Die Funktionen der Personalverwaltung von HR WORKS in der Übersicht
Die Module der HR WORKS-Gesamtlösung zum Personalmanagement unterstützen HR-Verantwortliche in den folgenden Bereichen der Personalverwaltung:
- Bewerbermanagement
- Onboarding
- Stammdatenverwaltung
- Digitale Personalakte
- Skillmanagement
- Mitarbeitergespräche
- Zeugnisse
- Neu: Mitarbeiterumfragen in HR WORKS
- HR-Analytics
Perfekt kombinieren lassen sich die Funktionen mit den Modulen von HR WORKS aus den Bereichen der Zeitwirtschaft, Benefits und Reisekostenabrechnung.
Die Funktionen der Personalverwaltung von HR WORKS im Detail
Bewerbermanagement und Onboarding
Mit dem Bewerbermanagement-Tool von HR WORKS lassen sich Stellenanzeigen mit wenigen Klicks erstellen und posten. Dank der neuen Multiposting-Funktion in HR WORKS können über mehrere Kanäle gleichzeitig BewerberInnen angesprochen werden. Bewerber, die Interesse an einer Stelle haben, können ihre Bewerbungsunterlagen und Daten über einen in die Stelleninserate integrierten Link übermitteln. Dieser führt zu einem klassischen Bewerbungsformular.
Die Eingaben eines jeden Bewerbers rufen Recruiter direkt im Bewerbermanagementsystem von HR WORKS im PDF-Format ab. Personalverantwortliche werden automatisch über jeden Bewerbungseingang informiert, während Bewerber durch automatische E-Mail-Benachrichtigungen über den aktuellen Bearbeitungsstand ihrer Bewerbung upgedatet werden.
Im Unternehmen können auf Basis verschiedener Rollen und Rechte alle, die an dem Recruiting-Prozess beteiligt sind, jederzeit orts- und zeitunabhängig auf den Bewerberpool zugreifen und die Bewerberdaten bearbeiten. Über eine Statusanzeige mit Ampellogik sehen sie anstehende Aktionen auf einen Blick.
Durch die Integration von softgarden, Gohiring und zuletzt Bonrepublic wurde der Funktionsumfang der Personalverwaltung erheblich erweitert. Unternehmen können dadurch schneller qualitativ hochwertige Bewerbungen erhalten, die anschließend im Rahmen der Personalentwicklung langfristig an das Unternehmen gebunden werden können. Eingegangene Bewerbungsunterlagen können innerhalb des Systems nicht nur eingesehen, sondern auch bewertet werden. Entscheidungsträger können sich außerdem auch innerhalb der Software abstimmen, was zeitaufwändige Meetings erspart und den Prozess beschleunigt.
Sind die passenden Kandidaten identifiziert, können Einladungen und Absagen ebenfalls leicht über HR WORKS gesteuert werden. In dem System sind E-Mailvorlagen enthalten, die individuell angepasst und direkt über das Tool an Kandidaten versendet werden können. So gelingt die Bewerberkommunikation unkompliziert und ist lückenlos gespeichert.
Ein integriertes Auswertungstool unterstützt dabei, den Bewerbungsprozess kontinuierlich zu optimieren. Mit dem Bewerbermanagement-Tool von HR WORKS lassen sich wesentliche KPI’s immer im Auge behalten:
- Anzahl der eingegangenen Bewerbungen im Zeitverlauf
- Durchlaufzeiten vom Bewerbungseingang bis zur Zu- oder Absage
Personalverantwortliche erkennen auf diese Weise schnell, welche Kampagne effektiv war und welche Kanäle oder Stellenanzeigen weniger. Auf dieser Basis lassen sich wertvolle Schlussfolgerungen für die nächsten Kampagnen ziehen.
