Um Experten und Talente langfristig ans Unternehmen zu binden, sollten Personalverantwortliche die Skills und Kompetenzen der Schlüsselmitarbeiter stets im Blick haben und diese so entwickeln, dass es den Mitarbeitenden selbst, aber auch dem Unternehmen zugutekommt. Das sorgt nicht nur für Zufriedenheit und Motivation, sondern gibt auch wichtige Impulse für die Zukunft.
Wer neue Talente einstellt, der tut eins mit Sicherheit: einen Blick auf Fertigkeiten und Fähigkeiten werfen. Beides zusammengenommen definiert das Können einer Person. Dabei muss ein Mensch gewisse Fähigkeiten haben, um Fertigkeiten zu erlernen oder zu erwerben. Beispielsweise die Fähigkeit, Programmierkenntnisse zu erwerben, mit deren Hilfe neue Software-Lösungen entwickelt oder diffizile Maschinen bedient werden können.
Was im normalen Leben als Fähigkeiten bezeichnet wird, sind im HR die Skills. Wer im Personalmanagement tätig ist, dem ist bewusst, wie entscheidend die Skills der Mitarbeitenden für den Erfolg einer Organisation sind. Skills sind ein wichtiger Pfeiler, ein weiterer sind die Kompetenzen. Denn die konsequente Identifizierung und Entwicklung von Skills und Kompetenzen im Unternehmen und bei den einzelnen Mitarbeitenden ist entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben und optimal mit neuen Herausforderungen umgehen zu können.
Skill-Management und Kompetenz-Management: Was ist der Unterschied?
Da die Begriffe Fähigkeiten (Skills) und Kompetenzen im alltäglichen Leben häufig wie Synonyme verwendet werden, ist die begriffliche Klärung von entscheidender Bedeutung. Auch wenn Skill-Management und Kompetenz-Management sehr ähnliche Konzepte des HR sind, so sind sie doch nicht deckungsgleich. Vielmehr hat man es hierbei mit unterschiedlichen Ansätzen und entsprechend auch Schwerpunkten zu tun.
Skill-Management
Wie bereits eingangs erwähnt, handelt es sich bei Skills um erlernbare Fähigkeiten und Fertigkeiten, etwa Fremdsprachen, die Bedienung von Computern und von Anwendungen, Programmierkenntnisse usw. Sie sind entsprechend leicht identifizierbar und können gut erlernt bzw. trainiert werden. Dabei wird unterschieden zwischen Soft Skills (Teamfähigkeit, Kommunikation, Flexibilität etc.) sowie Hard Skills (technische Kenntnisse und Fähigkeiten).
Ist die Rede vom Skill-Management, geht es um die Identifikation solcher Fertigkeiten und Fähigkeiten sowie deren Förderung. Hinzu kommt darüber hinaus auch noch die Aufgabe für das Personalmanagement, die Skills zu verwalten. Nur so können sie bei Bedarf schließlich „aktiviert“ werden.
Kompetenz-Management
Wenn dagegen von Kompetenzen die Rede ist, bewegt man sich auf einer anderen Ebene. Hier geht es gewissermaßen um eine Kombination von unterschiedlichen Skills bzw. von Wissen, Fähigkeiten, Verhaltensweisen und Einstellungen. Hinzu kommt, dass sowohl Hard als auch Soft Skills Kompetenzen ausmachen.
Damit ist eine Kompetenz ein umfassenderer und komplexerer Begriff, was die Folge hat, dass es schwerer ist, sie zu messen. Aber auch die Definition, welche Kompetenzen wichtig sind oder benötigt werden, kann somit durchaus eine Herausforderung sein.
Klassische Beispiele für Kompetenzen sind beispielsweise strategisches oder auch analytisches Denken, Führungsfähigkeiten oder auch emotionale Intelligenz.
Während der Fokus beim Skills-Management auf dem einzelnen Mitarbeitenden liegt, zielt das Kompetenz-Management wiederum in eine andere Richtung. Hierbei stehen die strategischen Ziele der Organisation im Zentrum. Um diese zu erreichen, müssen die entsprechenden Kompetenzen im Unternehmen ermittelt, entwickelt und im Bedarfsfall auch optimiert werden.
Skill- und Kompetenzmanagement: Unterschiedliche Zielsetzungen
Behält man dies im Hinterkopf, erklärt sich ebenfalls, wieso Skill- und Kompetenzmanagement letztlich auch differierende Zielsetzungen haben.
