HS Personalwesen: Lohn- und Gehaltsabrechnung

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Umfassender Funktionsumfang

  • Contra

  • Fazit

    Sehr gutes Produkt!

Bewertung

5
Funktionen
4.5
Usability
4.8
Einrichtung
4.5
Kundenfeedback

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Die HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG entwickelt seit mehr als drei Jahrzehnten Programme für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und hat den Qualitätsstandard in diesem HR Software-Bereich erheblich geprägt: Die Tools gelten als solide, sicher und anwenderfreundlich. Monatlich werden über eine Million Löhne und Gehälter mit der Software von HS abgerechnet. Nur zu logisch, dass wir uns das Tool mal genauer anschauen mussten.

Über das Unternehmen

Ende der 1970er Jahre gründeten drei Studenten der Wirtschaftsinformatik die Hamburger Software (HS) als Start-up. Inzwischen zählt das Unternehmen zu den führenden deutschen Herstellern betriebswirtschaftlicher Software.

Der HR Software Hersteller bietet systemgeprüfte Anwendungen, die in allen Branchen einsetzbar sind, für die folgenden Bereiche:

  • Auftragsbearbeitung
  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnabrechnung
  • Personalmanagement

Zu dem Kundenstamm zählen 26.000 Firmen in Deutschland und Österreich – vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen.

Die Funktionen in der Kurzzusammenfassung

Die Funktionen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung bieten folgende Pluspunkte:

  • Sie sind branchenunabhängig einsetzbar
  • Sie sind mandantenfähig durch das Arbeiten mit mehreren Datenbanken
  • Sie sind modular aufgebaut, sodass für jeden Kunden ein individuell abgestimmtes Programm-Paket zusammengestellt werden kann
  • Sie verfügen über eine ODBC-Schnittstelle und ermöglichen den Datenaustausch mit den HS Anwendungen
  • Sie verfügen über ein komfortables MeldeCenter, beispielsweise für DEÜV-Meldungen, das EEL-Verfahren und ELStAM
  • Sie ermöglichen eine einfache, schnelle Erfassung und Verwaltung aller erforderlichen Personaldaten
  • Die Erstellung von gesetzlichen und zusätzlichen Auswertungen ist jederzeit möglich

Das HS Personalmanagement mit einer Digitalen Personalakte, einem Stellenmanagement, der Personalentwicklung und dem Seminarmanagement lässt sich komplett in die Anwendung integrieren. Entgeltabrechnung und Personalmanagement profitieren so von der gemeinsamen Datenbasis.

Die einzelnen Funktionen im Überblick

Mit der Software von HS wissen Anwender stets, welche Aufgaben anliegen und welche bereits erledigt sind. Typische Aufgaben sind in der Aufgabenverwaltung bereits vordefiniert und individuell anpassbar. Weitere ToDo’s können jederzeit hinzugefügt oder automatisch generiert werden. Besonders praktisch fanden wir das Beispiel, sich fünf Monate nach dem Eintritt eines Mitarbeiters an die bald endende Probezeit erinnern zu lassen.

Firmen- und allgemeine Stammdaten

Mit der Software lassen sich kinderleicht personalbezogene Daten erfassen: Für die Anlage von Krankenkassen gibt das Tool eine Auswahl der gültigen Betriebsnummern aus. Der besseren Übersicht halber ist die Anwendung in einen Bereich für Rentenkammern und Krankenkassen gesplittet.