Ist ein neuer Mitarbeiter angeheuert, lässt sich auch das Onboarding gezielt über HR WORKS steuern. Neueinstellungen erhalten noch vor ihrem Arbeitsantritt ein digitales Onboardingformular per E-Mail direkt aus HR WORKS. Bequem von zu Hause, oder unterwegs per Web App, können neue Mitarbeiter alle zur Einstellung erforderlichen Daten angeben oder als Datei anhängen:
- Familienstand
- Anschrift
- Bankverbindung
- Dokumente wie Unterlagen zur Kranken- oder Sozialversicherung
Digitale Personalakte
Die Digitale Personalakte von HR WORKS wartet mit den folgenden Vorteilenauf:
- Alle Mitarbeiterdaten in einem System: Alle Daten, Dokumente und Notizen sind einheitlich und zentral in HR WORKS hinterlegt.
- Orts- und zeitunabhängiger Zugriff: Daten lassen sich in individuellen Kategorien ablegen und sind über eine integrierte Suchfunktion schnell wieder auffindbar und von mehreren Anwendern gleichzeitig abrufbar.
- Papier- und platzsparende Ablage: Sämtliche Personaldokumente sind digital gespeichert, Aktenordner und -schränke sind nicht mehr erforderlich.
- Maximaler Datenschutz: Einrollenbasiertes Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Anwender Daten abrufen können. Für weitere Sicherheit sorgen eine automatische Protokollierung und modernste Verschlüsselungstechniken.
- Dokumentenfreigabe per Mausklick: Einzelne Personalakteneinträge lassen sich individuell, nutzerspezifisch und temporär freigeben.
- Entlastung der Fachabteilung durch Employee Self Service:Mitarbeiter laden Dokumente für ihre Akte selbst hoch.
- Erstellung von Personalakteneinträge über die API: Dies erleichtert Kunden die Digitalisierung von Papierakten, da der Umweg über den Personalakten-Import in der Admin-Oberfläche entfällt. Besonders bei großen Datenmengen ermöglicht dies einen reibungsloseren Ablauf. Darüber hinaus können Kunden über die API gesamte Personalakten exportieren, was sich beispielsweise als nützlich für die Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche erwiesen hat.
Skillmanagement
Mit dem Skillmanagement von HR WORKS wissen Unternehmen jederzeit, welcher Mitarbeiter über welche Fertigkeiten verfügt. Auf diese Weise können qualifizierte Mitarbeiter gezielt für bestimmte Aufgaben ermittelt und entsprechend eingesetzt werden.
Personalverantwortliche legen dazu innerhalb des Tools Skillprofile an, die im des Unternehmens benötigt werden. Diese lassen sich bestimmten Kategorien und einzelnen Stellenprofilen zuordnen. Ebenso lassen sich individuelle Skillprofile der Mitarbeiter anlegen.
Die Entwicklung der einzelnen Mitarbeiterskills lassen sich graphisch mittels Linien-, Säulen- oder Radardiagramm darstellen. So sind Fort- und Rückschritte auf einen Blick sichtbar. Werden für neue Aufgaben bestimmte Skills gesucht, lassen sich diese per Suchfilter abrufen.
Per Mausklick präsentiert das Programm die infrage kommenden Mitarbeiter und listet deren Fähigkeiten auf. Auf diese Weise sind die Kenntnisse aller Mitarbeiter für Arbeitgeber jederzeit transparent. So gelingt es leicht und schnell, Spezialistenteams zusammenzustellen, ohne neue Mitarbeiter rekrutieren zu müssen.
Mitarbeitergespräche
HR WORKS unterstützt auch beim Planen und Durchführen von Mitarbeitergesprächen mit den folgenden Features:
- Praktische Gesprächsplanung: Termine für ein Gespräch können online erstellt werden.
- Mitarbeiter können zeitsparend per Mausklick direkt aus HR WORKS eingeladen werden.
- Ändert sich der Termin, schickt das Programm eine automatische Benachrichtigung.
- Die Termine für Mitarbeitergespräche können per Mausklick in Outlook oder Google Kalender übernommen werden.
- Für das Gespräch selbst beinhaltet HR WORKS frei gestaltbare Fragebögen.
- Gesprächsergebnisse und Zielvereinbarungen sind im System archiviert und schnell einsehbar.
- In dem Programm lässt sich eine Liste aller Mitarbeitergespräche abrufen – inklusive Gesprächsstatus und automatischen Terminvorschlägen in frei definierbarem Intervall.
