Warum ist Zeiterfassung für Unternehmen wichtig?
Die Erfassung von Arbeitszeiten ist aus mehreren Gründen entscheidend. In vielen Ländern existieren gesetzliche Bestimmungen zur Arbeitszeiterfassung. Beispielsweise stellte zuletzt der Europäische Gerichtshof in einem Urteil klar, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen – und zwar in den meisten Fällen digital.
Zur Erfassung gehört auch, dass Überstunden korrekt erfasst werden und man sicherstellt, dass Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden. Das hat aus mehrerlei Hinsicht Vorteile sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer.
Die genaue Erfassung der Arbeitszeiten hilft den Unternehmen beispielsweise, die Produktivität zu messen, die Auslastung zu optimieren und Ressourcen effizienter einzusetzen. Ein strukturiertes Zeiterfassungssystem ist insofern ein wichtiges Instrument für den Arbeitgeber, das für Fairness sorgt, Missverständnisse vermeiden hilft und Rechtsunsicherheiten vorbeugt.
Zeiterfassungssysteme als Instrument des Arbeitnehmerschutzes
Ein Zeiterfassungssystem dient allerdings nicht nur der Verwaltung von Arbeitszeiten und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern ist ebenfalls ein zentrales Instrument zum Schutz der Arbeitnehmer. Für HR-Verantwortliche bietet es eine Möglichkeit, Arbeitsbedingungen zu verbessern, Überlastung vorzubeugen und das Wohlbefinden der Belegschaft zu fördern.
Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen
Die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitregelungen ist ein wesentlicher Aspekt des Arbeitnehmerschutzes. Diese sind in den meisten Ländern klar definiert, um Überlastung und gesundheitliche Risiken durch übermäßige Arbeitsstunden zu vermeiden.
- Maximale Arbeitszeit: In Deutschland beispielsweise schreibt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) eine Höchstarbeitszeit von acht Stunden pro Tag vor, die in Ausnahmefällen auf zehn Stunden verlängert werden kann, sofern der Durchschnitt innerhalb von sechs Monaten wieder bei acht Stunden liegt.
- Pausenregelungen: Arbeitnehmer haben Anspruch auf Pausen, die ebenfalls gesetzlich geregelt sind. Ein Zeiterfassungssystem stellt sicher, dass diese Pausenzeiten eingehalten und korrekt erfasst werden.
- Ruhezeiten: Zwischen zwei Arbeitstagen muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden gewährleistet sein. Ein gutes Zeiterfassungssystem überwacht diese Regel und verhindert unzulässige Überschneidungen.
Durch die systematische Erfassung der Arbeitszeiten werden Verstöße gegen diese Regelungen verhindert und somit der Gesundheitsschutz der Mitarbeiter gewährleistet.
Schutz vor Überstunden und Burnout
Ein großes Problem in vielen Unternehmen ist die unbezahlte oder nicht erfasste Mehrarbeit. Unkontrollierte Überstunden können langfristig zu Erschöpfung, Stress und sogar Burnout führen. Ein Zeiterfassungssystem bietet hier eine wichtige Kontrollfunktion.
Zeiterfassungssysteme zeigen genau an, wann Überstunden geleistet werden und in welchem Umfang. Das gibt HR-Verantwortlichen die Möglichkeit, frühzeitig einzugreifen und Mitarbeiter vor Überlastung zu schützen. Ein korrekt geführtes Zeiterfassungssystem hilft darüber hinaus sicherzustellen, dass geleistete Überstunden entweder vergütet oder durch Freizeit ausgeglichen werden. Durch die Kontrolle von Arbeitszeiten und Überstunden können HR-Verantwortliche so dazu beitragen, dass Mitarbeiter eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Privatleben finden.
Transparenz und Fairness durch Zeiterfassung
Nicht selten wird befürchtet, dass eine gründliche Zeiterfassung den Mitarbeitenden das Gefühl gibt überwacht zu werden. Tatsächlich schafft so ein System ein Mehr an Transparenz, was wiederum ein Pluspunkt in Bezug auf die Arbeitnehmerrechte ist. Ein Zeiterfassungssystem sorgt dafür, dass Arbeitszeiten objektiv und nachvollziehbar dokumentiert werden. Das wiederum trägt zu einer fairen Behandlung der gesamten Belegschaft bei. Wesentliche Faktoren, die auch offen bei einer Implementierung kommuniziert werden sollten, sind:
- Gleichbehandlung: Jeder Mitarbeitende wird gleich behandelt, da die Arbeitszeiten zentral erfasst und ausgewertet werden. So können es keine Bevorzugung oder Benachteiligung einzelner Mitarbeitender oder von Gruppen geben.
- Korrekte Vergütung: Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeiten wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden entsprechend ihrer geleisteten Stunden bezahlt werden. Das minimiert potenzielle Konflikte und Missverständnisse.
- Nachvollziehbare Daten: Falls es zu Streitigkeiten bezüglich Arbeitszeiten oder Überstunden kommt, können die Daten aus dem Zeiterfassungssystem als objektive Grundlage herangezogen werden, um faire Lösungen zu finden.
