Reisekostenabrechnung mit HRworks

GESAMTBEWERTUNG

4.5

Zusammenfassung

  • Pro

    Umfassende All-in-one-Lösung / transparente Preise

  • Contra

    Nicht für Kleinunternehmen geeignet

  • Fazit

    Top!

Bewertung

4.6
Funktionen
4.5
Usability
4
Einrichtung
4.8
Kundenfeedback

Mit dem Tool zur Reisekostenabrechnung von HR-Software-HerstellerHRworks reduzieren Anwender den Abrechnungsaufwand auf ein Minimum. Der Lösungsanbieter verspricht eine Zeitersparnis um bis zu 50 Prozent. Einem durchdachten elektronischen Workflow – von der Bestellung der Reisemittel über die Berechnung von Pauschalen bis zur Abrechnung in verschiedenen Währungen sei Dank.

Über das Unternehmen

HRworks ist eine Standardlösung für die Bereiche Personalverwaltung, Reisemanagement, Zeitmanagement und Corporate Benefits in einer umfassenden HR Software. Die Anwender sind mittelständische Unternehmen bis hin zu Global Playern der verschiedensten Branchen. Inzwischen zählen mehr als 1.300 Unternehmen mit über 150.000 Anwendern zu den zufriedenen Kunden von HRworks.

Die Funktionen in der Übersicht

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Mit dem Modul Reisekostenabrechung des Lösungsanbieters HRworks sparen Anwender mehr als 50 Prozent ihrer Zeit beim Reisekostenmanagement und der Reisekostenabrechnung.

Das Tool unterstützt bei der Beantragung von Kostenübernahmen mit einer elektronischen Belegerfassung und bei der Erstattung der Reisekosten: Mitarbeiter erfassen Belege elektronisch, rund um die Uhr und rund um den Globus. Das Ergebnis: Weniger Arbeitsaufwand bei der Spesenabrechnung.

Perfekt kombinieren lassen sich die Funktionen zur Reisekostenabrechnung mit anderen Modulen der HRworks-Gesamtlösung aus den folgenden Bereichen:

  • Personalverwaltung: Bewerbermanagement, Onboarding, Stammdatenverwaltung, digitale Personalakte, Skillmanagement, Mitarbeitergespräche, Zeugnisse
  • Zeitwirtschaft: Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung
  • Benefits: Steuerfreie Gutscheine, Pauschalsteuer Gutscheine, Mahlzeitenzuschüsse

Die Funktionen im Detail

Die recht intuitive Bedienung von HRworks sorgt in Kombination mit einem E-Mail-gestützten, elektronischen Workflow für eine einfache und komfortable Reisekostenabrechnung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Die elektronische Planung, Erfassung, Genehmigung und Prüfung von Reisen und deren Kosten beschleunigt den Abrechnungsprozess. Dies gilt sowohl für alle Pauschalen für In- und Ausland, als auch Fahrtkosten und andere Aufwendungen.

Reisekostenrecht

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HRworks berücksichtigt die gesetzlichen Regelungen des Reisekostenrechts für Dienstreisen in viele Länder. Anwender brauchen sich um nichts zu kümmern. Das Tool erledigt alle nötigen Vorgänge vollautomatisch zum jeweiligen Stichtag. Für Dienstreisen ins In- undAusland berechnet das Tool den Verpflegungsmehraufwand auf den Cent genau.

Elektronische Belege

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Anwender können ihrer Reisekostenabrechnung gescannte Belege im PDF-Format anhängen. Das funktioniert auch mobil per Web App. Vorgesetzte, Buchhaltung und HR können die gescannten Belege online einsehen und die Kosten genau prüfen. Belege können auch mit der Smarthone-Kamera direkt in der Software erfasst werden.

Die Alternative: Die Software verfügt außerdem über eine Schnittstelle zum Import von Kreditkartenumsätzen. Die entsprechenden Umsätze können als Belege importiert werden und müssen vom Arbeitnehmer nur noch der Dienstreise zugeordnet werden. Fertig.

Vielfältige Schnittstellen

Apropos Schnittstelle. HRworks verfügt noch über viele weitere Schnittstellen. Zum Beispiel können Reisekosten leicht in Finanzbuchhaltungssysteme importiert werden. Darüber hinaus errechnet das Tool die Lohnsteuer-Daten der Reisekostenabrechnung automatisch. Sie stehen nicht nur jederzeit zum Abruf bereit, sondern können auch via Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung übertragen werden.