Arbeitszeugnis
Der Arbeitszeugnis Generator von HR WORKS unterstützt in allen Belangen der Erstellung eines Arbeitszeugnisses. Mitarbeiter beantragen Zeugnisse beispielsweise ganz leicht online, ohne Telefonate und E-Mails führen zu müssen.
Der Vorgesetzte erhält umgehend eine entsprechende Benachrichtigung mit allen wichtigen To Do‘s. Hinterlegte Personenstammdaten werden direkt in den Zeugnistext übernommen. Auch die in HR WORKS gespeicherten Unternehmens- und Stellenbeschreibungen lassen sich bequem per Mausklick in das Dokument einfügen.
Die Bewertung des Mitarbeiters erfolgt innerhalb des Systems in Schulnoten: Abgefragt werden die üblichen Kategorien – von Fachwissen bis soziales Verhalten. Alle Bewertungen werden von dem Tool automatisch verschriftlicht. Muss es einmal schnell gehen, reicht es aus, eine Gesamtnote zu vergeben. Den Rest erledigt das System und erstellt ein qualifiziertes Zeugnis mit nur einem Mausklick.
Anwender können aus mehreren Formulierungsvorschlägen mit gültigen Codes auswählen und auch selbst formulierte Texte zu unterschiedlichen Bewertungskategorien ergänzen. Einfacher geht’s nicht.
Personalentwicklung von HR WORKS
Mit der Integration des Personalentwicklungstools Bonrepublic erweitert HR WORKS seinen Funktionsumfang erheblich. Über eine Schnittstelle können Daten aus HR WORKS in Bonrepublic importiert werden, und innerhalb von HR WORKS steht ein direkter Absprungpunkt zum Personalentwicklungstool zur Verfügung. Diese nahtlose Integration erleichtert es Unternehmen, die Entwicklung ihrer Mitarbeiter effizient zu verwalten und zu fördern.
Microsoft Entra ID Schnittstelle jetzt verfügbar
Dank der neuen Microsoft Entra ID Schnittstelle können Kunden ihre Mitarbeiterdaten in HR WORKS mit den in Microsoft Entra ID verwalteten Daten synchron halten. Dies gewährleistet eine konsistente und aktuelle Datenbasis, wodurch die Verwaltung der Mitarbeiterdaten noch einfacher und zuverlässiger wird.
Bewertung der Personalverwaltung von HR WORKS
Die professionelle Software von HR WORKS stellt sich flexibel auf die Unternehmensgröße ein. Laut dem Hersteller eignet sich das Tool sowohl für kleine Betriebe mit nur wenigen Angestellten als auch für Konzerne mit 1.000 Mitarbeitern oder mehr.
Bei HR WORKS handelt es sich um eine webbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS), die lediglich einen Browser voraussetzt und damit auch von unterwegs eine Eingabe von Daten erlaubt. Durch das SaaS-Konzept wird die Unternehmens-IT von der Pflicht entbunden, aufwändige Updates zu fahren. Zudem arbeiten Firmen stets mit nur einer einzigen Version des Programms. Wartung und Updates werden von dem Hersteller übernommen.
Die Software zur Personalverwaltung deckt alle wesentlichen Workflows in dem Bereich ab:
- Bewerbermanagement
- Onboarding
- Stammdatenverwaltung
- digitale Personalakte
- Skillmanagement
- Mitarbeitergespräche
- Zeugnisse
Auch die Themen Zeitwirtschaft, Reisemanagement und Benefits sind innerhalb der Komplettlösung abgedeckt.
Im Juni 2024 erfolgte das Go Live der komplett neu gestalteten und deutlich optimierten Admin-Oberfläche. Dies dient der Verbesserung des Nutzererlebnisses und macht es Admins und Anwendern noch angenehmer mit HR WORKS zu arbeiten.
Positiv ist außerdem die Preistransparenz von HR WORKS: Die SaaS-Lösung schlägt pro Monat und Mitarbeiter mit 9,90 Euro zu Buche. Das Tool passt sich den aktuellen Nutzerzahlen an und lässt sich zu jedem Monatsende kündigen.