So ist das Skill-Management etwa gefordert, wenn geeignete Personen für gerade anstehende Aufgaben oder neue Projekte benötigt werden. Liegen die Daten zu den Skills der Mitarbeitenden vor, kann schnell ermittelt werden, wer die erforderlichen Fähigkeiten hat, um die Aufgabe oder das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Bei Bedarf lässt sich so ebenfalls gut überblicken, inwiefern vielleicht noch Schulungen oder Trainings notwendig sind, um die benötigten Skills zu erwerben oder auszubauen.
Während es beim Skill-Management um kurzfristige Zielsetzungen handelt, ist die Erreichung von strategischen Zielen des Unternehmens langfristiger angelegt. Die ganzheitliche Entwicklung von passgenauen Kompetenzprofilen ist deutlich aufwendiger und erfordert wesentlich mehr Zeit, immerhin muss man den Hebel hier quasi an mehreren Punkten gleichzeitig ansetzen. So kann es vorkommen, dass für die benötigte umfassende Kompetenz ein Mitarbeitender sowohl Trainings, Mentoring und andere Fördermaßnahmen zur Personalentwicklung durchlaufen muss.
Typische Methoden und Werkzeuge für Skill- und Kompetenzmanagement
Um Methoden und Werkzeuge beider Ansätze zu verstehen, lohnt sich ein Blick auf die konkreten Anwendungsbereiche in Organisationen. So ist Skill-Management etwa häufig gefragt, wenn es um IT-Abteilungen oder technische Support-Teams geht. In diesen Einsatzgebieten kommt es regelmäßig zu Neuerungen. Somit ist es von entscheidender Bedeutung, dass das Wissen der Mitarbeitenden stets up-to-date ist, um die anfallenden Aufgaben bestmöglich bewältigen zu können. Dies gilt gleichermaßen für Produktionslinien.
Um dies sicherzustellen, können z.B. Lernmanagementsysteme, eine Skill-Matrix, standardisierte Tests oder auch Assessments eingesetzt werden, um den konkreten Schulungsbedarf zu ermitteln. Die Wissensvermittlung erfolgt sodann über Schulungen, Workshops oder inzwischen auch vermehrt über E-Learning.
Geht es dagegen um Themen wie Führungskräfteentwicklung, Talentmanagement oder die generelle strategische Planung, ist das Kompetenz-Management gefordert, um diese langfristigen Unternehmensziele erreichen zu können. Mithilfe von Tools wie Kompetenzmodellen, 360-Grad-Feedback, Kompetenzbewertungen und Entwicklungsplänen wird die Basis geschaffen, um zunächst einmal geeignete Kandidaten zu ermitteln.
Im nächsten Schritt werden diese durch spezielle Personalentwicklungsprogramme, Coaching und/oder Mentoring sowie mittels Soft-Skill-Trainings weiterentwickelt, bis die benötigten Kompetenz-„Bündel“ vorliegen.
Kompetenzmanagement: Wie geht man genau vor?
Während die Identifikation der Skills von Mitarbeitenden verhältnismäßig unkompliziert ist, stellt dies in Bezug auf vorhandene Kompetenzen eine ungleich größere Herausforderung für das HR dar. Immerhin sind die Kompetenzen stets im Kontext mit den langfristigen Unternehmenszielen zu sehen. Insofern ist ein schrittweises Vorgehen erforderlich.
Schritt 1: Anforderungen, Kompetenzen und Fähigkeiten identifizieren
Zunächst muss das Personalmanagement die Geschäftsziele der Unternehmung in den Blick nehmen. Welche strategischen Ziele gibt es? Welche Fähigkeiten und Kompetenzen werden benötigt, damit diese Ziele überhaupt erreicht werden können?
Erst wenn hierüber Klarheit besteht, kann im nächsten Schritt für die jeweilige Position eine Jobbeschreibung erstellt werden. Hieraus lassen sich wiederum die Anforderungsprofile generieren, die der neue Stelleninhaber erfüllen muss.
Nun kann es an die Entwicklung der unterschiedlichen Kompetenzmodelle gehen. Denn für die verschiedenen Rollen und Ebenen in einer Organisation sind jeweils ganz spezifische Kompetenzen wesentlich, um die Aufgaben optimal zu erfüllen.
Schritt 2: Bewertung von Skills und Kompetenzen
Herrscht über die benötigten Kompetenzen Klarheit, geht es an die Ermittlung der zu dem Zeitpunkt im Unternehmen vorhandenen Ressourcen. Die folgenden Tools kommen hierbei gewinnbringend zum Einsatz:
- Selbsteinschätzung der Mitarbeitenden: Anhand von Fragebögen o.ä. wird analysiert, wie die Angestellten selbst ihre Skills und Kompetenzen sehen.
