Noch bis vor wenigen Jahren wurden HR-Prozesse auch in großen Unternehmen noch vorwiegend mit Excel-Listen gehändelt. Nebenbei gab es vielleicht noch Insellösungen für das Bewerbermanagement sowie die Payroll. Inzwischen gewinnen immer mehr Softwarelösungen an Bedeutung, die so viele HR-Prozesse wie möglich automatisieren und zugleich den Austausch zentraler Daten problemlos ermöglichen.
Ein effizientes und effektives Personalmanagement von A bis Z ermöglichen, das ist das Ziel von All-in-One-Software. Denn so eine Komplettlösung deckt im Regelfall den kompletten Mitarbeiterzyklus ab – vom Onboarding bis hin zum Offboarding. Dabei ermöglicht die zumeist cloudbasierte Software, dass von überall aus sowie über unterschiedliche Devices auf sie zugegriffen werden kann. Zudem stellen intelligente Funktionen sicher, dass die unterschiedlichen Aufgaben schneller und fehlerfreier erledigt werden können.
Was genau ist eine All-in-One-HR-Software?
Bei einer solchen HR-Software handelt es sich um eine integrierte Plattform eines Herstellers, die verschiedene HR-Funktionen bündelt. Weitere Bezeichnungen für All-in-One-Software sind HCM (Human Capital Management System), Best-of-Suite oder auch schlicht Komplettlösung.
In der Regel handelt es sich bei diesen HR-Anwendungen um cloudbasierte SaaS-Lösungen, bei der die Daten vom Anbieter auf sicheren externen Servern gehostet werden. Dabei erfolgt die Bedienung über eine einheitliche Benutzeroberfläche, über die auf die unterschiedlichen Module zugegriffen wird.
Die Softwarelösungen decken typischerweise folgende Bereiche ab:
- Recruiting und Bewerbermanagement
- Onboarding
- Personal- bzw. Stammdatenverwaltung
- Zeiterfassung und Anwesenheitsmanagement
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Talentmanagement und Weiterbildung
Welche Alternativen gibt es zu All-in-One-HR-Lösungen?
Die Alternative zu All-in-One-Anwendungen sind sogenannte Insellösungen bzw. Best-of-Breed-Software (auf Deutsch: Das Beste einer Sorte). Hierbei handelt es sich um Tools, die auf bestimmte Bereiche spezialisiert sind. Solche Einzellösungen gehen in dem jeweiligen Bereich mehr in die Tiefe. Allerdings haben sie jeweils eine eigene Benutzeroberfläche und sind nur in bereits bestehende Systeme integrierbar, wenn entsprechende Schnittstellen vorhanden sind.
All-in-One-HR-Software: Zentrale Funktionalitäten
Ausgehend vom sogenannten Dashboard, der zentralen Schaltstelle in einer All-in-One-Lösung, kann auf die unterschiedlichen Module zugegriffen werden. Da diese Software-Anwendungen den kompletten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden abdecken sollen, ist zumeist eine Vielzahl an Modulen mitsamt den jeweiligen Prozessen vorhanden.
Recruiting und Bewerbermanagement
Dieses Modul ermöglicht es, Stellenausschreibungen sowohl zu erstellen als auch zu verwalten. Darüber hinaus bestehen inzwischen meist Vernetzungen mit Jobbörsen und zum Teil auch sozialen Netzwerken, um dort direkt die Stellenanzeigen zu veröffentlichen.
Eingehende Bewerbungen können gesichtet und verwaltet werden. Dies beinhaltet ebenfalls die Erstellung von Einladungsschreiben oder Absagen. Auch Bewertungen von Bewerbern oder Weiterleitung von Unterlagen attraktiver Kandidaten an die jeweiligen Abteilungen ist möglich.
Onboarding
Über ein solches Modul werden sämtliche Onboarding-Prozesse digital verwaltet. Die beinhaltet beispielsweise die Bereitstellung von Einarbeitungsplänen und -materialien. Des Weiteren ist es möglich, hierüber benötigte IT-Ausrüstung und auch Zugangsdaten für relevante Dienstprogramme anzufordern.
