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Reisekostenabrechnung: Tipps für den Aufbau und die Erstellung mit der richtigen Software

3 Software-Lösungen

Ihre Mitarbeiter sind häufig "on tour"? Effiziente Software-Lösungen zur Reisekostenabrechnung unterstützen dabei, den Überblick über laufende und abgeschlossene Prozesse zu wahren.

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Die Reisekostenabrechnung, auch als „Spesenabrechnung“ geläufig, stellt eine zusätzliche Aufgabe für Mitarbeiter dar. Die Abrechnung der Reisekosten erscheint oft aufwändig, nervend und kommt zu den eigentlichen Herausforderungen des Jobs noch hinzu.

    Was muss eine Reisekostenabrechnung enthalten?

    Die umfassende Abrechnung von Geschäftsreisen beinhaltet immer die folgenden Bestandteile:

    • Person des Reisenden
    • Reisedauer (vom privaten Wohnort bis zum privaten Wohnort)
    • Fahrtkosten (z.B. Belege, Flugtickets, Fahrkarten, Kilometerpauschale)
    • Pauschalbeträge für die Verpflegung
    • Übernachtungspauschale
    • Sachbezugswerte (z.B. das vom Unternehmen gezahlte Frühstück)
    • Bewirtungsbelege bei Bewirtung weiterer Personen
    • Reisenebenkosten

    Tipps für einfache Reisekostenabrechnung mit einer HR Software

    Erleichterung verschaffen Software-Tools, die die Prozesse der Reisekostenabrechnung deutlich vereinfachen. Zu nennen sind hier etwa die Anbieter Lexware, Haufe, Datev, Sage oder HRworks. Zentrale Entlastungen und Vorteile der Softwarelösungen liegen klar auf der Hand:

     

    Die Vorteile einer Software zur Reisekostenabrechnung

    • Übersichtlichkeit
    • Zeitersparnis
    • Transparenz
    • Rechtssicherheit
    • Wirtschaftlichkeit
    • Prozessoptimierung

    Die Softwarelösungen zur Abrechnung der Reisekosten, die heute relativ günstig zu erstehen sind, halten das, was sie versprechen und sind im sehr ausgereift: Sie reduzieren den Aufwand an Zeit sowie an Verwaltungsarbeiten und offerieren zugleich Transparenz und Exaktheit. Eine Studie zeigt auf, dass manuelle Reisekostenabrechnungen durchschnittlich 20 Minuten dauern, zu teuer und daneben zu häufig fehlerhaft sind.

     

    Umfang der digitalen Reisekostenermittlung

    Durch eine effiziente Kostenabrechnung mithilfe von HR-Software-Tools wird es Unternehmen ermöglicht, alle im Zusammenhang mit Dienst- und Geschäftsreisen stehenden Kosten richtig und umfassend zu erfassen. Zu diesen Reisekosten gehören all jene Kosten, die Mitarbeiter vorleisten, als auch die Kosten, die direkt vom Unternehmen getragen werden. Es existieren demnach zwei Optionen zur Kostenermittlung:

    • Ermittlung der Reisekosten anhand von Belegen und Rechnungen (Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegung etc.)
    • Gesetzliche Reisekostenpauschale, bei der für alle Kostenarten Pauschalbeträge herangezogen werden

    Tools für eine einfache Reisekostenabrechnung

    Im Folgenden sollen exemplarisch Softwarelösungen vorgestellt werden.

     

    HRworks: vielfältig einsetzbar & webbasiert

    HRworks ist eine Software, die vom gleichnamigen Unternehmen aus Freiburg offeriert wird. Die Software kann ebenso im kleinen Unternehmen eingesetzt werden wie von Großunternehmen bzw. Konzernen. Beispielsweise setzen McDonald’s und Warner Music auf dieses Software-Tool. HRworks integriert alle Aufgaben der Reisekostenabrechnung in einem Workflow – angefangen bei der Beantragung bis hin zur Abrechnung.

     

    Datev: preiswert & empfehlenswert für den Mittelstand

    Die Softwarelösung von Datev ist Desktop-basiert und sehr gut für mittelständische Unternehmen geeignet, die eine günstige Software suchen, aber dennoch auf eine leistungsstarke Lösung angewiesen sind. Ebenso wie HRworks werden mit der Unternehmenssoftware von Datev alle Stationen einer Reise abgedeckt – wie vor allem Erstellung, Genehmigung, Abrechnung, Auszahlung und Erstattung. Ziel des Anbieters ist es unter anderem, dass die Unternehmen mit der Desktop-Software Geld sparen und rechtliche Sicherheit haben.

     

    Weitere Anbieter professioneller Unternehmenssoftware

    Das Software-Tool von Sage bietet ebenfalls zeitliche Ersparnis, Sicherheit und Flexibilität. Es können unbegrenzt Reisen abgerechnet werden. Ein hohes Papieraufkommen ist nicht zu befürchten, ebenso wenig wie ein hoher Zeitaufwand. Gleiches gilt für die Lösungen anderer etablierter Anbieter, wie beispielsweise Haufe und Lexware.

    Alle Software-Tools beinhalten die Möglichkeit, Geschäfts- und Dienstreisen detailliert und umfassend zu erfassen sowie zu dokumentieren. Es ist zudem bei der reisespezifischen Unternehmenssoftware inbegriffen, dass sie Zeit, Kosten und Prozesse optimiert. Für Geschäftsreisende und das Controlling besitzt die Abrechnung von Geschäftsreisen eine hohe Bedeutung.

    Es geht dabei nicht nur um den reibungslosen administrativen Ablauf, da die Reisenden durch das digitale Erfassen beispielsweise auch viel schneller ihre Auslagen zurückerhalten. Grundsätzlich sollten anspruchsvolle Unternehmen auf integrierte Softwarelösungen zur Reisekostenabrechnung setzen, da sich der Kosten-Nutzen-Aufwand lohnt.

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