Kenjo: ganzheitliche Personalverwaltung

GESAMTBEWERTUNG

4.3

Zusammenfassung

  • Pro

    Hoher Automatisierungsgrad, Self-Service

  • Contra

    Keine One-Click-Bewerbung

  • Fazit

    Empfehlenswert

Bewertung

4
Funktionen
5
Usability
4.5
Einrichtung
3.5
Kundenfeedback

white-profile_v1Kenjo nimmt in der Personalverwaltung zeitaufwendige administrative Tätigkeiten ab. Als ganzheitliche HR-Lösung erlaubt es Kenjo, Mitarbeiter nicht nur zu rekrutieren, sondern anschließend auch selbst mit in jegliche HR-Prozesse einzubinden. Ob Abwesenheitsanträge annehmen oder Feedback einsammeln – Kenjo unterstützt dabei und behält zugleich das Mitarbeiterengagement im Auge.

Über das Unternehmen

Kenjo ist ein innovatives Organisationsbetriebssystem, das das Management und HR mit den notwendigen HR-Tools ausstattet, um Mitarbeiter und Führungskräfte von morgen zu unterstützen. Der gleichnamige Hersteller ermöglicht seinen Anwendern, neue Mitarbeiter über eine einheitliche Plattform zu rekrutieren und zu binden und die Mitarbeiterentwicklung zu fördern. Eine weitere wichtige Komponente sind das Abwesenheitsmanagement und die Zeiterfassung, die die perfekte Grundlage für Home Office-Möglichkeiten bieten. Kenjo wurde im Jahr 2017 gegründet und hat inzwischen Kunden in über fünf Ländern.

Die Funktionen im Überblick

Die All-in-One HR-Software Kenjo unterstützt bei der Personalverwaltung mit Funktionen in den folgenden Bereichen:

  1. Recruiting
  2. Abwesenheitsmanagement
  3. Personaladministration, inklusive Dashboards und Templates
  4. Onboarding und Organigramm
  5. Zeiterfassung
  6. Workflows
  7. Vorbereitende Lohnbuchhaltung
  8. Berichte und Analytics
  9. Performance Review
  10. Mitarbeiterzufriedenheit
  11. Ziele und OKRs

Die Funktionen im Detail

Recruiting

Die Personalbeschaffung beansprucht inzwischen einen Großteil des Aufwandes in der Personalverwaltung. Kenjo hilft seinen Anwendern dabei, das gesamte Recruiting zu optimieren und auf Basis datengestützter Entscheidungen die besten Kandidaten zu finden. Anhand einer frei konfigurierbaren Karriereseite können Arbeitgeber mit wenigen Klicks ihre Vakanzen erstellen und veröffentlichen. Individuell anpassbar bei Karriereseiten und Stellenanzeigen sind Layout, Farben, Schriftarten und Inhalt. Positiv: Anwender benötigen keinerlei technisches Vorwissen, um eine Karrierehomepage erstellen.

Dank Multiposting-Funktion lassen sich bestehende Vakanzen nicht nur auf der eigenen Karriereseite veröffentlichen, sondern zeitgleich auf etwa 300 internationalen Stellenbörsen.  Ebenso können durch die Kenjo-Browsererweiterung Profile aus den sozialen Netzwerken wie LinkedIn erfasst und im System gespeichert werden. Innerhalb des Systems können sich alle Mitarbeiter, die am Recruiting-Prozess beteiligt sind, über Bewerbungseingänge austauschen.

Der Vorteil: Kommunikation findet gebündelt an einem (virtuellen) Ort statt. Der Zugriff auf die einzelnen Daten aus den Bewerbungseingängen wird über Rollen und Berechtigungskonzepte geregelt. So sieht jeder Anwender nur, was für seine Augen bestimmt ist. Denn der Hersteller legt großen Wert auf das Thema Datenschutz. Anwender teilen den Zugriff auf Lebensläufe und Notizen innerhalb der Plattform somit sicher.