Personalverwaltung
Ein sehr wichtiges Element einer Komplettlösung ist die Personalverwaltung. Hierüber können Stammdaten erfasst und verwaltet werden. Diese sowie wichtige Mitarbeiterdokumente, wie etwa Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, Gehaltsbriefe etc., werden in der Digitalen Personalakte geführt.
Zeiterfassung und Anwesenheitsmanagement
Auch die Erfassung von An- und Abwesenheiten sowie von Arbeitszeiten ist bei All-in-One-Lösungen für das Personalwesen möglich. Hierüber können das Abwesenheits- und Urlaubsmanagement verwaltet werden. Ebenso lassen sich die Arbeitszeiten und auch die Überstunden erfassen. Teilweise ist auch eine Schicht- sowie Einsatzplanung integriert.
Unternehmen, die mit speziellen Zeiterfassungssystemen arbeiten sowie mobile Geräte hierfür verwenden, können in vielen Fällen die Daten dieser Tools bzw. die Anwendungen selbst in die Komplettlösung integrieren.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Payroll gehört zu den zentralen Modulen einer Komplettlösung. Das System erlaubt es, automatisierte Gehaltsabrechnungen zu erstellen, wobei z.B. auf die An- und Abwesenheitsdaten zugegriffen wird und das System diese berücksichtigt. Des Weiteren lassen sich anhand der hinterlegten Daten auch Steuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen auf Knopfdruck erstellen. Falls nötig, können spezielle Buchhaltungssysteme integriert werden.
Leistungsmanagement
Auch wenn es um Zielvereinbarungen und Leistungsbewertungen geht, können All-in-One-Lösungen die HR-Manager effektiv unterstützen. Dabei ist es nicht nur möglich, sich an Leistungsanalysen und Berichterstattungen erinnern zu lassen, auch alle relevanten Informationen können im System gesammelt werden. Dies gilt ebenfalls für 360-Grad-Feedback.
Mitarbeiterentwicklung und -weiterbildung
Eine effektive Personalentwicklung ist gerade in Zeiten des akuten Fachkräftemangels wichtiger als je zuvor. Ganz besonders, weil sie zudem ein wichtiges Tool ist, um Motivation und Zufriedenheit der Belegschaft eines Unternehmens zu steigern.
Über All-in-One-Software lassen sich in der Regel problemlos Schulungs- und Entwicklungspläne erstellen, Verwaltung von Weiterbildungsmaßnahmen verwalten und auch Qualifikationen und Zertifikate hinterlegen. Für den Fall, dass Qualifikationen in bestimmten Abständen aktualisiert werden müssen, kann so ein System automatisch daran erinnern.
Mitarbeiterkommunikation
Eine Komplettlösung dient ebenfalls als Schaltstelle, über die Kommunikation des Personalmanagements mit den Mitarbeitenden gesteuert werden kann. Integrierte Kommunikationstools ermöglichen den direkten Kontakt zwischen Mitarbeiter und HR. Hierüber können ebenfalls wichtige Ankündigungen oder auch News aus und rund um das Unternehmen verbreitet werden.
Eine weitere Option ist, dass über ein derartiges Tool sogar Mitarbeiterumfragen durchgeführt werden können.
Vorteile einer All-in-One-HR-Software
Wer sich etwas umhört, stößt schnell auf ein typisches Vorurteil in Bezug auf All-in-One-Lösungen für das HR: Sie gelten als Generalisten-Tool, das zwar sehr breit aufgestellt ist, doch nicht immer genug in die Tiefe gehen würde. Des Weiteren stellt sich für so manchen Anwender die Frage, ob man wirklich alle integrierten Anwendungen überhaupt benötigt. Fährt man nicht vielleicht mit einer Spezialistenlösung á la Best-of-Breed besser?
Tatsächlich bietet eine Komplettlösung auch zahlreiche relevante Vorteile, die man nicht unterschätzen sollte:
- Hier werden viele verschiedenen HR-Prozesse automatisiert, was für nicht nur für wenige, sondern für alle Mitarbeitende des Personalmanagements eine deutliche Zeitersparnis bedeutet.