Förderung der Gesundheit durch geregelte Pausen
In Zeiten, in denen insbesondere psychische Erkrankungen durch Stress und Überlastung am Arbeitsplatz zunehmen, sind Pausen zunehmend ein wichtiger Faktor. Pausen sind entscheidend, um Gesundheit und Produktivität der Mitarbeitenden langfristig zu sichern. Ein gut strukturiertes Zeiterfassungssystem erinnert die Mitarbeiter daran, ihre Pausen zur richtigen Zeit zu nehmen und verhindert, dass sie Pausen auslassen oder verkürzen.
Dies gilt umso mehr angesichts der zunehmenden Verlagerung von Arbeitsplätzen ins Home-Office. Unter diesen Voraussetzungen ist es für Unternehmen umso schwieriger, Arbeitszeiten und Pausen zu kontrollieren. Ein Zeiterfassungssystem kann hier wertvolle Dienste leisten.
Mit einer geeigneten digitalen Lösung können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten auch im Home-Office oder unterwegs problemlos und genau erfassen. So wird sichergestellt, dass sie nicht mehr arbeiten als vertraglich vereinbart oder gesundheitlich vertretbar ist.
Viele Mitarbeiter neigen im Home-Office dazu, mehr zu arbeiten, da die Grenze zwischen Beruf und Privatleben verschwimmt. Durch eine systematische Zeiterfassung wird dies unterbunden und die Einhaltung der regulären Arbeitszeit unterstützt.
Zeiterfassung schafft Rechtssicherheit
Ein Zeiterfassungssystem schützt nicht nur die Arbeitnehmer, sondern auch das Unternehmen. Durch die Dokumentation der Arbeitszeiten entsteht eine klare Nachvollziehbarkeit, die im Falle von Rechtsstreitigkeiten als Beweismittel dienen kann.
- Rechtssicherheit: Unternehmen, die ein Zeiterfassungssystem einsetzen, können nachweisen, dass sie die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit eingehalten haben. Dies schützt vor möglichen Klagen oder Bußgeldern.
- Einhaltung von Arbeitsverträgen: Ein Zeiterfassungssystem sorgt dafür, dass die im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeitszeiten eingehalten und korrekt dokumentiert werden. So wird verhindert, dass unbewusst gegen Verträge verstoßen wird.
Der Einsatz eines digitalen Zeiterfassungssystems ist insofern eine echte Win-Win-Situation. Bei der Auswahl der richtigen Lösung sollte unbedingt auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens geachtet werden. Entscheidende Punkte sind dabei sicherlich eine hohe Benutzerfreundlichkeit sowie eine große Passgenauigkeit.
Arten der Zeiterfassung
Es gibt verschiedene Methoden zur Zeiterfassung, die je nach Unternehmensgröße, Branche und Arbeitsstruktur variieren können:
- Manuelle Zeiterfassung: Insbesondere in kleinen Unternehmen ist nach wie vor eine manuelle Aufstellung möglich und üblich. Die Mitarbeitenden tragen ihre Arbeitszeiten selbst in Tabellen ein. Diese Methode ist kostengünstig, birgt aber ein hohes Fehlerpotenzial.
- Stempelsysteme: Über Stempeluhren „stempeln“ sich Mitarbeiter zu Beginn der Arbeit klassisch ein und nach Arbeitsende wieder aus.
- Digitale Zeiterfassung: Zeiterfassungsterminals kombinieren modernste Technologien mit einer webbasierten Software. Mitarbeiter loggen sich per Chip, Karte oder Fingerprint ein. Elektronische Systeme oder Softwarelösungen ermöglichen eine präzise und automatisierte Erfassung der Arbeitszeit.
Zeiterfassung kann auch durch das Hoch- und Herunterfahren des Laptops ermöglicht werden. Es gibt auch spezielle Apps, die vor allem für Außendienstmitarbeiter interessant sind. Das Prinzip ist denkbar einfach: Nutzer laden die Anwendungen einfach aus dem App-Store auf ihr Handy, loggen sich ein und erfassen ihre Daten mit ein paar Fingertipps zu jeder Zeit und an jedem Ort.
Wie funktionieren moderne Softwares zur Zeiterfassung?
Moderne Systeme zur Zeiterfassung sind so ausgerichtet, dass alle erfassten Daten automatisch an die Zeiterfassungssoftware übermittelt werden. Die Verwaltung der Daten erfolgt seitens HR bequem über einen Webzugang über den Laptop.
Die Zeiterfassungstools liefern HR-Verantwortlichen nicht nur einen Überblick über die geleisteten Stunden und Überstunden. Die entsprechenden Software-Lösungen tragen auch aktiv zum Arbeitnehmerschutz bei. Zum Beispiel erhalten Mitarbeiter eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn sie einen bestimmten Grenzwert an Überstunden überschritten haben. Last but not least: Die Daten können auch mit ein paar Klicks an das Lohnbuchhaltungstool weitergegeben werden. Das erleichtert den Prozess enorm.
