Personio: HR Management und Recruiting

Personio umfasst alle wichtigen Personalbereiche:

• Recruiting: Stellenausschreibung, Anzeigenpakete, Bewerbermanagement
• Verwaltung: Onboarding, Digitale Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung
• Abrechnung: vorb. Entgeltabrechnung, DATEV Lohnabrechnung
• Entwicklung: Performance, Feedback
• Personaldaten: Rollen und Rechte, Employee Self Service, Berichte und Analytics
• Workflows: Genehmigungsprozesse, Vorlagen, Aufgaben und Erinnerungen, Elektronische Signatur
• Personio Marketplace für HR-Integrationen

Personios HR-Betriebssystem ist eine Cloud Software. Das bedeutet für Sie, dass Sie Ihren Personio Account direkt nach der Implementierung nutzen können. Beim Hosting setzt Personio ausschließlich auf zertifizierte Anbieter:innen mit Rechenzentren in Deutschland.

Personio kann als Cloud-SaaS Lösung von potenziellen Kund:innen selbstständig und 14 Tage lang kostenlos online getestet werden. Mittels Kreditkarte oder Lastschriftverfahren können Sie die Software monatlich buchen und bei jährlicher Zahlung im Voraus erhält der/die Kund:in -5 % Rabatt. Über einen Import-Wizard in der Benutzeroberfläche lassen sich Stamm- und Prozessdaten der Belegschaft aus Excel-Tabellen leicht importieren.

Eine einwandfreie und schnelle Einrichtung der Software gewährleistet das hauseigene Customer Success Team, das Personio zusammen mit den Neukunden initial einrichtet sowie bei bestehenden Kunden automatische „Health Checks“ durchführt und proaktiv Maßnahmen zur optimalen Nutzung vorschlägt. Die Einrichtung mit Unterstützung eines Account Managers aus dem Customer Success Team braucht je nach Komplexität der Anforderungen vier bis acht Wochen.

Das Tool ermöglicht seinen Anwender:innen, sehr detaillierte Berechtigungen für verschiedene Bereiche des Systems zu vergeben. Dabei können beliebige Mitarbeiterrollen angelegt werden, sodass jede:r Mitarbeitende nur die Informationen einsehen oder bearbeiten kann, die auch für dessen Augen bestimmt sind.

Des weiteren sorgen frei einstellbare Erinnerungen dafür, dass alle im System abgebildeten Informationen und Prozesse immer zeitgerecht bearbeitet werden. Anwender:innen können sich an alle relevanten Events und To Dos per Email erinnern lassen. Erinnerungen können unternehmensweit oder rollenbasiert erstellt werden.

Die Selbstbedienungsfunktion des Tools sorgt für eine erhebliche Entlastung der HR-Abteilung. Mitarbeitende haben innerhalb ihrer Zugriffsrechte die Möglichkeit, ihre eigenen Stammdaten anzupassen, Urlaub zu beantragen oder ihre Meinung zu Bewerber:innen abzugeben. So können Mitarbeitende in viele administrative Aufgaben und HR-Prozesse einbezogen und Prozesse beschleunigt werden.

Für die Beschleunigung der Prozesse hat Personio im Oktober 2021 eine neue Kategorie an den Markt gebracht: die People Workflow Automation. Sie ermöglicht HR Teams das Arbeiten über Teams und Tools hinweg, indem sie fragmentierte Personalprozesse in automatisierte Workflows umwandelt. Somit können die Abläufe kleiner und mittelständischer Unternehmen beschleunigt und die Produktivität gesteigert werden.

• Frei erstellbare Mitarbeiterattribute: Der Anwendende entscheidet, welche Informationen er in der Personalakte speichern will und kann jederzeit neue Attribute hinzufügen.
• Vorlagen für Zeugnisse und Arbeitsverträge: Neue Vorlagen sind einfach angelegt und extrahieren Mitarbeiterinformationen direkt aus der Datenbank, sodass Zeugnisse oder Arbeitsverträge automatisiert erstellt werden können.
• Editierbare Dokumentenstruktur: Der Anwendende entscheidet, welche Dokumentenordner es geben soll und wer Zugriffs- , Vorschlags- und Bearbeitungsrechte erhält.
• Mitarbeiterhistorie: Alle Statusänderungen und Daten Anpassungen werden im System gespeichert und können jederzeit nachvollzogen werden.
• Upload aller bestehenden Mitarbeitenden: Mitarbeiterdaten können per Upload ins System integriert werden. Das gilt auch für Bewerberinformationen, vergangene Fehlzeiten oder Gehaltshistorien.

Das Tool Fehlzeitenverwaltung umfasst folgende Bereiche:

• Fehlzeiten-Arten sind frei konfigurierbar: In dem Tool können beliebig viele Fehlzeiten-Arten angelegt werden und im Detail bezüglich Parametern wie „Gültigkeit nur Wochentags“, „halbe Tage erlaubt“ konfiguriert werden. Fehlzeiten können auch über die Personio App beantragt werden. So können Mitarbeitende ihren Resturlaub einsehen und alle Arten von Abwesenheiten beantragen – wo immer sie auch sind. Sogar Atteste können abfotografiert und mit der Krankmeldung hochgeladen werden.
• Verschiedene Urlaubsregelungen möglich: Pro Fehlzeiten-Art können mehrere Regelungen zu den entsprechenden Kontingenten hinterlegt werden. Zum Beispiel: 25 Urlaubstage pro Jahr und zwei Tage pro Monat während Probezeit.
• Individuell gestaltbare Genehmigungsprozesse: Freie Definition, welche Genehmigungsschritte nach dem digitalen Einreichen eines Urlaubsantrags durch den Mitarbeitenden notwendig sind.
• Automatische Berechnung des Resturlaubs und Überträge ins neue Jahr
• Automatische Aufforderung zur Einreichung von Attesten: Bei Krankheit fordert das System ab einer definierten Zeit der Abwesenheit automatisiert Nachweise/Atteste ein.
• Vertreterregelung: Mitarbeitende können bei der Urlaubsbeantragung einen Vertretenden definieren, der automatisch eine Aufforderung zur Bestätigung der Vertretungsanfrage bekommt.
• Mehr Produktivität dank People Workflow Automation: Mitarbeitende werden nicht mehr durch viele verschiedene Schritte bei Personalprozessen unterbrochen, denn automatisierte Workflows nehmen ihnen diese Arbeit ab. Dank der People Workflow Automation werden beispielsweise bei Krankmeldung die darauffolgenden Schritte in einen Workflow automatisiert: Der/ Die Vorsitzende und Vertretende wird benachrichtigt. Im Kalender wird automatisch die Abwesenheit eingetragen und Meetings werden abgesagt. Die wichtigen Slack Kanäle werden benachrichtigt, damit wirklich keine Zeit verschwendet wird.

Die Macher:innen von Personio haben wahrlich nicht zu viel versprochen und ein System geliefert, das alle wesentlichen HR-Funktionen zuverlässig aus einer Hand bedient. Das ist bereits ein Alleinstellungsmerkmal. Denn wer sich heute im deutschen Markt nach Software für den Personalbereich umschaut, findet zunächst die etablierten Anbieter von Individuallösungen für große Unternehmen. Wegen der hohen Kosten und langen Einrichtungszeiträume kommen diese für kleinere und mittlere Unternehmen allerdings oft nicht in Frage.

Das hat dazu geführt, dass zahlreiche „Insellösungen“ existieren, die nur einen bestimmten Bereich oder Prozess im Personalwesen abbilden. Das können sich dann auch die kleineren Player leisten. Häufig kommt es in der Folge zur Verwendung vieler einzelner Tools, um verschiedene HR-Bedürfnisse zu erfüllen. Die Verwendung einzelner Tools wird in der Praxis jedoch schnell unübersichtlich und führt zu inkonsistenten Daten und ineffizienten Abläufen.

Dem setzt Personio nun ein Produkt aus einem Guss entgegen und vereint sämtliche HR-Prozesse kleiner und mittlerer Unternehmen in einer intuitiven, cloud-basierten Software-as-a-Service Lösung, die ausschließlich auf zertifizierten Servern innerhalb von Deutschland betrieben wird.

Angefangen mit Job-Multiposting, automatischen Karriereseiten, Bewerbermanagement, Mitarbeiter-Onboarding über Fehlzeitenverwaltung, Genehmigungsprozesse, Gehaltsmanagement, Zeiterfassung, Dokumentenverwaltung bis hin zu Feedback, Performance, Berichte und DATEV Lohnbuchhaltung lässt das Tool im Prinzip keine HR-Wünsche offen.

Dabei zeichnet sich die Software durch eine einfache Konfigurierbarkeit und ein detailliertes Rechtemanagement für Mitarbeitende aus. Die Software kann vom HR Team selbst über die Benutzeroberfläche an eigene Prozesse und Anforderungen angepasst werden. Durch den Einsatz regelbasierter Filter lassen sich auch komplizierte Workflows, Genehmigungsprozesse und Sichbarkeitsrechte einfach abbilden. Ferner können beliebig viele eigene Mitarbeiterattribute zur digitalen Personalakte hinzugefügt werden.

Dank der neuen Kategorie People Workflow Automation von Personio setzen Sie das produktive Potenzial Ihres Unternehmens frei. Manuelle Prozesse werden in automatisierte Workflows verwandelt, die über alle angebundenen Applikationen hinweg laufen. Das bringt Tempo in Ihr Unternehmen.

Ein Beispiel: Enthält die Position eines Mitarbeitenden das Wort „Abteilungsleiter“, genehmigt ausnahmsweise der Geschäftsführer den Urlaub, andernfalls der jeweilige Vorgesetzte sowie die Personalabteilung.
Und: Als Cloud Software lässt sich Personio ohne Installation sofort auf jedem Browser-fähigen Gerät nach vier- bis achtwöchiger Implementierung nutzen. So können Sie Personio jederzeit und von überall aus nutzen.

Durch die direkte Einbeziehung der Mitarbeitenden in HR-Prozesse wie Stammdatenpflege und Urlaubsverwaltung durch das Employee Self Service werden Kommunikationswege verkürzt und Reibungsverluste minimiert. So bleibt mehr Zeit für die Mitarbeitenden selbst.

Durch die Abbildung aller Prozesse in einem Tool werden „Datensilos“ verhindert, die Datenqualität erhöht und es entstehen neue Einblicke entlang des gesamten HR-Prozesses.

Auch die Preistransparenz, die der Anbieter auf seiner Webseite gewährleistet, hat uns überzeugt.
Aber es gibt auch einige kleine Mankos. Noch fehlen Funktionen für

• Recruiting-Videointerviews
• Ein vereinfachter Bewerbungsprozess durch das One Click Verfahren

Personio hat verschiedene Paketumfänge für verschiedene Unternehmensgrößen geschnürt. Das Unternehmen gewährleistet dank eines Angebotkalkulators auf der Personio Webseite maximale Preistransparenz für jeden Kunden und jede Kundin.