- Die Benutzeroberfläche ist einheitlich, wodurch auch ein geringerer Schulungsaufwand besteht.
- Es sind kaum Schnittstellen erforderlich, die Datenübertragung ist meist unproblematisch. Dadurch werden Fehler reduziert und die Datenintegrität bleibt hoch.
- Es ist deutlich einfacher, den Überblick über Vertragslaufzeiten, Lizenzgebühren und sonstige Kosten zu behalten.
- Ein Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen.
- Es lassen sich problemlos für viele verschiedene Bereiche aufgrund der hinterlegten Daten Entscheidungen treffen. Die ermöglicht eine einfachere Überwachung von HR-Kennzahlen.
- Gesetzliche Anforderungen und Vorschriften werden automatisch berücksichtigt, dadurch ist es einfacher, Compliance sicherzustellen.
- Self-Service-Funktionen entlasten das HR nachhaltig von Routinetätigkeiten, sodass Kapazitäten für anderes frei werden – weg von prozessorientierter Administration der Belegschaft hin Services, bei denen die Menschen im Mittelpunkt stehen.
Die passende All-in-One-HR-Software auswählen
Ist die Einführung einer HR-Software in einem Unternehmen geplant, dann sollte möglichst genau darauf werden, die richtige Variante auszuwählen. Entscheidend ist dabei, dass sie nicht nur besonders kostengünstig ist oder möglichst viele Funktionen anbietet oder besonders bekannt ist. Wesentlich entscheidender ist es, dass die Software zum Unternehmen passt, genauer zur jeweiligen Firmenkultur. Denn nicht das Unternehmen sollte sich an die Software anpassen, sondern vielmehr sollte es genau umgekehrt sein.
Die jeweiligen Tools oder vielmehr die Art und Weise, wie sie funktionieren, haben nämlich Auswirkungen darauf, wie künftig die Prozesse im Unternehmen abgewickelt werden. Und das hat wiederum deutliche Auswirkungen auf die Führungskultur und damit auf die Stimmung im gesamten Unternehmen.
Um zu ermitteln, ob eine HR-Software zu einer Organisation passt, sollte man sich die folgenden Fragen stellen:
- Deckt die Software die benötigten HR-Funktionen ab?
- Welche anderen Tools werden bereits genutzt? Und was fehlt noch?
- Welches Budget steht für die Anschaffung zur Verfügung? Stehen die Kosten der Software im Verhältnis zu ihren Funktionalitäten und Vorteilen?
- Wer entscheidet, welche Software angeschafft wird? HR oder die IT?
- Lässt sich die Software intuitiv und einfach bedienen oder ist eine längere Schulung erforderlich?
- Kann die Software problemlos in die bestehenden Anwendungen integriert werden?
- Wächst die Software mit dem Unternehmen mit und lässt sich anpassen bzw. erweitern?
- Wie ist der Support des Anbieters? Welche Schulungen werden angeboten?
Best-of-Breed-Systeme als Komplettlösungen?
Wer sich unsicher ist, ob eine reine All-in-One-HR-Lösung das Richtige für das Unternehmen ist, der hat inzwischen darüber hinaus noch eine weitere interessante Option. Immer mehr Anbieter gehen dazu über, Best-of-Breed-Systeme als Baukasten-Lösungen anzubieten.
Hierbei handelt es sich um einzelne Speziallösungen, die über Schnittstellen zu einer kompletten, individuellen All-in-One-Lösung kombiniert werden können. Einziges Manko: Eine einheitliche Benutzeroberfläche aus einem Guss gibt es jedoch nicht.
Wen das stört, der kann auch einzelne Module eines Herstellers für HR-Anwendungen nutzen, hier aber nur die jeweils benötigten. Insbesondere bei den SaaS-Lösungen gibt es inzwischen zahlreiche Anbieter, bei denen man sich die optimal passende und zudem erweiterbare Komplettlösung bequem zusammenstellen kann.