Auch beim Jobinterview unterstützt das Tool von Kenjo. Anwender können Interviews auf Basis frei konfigurierbarer Scorecards führen und diese im Anschluss mit den Ergebnissen aus anderen Interviews vergleichen. Darauf basierend lassen sich im Handumdrehen datengestützte Entscheidungen treffen, hinter denen jeder stehen kann. Ein weiteres Feature ist das Anlegen von Talentpools.

Abwesenheitsmanagement und Dokumente

Dank Self-Service-Anwendungen können Personalverantwortliche Mitarbeiter an der Personalverwaltung beteiligen. Arbeitnehmer haben über das Tool die Möglichkeit, Krankschreibungen hochzuladen, Vorschläge für Datenänderungen einzureichen, HR-Dokumente einzusehen oder Abwesenheiten zu beantragen. Regionale Feiertage werden im System angezeigt.

Damit Anträge von vornherein getreu der Richtlinien im Unternehmen ausgefüllt werden und zügigen Genehmigungen nichts im Wege steht, lassen sich die wichtigsten Vorschriften und Bestimmungen im System hinterlegen.

Außerdem lassen sich sämtliche Dokumente der Mitarbeiter übersichtlich in einem Mitarbeiterprofil speichern. Über einen individuellen Zugang haben Arbeitnehmer jederzeit die Möglichkeit, ihre Daten zu aktualisieren. Das nimmt HR viel Arbeit ab und vermeidet Fehler: Wer kennt seine Daten schließlich besser als der Mitarbeiter selbst? Weitere Features sind die Digitale Personalakte und die Erstellung personalisierter Dokumente (z.B. Verträge).

Personaladministration, inklusive Dashboards und Templates

Auch bei administrativen Tätigkeiten unterstützt Kenjo. Anwender haben dank des Tools stets alle Prozesse und Abläufe unter Kontrolle. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen dafür, dass etwa auslaufende Probezeiten, Dokumente, Verträge und fällige Entwicklungsgespräche nicht in Vergessenheit geraten. Die versendeten E-Mails können frei gestaltet werden und jeder Empfänger entscheidet selbst, welche Benachrichtigungen er erhält.

Alle zugriffsberechtigten Personen können jederzeit orts- und zeitunabhängig einen Einblick in die digitale Personalakte erhalten, wobei ein Rechtesystem dafür sorgt, dass jeder nur das sieht, wofür er auch autorisiert ist. Das hat den großen Vorteil, dass mehrere Anwender parallel die Akten einsehen können, eine ideale Voraussetzung für Home Office. Ebenso sind Vorlagen angelegt, mit denen in wenigen Klicks Zeugnisse generiert werden können.

Onboarding und Organigramm

Kenjo hilft seinen Anwendern auch bei der Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter. Mit dem Tool haben Anwender zum Beispiel den anfallenden Papierkram erledigt, noch bevor neue Mitarbeiter ihren ersten Tag im Unternehmen erleben. Dazu senden sie ganz einfach eine automatische Willkommens-E-Mail und die entsprechenden Anleitungen an die neuen Kollegen.

Auf Basis der eigenen Onboarding-Erfahrungen entwickeln Anwender mit Kenjo außerdem individuelle Checklisten, damit im Onboarding-Prozess nichts in Vergessenheit gerät. Die einzelnen Aufgaben werden dann automatisch dem richtigen Ansprechpartner zugewiesen, sodass alle Beteiligten stets über die anstehenden Aufgaben informiert sind.

In dem Zusammenhang sind auch Organigramme eine hervorragende Möglichkeit, um die Organisationsstrukturen und Beziehungen im Unternehmen zu verstehen und dadurch besser fundierte und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Hier können Organigramme nach Standort und Abteilung gefiltert sowie exportiert werden, um diese in Präsentationen oder Berichte einzufügen.