  • Erfassung der Lohnarten für die Meldungen an die Berufsgenossenschaft
  • Ein Lohnartenkatalog mit vielen gebräuchlichen Lohnarten sowie eine Buchungsliste für die HS Programme zur Finanzbuchhaltung werden mitgeliefert
  • Diese Vorgaben können vom Anwender übernommen oder individuell angepasst werden
  • Bereits verwendete Lohnarten können für neue Abrechnungsmonate abgeändert werden
  • Die Steuerung der Lohnarten erfolgt anhand vorgegebener Rechentypen
  • Anwender können mit beliebig vielen Summenspeichern rechnen und so unterschiedliche Berechnungen für Lohnfortzahlungen, Urlaubsgeld usw. vornehmen
  • Zur Berechnung herangezogene Werte können in der Lohnart durch Höchst- bzw. Mindestbeträge begrenzt werden
  • Mit Hilfe von Folgelohnarten können User individuelle und komplexe Abrechnungsmodelle automatisch abrechnen, beispielsweise Tarifvereinbarungen
  • Bei der Anlage einer Firma stehen dem Anwender die Sachkontenrahmen SKR03, SKR04 und IKR zur Verfügung
  • Diese sowie die Stammdaten für Hausbank, Kostenstellen, Kostenträger und Lohnarten lassen sich individuell festlegen
  • Unabhängig vom Bundesland legen User flexibel die betriebliche Arbeitszeit fest: Schichtpläne können auf diese Weise beispielsweise auch nach einem Firmenumzug in ein anderes Bundesland weiter genutzt werden
  • Mitarbeitern kann die Verdienstabrechnung komfortabel per De-Mail zugestellt werden

Personalstammdaten und Anwendung

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In punkto Nutzerfreundlichkeit punktet die Software von HS durch eine übersichtliche Menüführung. So wird der Nutzer bei einer Neuanlage komfortabel durch alle relevanten Eingabefelder geführt. Auf diese Weise ist eine effiziente  Bearbeitung des Personalstamms sichergestellt. Die Mitarbeitermatrix ist übrigens in der für Windows typischen „Baumstruktur“ dargestellt, sodass sich auch neue Anwender relativ zügig mit den Funktionen auskennen.

Das HS Personalwesen überprüft überdies automatisch, ob alle sozialversicherungsrechtlichen Eingaben den DEÜV-Richtlinien entsprechen, sodass in diesem Punkt maximale Sicherheit gewährleistet ist. Alle Be- und Abzüge lassen sich übersichtlich erfassen und jederzeit rückwirkend ändern.

Weitere Pluspunkte des HS Personalwesens:

  • Für jeden Mitarbeiter können beliebig viele Stundenlohn- und Tagessätze sowie Faktoren hinterlegt werden
  • Rückwirkende Eintritte oder Wiedereintritte von Mitarbeitern lassen sich einfach und schnell bearbeiten
  • Künftige Eintritte von Mitarbeitern können bereits im Voraus erfasst werden
  • Wechsel der Beitragsgruppe und der Krankenkasse sind jederzeit möglich. Anwender können die Mitarbeiter verschiedenen Abrechnungsgruppen zuordnen – z. B. den Lohn- oder den Gehaltsempfängern. Diese Zuordnung steht sowohl für die Datenauswahl und Sortierung als auch für die Abrechnungsgruppenauswertung zur Verfügung
  • Lohnarten lassen sich vorab erfassen und rückwirkend ändern
  • Gleiche Lohnarten lassen sich auf der Verdienstabrechnung zusammenfassen
  • Weitere Möglichkeiten: Abrechnung in einer Firma nach unterschiedlichen Beitragsbemessungsgrenzen (Ost/West), anteilige Gehaltsberechnung (Teilmonat)

Verdienstabrechnung

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Das HS Personalwesen bildet alle wichtigen Funktionen rund um das Erstellen von Lohnabrechnungen ab. Verdienstabrechnungen können mit dem Tool übersichtlich, schnell und einfach berechnet und gedruckt werden. Das Programm bietet außerdem die Möglichkeit, die Protokolle zu allen Verdienstabrechnungen einzusehen und ältere Dokumente erneut auszudrucken. Auch die Arbeits- und Fehlzeiten eines Mitarbeiters können über das Tool dokumentiert werden.

