Arbeitsrecht & Legal Tech – Juristische Fragen und Maßnahmen im HR digital gelöst

Wichtige Rechtsgrundlagen im HR

Häufig wird unterschätzt, wie wesentlich es ist, dass die arbeitsrechtlichen Vorgaben tatsächlich eingehalten werden – insbesondere in Bezug auf das Arbeitsklima. Das Ziel des Arbeitsrechtes ist es, grundsätzlich faire Arbeitsbedingungen zu schaffen. Fair bedeutet in diesem konkreten Fall, dass sowohl die Rechte der Mitarbeitenden als auch die Interessen des Unternehmens geschützt werden sollen. Vor diesem Hintergrund ist es deutlich einfacher, Konflikte zu vermeiden und ein positives Arbeitsumfeld sicherzustellen. Die beständige Aktualisierung ist deshalb eine zentrale Aufgabe der HR-Verantwortlichen.

Wird es versäumt, die arbeitsrechtlichen Vorgaben umzusetzen, können Konflikte mit gravierenden Folgen daraus resultieren. Sogar eine nachhaltige Image-Schädigungen des Unternehmens ist möglich. 

Daher ist es auch so entscheidend, dass Arbeitsverträge korrekt formuliert sind und sich an den jeweils aktuellsten Regelungen orientieren. Dies gilt ebenfalls für Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen, Datenschutz und insbesondere auch für Kündigungen. Diese zählen zu den sensibelsten Bereichen des Arbeitsrechtes. Kommt es hier zu Versäumnissen, landet man in der Regel sehr schnell vor dem Arbeitsrichter.

Arbeitsrecht: Typische Herausforderungen für das HR

Das Arbeitsrecht ist vielschichtig und zahlreiche Prozesse im Personalmanagement werfen spezielle Fragen auf, wodurch im Alltag spezifische Herausforderungen auftreten:

• Kündigung und Kündigungsschutz: Wie bereits zuvor erwähnt, ist das Thema Kündigungen durchaus brisant. Grund hierfür ist oftmals der vom Gesetzgeber vorgesehene Arbeitsschutz der Mitarbeitenden, der bei einer Kündigung stets zu beachten ist. Aber auch andere gesetzliche Vorgaben müssen im Blick behalten und korrekt umgesetzt werden, damit eine Kündigung rechtens ist. 
• Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz: Als das AGG vor einigen Jahren eingeführt wurde, war es das Ziel, die Mitarbeitenden in Unternehmen vor Diskriminierung zu schützen und eine Gleichstellung zu gewährleisten. Aufgrund der sehr komplexen Thematik ist eine umsichtige Anwendung erforderlich. Nur entsprechend sensibilisierte Personaler können die korrekte Umsetzung und eine Gleichstellung im Unternehmen gewährleisten.
• Arbeitszeitmodelle und Remote-Work: Nicht erst seit der Corona-Pandemie sind flexible Arbeitszeiten und Home-Office wichtige Themen im HR. Immer mehr Arbeitnehmer wünschen sich höchstmögliche Flexibilität, um eine gute Work-Life-Balance zu haben. Tatsächlich bietet insbesondere Remote-Arbeit nicht nur für die Mitarbeitenden Vorteile, sondern auch für das Unternehmen. Die Umsetzung jedoch kann sich schwierig gestalten, denn es werden auch arbeitsrechtliche Fragen aufgeworfen – etwa: welche Arbeitszeit gilt, wie sieht es mit den Erreichbarkeiten aus und wie kann der Datenschutz bei einer Home-Office-Tätigkeit sichergestellt werden.
• Arbeitsschutzgesetz: Um die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten, sind entsprechende Regelungen zu beachten und im Arbeitsalltag umzusetzen. Typische Themen sind hier neben dem Arbeitsschutz am Arbeitsplatz auch die Einhaltung von Arbeits- und Pausenzeiten sowie Überstunden.
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): Existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, greift das Betriebsverfassungsgesetz. Diese regelt die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Dem HR obliegt es, den Betriebsrat bei gewissen Entscheidungen rechtzeitig einzubinden. Mitbestimmungspflichtig sind beispielsweise Einstellungen, Kündigungen sowie Versetzungen.

Betriebsübergang: Kommt es zu einer Unternehmensübernahme oder einer Fusion, sind besondere Regeln im Arbeitsrecht zu beachten. Für einen sogenannten Betriebsübergang gibt es spezielle Bestimmungen. Dazu gehört beispielsweise, dass die Arbeitnehmerrechte weiterhin gewahrt werden. Im Zentrum der Überlegungen steht dann meist die konkrete Weiterführung von Arbeitsverträgen. Aber auch dem Kündigungsschutz kommt in so einem Fall eine bedeutende Rolle zu.