- Feedback durch Vorgesetzte: Des Weiteren werden Teamleiter oder Führungskräfte befragt, wie sie die Fähigkeiten und Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden einschätzen.
- 360-Grad-Feedback: Abgerundet wird die Bewertung durch ein Feedbackrunde, bei der so viele relevante Personen wie möglich eingebunden sind. Hier kommen auch Kollegen, Untergebene und eventuell sogar Kunden zu Wort und geben ihre Einschätzung ab.
Warum sind Skillmanagement und Kompetenzmanagement wichtig?
Unternehmen sehen sich aktuell einer Vielzahl von Anforderungen gegenüber, denen sie gerecht werden müssen. Konsequentes Skill- und Kompetenzmanagement kann hier ein wichtiger Schlüssel sein, um diese besser bewältigen zu können und zu einer zukunftssicheren Organisation zu werden.
- Mitarbeitermotivation: Durch die konsequente Mitarbeiterentwicklung kann eine deutliche Verbesserung von Motivation und Zufriedenheit im Unternehmen erreicht werden. Eine Unterstützung bei der Karriereentwicklung wird als ausgesprochen positiv von Angestellten bewertet, was sich wiederum auch vorteilhaft bei der Suche nach neuen Talenten auswirken kann.
- Strategische Ausrichtung: Mithilfe der beiden HR-Instrumente lässt sich sicherstellen, dass ein Unternehmen auch wirklich die Mitarbeitenden hat, die bestmöglich bei der Erreichung der strategischen Ziele unterstützen können.
- Risikomanagement: Ein weiterer wichtiger Pluspunkt ist die Tatsache, dass Organisationen durch ein optimales Skill- und Kompetenzmanagement frühzeitig Kompetenzlücken entdecken und diese dann schnellstmöglich schließen können. Dadurch werden potenzielle Risiken entkräftet und der Geschäftsbetrieb auf lange Sicht sichergestellt.
- Wettbewerbsfähigkeit: Motivierte Mitarbeitende sind nicht nur zufriedener, sondern insgesamt auch deutlich produktiver und setzten sich gezielt für ihr Unternehmen ein. Somit werden sie zu einem wichtigen Motor für Innovationen, was wiederum die Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation nachhaltig steigert.
HR Software unterstützt beim Skill- und Kompetenz-Management
Personalverantwortliche sind bei diesem hochsensiblen und unternehmenskritischen Thema nicht allein. Es gibt inzwischen hochwertige Software Tools, die bei dem Thema Skill Management erheblich unterstützen können.
Die entsprechenden Tools zeigen Personalverantwortlichen klar auf, welche Kompetenzen und Qualifikationen innerhalb des Unternehmens vorhanden sind, und wie sich diese einsetzen und entwickeln lassen. Auf diese Weise nehmen sie Personalern jede Menge Arbeit ab.
Die Tools sind sie nicht nur für die Bindung von Schlüsselmitarbeitern entwickelt worden. Die Anwendungen generieren ein Kompetenzprofil für jeden Mitarbeiter und gleichen dieses mit dessen Anforderungen im Berufsalltag ab.
Ist alles in der Waage – wunderbar! Steigt der Schulungsbedarf eines Mitarbeiters jedoch, wird das den Personalverantwortlichen über eine automatisierte Erinnerungsfunktion angezeigt. So lassen sich immer rechtzeitig die notwendigen Weichen stellen, um das Know-how seiner Mannschaft und insbesondere seiner Schlüsselarbeitnehmer stets auf dem aktuellen Stand zu halten.
Skill Management Software für Schulungen nutzen
Damit aber längst nicht genug: Über die Tools lassen sich auch Anmeldungen, Genehmigungen und Teilnehmerlisten für Schulungen und der damit verbundene Schriftverkehr verwalten.
Besonders effizient kann eine so genannte Skill-Matching-Funktion sein, mit der sich bei Bedarf Mitarbeiter mit speziellen Kenntnissen quasi per Knopfdruck auffinden lassen. Das erhöht die Chance, Schlüsseltalente, die bereits im Unternehmen sind, neu zu identifizieren.
Übrigens werden die Ergebnisse aller Schulungen in der Regel automatisiert dokumentiert. So wahren Führungskräfte jederzeit den Überblick. Im Fall des Austritts helfen die Informationen, ein fundiertes Zeugnis zu schreiben. Rein theoretisch zumindest. Denn dank eines optimierten Skill Managements steht das ja hoffentlich gar nicht erst zur Diskussion.
