Personalverwaltung mit HRworks

GESAMTBEWERTUNG

4.5

Zusammenfassung

  • Pro

    Umfassende All-in-one-Lösung / transparente Preise

  • Contra

    Nicht für Kleinunternehmen geeignet

  • Fazit

    Top!

Bewertung

4.6
Funktionen
4.5
Usability
4
Einrichtung
4.8
Kundenfeedback

Hrworks-310x310Mit den Funktionen der Personalverwaltungs-Software von HRworks laufen „Personalverwaltungsprozesse wie am Schnürchen“. Das jedenfalls verspricht der HR-Software-Lösungsanbieter selbst und noch mehr: Die Module unterstützen Personalverantwortliche in allen Bereichen derPersonalverwaltung und sorgen mit Employee Self Service und elektronischen Workflows für effiziente Abläufe – vom Bewerbermanagement bis zum Arbeitszeugnis. Kann der Anbieter diese Versprechen einhalten? Wir haben verglichen.

Über das Unternehmen

HRworks ist eine Standardlösung für die Bereiche Personalverwaltung, Reisemanagement, Zeitmanagement und Corporate Benefits in einer umfassenden HR Software. Die Anwender sind mittelständische Unternehmen bis hin zu Global Playern der verschiedensten Branchen. Inzwischen zählen mehr als 1.300 Unternehmen mit über 150.000 Anwendern zu den zufriedenen Kunden von HRworks.

Die Funktionen in der Übersicht

Die Module derHRworks-Gesamtlösung zum Personalmanagement unterstützen HR-Verantwortliche in den folgenden Bereichen der Personalverwaltung:

  • Bewerbermanagement
  • Onboarding
  • Stammdatenverwaltung
  • Digitale Personalakte
  • Skillmanagement
  • Mitarbeitergespräche
  • Zeugnisse

Perfekt kombinieren lassen sich die Funktionen mit den Modulen von HRworks aus den Bereichen der Zeitwirtschaft, Benefits und Reisekostenabrechnung.

Die Funktionen im Detail

Bewerbermanagement und Onboarding

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Mit dem Bewerbermanagement-Tool von HRworks lassen sich Stellenanzeigen mit wenigen Klicks erstellen und posten. Bewerber, die Interesse an einer Stelle haben, können ihre Bewerbungsunterlagen und Daten über einen in die Stelleninserate integrierten Link übermitteln. Dieser führt zu einem klassischen Bewerbungsformular.

Die Eingaben eines jeden Bewerbers rufen Recruiter direkt im Bewerbermanagementsystem von HRworks im PDF-Format ab. Personalverantwortliche werden automatisch über jeden Bewerbungseingang informiert, während Bewerber durch automatische E-Mail-Benachrichtigungen über den aktuellen Bearbeitungsstand ihrer Bewerbung upgedatet werden.

Im Unternehmen können auf Basis verschiedener Rollen und Rechte alle, die an dem Recruiting-Prozess beteiligt sind, jederzeit orts- und zeitunabhängig auf den Bewerberpool zugreifen und die Bewerberdaten bearbeiten. Über eine Statusanzeige mit Ampellogik sehen sie anstehende Aktionen auf einen Blick.

Eingegangene Bewerbungsunterlagen können innerhalb des Systems nicht nur eingesehen, sondern auch bewertet werden. Entscheidungsträger können sich außerdem auch innerhalb der Software abstimmen, was zeitaufwändige Meetings erspart und den Prozess beschleunigt.

Sind die passenden Kandidaten identifiziert, können Einladungen und Absagen ebenfalls leicht über HRworks gesteuert werden. In dem System sind E-Mailvorlagen enthalten, die individuell angepasst und direkt über das Tool an Kandidaten versendet werden können. So gelingt die Bewerberkommunikation unkompliziert und ist lückenlos gespeichert.

Ein integriertes Auswertungstool unterstützt dabei, den Bewerbungsprozess kontinuierlich zu optimieren. Mit dem Bewerbermanagement-Tool von HRworks lassen sich wesentliche KPI’s immer im Auge behalten:

  • Anzahl der eingegangenen Bewerbungen im Zeitverlauf
  • Durchlaufzeiten vom Bewerbungseingang bis zur Zu- oder Absage

Personalverantwortliche erkennen auf diese Weise schnell, welche Kampagne effektiv war und welche Kanäle oder Stellenanzeigen weniger. Auf dieser Basis lassen sich wertvolle Schlussfolgerungen für die nächsten Kampagnen ziehen.

