Onboarding Software: Mit den richtigen Tools den Einstieg erleichtern

Die Vorteile des digitalen Onboardings

Der Prozess des Onboarding zielt auf folgende Effekte ab:Neue Kollegen sollen sich schnell an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und eingearbeitet werden.So erhöht sich die Chance, dass die Neuankömmlinge sehr schnell sehr gute Resultate liefern.

Immer mehr Unternehmen nutzen hierfür eine HR Software. Mit den entsprechenden Tools lassen sich Onboarding-Prozesse gezielt steuern. Standard -Anwendungen stellen neuen Kollegen zum Beispiel Checklisten, Leitfäden und Termine bereit.

Onboarding-Tools: Die Funktionen im Überblick

Was die Funktionsbandbreite angeht, mit der Onboarding-Tools aufwarten, gibt es viele Möglichkeiten. Der nachfolgende Überblick zeigt, was moderne Onboarding-Tools alles können und wie das digitale Onboarding abläuft:

• Begrüßungsportal: Der Mitarbeiter erhält bereits vor Arbeitseintritt einen Link zu dem Onboarding-Tool seines Arbeitgebers. Über diesen gelangt er zu einer Willkommensseite, auf der er sich erste Informationen abholen kann, die für die ersten Arbeitstage relevant sind..
• Des Weiteren kann die Willkommensseite in dem Onboarding-Tool einen Überblick über die Unternehmenskultur und die Werte des Arbeitgebers beinhalten und wichtige Dokumente, die für den ersten Arbeitstag benötigt werden, zum Download zu Verfügung stellen.
• Personalverantwortliche können derweil in dem Onboarding-Tool einen individuellen Onboarding-Prozess für den neuen Mitarbeiter mit einem Zeitplan, den wichtigsten Ansprechpartnern und den wichtigsten Terminen ausarbeiten.
• Per Erinnerungsfunktion wird das Talent dann an jeden Termin oder jedes To Do erinnert – so läuft das Onboarding strukturiert ab und nichts gerät in Vergessenheit.
• Über eine integrierte Feedback-Funktion können Linienvorgesetzte oder Personalverantwortliche kurze Fragen an ihre neuen Mitarbeiter stellen. Die Antworten lassen sich automatisch auswerten. Mögliche Probleme sollen damit frühzeitig aufgedeckt werden.
• Über seinen persönlichen Login kann der Mitarbeiter seine Stammdaten selbst in das Onboarding-Tool einpflegen und diese verwalten. Dieser Self Service entlastet HR und vermeidet Fehler

Die richtige Onboarding Software finden

Wer im HR-Software Markt konkret nach einem Onboarding-Tool für sein Unternehmen sucht, sollte so strukturiert wie möglich vorgehen und zuerst einen Anforderungskatalog an das System definieren.

Die wichtigsten Fragen für eine umfassende Bestandsaufnahme sind:

• Welche Aufgaben kosten im Onboarding am meisten Zeit und sind automatisierbar?
• Welche Prozesse und Teilschritte sollen im HR-System zwingend abgebildet werden?
• Welche Prozesse und Teilschritte müssen im HR-System nur optional abgebildet werden?

Sind die SOLL-Anforderungen definiert, geht es an die Sondierung:

• Welche HR Software Hersteller bieten Onboarding-Tools an?
• Entspricht der Umfang der Funktionen den definierten SOLL-Anforderungen?

Die Vorteile von Onboarding-Apps

Immer mehr Unternehmen setzen übrigens auf Onboarding-Apps, um neue Mitarbeiter durch die Einarbeitungsphase zu begleiten. Diese sind sozusagen die Verlängerung des Onboarding-Tools für das Smartphone. Inhalte und Informationen können auf diese Weise nicht nur auf dem Desktop, sondern auch ganz bequem via Handy abgerufen werden.

Das ist mit folgenden Vorteilen verbunden:

• Mobilität und Flexibilität
• Eine App lässt sich optimal in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter einbauen.
• Kommunikation findet auch dann statt, wenn der Mitarbeiter sich nicht am Schreibtisch befindet.
• Unsicherheiten, die in der Anfangsphase häufig vorkommen, können schnell abgefangen werden.
• Integration von spielerischem Lernen: Unternehmen können zum Beispiel Quizzes einbauen. So findet sich der neue Mitarbeiter schneller zurecht.

Mit Vergleichsportalen zum richtigen Onboarding Tool

Dennoch kann es bei aller Strukturiertheit mühsam sein, sich alleine auf die Suche nach den entsprechenden Antworten zu machen. Hier helfen einschlägige Vergleichsportale mit ihrem Online-Angebot, sich einen Überblick über die verschiedenen Anbieter zu verschaffen. Sie beinhalten ausführliche Produktbeschreibungen verschiedener Onboarding-Tools. Das erleichtert den Vergleich immens.

Auf Wunsch erfolgt auch eine telefonische Beratung. Diese wird sich in großen Teilen um die Funktionsbandbreite von Onboarding-Tools drehen, aber auch Aspekte wie Support, DSGVO-Konformität und Preismodell des Anbieters nicht außen vor lassen.