Haufe HR: Digitale Personalakte

Die Funktionen der Haufe People Operations HR-Software im Überblick

Haufe People Operations bietet Ihnen folgende Funktionen

• Digitale Personalakte
• Digitale Dokumentengenerierung
• HR-Tasks & Prozesse
• Employee Self Service Portal
• Elektronisches Schließfach

Die Funktionen der Haufe Digitalen Personalakte im Detail 

Haufe bietet allen Interessenten eine kostenlose Online-Demo an. Diese dauert im Schnitt rund 30-45 Minuten. Auf Wunsch werden hier auch weitere Module vorgestellt sowie ein erstes Angebot besprochen.

Ein eigenes Consultingteam sorgt für eine einfache und professionelle Implementierung der Software – hier sind bereits zahlreiche Projekte erfolgreich abgeschlossen worden. Auch ein Scan-Service wird mit angeboten.

Ein Alleinstellungsmerkmal der Software ist die eigene Administration. Die Software ist nach Aussage von Haufe die einzige Lösung, die über eine einfach zu bedienende Administrationsoberfläche nahezu die gesamte fachliche Einrichtung der digitalen Personalakte ermöglicht. Interne oder externe IT-Ressourcen für Änderungen sind nicht mehr nötig, so Haufe.

Funktionen im Detail:

• Einfaches anlegen, verwalten und archivieren von Personalakten
• Datensicher in der Cloud, DSGVO-konform
• Flexibler Zugriff von jedem Gerät, Home-Office-Ready
• Starke Schnittstellen, u.a. SAP, SuccessFactors, DATEV
• Erweiterbar mit Employee Self Services u.v.m.

Dokumente finden, ansehen und hochladen

• Die elektronische Personalakte wird automatisch basierend auf den Daten aus dem Kernsystem angelegt. Hierzu ist kein manueller Arbeitsschritt notwendig.
• Ausgereifte Such-Mechanismen und Filter-Funktionen ermöglichen es, Personalakten und Dokumente schnell zu finden.
• Die Preview-Funktion ermöglicht es, die elektronischen Dokumente genau wie eine Papier-Akte „durchzublättern“.
• Die Benutzeroberfläche ist sehr einfach zu bedienen.
• Dokumente werden mit wenigen Klicks direkt in die Personalakte abgelegt.

Aufgabenverwaltung für hochgeladene Dokumente

• Neue Dokumente werden per Drag & Drop in den Arbeitsplatz gezogen.
• Um Dokumente zu importieren, können diese ganz einfach per E-Mail an den richtigen Arbeitsplatz geschickt werden.
• In Team-Arbeitsplätzen (z. B. Gehaltsabrechnung Standort XY) erhalten alle berechtigten
• Sachbearbeiter eine übersichtliche Darstellung über alle zu bearbeitenden Elemente.
• Jeder Sachbearbeiter sieht für jedes Element, ob diese Aufgabe bereits durch einen Kollegen bearbeitet wird.
• Eine Benachrichtigung erfolgt über neue Aufgaben, denen noch kein Bearbeiter zugewiesen wurde.

 Dokumente direkt in der Personalakte hochladen

• Dokumente können durch berechtigte Benutzer auch direkt in der Personalakte hochgeladen werden
• Die korrekte Personalakte ist bereits ausgewählt. Es muss nur noch die Dokumentart ausgewählt werden.
• Dokumente können aus dem Dateisystem des Rechners hochgeladen werden.
• Direkt in der Personalakte können auch neue Dokumente für einen Mitarbeiter erzeugt werden.

Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitern

• Mitarbeiter können Zugriff auf ihre eigene Personalakte erhalten. Die Zugriffsrechte werden auf Ebene der Dokumentarten granular vergeben.
• Fehlen bestimmte Dokumente in der Personalakte? HR kann ganz einfach eine Aufforderung zum Hochladen eines Dokumentes an den Mitarbeiter schicken.
• Führungskräfte erhalten Zugriff auf relevante Dokumente in den Personalakten ihrer Mitarbeiter.
• Andere Dokumente (z. B. medizinische Unterlagen) werden vom Zugriff ausgeschlossen.
• Dokumente können ganz einfach geteilt werden – inklusive Berechtigungssteuerung.

Weitere HR-Funktionen auf Wunsch 

HR Dokumentengenerierung 

Mit der Digitalen Dokumentengenerierung können HR-Dokumente wie Arbeitsverträge, Abmahnungen, Vollmachten schnell, digital und auf Basis von Vorlagen und Textbausteinen erstellt werden – rechtssicher und direkt in der Softwarelösung.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Nur bei Haufe: Integrierte rechtssichere Vorlagen und Textbausteine, erstellt von der Haufe Fachredaktion – zur Reduzierung von Fehlern und Compliance-Risiken. Anpassbar an unternehmenseigenen Vorgaben und Regelungen.
• Automatisierung: Schnelle und effiziente Erstellung von HR-Dokumenten – zur Reduzierung des administrativen Aufwands
• Anpassbarkeit: Volle Bearbeitung der Dokumente und Vorlagen über MS Word bleibt erhalten – inklusive Möglichkeit, eigene Vorlagen zu erstellen.