Zeiterfassung

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Arbeitszeiten, Pausen und geleistete Stunden des Arbeitnehmers und freien Mitarbeiters werden einfach und unkompliziert festgehalten. Die HR Software von Kenjo erfasst Arbeiten außerhalb des Büros wie Home-Office, Dienstreise und Außendienst schnell und effektiv. Das Tool ist auch per Handy, iPad oder Laptop außerhalb des Büros jederzeit einsehbar. Die Zeiterfassung ist mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung synchronisiert, was die Abrechnung gerade bei Teilzeitmitarbeitern vereinfacht.

Positiv sind hier die einfache Nutzbarkeit und Transparenz hervorzuheben: Einsatzorte und Tätigkeiten sind von Mitarbeitern und Managern jederzeit einsehbar und von Vorgesetzten zu genehmigen, auch von mobilen Endgeräten. Ortsunabhängiges Arbeiten wird dadurch zum Kinderspiel.

Workflows

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Durch eine Automatisierung der gängigen Arbeitsprozesse lassen sich alle eigenen Prozesse in der Firma mit Aufgaben und E-Mail-Erinnerungen organisieren. Auch das schafft Transparenz und Zufriedenheit. Damit sind sich alle Beteiligten über anstehende Aufgaben im Klaren und können flexibel reagieren. Die Workflows sind individuell anpassbar und je nach Mitarbeiter und Team definierbar.

Ebenso bietet Kenjo die Möglichkeit, per automatisierten Benachrichtigungen an Vertragsverlängerungen, auslaufende Probezeiten, Arbeitserlaubnisse oder Immatrikulationsbescheinigungen zu erinnern. Neue Mitarbeiter können vom ersten Arbeitstag an wichtige Personalien wie den Ausweis oder Steuernummer hochladen und die Personalabteilung wird umgehend davon in Kenntnis gesetzt.

Im Prinzip sind hier die meisten Arbeitsprozesse, die in der normalen Routine viel Zeit in Anspruch nehmen und meist in dicken Aktenordnern landen, digitalisierbar: Sei es die Benachrichtigungen über genehmigte Urlaubsanträge, Jobkandidaten automatisch über ihre Fortschritte zu informieren oder beteiligte Teams beim Onboarding neuer Mitarbeiter über die passende Vorbereitung zu informieren. Zeitersparnis ist hier das Stichwort.

Vorbereitende Lohnbuchhaltung

Kenjo bietet auch ein Feature für die vorbereitende Lohnbuchhaltung an. Hilfreich ist hierbei die automatische Erfassung aller relevante Mitarbeiterdaten für jeden Abrechnungszyklus, einschließlich der Gehälter, Boni und Zuschüsse. Damit können HRler schnell und einfach alle lohnabrechnungsrelevanten Änderungen überprüfen und gegebenenfalls Gehaltsanpassungen, Zuschüsse und Neueinstellungen angleichen.

Als Vorteil erweist sich die Möglichkeit, dass die Lohnbuchhaltung über mehrere Tochterunternehmen verteilt geführt werden können. Ebenso positiv werten wir, dass die Abrechnungsdaten in mehreren Formaten wie CSV, Excel oder Datev für Deutschland und A3 für Spanien exportiert werden können – sogar direkt vom Steuerbüro mit gegebener Berechtigung.

Berichte und Analytics

Heutzutage ist es wichtiger denn je, Informationen über den Zustand der Unternehmen und Mitarbeiter zu sammeln und schnell und effektive Maßnahmen zur Personalentwicklung zu entwickeln. Mit den passenden Berichten und HR-Analytics gehören Entscheidungen aus dem Bauchgefühl heraus, die viele Personaler aufgrund fehlender Daten lange getroffen haben, der Vergangenheit an. Denn eine hohe Fluktuation bedeutet auch immer eine lange Einarbeitungszeit und dementsprechend verloren gegangenes Investment.

Individuell angepasste Reportings zu allen wichtigen Daten wie Neueinstellungen und Kündigungen, Gehalt, Zeiterfassung, Urlaub und Krankheit sorgen für eine schnelle Optimierung von eventuellen Problemen und zeigen gleich noch verstecktes Potenziale auf.

