Vergleichbarkeit der ermittelten Daten von unterschiedlichen Kandidaten oder Mitarbeitenden gesichert.
Im HR kommen derzeit mehrere verschiedene Varianten zum Einsatz, wenn eine Potenzialanalyse erstellt werden soll. Besonders verbreitet sind die folgenden Methoden und Instrumente:
- Potenzialgespräche des HR mit Mitarbeitenden. In diesem Rahmen sollen Fähigkeiten, Erfahrungen und beruflichen Ziele ermittelt werden.
- Strukturierte Fragebögen
- Leistungsbeurteilung von Mitarbeitenden auf Basis vorher definierter Kriterien
- Persönlichkeitstests. Manche Unternehmen verwenden psychologische Tests, um Persönlichkeitsmerkmale, Präferenzen und Verhaltensweisen genauer zu beleuchten.
Potenzialanalyse durch 360-Grad-Feedback
Mitarbeitende werden bei dem sogenannten 360-Grad-Feedback sowohl von Vorgesetzten, Kollegen, Untergebenen und gegebenenfalls auch Lieferanten oder Kunden beurteilt, wodurch unterschiedliche Perspektiven sichtbar werden. Der Mitarbeitende bekommt durch dieses umfassende Feedback wiederum zahlreiche wertvolle Informationen, um an sich zu arbeiten.
Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass der gesamte Prozess wirklich rundum professionell und wertschätzend abläuft. Außerdem sollten auch die zu beurteilenden Personen umfassend über Vorgehensweise und Ziel informiert werden.
Potenzialanalyse per Assessment-Center
Eine sehr weit verbreitete und gut fundierte Methode, um die Eignung sowie die Präferenzen von Kandidaten und Mitarbeitenden zu testen, sind sogenannte Assessment-Center. Diese Form der Potenzialanalyse kann sowohl verhaltens- als auch tätigkeitsorientiert sein. So können die von einem neutralen und entsprechend qualifizierten Berater durchgeführten AC’s, die mehrere Module umfassen, gleichermaßen für die Bewerberauswahl und ebenso für die Eignung von Mitarbeitenden und Führungskräften genutzt werden.
Die abschließenden Gutachten geben einen guten Einblick in das Potenzial der Kandidaten, aber auch in möglicherweise vorhandene Schwächen. Daraus werden wiederum Empfehlungen für eine mögliche Weiterentwicklung abgeleitet.
Schritte einer Potenzialanalyse
Mitarbeitende werden bei dem sogenannten 360-Grad-Feedback sowohl von Vorgesetzten, Kollegen, Untergebenen und gegebenenfalls auch Lieferanten oder Kunden beurteilt, wodurch unterschiedliche Perspektiven sichtbar werden. Der Mitarbeitende bekommt durch dieses umfassende Feedback wiederum zahlreiche wertvolle Informationen, um an sich zu arbeiten.
Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass der gesamte Prozess wirklich rundum professionell und wertschätzend abläuft. Außerdem sollten auch die zu beurteilenden Personen umfassend über Vorgehensweise und Ziel informiert werden.
Eine sinnvolle Struktur ist das A und O, wenn eine Potenzialanalyse wirklich belastbare Ergebnisse hinsichtlich der Stärken und Schwächen sowie der sonstigen Skills eines Bewerbers oder auch eines Mitarbeiters liefern soll.
Folgende Schritte haben sich dabei als sinnvoll erwiesen:
Am Anfang sollten stets Überlegungen dazu stehen, welche Kriterien wichtig sind. Geht es beispielsweise darum zu ermitteln, ob ein Mitarbeiter einmal eine Führungsposition übernehmen kann, so sollten entsprechende Skills abgefragt werden. Will das Unternehmen eine freie Stelle besetzen und sucht nach dem genau passenden Kandidaten für die Position, dann fallen andere Ziele und Kriterien bei der Bewertung der Eignung ins Gewicht. Bei der Festlegung der wichtigen Punkte sollte man also sehr genau und zielorientiert vorgehen.