Best Practices im Umgang mit Arbeitsrecht

Um das Arbeitsrecht effektiv in Ihren HR-Prozessen zu verankern, sollten Sie einige Best Practices beachten:

• Verträge und Richtlinien regelmäßig überprüfen: Arbeitsverträge und interne Richtlinien sollten regelmäßig geprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den neuesten gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Dazu gehört auch, sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter immer auf Basis der aktuellen Vertragsvorlagen eingestellt werden.
• Schulung der Führungskräfte: Führungskräfte spielen eine Schlüsselrolle in der Umsetzung arbeitsrechtlicher Vorgaben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Führungskräfte regelmäßig im Bereich Arbeitsrecht geschult werden, insbesondere in Bezug auf Mitarbeiterführung, Kündigungen und Konfliktmanagement.
• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Sämtliche arbeitsrechtlichen Entscheidungen, insbesondere bei Kündigungen oder Abmahnungen, sollten dokumentiert und nachvollziehbar begründet sein. Eine lückenlose Dokumentation hilft im Falle von Rechtsstreitigkeiten, Ihre Entscheidungen zu untermauern.
• Kommunikation mit dem Betriebsrat: Eine enge und transparente Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat ist entscheidend, um Konflikte zu vermeiden. Der Betriebsrat hat bei vielen arbeitsrechtlichen Themen Mitbestimmungsrechte, beispielsweise bei Einstellungen, Versetzungen oder Kündigungen.
• Arbeitszeitregelungen überwachen: Stellen Sie sicher, dass Arbeitszeitregelungen korrekt umgesetzt und eingehalten werden. Dies betrifft insbesondere die Dokumentation von Überstunden, Pausenzeiten und Ruhezeiten. Die Nichteinhaltung kann zu rechtlichen Konsequenzen führen.
• Beschwerdemanagement etablieren: Sorgen Sie dafür, dass ein effektives Beschwerdemanagement im Unternehmen vorhanden ist. Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, bei arbeitsrechtlichen Problemen oder Bedenken eine Beschwerde einzureichen. Dieses System sollte transparent und zugänglich sein.

Arbeitsrecht im HR: Was ist Legal Tech?

Angesichts der vielfältigen rechtlichen Herausforderungen, die im HR berücksichtigt und umgesetzt werden müssen, ist es für große Unternehmen meist schon länger selbstverständlich, einen eigenen Juristen zu beschäftigen, der sich auf das Thema Arbeitsrecht spezialisiert hat. Ein Luxus, der für kleine und mittelständische Unternehmen im Regelfall nicht infrage kommt. Hier ist Legal Tech eine gute Option.

Legal Tech, Abkürzung für Legal Technology, umfasst digitale Lösungen, welche verschiedene juristische Arbeitsprozesse in Unternehmen vereinfachen. Eine solche digitale Lösung kann beispielsweise ein passendes Software-Tool bzw. eine HR-Software sein.

Dank Legal Tech können sowohl einzelne Prozesse als auch ganze Dienstleistungen mehr und mehr digitalisiert werden. Diese Automatisierung führt zu einer Steigerung der Effizienz und Ihr Team kann sich nun auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig führt die Einführung einer Legal-Tech-Software zur Senkung von Kosten und erhöht die Sicherheit in Ihrem Unternehmen. Sie profitieren nämlich von der Rechtsexpertise von Profis.

Welche Einsatzmöglichkeiten gibt es für Legal Tech?

Mithilfe dieser digitalen Technologien lassen sich inzwischen diverse arbeitsrechtliche Prozesse im HR, die früher per Hand und somit sehr aufwändig abgewickelt wurden, nun deutlich effizienter gestalten. Dabei handelt es sich beispielsweise um:

• Vertragsprüfung: Während früher Arbeitsverträge, Kündigungen und andere rechtliche Dokumente erst an einen Anwalt geschickt werden mussten, damit dieser sie auf ihre Rechtmäßigkeit hin überprüft, ist inzwischen dank Legal Tech ein automatischer Check möglich. Die intelligenten Softwarelösungen analysieren die Dokumente deutlich schneller und kostengünstiger und senken zugleich das Fehlerrisiko deutlich. So lassen sich ungültige Klauseln und Co. schnell eliminieren und das Risiko von Rechtsstreitigkeiten wird reduziert.
• Abmahnungs- und Kündigungsmanagement: Legal-Tech-Tools, die auf die Dokumentation und Verwaltung von Abmahnungen und Kündigungen ausgerichtet sind, gewährleisten, dass diese Prozesse rechtskonform und transparent gestaltet und abgewickelt werden.
• Compliance-Management: Auch in Bezug auf die Umsetzung von Arbeitsschutzgesetzen sowie Datenschutzrichtlinien können Legal-Tech-Systeme das Personalmanagement effektiv dabei unterstützen, derartiges zuverlässig zu überwachen.
• Automatisierte Dokumentenerstellung: Legal Tech ermöglicht des Weiteren eine automatisierte Erstellung unterschiedlicher HR-Dokumente, bei denen Rechtssicherheit entscheidend ist – von Arbeitsverträgen bis hin zu Abmahnungen. Hierbei ist auch die individuelle Erstellung kein Problem. Basis der Programme sind rechtssichere Standard-Vorlagen, die nach Bedarf angepasst werden können.