Bei der Verarbeitung der Verdienstabrechnung berücksichtigt das HS Personalwesen folgende Faktoren:

  • allgemeine und besondere Lohnsteuertabellen
  • Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
  • Sozialversicherungsmeldung nach DEÜV
  • Pauschalversteuerung
  • Solidaritätszuschlag
  • Sonstiger Bezug
  • Altersentlastung
  • Entschädigungen
  • Versorgungsbezüge
  • Freibeträge
  • Lohnsteuerjahresausgleich im Dezember
  • Vermögensbildung
  • Arbeitskammerbeiträge
  • Direktversicherung, Gruppendirektversicherung
  • Umlagen nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz
  • Altersteilzeit
  • gesetzliche Regelungen für behinderte Menschen in geschützten Einrichtungen
  • Nettolohnhochrechnung
  • Kurzarbeitergeld
  • Zusatzversorgungskassen
  • Geringverdiener
  • Mehrfachbeschäftigte
  • geldwerte Vorteile und Sachbezüge
  • Minijobs
  • Heimarbeit

Das HS Personalwesen hilft dem Anwender, sich selbst zu organisieren. Der Nutzer wird durch „Statusanzeigen“ stets über den aktuellen Stand der Arbeiten informiert. So hat er immer im Blick, wie viele Abrechnungen bereits berechnet und gedruckt wurden und wieviele noch berechnet bzw. ausgegeben werden müssen. Wobei sich die Verdienstabrechnungen sowohl drucken als auch mit der HS Digitalen Personalakte archivieren und beim jeweiligen Mitarbeiter hinterlegen lassen.

Meldecenter

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In einem MeldeCenter sind alle Funktionen rund um das Meldewesen zur Steuer und Sozialversicherung zusammengefasst. Auch Prüfergebnisse und Rückmeldungen können in diesem Arbeitsgebiet  abgerufen und eingesehen werden.

Direkt nach dem Start des MeldeCenters zeigt es dem Anwender an, ob es für ihn noch offene Aufgaben zu erledigen gibt.

Folgende elektronische Meldungen sind im MeldeCenter integriert:

  • Meldungen im Rahmen des ELStAM-Verfahrens
  • Meldungen an berufsständische Versorgungseinrichtungen (BV)
  • Zahlstellenmeldungen der Krankenversicherung der Rentner (KVdR)
  • Erstattungsmeldungen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)
  • Beitragsnachweise
  • DEÜV-Meldungen
  • Sofortmeldungen sowie die elektronische Arbeitgebermeldung von Betriebsdaten nach § 5 Abs. 5 DEÜV
  • Meldungen im Rahmen des EEL-Verfahrens

Monatsabschluss

Steht der Monatsabschluss ins Haus, können sich Anwender voll und ganz auf ihren elektronischen Assistenten verlassen, der durch jeden Schritt des Monatswechsels führt und per Statusanzeige darüber informiert, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche noch nicht.

  • Fortschreibung der Fehlzeiten und der Summenspeicher
  • Druck der Lohnsteuerbescheinigungen
  • Druck der Buchungsliste
  • Erstellung der Buchungssätze für die HS Finanzbuchhaltungsprogramme

Auch die Zahlung der Monatsgehälter lässt sich über die HS Software schnell und einfach abwickeln. Löhne, Gehälter, VWL und alle sonstigen Zahlungen mit den zugehörigen Begleitprotokollen als Überweisungen bzw. Banksammellisten lassen sich komfortabel ausdrucken.

Und: Für den beleglosen Datenträgeraustausch (Clearing-Verfahren) lassen sich alle Zahlungen auch als Datei auf der Festplatte oder auf Datenträgern speichern. Das HS Personalwesen erstellt hierzu ein Protokoll und einen Begleitzettel.