Zeiterfassungs-Software: Vorteile
Der Einsatz moderner Zeiterfassungssoftware bietet gegenüber manuellen Methoden zahlreiche Vorteile. So minimiert die Software menschliche Fehler und automatisiert viele Prozesse, wie die Berechnung von Überstunden oder Urlaubsansprüchen. Zeiterfassungs-Software lässt sich zudem oft nahtlos in Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme oder HR-Management-Tools integrieren, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
Darüber hinaus haben Führungskräfte über solche Systeme jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten und können schnell auf potenzielle Abweichungen reagieren – auch wenn es sich um Mitarbeitende im Home-Office handelt oder um Außendienstmitarbeitende.
Bei den meisten Lösungen sind Funktionen integriert, die automatisch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Arbeitszeit und zum Datenschutz (wie die DSGVO) sicherstellen. Kommt es zu Problemen, werden die User entsprechend gewarnt.
Wichtige Funktionen von Zeiterfassungssoftware
Beim Vergleich und der Auswahl von Zeiterfassungs-Software sollten HR-Verantwortliche auf bestimmte Kernfunktionen achten:
- Die Software sollte in der Lage sein, Arbeitszeiten, Pausen, Urlaubstage und Krankmeldungen effizient zu erfassen.
- Für projektbasierte Unternehmen ist es wichtig, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten spezifischen Projekten oder Aufgaben zuordnen können.
- Die Software sollte Überstunden automatisch berechnen und sicherstellen, dass gesetzliche Pausenregelungen eingehalten werden.
- Eine gute Zeiterfassungssoftware bietet detaillierte Berichte, die personalisierte Auswertungen ermöglichen, z. B. zur Produktivität, Anwesenheit oder Überstundenverteilung.
- Eine App oder mobile Schnittstelle ermöglicht die Zeiterfassung von unterwegs oder im Home-Office.
- Besonders bei sensiblen Daten ist es wichtig, dass die Software hohe Sicherheitsstandards bietet und die gesetzlichen Datenschutzanforderungen erfüllt.
Eine digitale Zeiterfassung implementieren
Die Einführung einer neuen Zeiterfassungssoftware erfordert sorgfältige Planung und Kommunikation. Dabei gibt es einige grundsätzliche Schritte, die HR-Verantwortliche bei der Implementierung berücksichtigen sollten.
Zuerst sollte geklärt werden, welche spezifischen Anforderungen das Unternehmen hat. Dazu gehören Aspekte wie die Anzahl der Mitarbeitenden, vorhandene Arbeitszeitmodelle (z.B. Gleitzeit) oder spezifische gesetzliche Vorschriften.
Eine transparente Kommunikation ist entscheidend, um Akzeptanz und Verständnis für die neue Zeiterfassungslösung zu schaffen. Es kann sinnvoll sein, Schulungen anzubieten, um den Übergang zu erleichtern. Eine Testphase vor dem Roll-out mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitenden ist hilfreich, um „Kinderkrankheiten“ des Systems zu identifizieren und eventuell erforderliche Anpassungen vorzunehmen. Erst wenn die Software stabil läuft, sollte sie flächendeckend im Unternehmen eingeführt werden.
Achten Sie darauf, dass die Zeiterfassungssoftware problemlos mit bereits verwendeten Systemen wie der Lohnabrechnung oder dem HR-Management-Tool integriert werden kann. Fehlen entsprechende Schnittstellen oder treten beim Datenaustausch immer wieder Probleme auf, ist das digitale Tool mehr Last als Lust und bindet dringend anderweitig benötigte Ressourcen.
Auch nach der Implementierung sollte die Software regelmäßig auf ihre Effizienz und Genauigkeit geprüft werden. Updates und Anpassungen an neue gesetzliche Vorgaben sind ebenfalls wichtig. Dabei kann sich nach einiger Zeit durchaus auch herausstellen, dass eine andere Software möglicherweise doch besser passt, etwa wenn das Unternehmen wächst oder ins Ausland expandiert.
Auswahl der richtigen digitalen Zeiterfassung: Kriterien
Es gibt derzeit eine Vielzahl von Anbietern für Zeiterfassungssoftware auf dem Markt. Da ist es umso schwerer, auf Anhieb die optimale Lösung zu finden. Nur wer fokussiert vorgeht, trifft in der Regel die richtige Auswahl. Berücksichtigen Sie bei Ihren Überlegungen als HR-Verantwortlicher folgende Kriterien:
- Wie steht es um die Benutzerfreundlichkeit? Eine intuitive Bedienung sorgt dafür, dass die Mitarbeiter die Software schnell akzeptieren und verwenden.
- Wie sieht es mit Kundensupport und Service aus? Ein guter Anbieter bietet schnellen und kompetenten Support bei Problemen oder Fragen.
- Ist die Lösung skalierbar? Die Software sollte mit dem Wachstum des Unternehmens skalierbar sein und sich an veränderte Anforderungen anpassen lassen.
- Welche Kosten entstehen? Achten Sie auf das Preismodell – viele Anbieter bieten SaaS-Lösungen (Software as a Service) an, die monatlich abgerechnet werden.
Sie wollen sich über ein passgenaues System zur Zeiterfassung informieren? Wir beraten Sie gerne. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf.