Online-Rechtsberatung: Legal Tech umfasst darüber hinaus auch die Option zur konkreten Rechtsberatung im Bedarfsfall – hierfür werden jedoch Online-Plattformen genutzt. Statt lange auf eine Antwort warten zu müssen, erhalten hier Arbeitgeber schnelle und unkomplizierte Hilfe bei juristischen Fragen und Problemen aller Art. Ein konkreter Termin ist hierfür nicht erforderlich.

Die Vorteile von Legal Tech

Die Nutzung von Legal Tech im HR kann angesichts der zahlreichen arbeitsrechtlichen Prozesse, die zu bewältigen sind, äußerst vorteilhaft für ein Unternehmen sein. Durch eine Reduzierung des administrativen Aufwands werden bei den HR-Verantwortlichen Kapazitäten frei, die es diesen ermöglichen, sich stärker auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.

So bietet Legal Tech beispielsweise ein deutliches Zeitersparnis-Potenzial. Denn anstatt aufwändige Verträge oder Kündigungen auf ihre Korrektheit hin zu prüfen, können diese durch die digitalen Lösungen unkompliziert und rechtssicher mit wenigen Klicks erstellt werden. Ebenfalls entfällt damit ein zeitintensives Berechnen von Abfindungen.

Durch die Automatisierung von Prozessen sowie standardisierte Abläufe bei Legal Tech, werden zudem Fehler auch nachhaltig minimiert. Meist schleichen sich diese durch die Eingabe per Hand oder die – menschliche – Interpretation von Sachverhalten ein. Die Systeme filtern das jeweils Relevante heraus und checken in Echtzeit die Eingaben auf die „harten Fakten“ hin. Das sorgt für ein Plus an Rechtssicherheit.

Wer bislang einen Anwalt oder einen Rechtsberater eingebunden hat, um sich in Zweifelsfällen beraten zu lassen, der profitiert bei derartigen digitalen Lösungen zudem von einer finanziellen Entlastung, immerhin ist hier die juristische Leistung integriert und entsprechend kostengünstiger. Das macht Legal Tech insbesondere für kleinere und mittelständische Unternehmen besonders attraktiv.

Gerade in arbeitsrechtlichen Angelegenheiten muss es manchmal sehr schnell gehen, dies kann insbesondere für Kündigungen mit sofortiger Freistellung gelten, um nur ein Beispiel zu nennen. Hier punktet Legal Tech mit einem weiteren entscheidenden Vorteil: Während Anwälte und Rechtsberater meist nur zu den Bürozeiten erreichbar sind, stehen diese Software-Tools rund um die Uhr zur Verfügung.

Legal Tech im Arbeitsrecht: Herausforderungen und Zukunft

Der Einsatz von Legal Tech im HR hat definitiv großes Potenzial. Künftig werden sicherlich immer mehr Unternehmen auf diese effizienten und effektiven Technologien zurückgreifen, um HR-Prozesse rechtssicher zu gestalten. Trotz zahlreicher Vorteile gibt es allerdings auch noch einige Herausforderungen in Bezug auf den Einsatz von Legal Tech im Personalmanagement.

Immer wieder gibt es arbeitsrechtliche Fragen, die sehr komplex sind. Hier ist eine tiefgehende Analyse durch einen erfahrenen Anwalt meist unerlässlich. Derartige Fragen lassen sich derzeit durch die Software (noch) nicht lösen. Den menschlichen Anwalt kann Legal Tech bislang nicht ersetzen, allerdings unterstützt es ihn in einem hohen Maße.

Auch die Einhaltung des Datenschutzes in Bezug auf Legal-Tech-Tools ist bislang noch nicht komplett geklärt. Die Anwendungen sind auf die Eingabe und Verarbeitung von persönlichen Daten angewiesen, entsprechend muss auch die vollumfängliche Einhaltung der Datenschutzrichtlinien sichergestellt sein, wenn man sie nutzen will.

Angesichts der Rasanz, mit der sich derzeit die KI (künstliche Intelligenz) weiterentwickelt und lernt, wird sich auch Legal Tech in den nächsten Jahren verändern und weiter optimiert werden. 

Legal Tech als Chance im Arbeitsrecht

Im HR-Business ist das Arbeitsrecht nicht nur ein „notwendiges Übel“, sondern auch reine rechtliche Verpflichtung sowie ein strategisches Werkzeug. Denn die arbeitsrechtlichen Bestimmungen sind die Basis für eine faire, produktive und rechtskonforme Unternehmenskultur. Wer es konsequent umsetzt, der stärkt damit auch das Vertrauen der Arbeitnehmenden in das Unternehmen.

Moderne Technologien wie Legal Tech können dazu beitragen, die arbeitsrechtlichen Prozesse im HR effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Dadurch sparen Unternehmen sowohl Zeit als auch wertvolle personelle Ressourcen. In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt ist der Einsatz von einer innovativen Technologie wie Legal Tech eine äußerst vorteilhafte Entscheidung.