Kennzahlen

Heute geht nichts mehr ohne KPI’s: Kennzahlen. Auch hieran hat der Hersteller gedacht. Das HS Personalwesen liefert genau die Informationen, die Personalverantwortliche für ihre Entscheidungen benötigen – in Zahlen oder grafisch ausgewertet. Dazu gehören:

  • Beitragsabrechnung und -nachweis
  • Lohnsteuer-Anmeldung (monatlich, vierteljährlich und jährlich)
  • Lohnjournal (monatlich)
  • Arbeitskammerbeiträge
  • Erstattung Entgeltfortzahlung
  • Liste Kurzarbeitergeld
  • Fehlzeiten-Statistik
  • Abrechnungsgruppenauswertung
  • Summenliste nach Lohnarten
  • Lohnsteuerangaben pro Lohnkontomonat
  • Summenspeicherliste
  • Kostenstellen-Statistik
  • Berufsgenossenschaftsauswertung
  • Ausgleichsabgabeliste
  • Auszahlung Kindergeld
  • Abrechnungspositionen
  • Ausgleichsabgabenberechnung
  • Pfändungsjournal
  • Resturlaubsliste
  • Überzahlungen

Weitere Auswertungen können nach Bedarf sehr einfach vom Anwender in Form von Listen und Tabellen erstellt werden.

Bewertung

Investitionsschutz und Sicherheit

Investitionsschutz und Sicherheit gehören bei HS zum Programm. Der Hersteller und Dienstleister garantiert seinen Kunden aktuelle und dauerhaft funktionstüchtige Anwendungen – durch zuverlässige Anpassung an neue gesetzliche Anforderungen und kontinuierliche Weiterentwicklung. Umfassender Support durch eine hauseigene Hotline rundet das Angebot ab.

Funktionen, die überzeugen

Die obige Funktionsbesprechung zeigt: Inhaltlich hat der Hersteller HS wirklich an jedes Detail gedacht. An der Funktionsbandbreite lässt sich nicht rütteln. Auch die Usability stach uns beim Kennenlernen des Programms sehr positiv ins Auge. Das fing schon bei der Installation an. So führt das HS Personalwesen den Anwender Schritt für Schritt sicher durch die Installation. Alle Arbeitsabläufe, die Datenpflege und die Verarbeitung sind überdies im Handbuch ausführlich beschrieben.

Um das Programm kennen zu lernen, kann der Anwender anhand mitgelieferter Beispieldaten parallel zu seiner echten Abrechnung Testabrechnungen durchführen. Mit dem Protokoll der Be- und Abzüge und dem integrierten Lohnsteuerrechner verschaffen sich User bereits vor der eigentlichen Abrechnung einen Überblick über die Abzüge von den Bruttobeträgen.

Arbeitserleichterungen

Zur Arbeitserleichterung sind viele Eingabefelder mit Standardwerten vorgesetzt und Eingaben werden vom HS Personalwesen sofort geprüft: Ist ein Inhalt einmal nicht zulässig, oder fehlen Voraussetzungen für die Verarbeitung, weist eine Meldung darauf hin. Bereits gespeicherte Daten können über das Kontextmenü einfach und schnell geändert werden. Durch die jederzeit aufrufbare Hilfe erhalten Anwender zudem schnelle Unterstützung in ihrer täglichen Arbeit und Erläuterungen zu zahlreichen Fachbegriffen.

Das HS Personalwesen ist für Einsteiger im Bereich Lohnbuchhaltung ebenso geeignet wie für Profis, dank folgender Features:

  • übersichtliche Menüführung
  • leichte Bedienbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Damit ist die Anwendung ideal für kleine und mittlere Unternehmen. Die HS Digitale Personalakte, die HS Personalentwicklung, das HS Stellenmanagement sowie das HS Seminarmanagement sind die drei Lösungen für das Personalmanagement. Sie lassen sich optimal mit dem HS Personalwesen verzahnen, um im Zusammenspiel die Basis für durchgängige Prozesse zwischen der Abrechnung und der strategischen Personalarbeit zu schaffen.

Folgende Erweiterungsmodule stehen für das HS Personalwesen zur Verfügung:

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Noch ein Wort zu den Preisen. Auch hier punktet das Unternehmen mit größtmöglicher Transparenz:

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Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.