Weitere Vorteile von HRworks:

  • Revisionssicheres Archivieren von Reisekosten, Pauschalen und Fahrtkosten.
  • Die Software bietet viele Individualisierungsmöglichkeiten. Unternehmensstrukturen können so perfekt mit dem Tool abgebildet werden.
  • Blitzschnelle Auswertung der Reiskosten durch performante Reporting-Tools
  • HRworks berücksichtigt stets die aktuellen Währungskurse.

Bewertung

Die professionelle Software von HRworks stellt sich flexibel auf die Unternehmensgröße ein. Laut dem Hersteller eignet sich das Tool sowohl für kleine Betriebe mit nur wenigen Angestellten als auch für Konzerne mit 1.000 Mitarbeitern oder mehr.

Bei HRworks handelt es sich um eine webbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS), die lediglich einen Browser voraussetzt und damit auch von unterwegs eine Eingabe von Daten erlaubt. Durch das SaaS-Konzept wird die Unternehmens-IT von der Pflicht entbunden, aufwändige Updates zu fahren. Zudem arbeiten Firmen stets mit nur einer einzigen Version des Programms. Wartung und Updates werden von dem Hersteller übernommen.

Die Software zur Reisekostenabrechnung deckt alle wesentlichen Workflows in dem Bereich ab, mit den folgenden Vorteilen:

  • Schnittstellen zur Finanz- und Lohnbuchhaltung
  • Aktuelles Reisekostenrecht und Wechselkurse
  • Einfache Belegprüfung- und Archivierung
  • Import von Kreditkartenumsätzen
  • Zeit- und ortsunabhängige Bedienung
  • Geräte- und browserunabhängige Bedienung
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit
  • Schneller Abrechnungsverlauf
  • Genehmigung von Reisekostenabrechnungen durch den Linienvorgesetzten per Mausklick

Ein weiterer Pluspunkt: Bei HRworks wird das Thema Datenschutz großgeschrieben. Das Tool leistet allen Auflagen der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union Folge. Mit der Neuregelung soll insbesondere der Schutz personenbezogener Daten gestärkt werden. Gleichzeitig wird mit der Grundverordnung das Datenschutzrecht innerhalb der Europäischen Union vereinheitlicht.

Die Experten von HRworks kümmern sich um eine ordnungsgemäße Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung. Insbesondere im Bereich Human Resources sind die neuen Anforderungen an die Daten-Sicherheit ein wichtiges Thema.

Aus diesem Grund sorgt HRworks mit einer Reihe von aufeinander abgestimmten Sicherheitsmaßnahmen für höchste Sicherheitsstandards:

  • Daten bleiben Eigentum des Kunden: Alle Daten sind in vollem Umfang sicher in HRworks gespeichert und nur für den Kunden zugänglich.
  • Ein integriertes Rollen- und Berechtigungskonzept regelt im Detail, welcher Mitarbeiter in anwendenden Unternehmen auf welche Datensätze zugreifen kann.
  • Nur bei Systemfehlern, die einen Zugriff auf die Kundendaten erfordern, greifen Mitarbeiter von HRworks auf diese zu. Die Vergabe von Zugriffsrechten erfolgt dabei immer nach dem “Need-to-Know”-Prinzip.
  • Mit einer optionalen Zwei-Faktor-Authentifizierung können User ihren HRworks-Account noch einmal zusätzlich vor unbefugten Zugriffen schützen. Bei dieser Authentifizierung in zwei Schritten ist neben dem persönlichen Passwort des Nutzers ein zusätzlicher, zweiter Faktor zur Authentifizierung notwendig, die E-Mail-Adresse zum Beispiel.
  • Speicherung aller Kundendaten auf Servern in Rechenzentren mit den höchstmöglichen Sicherheitsstandards innerhalb der EU.
  • Verschlüsselte Übertragung aller Daten.

Positiv ist außerdem die Preistransparenz von HRworks: Die SaaS-Lösung schlägt pro Monat und Mitarbeiter mit maximal sechs Euro zu Buche. Das Tool passt sich den aktuellen Nutzerzahlen an und lässt sich zu jedem Monatsende kündigen.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.