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Mitarbeiter- und Pulsbefragungen: Mit der richtigen Software Feedback erhalten

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Der direkte Austausch mit den Mitarbeitenden gewinnt immer mehr an Bedeutung. Egal, ob es sich um Mitarbeiterbefragungen oder -gespräche handelt. Sollen Stimmungen abgeklärt werden, ist die Pulsbefragung das Mittel der Wahl. Alle diese HR-Instrumente liefern Verantwortlichen wichtige Erkenntnisse.

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Wichtige Stimmungsbarometer: Mitarbeiterbefragungen und Pulsbefragungen

Motivierte Mitarbeiter sind ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg und stärken die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig. Immerhin sind motivierte Mitarbeiter engagierter und produktiver. Darüber hinaus sind sie es, die einen entscheidenden Beitrag zur Innovationsfähigkeit einer Organisation beitragen. Insofern sind Strategien wichtig, die die Motivation der Belegschaft stärken.

Neben einer positiven, wertschätzenden Unternehmenskultur und einer guten Work-Life-Balance ist auch eine Beteiligung der Mitarbeitenden von großer Bedeutung. Dabei sind gleichermaßen eine offene und transparente Kommunikation über Unternehmensentwicklungen sowie -ziele wichtig wie auch eine Beteiligung an Entscheidungsprozessen.

Was genau ist damit gemeint? Mitarbeitende sollten beispielsweise im Rahmen von Meetings und Feedback-Runden Anteil an Planung und Entscheidungsfindung im Unternehmen haben. Auch die Bildung von Projektgruppen und Task Forces zur Lösung spezieller Probleme ist nicht nur gewinnbringend, sondern auch eine geeignete Strategie.

Ein weiterer wichtiger Baustein sind Mitarbeiterbefragungen und Feedback-Schleifen. So lässt sich gut einschätzen, wie gerade die Stimmung im Unternehmen ist und welche Meinung die Angestellten zu bestimmten Themen oder Prozessen haben.

    Mitarbeitergespräche: Begegnung auf Augenhöhe

    In vielen Unternehmen ist das HR-Instrument des Mitarbeitergesprächs bereits fest implementiert. Hierbei geht es um einen regelmäßigen Austausch auf Augenhöhe zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, der mindestens einmal jährlich stattfindet.

    Mitarbeitergespräche sind ein Raum, in dem der Mitarbeiter von seiner Führungskraft ein Feedback hinsichtlich seiner Leistung bekommt. Im Gegenzug schildert der Angestellte ebenfalls seine Situation und seine Sicht auf die Dinge. Darüber hinaus geht es um die Erreichung bzw. Vereinbarung von Zielen. Häufig werden Mitarbeitergespräche zudem genutzt, um bestimmte Wünsche oder auch Verbesserungsvorschläge anzubringen. So ein Feedbackgespräch kann aber ebenso der richtige Raum sein, um sich über Weiterbildungsmaßnahmen und die nächsten Karriereschritte auszutauschen.

    Soll das Mitarbeitergespräch ein wirklich effektives HR-Instrument sein, dann ist eine gute und sinnvolle Strukturierung unerlässlich. In diesem Zusammenhang sind Fragebögen ein wichtiges Mittel. In vielen Unternehmen gibt es für solche Anlässe bereits standardisierte Formulare. Allerdings sind inzwischen auch diverse HR-Software-Lösungen auf dem Markt, die passend zum Termin bereits optimal vorbereitete Fragebögen passend zur Position und der Person des Mitarbeitenden zusammenstellen.

    Umfrage-Instrumente: Mitarbeiterbefragungen und Pulsbefragungen

    Weitere Mittel, um die Stimmung im Unternehmen zu ermitteln, sind Befragungen bzw. Umfragen. Neben den sogenannten Mitarbeiterbefragungen, die zumeist umfangreich sind, gibt es noch die Pulsbefragungen. Hierbei soll kurzfristig zu einem bestimmten Thema die Stimmung in der Belegschaft eruiert werden.

    Mitarbeiterbefragungen: Wie sieht die Belegschaft die Dinge?

    Mitarbeiterbefragungen sind zumeist groß angelegte Umfragen, die mindestens einmal im Jahr in vielen Unternehmen durchgeführt werden. Dabei wird die Meinung der Angestellten zu einer Vielzahl von relevanten Themen abgefragt, vielfach anonym. Dies soll sicherstellen, dass auch ehrliche und offene Antworten gegeben werden.

    Typische Themen bei Mitarbeiterbefragungen sind z.B. die generelle Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz und die Arbeitsbedingungen. Darüber hinaus steht die Zufriedenheit mit der Führung des Unternehmens und auch mit den angebotenen beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten zur Diskussion.

