Haufe People Operations HR-Software

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Mitarbeiterdaten leicht und effizient verwalten

  • Contra

    Wir suchen noch....

  • Fazit

    Demoversion testen lohnt sich

Bewertung

5
Funktionen
4.7
Usability
4.5
Einrichtung
4.5
Kundenfeedback

haufe-logo

HR-Digitalisierung starten und zukunftsfähig aufstellen: Mit der People Operations HR-Software digitalisiert Haufe alle wichtigen HR-Prozesse – Digitale Personalakten, die Dokumentengenerierung sowie den gesamten Antragsprozess mit dem HR Task Management. Zudem können Kunden mit der Software auch ein Mitarbeiterportal und somit eigene HR-Self-Services aufbauen. Die Software verbindet damit ein digitales Dokumentenmanagement mit digitalen HR-Prozessen und Services – ein echtes Alleinstellungsmerkmal.

Über das Unternehmen

Die Haufe Group gehört bereits seit über 80 Jahren zu den gefragtesten und innovativsten Anbietern für Software-, Beratungs- und Weiterbildungslösungen weltweit. Zur Digitalisierung und Automatisierung von administrativen und wiederkehrenden Aufgaben Ihrer HR-Abteilung unterstützt die Haufe People Operations-Plattform. Die Lösung bietet verschiedenste Module und Funktionen, von der Verwaltung und Erstellung von Personalakten und Mitarbeiterdokumenten, der digitalen Umsetzung und Automatisierung von HR-Prozessen bis zur Beantwortung und Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen via Self Service.

Die Funktionen der Haufe People Operations HR-Software im Überblick

Die Haufe People Operations HR-Software bietet folgende Funktionen:

  • Digitale Personalakte
  • Digitale Dokumentengenerierung
  • HR Task Management für Mitarbeiteranträge
  • HR Self Services (Mitarbeiterportal)
  • HR Prozess Automation
  • HR Analytics
  • Elektronisches Schließfach (eVault)
  • Digitale Unterschrift
  • Scan Service

 

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Die Funktionen der Haufe Digitalen Personalakte im Detail 

 

Funktionen der Haufe Digitalen Personalakte im Detail:

  • Einfaches anlegen, verwalten und archivieren von Personalakten
  • Flexibler, ortsunabhängiger Zugriff und damit Home-Office-Ready
  • Immer aktuelle Daten durch HR Analytics
  • Erweiterbar durch Module von Haufe People Operations
  • Tiefe Integrationen – z.B. in SAP und Workday u.v.m.

Dokumente finden, ansehen und hochladen

  • Die elektronische Personalakte wird automatisch basierend auf den Daten aus dem Kernsystem angelegt. Hierzu ist kein manueller Arbeitsschritt notwendig.
  • Ausgereifte Such-Mechanismen und Filter-Funktionen ermöglichen es, Personalakten und Dokumente schnell zu finden.
  • Die Preview-Funktion ermöglicht es, die elektronischen Dokumente genau wie eine Papier-Akte „durchzublättern“.
  • Die Benutzeroberfläche ist sehr einfach zu bedienen.
  • Dokumente werden mit wenigen Klicks direkt in die Personalakte abgelegt

 

 

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Aufgabenverwaltung für hochgeladene Dokumente

  • Neue Dokumente werden per Drag & Drop in den Arbeitsplatz gezogen.
  • Um Dokumente zu importieren, können diese ganz einfach per E-Mail an den richtigen Arbeitsplatz geschickt werden.
  • In Team-Arbeitsplätzen (z. B. Gehaltsabrechnung Standort XY) erhalten alle berechtigten Sachbearbeiter eine übersichtliche Darstellung über alle zu bearbeitenden Elemente.
  • Jeder Sachbearbeiter sieht für jedes Element, ob diese Aufgabe bereits durch einen Kollegen bearbeitet wird.
  • Eine Benachrichtigung erfolgt über neue Aufgaben, denen noch kein Bearbeiter zugewiesen wurde.