Performance Review

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Performance Reviews sind für die richtige Richtung eines jeden Mitarbeiters wichtig. Gewährleisten sie doch eine Dokumentation der bisherigen Leistungen und ebnen den Weg für künftiges Wachstum und Weiterentwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen.

Mit Kenjo wird die Evaluierung und Auswertung auf beiden Seiten zum Kinderspiel. Durch einen offenen Feedbackprozess können Leistungsfortschritte und entsprechende Leistungsträger dementsprechend früh erkannt werden. Während des Meetings können Personaler Notizen digital festhalten und den jeweiligen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen und Follow-up-Informationen senden. Regelmäßige Erinnerungen und Einhaltungen des Feedback-Prozesses können genau erfasst werden und Templates bieten einen guten Anhaltspunkt für die Beurteilung.

Mitarbeiterzufriedenheit

Kenjo unterstützt Arbeitgeber im Rahmen einer performanten Personalverwaltung auch dabei, herauszufinden, in welchen Bereichen des HR-Managements oder der Organisationsentwicklung aus Sicht der Arbeitnehmer Verbesserungsbedarf besteht.

Über das integrierte Feedback-Tool erkennen Arbeitgeber dank automatischer Zufriedenheitsumfragen Probleme, bevor sie zu groß werden. Über den Net Promoter Score, dem sogenannten eNPS, können Personaler wöchentlich, monatlich oder quartalsweise das Mitarbeiterengagement ihrer Mitarbeiter messen. Fundierte Fragebogen zu relevanten Themen geben Einblick in die Motivation und Produktivität und zeigen mögliche Herausforderungen rechtzeitig an.

Selbstverständlich sind diese Feedbacks anonymisiert und nach verschiedenen Kategorien filterbar.

Ziele und OKRs

Das Erkennen und Beschreiben der richtigen Unternehmensziele sind das A und O des modernen Managements. Mitarbeiter fixieren regelmäßig ihre vereinbarten Ziele und besprechen anschließend, was in den letzten Monat geleistet wurde und was nicht. Diese schriftlich vereinbarten Zielvereinbarungen schaffen Verbindlichkeit und Transparenz. Zielvereinbarungen können in Performance Reviews eingebaut und verschiedene Parameter bei der Zielsetzung ausgewählt werden.

Bewertung

Noch einmal zusammengefasst bietet das Tool von Kenjo in der Personalverwaltung Unterstützung in den folgenden Bereichen:

  • Erstellen einer individuellen Karriereseite
  • Multiposting
  • Erstellen von Talentpools
  • Interview Leitfäden
  • Interviewplanung
  • Zusammenstellen von Recruiting-Teams
  • Onboarding
  • Zeiterfassung und Time Off
  • Digitale Personalakte
  • Vertragsmanagement
  • Dokumenterstellung
  • Workflows
  • Berichte und HR Analytics
  • Performance Reviews und Mitarbeiterzufriedenheit
  • Ziele und OKRs
  • Vorbereitende Lohnbuchhaltung

Ein besonderes Plus von Kenjo sind die automatisierten Umfragen, die mit dem Tool leicht gesteuert werden können. Diese sind die Basis, um das Mitarbeiterengagement entscheidend zu verbessern.

Denn zufriedene Mitarbeiter sind motivierter und engagieren sich mehr im Unternehmen. Dazu muss ein Arbeitgeber aber wissen, welche Bedürfnisse sie haben. Eine Mitarbeiterbefragung liefert hier ein eindeutiges und fundiertes Feedback, in welchen Bereichen sich ein Arbeitgeber verbessern sollte und in welchen Bereichen bereits gute Arbeit geleistet wird.