    Dementsprechend bieten Umfragen verschiedene Vorteile:

    • Sie erlauben einerseits einen umfassenden Einblick in die generelle Mitarbeiterzufriedenheit.
    • Die Ergebnisse zeigen auf, wo langfristig noch Optimierungs- bzw. Handlungsbedarf besteht.
    • Außerdem können gewisse Entwicklungen beobachtet werden, ob es etwa Verbesserungen oder Verschlechterungen gibt.

    Pulsbefragungen: Aktuelles Feedback erhalten

    Während die „richtigen“ Mitarbeiterbefragungen meist sehr umfangreich und damit auch aufwendig in der Vor- sowie der Nachbereitung und Auswertung sind, ist eine Pulsbefragung eher „kurz und knackig“. Hier steht meist ein bestimmtes Thema im Zentrum, zu dem kontinuierliches Feedback durch die Mitarbeitenden gewünscht ist. Im Klartext: Es geht darum, die jeweils aktuelle Stimmung zu einer Thematik einzufangen oder Meinungen zu aktuellen Dingen zu erfragen. Entsprechend sind Pulsbefragungen tendenziell kurz und werden dafür häufiger durchgeführt.

    Die spezifischen Vorteile von Pulsbefragungen sind:

    • Sie bieten aktuelle Einblicke in die Stimmungen und Meinungen der Mitarbeitenden zu dem betreffenden Zeitpunkt.
    • Die Umfragen sind flexibel, da die Fragen einfach an die jeweils vorherrschenden Gegebenheiten angepasst werden können.
    • Pulsbefragungen sind ein gutes Instrument, um ein kontinuierliches Monitoring zu etablieren und um kurzfristig auf Stimmungen und Meinungen zu reagieren.

    Mitarbeiterbefragungen und Pulsbefragungen durchführen

    Um eine Umfrage durchzuführen, die valide Ergebnisse bringt, sollten fünf entscheidende Punkte beachtet werden.

    Gute Vorbereitung der Umfrage

    Egal, ob Sie eine Mitarbeiter- oder eine Pulsbefragung durchführen wollen, eine gute Vorbereitung ist das A und O, um gute Ergebnisse zu erzielen. Zuallererst sollten daher einerseits der Durchführungsrhythmus und andererseits die Themen festgelegt werden. Wozu genau wollen Sie Informationen erheben? Was interessiert Sie? Die Antwort darauf hilft wiederum bei der Entscheidung, ob Sie lieber eine kurze Umfrage durchführen, die dann aber lieber öfter, oder ob Sie sich einen generellen Überblick zur Gesamtsituation im Unternehmen verschaffen wollen.

    Den Fragebogen erstellen

    Jetzt ist es an der Zeit für den nächsten Schritt: Machen Sie ein Brainstorming und überlegen Sie sich geeignete Fragen. Geht es um eine Pulsbefragung, sollten Sie sich kurzfassen. Dann sind 5-10 Fragen vollkommen ausreichend. Bei einer Mitarbeiterbefragung können Sie durchaus mehr in die Breite sowie in die Tiefe gehen. Entscheiden Sie sich auch, ob ein Multiple Choice Fragebogen ausreicht oder wo es vielleicht mehr Sinn machen könnte, Platz für ausführlichere Antworten der Mitarbeitenden zu lassen.

    Durchführung der Umfrage

    Zum festgelegten Termin wird der Fragebogen den Mitarbeitenden zugänglich gemacht. Achten Sie darauf, dass Sie einen Termin vorgeben, bis zu dem der ausgefüllte Fragebogen wieder zurückgeschickt werden soll.
    Deutlich eleganter und unkomplizierter ist es, wenn Sie digitale Tools für die Umsetzung nutzen. Inzwischen gibt es zahlreiche verschiedene HR-Software-Lösungen, mit deren Hilfe Umfragen digital durchgeführt werden können. Dabei kümmert sich das System darum, die Fragebögen rechtzeitig auszuspielen, verschickt bei Bedarf Reminder und verarbeitet auch die Ergebnisse, sodass das HR direkt Zugriff auf die Auswertungen haben.

    Auswerten und Trends erkennen

    Liegen die Ergebnisse der Umfrage vor, ist es Zeit für den nächsten Schritt. Die gesammelten Daten müssen nun analysiert werden. Welche Schlussfolgerungen lassen sich aus der Auswertung ziehen? Zeichnen sich Trends ab? Welche Maßnahmen lassen sich darauf ableiten?