Tasks & Prozesse

Das Modul „Tasks & Prozesse“ ermöglicht die zeitsparende Verwaltung und Zuweisung von Mitarbeiteranträgen sowie die Automatisierung komplexer HR-Prozesse wie zum Beispiel dem Versetzungsprozess.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Antragsverwaltung: Einfache Einstellung und Zuweisung von Anträgen an die zuständigen HR-Mitarbeitenden anhand der Kategorie und Schlagwort in der Anfrage.
• Automatisierte Workflows: Innerhalb von Minuten neue Prozesse aufsetzen und laufende Prozesse anpassen. Ganz einfach alle Stakeholder (Mitarbeiter, Führungskräfte, Business Partner, Betriebsrat etc.) einbeziehen.
• HR-Dashboard: Klare Übersicht über den Status aller Anträge, um sicherzustellen, dass keine Anträge verloren gehen.
• Anpassbar: Eigene Definition von Prozessen – angepasst an Ihre Bedürfnisse und ohne Unterstützung durch die IT.

Employee Self Service 

Das Modul „Employee Self Service“ stellt die digitale Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden und HR dar. Neben einer Entlastung bei Routinetätigkeiten profitieren Sie von einer stärkeren Einbindung Ihrer Mitarbeitenden und verbesserten Transparenz

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Mitarbeiterportal: Bereitstellung einer umfassenden Wissensdatenbank, die Fragen zu Personalthemen beantwortet und Zugang zu Antragsformularen bietet.
• Mitarbeiteranträge: Einfache Antragstellung und Transparenz über den Bearbeitungsstand – auch vom Smartphone aus.
• HR-Formulareditor: Erstellung von Antragsformularen wie Antrag auf Nebentätigkeit oder Elternzeit – ohne notwendige Programmierkenntnisse oder Unterstützung durch die IT.
• Reporting: Detaillierte Berichterstattung hilft bei der Bearbeitung von Anträgen und bei der Ressourcenverteilung.

(!) Besonderes Merkmal: Die HR-Wissensdatenbank 

Reduzieren Sie Ihre Mitarbeiter-Tickets und geben Sie automatisiert Antworten auf die wichtigsten Fragen – mit Ihrer eigenen HR- Wissensdatenbank. Das Tool senkt nicht nur die hohe Anzahl an Tickets, sondern vermittelt auch wertvolles Wissen an Mitarbeiter. 

HR Prozessautomatisierung 

Im Daily Business von Personalabteilungen entstehen immer wieder zusätzliche Arbeitsschritte. 

Genau hier unterstützt die HR-Software mit seiner HR Prozessautomatisierung. Mit der Lösung stellt die Personalabteilung eine Reihe von Aufgaben zusammen, um mitarbeiterbezogene Prozesse wie Onboarding oder Versetzungen zu automatisieren. Die benutzerfreundliche Oberfläche macht es HR einfach, eigenständig Prozesse zu definieren. Dafür ist die Unterstützung durch IT-Mitarbeiter nicht erforderlich. 

Daten & Sicherheit  

Haufe People Operations gewährleistet höchste Datenschutzstandards und Rechtssicherheit.

• DSGVO-konform: Einhaltung aller Datenschutzbestimmungen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und geschützt sind.
• ISO 27001-zertifiziert:Höchste Sicherheitsstandards für den Schutz sensibler Daten, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und geschützt sind.
• Verschlüsselte Speicherung:Sicherung aller Daten durch Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und geschützt sind.
• Regelmäßige Backups: Sicherstellung der Datenverfügbarkeit durch regelmäßige Backups, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und geschützt sind.

Preise 

Preisgestaltung individuell pro Kunde je nach Umfang der Lösung 

Haufe Startklar.Service

Der Haufe Startklar.Service bietet eine schnelle und reibungslose Implementierung der Softwarelösung.

• Schnelle Implementierung: Dank passender Schnittstellen und Best Practice Projektimplementierung, um sicherzustellen, dass die Lösung schnell und effizient in Ihr bestehendes IT-System integriert wird.
• Schneller Start: Nutzung der Haufe Best Practice Aktenstruktur und kontinuierlich aktualisierten HR-Dokumentenvorlagen, um sicherzustellen, dass Sie sofort mit der Lösung arbeiten können.
• Digitalisierung von Papierakten: Verlässlicher Scan-Service zur Digitalisierung bestehender Papierakten, um sicherzustellen, dass alle Ihre Dokumente digital verfügbar sind.
• Effizienz: Zeitersparnis und Effizienzsteigerung durch integrierte digitale Generierung von HR-Dokumenten, um den administrativen Aufwand zu reduzieren.

Bewertung der Digitalen Personalakte von Haufe

Insgesamt überzeugt die Haufe Digitale Personalakte durch Effizienz, Sicherheit und einfache Handhabung. Automatisierte Prozesse reduzieren administrative Aufgaben, sodass sich HR-Teams auf strategische Themen konzentrieren können. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht eine schnelle Einarbeitung und produktives Arbeiten ohne lange Schulungen.

Ein großer Vorteil ist die Optimierung der Arbeitsabläufe. Dokumente lassen sich einfach verwalten, schnell finden und sicher archivieren. Wiederkehrende Aufgaben werden effizient automatisiert, wodurch Fehlerquellen minimiert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden.

Auch der reduzierte Verwaltungsaufwand spart Ressourcen. Änderungen können ohne IT-Support vorgenommen werden, während Mitarbeiter und Führungskräfte gezielt auf relevante Informationen zugreifen können – natürlich unter Einhaltung höchster Datenschutzstandards.

Dank klarer Strukturen und intelligenter Prozesse verbessert die Lösung die Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitern erheblich. Sie sorgt für eine reibungslose Kommunikation und eine transparente Verwaltung von Personalakten – eine moderne, effiziente und sichere Lösung für die digitale Personalverwaltung.