Im Anschluss ist mithilfe geeigneter Methoden die konkrete Potenzialermittlung angesagt. Anhand des bereits im Vorfeld durchgeführten “Brainstormings” hinsichtlich der entscheidenden Kriterien ergibt sich meist, welche Form der Potenzialermittlung die geeignetste ist. Dies können beispielsweise Fragebögen, strukturierte Gespräche oder auch ein AC sein.
Sind die gewünschten Daten über die jeweiligen Kenntnisse, Fähigkeiten, Leistungen und auch Entwicklungsmöglichkeiten eines Kandidaten oder Mitarbeiters gesammelt, geht es an die eigentliche Potenzialanalyse. Die Daten werden anhand der zuvor festgelegten Kriterien analysiert und bewertet. Hierdurch lassen sich sowohl Schlüsseltalente feststellen als auch Bereiche identifizieren, die Entwicklungspotenzial haben. Fällt die Potenzialanalyse des Bewerbers positiv und vielversprechend aus, so folgt nun natürlich die Einstellung. Schließlich sind Talent mit Potenzial eine wertvolle Ergänzung des bestehenden Teams.
Im nächsten Schritt sollten konkrete Entwicklungspläne für den Kandidaten oder den Mitarbeitenden erstellt werden. Dabei steht der Gedanke im Fokus: Wie kann man seine individuellen Talente bestmögliche fördern, um sie optimal für das Unternehmen zu nutzen? Auch die Suche nach entsprechenden Fördermöglichkeiten gehört zu diesem Punkt.
Ist dies alles durchdacht, kann es an die Umsetzung der individuellen Potenzialentwicklung gehen – natürlich das Einverständnis des Mitarbeitenden vorausgesetzt. Im Folgenden sollte eine regelmäßige Überwachung des Fortschritts der Entwicklungsmaßnahmen obligatorisch. Bei Bedarf kann so auch noch schnell und gezielt nachgesteuert werden.
Durchführung einer Potenzialanalyse: Herausforderungen
Dass eine Potenzialanalyse ein wichtiges HR-Instrument ist, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen wirklich High Potentials anheuert bzw. die vorhandenen Talente optimal entwickelt, liegt auf der Hand. Allerdings steht und fällt das Ergebnis mit der Art und Weise, wie die Potenzialanalyse konzipiert und durchgeführt wird. Einige typische Problempunkte, durch die positive Wirkung häufig “versandet” sind etwa:
Widerstände der Bewerber bzw. Kandidaten:
Nach wie vor tun sich viele Menschen sehr schwer damit, sich einem solchen Auswahlprozess zu unterziehen. Schon allein der Begriff “Potenzialanalyse” macht etliche sehr nervös. Eine verbreitete Befürchtung ist es, dass so womöglich unangenehme Schwächen oder Mängel der eigenen Person “entlarvt” werden könnten. Insbesondere bei Bewerbern kann es darüber hinaus Vorbehalte gegen aufwändige Tests oder AC-Center geben, immerhin bedeutet dies eine erhöhte Investition von Zeit – ohne die Garantie, dass am Ende auch der Wunschjob dabei winkt.
Personaler und Unternehmen sollten hier klar kommunizieren, dass es bei einer Potenzialanalyse eben darum geht, Potenziale zu ermitteln. Und eben nicht, Schwachpunkte aufzuspüren. Der Fokus liegt also auf dem Positiven, sodass die Ergebnisse auch für den Getesteten persönlich eine wichtige, motivierende Information sein können, die einen neuen Blick auf die eigene Person ermöglicht.
Ungenügendes Datenmaterial:
Vielfach lässt die Qualität des Datenmaterials zu wünschen übrig. Fehlen wichtige Punkte oder wurden die Daten nicht genügend gut eingeordnet, kann die Analyse schwierig sein bzw. es lassen sich daraus keine objektiven Schlussfolgerungen über einen Kandidaten und seine Skills ziehen. Vielfach liegt dies daran, dass die ausgewählte Methode der Datensammlung nicht passte bzw. nicht genügend durchdacht und ausgewählt war. Bei Gesprächen und Interviews sollte etwa darauf geachtet werden, dass diese von einer möglichst neutralen Person geleitet und/ oder moderiert werden. Ansonsten kann es vorkommen, dass Daten gewissermaßen “persönlich gefärbt” sind. Fehlt eine Struktur bei der Datensammlung, sind die Ergebnisse wiederum meist nicht genügend vergleichbar, was beispielsweise die Auswahl des geeigneten Kandidaten aus einer Gruppe von Bewerbern sehr schwierig macht.