Ist ein neuer Mitarbeiter angeheuert, lässt sich auch das Onboarding gezielt über HRWorks steuern. Neueinstellungen erhalten noch vor ihrem Arbeitsantritt ein digitales Onboardingformular per E-Mail direkt aus HRworks. Bequem von zu Hause, oder unterwegs per Web App, können neue Mitarbeiter alle zur Einstellung erforderlichen Daten angeben oder als Datei anhängen:

  • Familienstand
  • Anschrift
  • Bankverbindung
  • Dokumente wie Unterlagen zur Kranken- oder Sozialversicherung

Digitale Personalakte

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Die Digitale Personalakte von HRWorks wartet mit den folgenden Vorteilenauf:

  • Alle Mitarbeiterdaten in einem System: Alle Daten, Dokumente und Notizen sind einheitlich und zentral in HRworks hinterlegt.
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff: Daten lassen sich in individuellen Kategorien ablegen und sind über eine integrierte Suchfunktion schnell wieder auffindbar und von mehreren Anwendern gleichzeitig abrufbar.
  • Papier- und platzsparende Ablage: Sämtliche Personaldokumente sind digital gespeichert, Aktenordner und -schränke sind nicht mehr erforderlich.
  • Maximaler Datenschutz: Einrollenbasiertes Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Anwender Daten abrufen können. Für weitere Sicherheit sorgen eine automatische Protokollierung und modernste Verschlüsselungstechniken.
  • Dokumentenfreigabe per Mausklick: Einzelne Personalakteneinträge lassen sich individuell, nutzerspezifisch und temporär freigeben.
  • Entlastung der Fachabteilung durch Employee Self Service:Mitarbeiter laden Dokumente für ihre Akte selbst hoch.

Skillmanagement

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Mit dem Skillmanagement von HRworks wissen Unternehmen jederzeit, welcher Mitarbeiter über welche Fertigkeiten verfügt. Auf diese Weise können qualifizierte Mitarbeiter gezielt für bestimmte Aufgaben ermittelt und entsprechend eingesetzt werden.

Personalverantwortliche legen dazu innerhalb des Tools Skillprofile an, die im des Unternehmens benötigt werden. Diese lassen sich bestimmten Kategorien und einzelnen Stellenprofilen zuordnen. Ebenso lassen sich individuelle Skillprofile der Mitarbeiter anlegen.

Die Entwicklung der einzelnen Mitarbeiterskills lassen sich graphisch mittels Linien-, Säulen- oder Radardiagramm darstellen. So sind Fort- und Rückschritte auf einen Blick sichtbar. Werden für neue Aufgaben bestimmte Skills gesucht, lassen sich diese per Suchfilter abrufen.

Per Mausklick präsentiert das Programm die infrage kommenden Mitarbeiter und listet deren Fähigkeiten auf. Auf diese Weise sind die Kenntnisse aller Mitarbeiter für Arbeitgeber jederzeit transparent. So gelingt es leicht und schnell, Spezialistenteams zusammenzustellen, ohne neue Mitarbeiter rekrutieren zu müssen.

Mitarbeitergespräche

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HRWorks unterstützt auch beim Planen und Durchführen von Mitarbeitergesprächen mit den folgenden Features:

  • Praktische Gesprächsplanung: Termine für ein Gespräch können online erstellt werden.
  • Mitarbeiter können zeitsparend per Mausklick direkt aus HRworks eingeladen werden.
  • Ändert sich der Termin, schickt das Programm eine automatische Benachrichtigung.
  • Die Termine für Mitarbeitergespräche können per Mausklick in Outlook oder Google Kalender übernommen werden.
  • Für das Gespräch selbst beinhaltet HRworks frei gestaltbare Fragebögen.
  • Gesprächsergebnisse und Zielvereinbarungen sind im System archiviert und schnell einsehbar.
  • In dem Programm lässt sich eine Liste aller Mitarbeitergespräche abrufen – inklusive Gesprächsstatus und automatischen Terminvorschlägen in frei definierbarem Intervall.

Arbeitszeugnis

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Der Arbeitszeugnis Generator von HRworks unterstützt in allen Belangen der Erstellung eines Arbeitszeugnisses. Mitarbeiter beantragen Zeugnisse beispielsweise ganz leicht online, ohne Telefonate und E-Mails führen zu müssen.