 

 

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 Dokumente direkt in die Personalakte hochladen

  • Dokumente können durch berechtigte Benutzer auch direkt in der Personalakte hochgeladen werden
  • Die korrekte Personalakte ist bereits ausgewählt. Es muss nur noch die Dokumentart ausgewählt werden.
  • Dokumente können aus dem Dateisystem des Rechners hochgeladen werden.
  • Direkt in der Personalakte können auch neue Dokumente für einen Mitarbeiter erzeugt werden

 

 Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitern

  • Mitarbeiter können Zugriff auf ihre eigene Personalakte erhalten. Die Zugriffsrechte werden auf Ebene der Dokumentarten granular vergeben.
  • Fehlen bestimmte Dokumente in der Personalakte? HR kann ganz einfach eine Aufforderung zum Hochladen eines Dokumentes an den Mitarbeiter schicken.
  • Führungskräfte erhalten Zugriff auf relevante Dokumente in den Personalakten ihrer Mitarbeiter.
  • Andere Dokumente (z. B. medizinische Unterlagen) werden vom Zugriff ausgeschlossen.
  • Dokumente können ganz einfach geteilt werden – inklusive Berechtigungssteuerung.

HR Dokumentengenerierung

Die Haufe Dokumentengenerierung ist in der digitalen Personalakte integriert. Das Modul ermöglicht komplexe und zeitintensive Dokumente auf einfache Art und Weise zu erzeugen. Zum Beispiel personalisierte Verträge mit verschiedenen Klauseln je nach Position oder Standort des Mitarbeiters. Das Versprechen von Haufe: HR erstellt mit der Software Dokumente in einem Drittel der Zeit!

HR Task Management

Das Haufe Task Management sorgt dafür, dass HR Mitarbeiteranfragen schneller und effizienter beantworten kann.

Vorteile für HR:  

  • Eigene Formulare & Prozesse gestalten
  • Integrierte HR-Wissensdatenbank, um die hohe Anzahl an Tickets zu reduzieren.
  • Ticket-Versand läuft vollautomatisch.
  • Anfrageformulare gewährleisten, dass Mitarbeiter vollständige Information anliefern.
  • Detailliertes Reporting hilft dabei Kundenanforderungen und Ressourcenbedarfe besser zu verstehen.

Vorteile für Mitarbeiter:

  • Informationen in der Wissensdatenbank sind 24/7 verfügbar.
  • Mitarbeiter müssen nicht mehr auf Antworten von HR warten oder Termine vereinbaren.
  • Schnellere Reaktionszeit von HR.
  • 100 Prozent Transparenz auf Ticket Workflows.
  • Feedback Formulare ermöglichen Mitarbeiter-Engagement für Service Verbesserungen.

 

HR Self Service

Das Haufe Task Management sorgt dafür, dass HR Mitarbeiteranfragen schneller und effizienter beantworten kann.

  • Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die HR Wissensdatenbank im Mitarbeiterportal.
  • Das intuitive User Interface erfordert kein Training.
  • Die gesuchte Information ist innerhalb weniger Sekunden mit wenigen Klicks verfügbar.
  • Automatische Vorschläge mit relevantem Inhalt machen es noch einfacher, um Informationen zu finden.
  • Alle Inhalte sind nach Service-Kategorien sortiert und einfach zu finden.
  • Um eine Konversation zu starten, können Mitarbeiter auch neue Anträge starten.
  • Mit Antragsformularen können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter alle benötigten Informationen eingeben. Ein Antrag kann so durch HR effizient bearbeitet werden.
  • Die Mitarbeiter erhalten Einsicht in den Prozessablauf und können so den Status ihres Anliegens jederzeit nachvollziehen.
  • Meldungen und Hinweise können auf die Startseite des Mitarbeiter HR Portals gepusht werden.