Großer Aufwand:
Wer hochmotiviert mit der Einführung des HR-Instruments der Potenzialanalyse im Unternehmen startet, erlebt oftmals schnell eine deutliche Ernüchterung. Grund hierfür sind der hohe Zeit- und Ressoucenaufwand, den eine gut gemachte und verlässliche Potenzialanalyse im Regelfall erfordert. So müssen die Methoden gut ausgewählt und aufbereitet werden. Auch die Durchführung der Potenzialanalyse kann sich als erheblicher “Zeitfresser” entpuppen, ebenso die umfangreiche Auswertung.
Hinzu kommt regelmäßig, dass sinnvollerweise nicht nur der Personaler für die Potenzialanalyse Verantwortung übernimmt. Auch die Beteiligung anderer Mitarbeiter oder von Führungskräften ist vielfach sinnvoll und erforderlich, um ein wirklich belastbares und zuverlässiges Ergebnis zu erhalten.
Welche Anbieter für Potenzialanalyse-Software gibt es?
Insbesondere die typischen Knackpunkte Datenqualität sowie Zeit- und Ressourcenaufwand jedoch lassen sich immer unproblematischer händeln. Dank entsprechender digitaler HR-Anwendungen und -Tools, die speziell für die Durchführung von hochqualitativen und objektiven Potenzialanalysen entwickelt wurden, stellt dies kaum noch ein Problem dar. Meist kann man bereits auf hinterlegte strukturierte Fragebögen und Gesprächsleitfäden zurückgreifen und auch die eigentliche Datenanalyse erfolgt einfach per Knopfdruck.
Der Vorteil: So reduziert sich der Aufwand einer Potenzialanalyse deutlich, sie gewinnt andererseits zunehmend an Qualität, denn subjektive Empfindungen und Einschätzungen werden minimiert. Die dadurch freiwerdenden zeitlichen Ressourcen lassen sich bestens in die Suche nach High Potentials und Top-Kandidaten investieren, um den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern.
So finden Sie die richtige Software für Potenzialanalysen
Damit ergibt sich – jedenfalls einmalig – allerdings eine neue Schwierigkeit: Damit das HR die besten Talente aufspüren, die Personalplanung sicherstellen und auch die Nachfolgeplanung des Unternehmens im Blick behalten kann, muss ein Tool gefunden werden, das zum Unternehmen passt. Nicht jede der auf dem Markt derzeit erhältlichen Anwendungen passt auch zu den eigenen Anforderungen und der jeweiligen Unternehmenskultur.
Umso wichtiger ist deshalb eine sorgfältige Auswahl des jeweils bestmöglichen Potenzialanalyse-Tools für das eigene Unternehmen. Doch das ist gar nicht so einfach, wenn man die einzelnen Optionen nicht im Detail kennt. Deshalb sollten Sie sich umfassend und möglichst objektiv über die unterschiedlichen Optionen informieren.
Ein guter Start ist es, sich hier bei HR-Software-Vergleich einen Überblick über die infrage kommenden Anbieter für Potenzialanalyse-Programme zu verschaffen. Als das Vergleichsportal für die Personalwirtschaft bieten wir ihnen unabhängige Software-Tests sowie Bewertungen, an denen Sie sich orientieren können. Haben Sie darüber hinaus noch Fragen, stehen wir Ihnen für kostenlose Beratungen zur Verfügung.
Überlegen Sie, eine HR Software für die Potenzialanalyse bei sich im Unternehmen einzuführen, sind sich aber noch unsicher, welche zu Ihnen passt? Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne!