    Maßnahmen umsetzen

    Im letzten Schritt geht es dann darum, die aus den erhobenen Daten gezogenen Schlüsse in die Tat umzusetzen. Wie können Sie die kurz- bzw. mittel- und langfristigen Maßnahmen, die sich daraus ergeben, implementieren? Was müssen Sie dabei bedenken? Welche Teams sind für die Umsetzung wichtig?
    Darüber hinaus ist natürlich auch die Kommunikation entscheidend. Die Ergebnisse sollten im Anschluss an die Umfrage flächendeckend kommuniziert werden. Ebenso sollten alle im Unternehmen regelmäßig über die Ergebnisse der daraus abgeleiteten Maßnahmen informiert werden. Dies garantiert Transparenz, was wiederum ein wesentlicher Faktor für Mitarbeiterzufriedenheit ist.

    Befragungen: Darauf sollten Sie achten

    Wer sichergehen will, dass Umfragen im Unternehmen gute und belastbare Ergebnisse erbringen, sollte einige wesentliche Punkte beachten. Leider werden sie nur allzu oft im Eifer des Gefechts vergessen oder sie werden schlicht und ergreifend für nicht relevant gehalten. Das jedoch erweist sich in den allermeisten Fällen als gravierender Fehler. Und im Folgenden werden die Bereitschaft sowie die Motivation der Mitarbeitenden, die Umfragen zu unterstützen, merklich sinken.
    Behalten Sie deshalb diese Punkte im Hinterkopf, wenn Sie erfolgreiche Befragungen durchführen wollen:

    Stellen Sie Anonymität sicher

    Auch wenn die Versuchung vielleicht groß sein sollte, achten Sie unbedingt auf die Anonymität bei Ihren Umfragen. Dies garantiert, dass Sie von den Mitarbeitenden ein offenes und ehrliches Feedback erhalten.
    Vorsicht auch bei so einem Fall: Teilweise lassen sich anhand der angegebenen Daten zu Geschlecht, Alter und Abteilung Rückschlüsse auf den jeweiligen Mitarbeitenden ziehen. Etwa weil in der Abteilung xy nur fünf Personen tätig sind und nur einer davon weiblich ist. Widerstehen Sie der Versuchung und bleiben Sie fair. Anonymität ist das oberste Gebot, um ehrliche Antworten zu erhalten.

    Kommunizieren Sie

    Ein typischer Fehler im Zusammenhang mit Befragungen ist mangelnde Kommunikation. Gehen Sie transparent vor und informieren Sie die Belegschaft umfassend! Das beinhaltet nicht nur die Tatsache, dass eine Umfrage stattfinden soll, sondern auch Angaben über Sinn und Zweck sowie den Ablauf. Und vergessen Sie auch nicht darauf hinzuweisen, wofür die Ergebnisse der Befragung im Anschluss verwendet werden sollen.

    Handeln Sie proaktiv

    Lassen sich anhand des Feedbacks der Mitarbeitenden Missstände im Unternehmen erkennen? Gibt es irgendwo deutliche Reibungsverluste? Nehmen Sie das Feedback ernst und leiten Sie kontinuierlich konkrete Maßnahmen aus den Umfrageergebnissen ab, die dann auch in die Tat umgesetzt werden. Vergessen Sie aber bitte nicht, dies auch entsprechend zu kommunizieren.

    Setzen Sie auf digitale Umfragetools

    Mitarbeiter- und Pulsbefragungen sind ein wertvolles Instrument, das wichtige Prozesse im Unternehmen in Gang setzen kann bzw. entscheidend hilft, diese nachhaltig zu optimieren. Nutzen Sie also die Gelegenheit dazu. Deutlich zeitsparender lassen sich Befragungen mithilfe von digitalen Anwendungen umsetzen. Lassen Sie sich die Gelegenheit nicht entgehen, durch das richtige Tool schneller und einfacher wertvolle Einblicke zu erhalten.

    Fazit: Feedback und Umfragen nutzen – aber clever

    Zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen, wer möchte das nicht? Genau deshalb sind aber auch Feedbackgespräche, Mitarbeiterbefragungen und Pulsbefragungen so wertvoll. Denn mithilfe dieser Instrumente lässt sich nicht nur ein Überblick über die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gewinnen, dies lässt ebenfalls Rückschlüsse darüber zu, wie man deren Motivation steigern kann. Was wiederum die Produktivität nachhaltig fördern und ein Klima der Innovation einleiten kann.

    Darüber hinaus haben Feedback und Umfragen noch einen weiteren, handfesten Vorteil. Durch die umfassenden Einblicke, die eine Mitarbeiterbefragung bietet, sowie die flexible Erfassung der aktuellen Stimmungen im Unternehmen mithilfe von Pulsbefragungen ergibt sein ein Bild, wo es noch Optimierungsbedarf im Unternehmen gibt. Wer die unterschiedlichen Methoden miteinander kombiniert, hat es insofern deutlich leichter, das Unternehmen zukunftsfähig zu machen.

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