Besonderes Merkmal: Die HR-Wissensdatenbank
Reduzieren Sie Ihre Mitarbeiter-Tickets und geben Sie automatisiert Antworten auf die wichtigsten Fragen – mit Ihrer eigenen HR- Wissensdatenbank. Das Tool senkt nicht nur die hohe Anzahl an Tickets, sondern vermittelt auch wertvolles Wissen an Mitarbeiter.

HR Prozessautomatisierung

Im Daily Business von Personalabteilungen entstehen immer wieder zusätzliche Arbeitsschritte. Genau hier unterstützt die Haufe People Operations HR-Software mit seiner HR Prozessautomatisierung. Mit der Lösung stellt die Personalabteilung eine Reihe von Aufgaben zusammen, um mitarbeiterbezogene Prozesse wie Onboarding oder Versetzungen zu automatisieren. Die benutzerfreundliche Oberfläche macht es HR einfach, eigenständig Prozesse zu definieren. Dafür ist die Unterstützung durch IT-Mitarbeiter nicht erforderlich.

 

eVault – das elektronische Schließfach

Integriert in die Haufe People Operations Software macht es das elektronische Schließfach (eVault) der Personalabteilung einfach, Dokumente sicher an Mitarbeiter zu senden. Mitarbeiter können Dokumente im elektronischen Schließfach einsehen, teilen, herunterladen, hochladen und löschen – jederzeit, überall und von jedem Gerät.

Vorteile

  • Sie verteilen digitale Dokumente, wie Gehaltsabrechnungen automatisch an Ihre Mitarbeiter, um Zeit und Geld zu sparen. Sie sparen sowohl Druck- als auch Distributionskosten.
  • Sie bewahren Personalakten an einem zentralen Ort auf und minimieren Compliance-Risiken.
  • HR-Dokumente werden sortiert, mit einem Eingangsstempel versehen und in einer sicheren Online-Umgebung archiviert.
  • Sie verteilen Dokumente auch an Mitarbeiter, die über keine geschäftliche E-Mail- Adresse verfügen.
  • Sie senden Dokumente, die in Haufe People Operations erzeugt und aufbewahrt wurden, mit nur einem Klick an das elektronische Schließfach Ihres Mitarbeiters.

 

 

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HR Analytics

Für HR ist es wichtig, jederzeit den Status-Quo zu kennen, neue Erkenntnisse über Mitarbeiter zu gewinnen und immer über aktuelle Informationen zu verfügen. Mit den intelligenten Reporting-Funktionen und maßgeschneiderten, konfigurierbaren Dashboards wird HR-Verantwortlichen ein essenzielles Tool zur Seite gestellt, um bessere Entscheidungen fällen zu können. Dadurch können Serviceleistungen zukünftig zielgerichteter und mitarbeiterorientierter erbracht werden. Selbstverständlich werden sowohl interne als auch gesetzliche Regularien und Vorgaben eingehalten.

Bewertung

Nicht umsonst geht Haufe mit der Botschaft an HR heraus: „Bieten Sie Ihren Mitarbeitern den besten HR-Service!“ Wir haben dem nichts hinzuzufügen. Die Funktionen sind ausgefeilt und genau auf die Bedürfnisse von Personalverantwortlichen im Digitalzeitalter angepasst.

Abschließend noch ein paar Worte zum Thema Datenschutz und IT-Sicherheit: 

  • Alle branchenführenden Sicherheitsstandards für Daten sind gewährleistet, um maximale Verfügbarkeit zu gewährleisten
  • Rechenzentrum in Deutschland, zertifiziert nach ISO 27001, ISO 90001, PCI DSS und SOC 1 & 2
  • Aufbewahrungsfristen und Archivierungsrichtlinien sind gewährleistet
  • Tiefe Integration in stammdatenführende Systeme
  • Weitere Schnittstellen HR- & IT Infrastruktur

Und die Preise? Hierzu mach Haufe die folgenden Angaben:

  • Preisgestaltung individuell pro Kunde je nach Umfang der Lösung
  • Gut für Kunden: Preise bei der digitalen Personalakte werden genau pro Mitarbeiter berechnet
  • Attraktives Starterpaket

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.