Der Vorgesetzte erhält umgehend eine entsprechende Benachrichtigung mit allen wichtigen To Do‘s. Hinterlegte Personenstammdaten werden direkt in den Zeugnistext übernommen. Auch die in HRworks gespeicherten Unternehmens- und Stellenbeschreibungen lassen sich bequem per Mausklick in das Dokument einfügen.

Die Bewertung des Mitarbeiters erfolgt innerhalb des Systems in Schulnoten: Abgefragt werden die üblichen Kategorien – von Fachwissen bis soziales Verhalten. Alle Bewertungen werden von dem Tool automatisch verschriftlicht. Muss es einmal schnell gehen, reicht es aus, eine Gesamtnote zu vergeben. Den Rest erledigt das System und erstellt ein qualifiziertes Zeugnis mit nur einem Mausklick.

Anwender können aus mehreren Formulierungsvorschlägen mit gültigen Codes auswählen und auch selbst formulierte Texte zu unterschiedlichen Bewertungskategorien ergänzen. Einfacher geht’s nicht.

Bewertung

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Die professionelle Software von HRworks stellt sich flexibel auf die Unternehmensgröße ein. Laut dem Hersteller eignet sich das Tool sowohl für kleine Betriebe mit nur wenigen Angestellten als auch für Konzerne mit 1.000 Mitarbeitern oder mehr.

Bei HRworks handelt es sich um eine webbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS), die lediglich einen Browser voraussetzt und damit auch von unterwegs eine Eingabe von Daten erlaubt. Durch das SaaS-Konzept wird die Unternehmens-IT von der Pflicht entbunden, aufwändige Updates zu fahren. Zudem arbeiten Firmen stets mit nur einer einzigen Version des Programms. Wartung und Updates werden von dem Hersteller übernommen.

Die Software zur Personalverwaltung deckt alle wesentlichen Workflows in dem Bereich ab:

  • Bewerbermanagement
  • Onboarding
  • Stammdatenverwaltung
  • digitale Personalakte
  • Skillmanagement
  • Mitarbeitergespräche
  • Zeugnisse

Auch die Themen Zeitwirtschaft, Reisemanagement und Benefits sind innerhalb der Komplettlösung abgedeckt.

Ein weiterer Pluspunkt: Bei HRworks wird das Thema Datenschutz großgeschrieben. Das Tool leistet allen Auflagen der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union Folge. Mit der Neuregelung soll insbesondere der Schutz personenbezogener Daten gestärkt werden. Gleichzeitig wird mit der Grundverordnung das Datenschutzrecht innerhalb der Europäischen Union vereinheitlicht.

Die Experten von HRworks kümmern sich um eine ordnungsgemäße Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung. Insbesondere im Bereich Human Resources sind die neuen Anforderungen an die Daten-Sicherheit ein wichtiges Thema.

Aus diesem Grund sorgt HRworks mit einer Reihe von aufeinander abgestimmten Sicherheitsmaßnahmen für höchste Sicherheitsstandards:

  • Daten bleiben Eigentum des Kunden: Alle Daten sind in vollem Umfang sicher in HRworks gespeichert und nur für den Kunden zugänglich.
  • Ein integriertes Rollen- und Berechtigungskonzept regelt im Detail, welcher Mitarbeiter in anwendenden Unternehmen auf welche Datensätze zugreifen kann.
  • Nur bei Systemfehlern, die einen Zugriff auf die Kundendaten erfordern, greifen Mitarbeiter von HRworks auf diese zu. Die Vergabe von Zugriffsrechten erfolgt dabei immer nach dem “Need-to-Know”-Prinzip.
  • Mit einer optionalen Zwei-Faktor-Authentifizierung können User ihren HRworks-Account noch einmal zusätzlich vor unbefugten Zugriffen schützen. Bei dieser Authentifizierung in zwei Schritten ist neben dem persönlichen Passwort des Nutzers ein zusätzlicher, zweiter Faktor zur Authentifizierung notwendig, die E-Mail-Adresse zum Beispiel.
  • Speicherung aller Kundendaten auf Servern in Rechenzentren mit den höchstmöglichen Sicherheitsstandards innerhalb der EU.
  • Verschlüsselte Übertragung aller Daten.

Positiv ist außerdem die Preistransparenz von HRworks: Die SaaS-Lösung schlägt pro Monat und Mitarbeiter mit maximal vier Euro zu Buche. Je größer das Unternehmen, desto preiswerter wird es – ab 1.250 Mitarbeitern sind es dann nur noch 1,90 Euro monatlich. Das Tool passt sich den aktuellen Nutzerzahlen an und lässt sich zu jedem Monatsende kündigen.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.