Personio: HR Management und Recruiting

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Guter Funktionsumfang, Preistransparenz

  • Contra

    Noch fehlen Funktionen wie die One Click Bewerbung

  • Fazit

    Gutes Tool für kleine und große Player

Bewertung

4.2
Funktionen
4.5
Usability
5
Einrichtung
5
Kundenfeedback

Personio_Logo_SW_Web-jpg-1Adieu Excel! Wer die Tools von Personio verwendet, muss seine HR Daten nicht mehr mit Tabellen verwalten. Die Software Lösung bildet so ziemlich alles für alle HR Belange ab. Von der Verwaltung von Stammdaten, Fehlzeiten, Gehältern, Performance bis hin zum Recruiting. Wir haben genauer hingeschaut, was die ganzheitliche HR-Lösung aus dem Hause Personio so drauf hat und waren sehr positiv überrascht.

Über den Hersteller

Personio wurde 2015 von Hanno Renner, Roman Schumacher, Arseniy Vershinin und Ignaz Forstmeier gegründet. Die Gründer lernten sich am Münchner Center for Digital Technology and Management (CDTM) kennen, das bereits erfolgreiche Unternehmen wie Outfittery, Stylight, Freeletics oder eGym hervorgebracht hat.

Die Idee hinter Personio: Eine Software, die erstmals sämtliche HRM- und Recruiting-Prozesse kleiner und mittlerer Unternehmen in einer intuitiv bedienbaren Cloud-Lösung bündelt und dabei den strengen deutschen Anforderungen in punkto Datenschutz gerecht wird.

Die Funktionen im Überblick

Personio umfasst unter anderem folgende Bereiche:

Als Cloud-Software lässt sich Personio ohne Installation sofort auf jedem browserfähigen Gerät nutzen. Beim Hosting setzt Personio ausschließlich auf zertifizierte Anbieter mit Rechenzentren in Deutschland.

Einbindung

Personio kann als Cloud-SaaS Lösung von potenziellen Kunden selbstständig online getestet und mittels Kreditkarte monatlich gebucht werden. Bei jährlicher Zahlung im Voraus erhält der Kunde die ersten beide Nutzungsmonate kostenlos. Über einen Import-Wizard in der Benutzeroberfläche lassen sich Stamm-  und Prozessdaten der Belegschaft aus Excel-Tabellen importieren.

Eine einwandfreie und schnelle Einrichtung der Software gewährleistet das hauseigene Customer Success Team, das Personio zusammen mit den Neukunden intial einrichtet sowie bei bestehenden Kunden automatische „Health Checks“ durchführt und proaktiv Maßnahmen zur optimalen Nutzung vorschlägt. Die Einrichtung mit Unterstützung eines Account Managers aus dem Customer Success Team braucht je nach Komplexität der Anforderungen ein bis vier Wochen.

Funktionen im Detail

Das Tool ermöglicht seinen Anwendern, sehr detaillierte Berechtigungen für verschiedene Bereiche des Systems zu vergeben. Dabei können beliebige Mitarbeiterrollen angelegt werden, sodass jeder Mitarbeiter nur die Informationen einsehen oder bearbeiten kann, die auch für seine Augen bestimmt sind.

Des weiteren sorgen frei einstellbare Erinnerungen dafür, dass alle im System abgebildeten Informationen und Prozesse immer zeitgerecht bearbeitet werden. Anwender können sich an alle relevanten Events und To Dos per Email erinnern lassen. Erinnerungen können unternehmensweit oder rollenbasiert erstellt werden.

Die Selbstbedienungsfunktion des Tools sorgt für eine erhebliche Entlastung der HR Abteilung. Mitarbeiter haben innerhalb ihrer Zugriffsrechte die Möglichkeit, ihre eigenen Stammdaten anzupassen, Urlaub zu beantragen oder ihre Meinung zu Bewerbern abzugeben. So können Mitarbeiter in viele administrative Aufgaben und HR Prozesse einbezogen werden.

Digitale Personalakte

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Die Digitale Personalakte von Personio macht alle relevanten Mitarbeiterinformationen an einem Ort verfügbar. Dafür sorgen folgende Funktionen:

  • Frei erstellbare Mitarbeiterattribute: Der Anwender entscheidet, welche Informationen er in der Personalakte speichern will und kann jederzeit neue Attribute hinzufügen.
  • Vorlagen für Zeugnisse und Arbeitsverträge: Neue Vorlagen sind einfach angelegt und extrahieren Mitarbeiterinformationen direkt aus der Datenbank, sodass Zeugnisse oder Arbeitsverträge automatisiert erstellt werden  können.
  • Editierbare Dokumentenstruktur: Der Anwender entscheidet, welche Dokumentenordner es geben soll und wer Zugriffs- , Vorschlags- und Bearbeitungsrechte erhält.
  • Mitarbeiterhistorie: Alle Statusänderungen und Datenanpassungen werden im System gespeichert und können jederzeit nachvollzogen werden.
  • Upload aller bestehenden Mitarbeiter: Mitarbeiterdaten können  per Upload ins System integriert werden. Das gilt auch für Bewerberinformationen, vergangene Fehlzeiten oder Gehaltshistorien.

