Die Funktionen der Reisekostenabrechnung von HRworks in der Übersicht
Mit dem Modul Reisekostenabrechung des Lösungsanbieters HRworks sparen Anwender mehr als 50 Prozent ihrer Zeit beim Reisekostenmanagement und der Reisekostenabrechnung.
Das Tool unterstützt bei der Beantragung von Kostenübernahmen mit einer elektronischen Belegerfassung und bei der Erstattung der Reisekosten: Mitarbeiter erfassen Belege elektronisch, rund um die Uhr und rund um den Globus. Das Ergebnis: Weniger Arbeitsaufwand bei der Spesenabrechnung.
Perfekt kombinieren lassen sich die Funktionen zur Reisekostenabrechnung mit anderen Modulen der HRworks-Gesamtlösung aus den folgenden Bereichen:
- Personalverwaltung von HRworks: Bewerbermanagement, Onboarding, Stammdatenverwaltung, digitale Personalakte, Skillmanagement, Mitarbeitergespräche, Zeugnisse
- Zeitwirtschaft: Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung
- Benefits: Steuerfreie Gutscheine, Pauschalsteuer Gutscheine, Mahlzeitenzuschüsse
Die Funktionen der Reisekostenabrechnung von HRworks im Detail
Die recht intuitive Bedienung von HRworks sorgt in Kombination mit einem E-Mail-gestützten, elektronischen Workflow für eine einfache und komfortable Reisekostenabrechnung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Die elektronische Planung, Erfassung, Genehmigung und Prüfung von Reisen und deren Kosten beschleunigt den Abrechnungsprozess. Dies gilt sowohl für alle Pauschalen für In- und Ausland, als auch Fahrtkosten und andere Aufwendungen.
Reisekostenrecht
HRworks berücksichtigt die gesetzlichen Regelungen des Reisekostenrechts für Dienstreisen in viele Länder. Anwender brauchen sich um nichts zu kümmern. Das Tool erledigt alle nötigen Vorgänge vollautomatisch zum jeweiligen Stichtag. Für Dienstreisen ins In- undAusland berechnet das Tool den Verpflegungsmehraufwand auf den Cent genau.
Elektronische Belege
Anwender können ihrer Reisekostenabrechnung gescannte Belege im PDF-Format anhängen. Das funktioniert auch mobil per Web App. Vorgesetzte, Buchhaltung und HR können die gescannten Belege online einsehen und die Kosten genau prüfen. Belege können auch mit der Smarthone-Kamera direkt in der Software erfasst werden.
Die Alternative: Die Software verfügt außerdem über eine Schnittstelle zum Import von Kreditkartenumsätzen. Die entsprechenden Umsätze können als Belege importiert werden und müssen vom Arbeitnehmer nur noch der Dienstreise zugeordnet werden. Fertig.
Vielfältige Schnittstellen
Apropos Schnittstelle. HRworks verfügt noch über viele weitere Schnittstellen. Zum Beispiel können Reisekosten leicht in Finanzbuchhaltungssysteme importiert werden. Darüber hinaus errechnet das Tool die Lohnsteuer-Daten der Reisekostenabrechnung automatisch. Sie stehen nicht nur jederzeit zum Abruf bereit, sondern können auch via Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung übertragen werden.
Neu im Reisemanagement: Optionales Leistungsdatum für Belege erfassen und per DATEV Buchungsdatenservice exportieren
Innerhalb von Reisekostenabrechnungen und Belegmappen können User und Administratoren neben dem Rechnungsdatum nun optional ein
abweichendes Leistungsdatum für Belege definieren. Das Erfassen des Leistungsdatums ermöglicht eine periodengerechte Abgrenzung der Leistung und Steuer in der Finanzbuchhaltung. Zudem wird das Einreichen von Belegen für den User flexibler, da das Rechnungsdatum vom Reisezeitraum abweichen darf, wenn die Leistung im Reisezeitraum erbracht wurde.
Weitere Vorteile von HRworks:
- Revisionssicheres Archivieren von Reisekosten, Pauschalen und Fahrtkosten.
- Die Software bietet viele Individualisierungsmöglichkeiten. Unternehmensstrukturen können so perfekt mit dem Tool abgebildet werden.
- Blitzschnelle Auswertung der Reiskosten durch performante Reporting-Tools
- HRworks berücksichtigt stets die aktuellen Währungskurse.
Bewertung der Reisekostenabrechnung von HRworks
Die professionelle Software von HRworks stellt sich flexibel auf die Unternehmensgröße ein. Laut dem Hersteller eignet sich das Tool sowohl für kleine Betriebe mit nur wenigen Angestellten als auch für Konzerne mit 1.000 Mitarbeitern oder mehr.
Bei HRworks handelt es sich um eine webbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS), die lediglich einen Browser voraussetzt und damit auch von unterwegs eine Eingabe von Daten erlaubt. Durch das SaaS-Konzept wird die Unternehmens-IT von der Pflicht entbunden, aufwändige Updates zu fahren. Zudem arbeiten Firmen stets mit nur einer einzigen Version des Programms. Wartung und Updates werden von dem Hersteller übernommen.
Die Software zur Reisekostenabrechnung deckt alle wesentlichen Workflows in dem Bereich ab, mit den folgenden Vorteilen:
- Schnittstellen zur Finanz- und Lohnbuchhaltung
- Aktuelles Reisekostenrecht und Wechselkurse
- Einfache Belegprüfung- und Archivierung
- Import von Kreditkartenumsätzen
- Zeit- und ortsunabhängige Bedienung
- Geräte- und browserunabhängige Bedienung
- Hohe Benutzerfreundlichkeit
- Schneller Abrechnungsverlauf
- Genehmigung von Reisekostenabrechnungen durch den Linienvorgesetzten per Mausklick
Positiv ist außerdem die Preistransparenz von HRworks: Die SaaS-Lösung schlägt pro Monat und Mitarbeiter mit 9,90 Euro zu Buche. Alle Funktionen der Software sind zu den genannten Preisen nutzbar. Zusätzlich zu der Lizenzgebühr fällt einen Grundgebühr an, die je nach Unternehmensgröße variiert. Außerdem entstehen für die Einrichtungsberatung und Schulung einmalige Kosten. Die Einrichtungsdauer variiert je nach Unternehmensgröße und beträgt wenige Wochen. Besonders hervorzuheben ist hier auch die monatliche Kündigungsfrist.