Das ist es auch, was Nutzer von Kenjo vor allem an dem Tool schätzen: Es gibt ihnen in seiner vollen Funktionsbandbreite die nötige Unterstützung, sich statt auf Administratives endlich auf die Mitarbeiter konzentrieren zu können. Dank einer hohen Funktionsbandbreite, Automatisierungen und Self-Service-Anwendungen können organisatorische Dinge einfach, schnell und übersichtlich erledigt werden. In der frei gewordenen Zeit können sich HR-Manager gezielt der Mitarbeiterentwicklung und -auswahl widmen und so für ein glückliches Team sorgen.

Apropos Prozessautomatisierung. Hier sorgen die folgenden Features dafür, dass sich innerhalb des gesamten Kenjo-Universums Prozesse wie von selbst erledigen:

  • E-Mail-Benachrichtigungen: Personalverantwortliche organisieren ihre Arbeit mit automatischen E-Mail-Benachrichtigungen, um nichts mehr zu übersehen. Sie können diese für Abwesenheitsanfragen, Dokumente, Genehmigungen, neue Surveys, Kommentare und vieles mehr nutzen.
  • Konfigurierbare Genehmigungen: HR-Manager gestatten Vorgesetzten innerhalb des Systems, Anträge zu genehmigen oder abzulehnen, zugeschnitten auf die eigenen internen Strukturen.
  • Erinnerungen: Anwender vergessen nie wieder einen wichtigen Termin in der Personalverwaltung, weil Kenjo vorher automatisch daran erinnert. Zum Beispiel an Probezeitgespräche, Beurteilungen, Geburtstage und, und, und.
  • Checklisten: HR-Manager legen Checklisten an und verteilen so automatisch Aufgaben an andere Personen. Zum Beispiel in den Bereichen: Onboarding, Offboarding oder Mitarbeitergespräche.
  • Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement: Besonders für das Home Office sind diese Features nicht mehr aus der Arbeitswelt wegzudenken. Einsatzorte und Tätigkeiten sind von Mitarbeitern und Managern auch von mobilen Endgeräten jederzeit einsehbar und upzudaten. Ebenso können Mitarbeiter auch von zu Hause ihre Krankmeldungen und andere Dokumente direkt und für die Verantwortlichen sichtbar hochladen.

Und: Kenjo ist cloudbasiert. Anwender können also jederzeit und von jedem Gerät aus darauf zugreifen, solange sie eine Internetverbindung haben. In diesem Zusammenhang noch ein paar Worte zum Datenschutz und zur Datensicherheit. Um beides müssen sich Anwender von Kenjo keine Sorgen machen.

Der Hersteller nimmt das Thema Datenschutz und Datensicherheit nämlich sehr ernst. Kurz nach der Gründung im Jahr 2017 hat der Hersteller einen Datenschutzbeauftragten ernannt, der das Design und die Infrastruktur von Kenjo komplett überprüft und freigegeben hat. Damit entspricht das Tool den höchsten Standards in Sachen Datenschutz und Datensicherheit.

Kenjo speichert Kundendaten ausschließlich in der EU. Die IT-Infrastruktur ist auf Servern von Amazon Web Services (AWS) gespeichert, welche den Datenschutz ebenso ernst nehmen wie Kenjo. Die Hauptdatenbank befindet sich in Frankfurt am Main und jede Sekunde wird ein Backup vorgenommen, das jeweils an einem anderen Ort innerhalb der EU (Dublin, Irland) gespeichert wird.

Alle Daten sind umfassend verschlüsselt, sowohl in der Kenjo-Datenbank als auch während der Übermittlung. Dies geschieht mithilfe der gleichen Technik, die auch für Online-Banking genutzt wird.

Außerdem positiv: Bei Kenjo herrscht absolute Preistransparenz. Mit einem Preisrechner auf der Webseite können Unternehmen spielend leicht ausrechnen, was sie der Betrieb von Kenjo pro Monat kostet. Geeignet ist das System für jede Unternehmensgröße. Für kleinere Betriebe unter zehn Mitarbeitern fallen überschaubare 45 Euro im Monat an. Für einen Mitarbeiterstamm von etwa 400 Usern fallen 2.000 Euro im Monat an.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.