Fehlzeitenverwaltung

Das Tool Fehlzeitenverwaltung umfasst folgende Bereiche:

  • Fehlzeitenarten sind frei konfigurierbar: In dem Tool können beliebig viele Fehlzeitenarten angelegt werden und im Detail bezüglich Parametern wie „Gültigkeit nur Wochentags“, „halbe Tage erlaubt“ konfiguriert werden.
  • Verschiedene Urlaubsregelungen möglich: Pro Fehlzeitenart können mehrere Regelungen zu den entsprechenden Kontingenten hinterlegt werden. Zum Beispiel: 25 Urlaubstage pro Jahr und zwei Tage pro Monat während Probezeit.
  • Individuell gestaltbare Genehmigungsprozesse: Freie Definition, welche Genehmigungsschritte nach dem digitalen Einreichen eines Urlaubsantrags durch den Mitarbeiter notwendig sind.
  • Automatische Berechnung des Resturlaubes und Überträge ins neue Jahr.
  • Automatische Aufforderung zur Einreichung von Attesten: Bei Krankheit fordert das System ab einer definierten Zeit der Abwesenheit automatisiert Nachweise/Atteste ein.
  • Vertreterregelung: Mitarbeiter können bei der Urlaubsbeantragung einen Vertreter definieren, der automatisch eine Aufforderung zur Bestätigung der Vertretungsanfrage bekommt.

 

Arbeitszeiterfassung und Überstundenkonto

Das Tool Arbeitszeiterfassung und Überstundenkonto umfasst folgende Bereiche:

  • Erfassung der Arbeitszeit: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten selbst im System erfassen. Je nach Konfiguration verlangt das Tool die Bestätigung eines Vorgesetzten.
  • Zuordnung von Arbeitszeitmodellen: Erstellung individueller Arbeitszeitmodelle und Zuordnung auf Einzelmitarbeiterebene.
  • Bildung und Abbau von Überstunden: Automatische Erfassung der geleisteten Überstunden. Je nach Einstellung können diese in Urlaubszeit oder Gehalt umgewandelt werden.

Performance- und Gehaltsverwaltung

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Das Tool Performance- und Gehaltsverwaltung umfasst folgende Bereiche:

  • Individuelle Gehaltsbausteine: Löhne können sich aus Fixgehältern, Bonuszahlungen und selbst angelegten, weiteren Vergütungsbestandteilen zusammensetzen.
  • Terminbasierte Gehaltsanpassung: Gehaltsveränderungen können  terminiert und automatisch ab Geltungszeitpunkt erfasst werden.
  • Zieldefinition und Performance KPIs: Mitarbeiterziele können für frei gewählte Perioden definiert und deren Einhaltung verfolgt werden.
  • Automatische Boni-Berechnung: Die Berechnung der Boni kann automatisch über die Zieldefinitionen erfolgen.
  • Lohnbuchhaltung und Exporte für Steuerberater: Alle relevanten Informationen für die Lohnabrechnung können in einem Export an Steuerberater oder das Lohnbüro übermittelt werden.
  • Terminierung von Feedbackgesprächen: Einladung zum Feedbackgespräch führt zu automatischem Outlook-Kalendereintrag. Möglichkeit, Ergebnisse des Gesprächs festzuhalten.

Recruiting und Onboarding

Das Tool Recruiting und Onboarding umfasst folgende Bereiche:

  • Abbildung des gesamten Bewerbungsprozesses: Individuell konfigurierbare Recruitingphasen, Interviewtypen und automatische Eingangsbestätigungen.
  • Kommunikation mit den Kandidaten: Alle Korrespondenzen mit den Bewerbern auf einen Blick und direkte Einladung zu Vorstellungsgesprächen.
  • Multiposting auf über 100 Stellenbörsen: Schalten von Anzeigen auf allen relevanten Karriereseiten. Dieselbe Stellenanzeige kann in Deutsch und Englisch angelegt werden.
  • Tracking der Recruitingkanäle: Die Herkunft der Bewerber wird automatisch gespeichert und kann für Berichtszwecke ausgewertet werden.
  • Kostenlose Karriereseite und Recruiting-API: Jeder Account erhält eine HTML-Karriereseite zur Einbindung auf der eigenen Homepage. Darauf können im System angelegte Stellen angezeigt werden und Bewerber können sich direkt hierüber bewerben. Eine Integration der Ausschreibungen in eine bestehende Karriereseite ist via API ebenfalls möglich.
  • Frei definierbare On-/Offboardingprozesse: Alle Mitarbeiter können in On- und Offboardingprozesse eingebunden werden.
  • Feedback zu Bewerbern einholen: Kollegen können zur Abgabe ihres persönlichen Feedbacks eingeladen werden und erhalten dabei festgelegte Zugriffsrechte auf Bewerberdokumente, Nachrichten oder die Stellenausschreibung.

 

Berichte und Exporte

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Das Tool Berichte und Exporte umfasst folgende Bereiche:

  • Graphisch aufbereitete Reports: In verschiedenen Ansichten und für verschiedene Zeiträume anlegbare Übersicht aller im System vorhandenen Daten.
  • Exporte in verschiedenen Formaten: Alle Reporte können in verschiedenen Formaten exportiert und für interne Reportingzwecke oder Unternehmenspräsentationen weiter verwendet werden.

Bewertung

Die Macher von Personio haben wahrlich nicht zu viel versprochen und ein System geliefert, das alle wesentlichen HR Funktionen zuverlässig aus einer Hand bedient. Das ist bereits ein Alleinstellungsmerkmal. Denn wer sich heute im deutschen Markt nach Software für den Personalbereich umschaut, findet zunächst die etablierten Anbieter von Individuallösungen für große Unternehmen. Wegen der hohen Kosten und langen Einrichtungszeiträume kommen diese für kleinere und mittlere Unternehmen allerdings oft nicht in Frage.

Das hat dazu geführt, dass zahlreiche „Insellösungen“ existieren, die nur einen bestimmten Bereich oder Prozess im Personalwesen abbilden. Das können sich dann auch die kleineren Player leisten. Häufig kommt es in der Folge zur Verwendung vieler einzelner Tools, um verschiedene HR Bedürfnisse zu erfüllen.Die Verwendung einzelner Tools wird in der Praxis jedoch schnell unübersichtlich und führt zu inkonsistenten Daten und ineffizienten Abläufen.

Produkt aus einem Guss

Dem setzt Personio nun ein Produkt aus einem Guss entgegen  und vereint sämtliche HR- und Recruiting-Prozesse kleiner und mittlerer Unternehmen in einer intuitiven, cloud-basierten Software-as-a-Service Lösung, die ausschließlich auf zertifizierten Servern innerhalb von Deutschland betrieben wird.

Angefangen mit Job-Multiposting, automatischen Karriereseiten, Bewerbermanagement, Mitarbeiter-Onboarding über Fehlzeitenverwaltung, Genehmigungsprozesse, Gehaltsmanagement, Anwesenheiten, Dokumentenverwaltung bis hin zu Performance, Berichte und vorbereitende Lohnbuchhaltung lässt das Tool im Prinzip keine HR-Wünsche offen.

Dabei zeichnet sich die  Software durch eine einfache Konfigurierbarkeit und ein detailliertes Rechtemanagement für Mitarbeiter aus. Die Software kann vom HR-Team selbst über die Benutzeroberfläche an eigene Prozesse und Anforderungen angepasst werden. Durch den Einsatz regelbasierter Filter lassen sich auch komplizierte Workflows, Genehmigungsprozesse und Sichbarkeitsrechte einfach abbilden. Ferner können beliebig viele eigene Mitarbeiterattribute zur digitalen Personalakte hinzugefügt werden.

Einfache Konfigurierbarkeit

Ein Beispiel: Enthält die Position eines Mitarbeiters das Wort „Abteilungsleiter“, genehmigt ausnahmsweise der Geschäftsführer den Urlaub, andernfalls der jeweilige Vorgesetzte sowie die Personalabteilung.

Und: Als Cloud-Software lässt sich Personio ohne Installation sofort auf jedem browserfähigen Gerät nutzen. Damit wäre auch dem Anspruch der Mobilität Genüge getan.

Durch die direkte Einbeziehung der Mitarbeiter in HR-Prozesse wie Stammdatenpflege und Urlaubsverwaltung durch Employee-Self-Service werden Kommunikationswege verkürzt und Reibungsverluste minimiert. So bleibt mehr Zeit für die Mitarbeiter selbst.

Durch die Abbildung aller Prozesse in einem Tool werden „Datensilos“ verhindert, die Datenqualität erhöht und es entstehen neue Einblicke entlang des gesamten HR Prozesses.

Und der Preis?

Auch die Preistransparenz, die der Anbieter auf seiner Webseite gewährleistet, hat uns überzeugt.

Aber es gibt auch einige kleine Mankos. Noch fehlen Funktionen für

  • Recruiting-Videointerviews
  • Massenupload von Dokumenten
  • Ein vereinfachter Bewerbungsprozess durch das One Click Verfahren

Personio hat verschiedene Paketumfänge für verschiedene Unternehmensgrößen geschnürt. Und das zu einem wirklich guten Preis-Leistungs-Verhältnis, wie man hier sieht:

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(Bilder: Screenshots)

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.