Infoniqa: Personalabrechnung mit Payroll

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Sehr guter Funktionsumfang

  • Contra

    Keine Angaben zum Preis

  • Fazit

    Hochwertiges Produkt

Bewertung

5
Funktionen
4.8
Usability
4.5
Einrichtung
4.5
Kundenfeedback

infoniqa

Mit der Gehaltsabrechnungslösung Infoniqa Payroll lässt sich die  Personalabrechnung in Unternehmen punktgenau steuern. Personalabteilungen verspricht der Hersteller, dass die Software dabei unterstützt, dass die Lohnabrechnung schnell und einfach von der Hand geht. Ob’s zutrifft? Wir haben’s getestet.

Über das Unternehmen

Infoniqa ist Spezialist für Software- und Service-Lösungen in allen Bereichen der Personalarbeit: Personalmanagement, Personalabrechnung, Zeitwirtschaft und Outsourcing. Als einer der wenigen Komplettanbieter am Markt betreut das Unternehmen über 3.000 Kunden mit mehr als 1,5 Millionen Arbeitnehmern. Infoniqa verfügt über neun Standorte in Wels, Salzburg, Wien, Linz und Graz (A), Böblingen, Brakel und München (D) sowie Zürich (CH).

Ganz nach dem Leitspruch „Focus on you“ stehen 200 Mitarbeiter in engem persönlichem Austausch mit den Anwendern, um Software und Services optimal auf die Bedürfnisse von Personalabteilungen zuzuschneiden.

Die Angebotspalette umfasst neben der plattformübergreifenden Web-HR-Software „Infoniqa engage“ auch die Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen Infoniqa ONE PAYROLL auch die Web-HR-Software Infoniqa ONE HCM, die Zeitwirtschaftslösungen Infoniqa ONE TIME sowie Dienstleistungen wie Lohn-Outsourcing (BPO), Software-Hosting (SaaS), Consulting, Vertretungsservice und Schulungen.

Die einzelnen Funktionen im Überblick

Lohnabrechnung, Gehaltsverrechnung, Payroll: Am Ende des Monats erwarten Mitarbeiter ein pünktliches Gehalt auf dem Konto.

Infoniqa bietet Unternehmen im Bereich Payroll folgende Möglichkeiten an:

  • a) Lohnabrechnung selbst machen
  • b) Lohnabrechnung machen lassen

Kommen wir auf Variante a) zu sprechen. Die Gehaltsabrechnungslösung Infoniqa ONE PAYROLL unterstützt im Alltag bei der Personalabrechnung mit praktischen Tools, die darauf ausgelegt sind, sämtliche Arbeitsabläufe in diesem Bereich zu verbessern und deren Effizienz zu steigern.

Mit Variante b) bietet Infoniqa einen recht komfortablen Service für die Personalabrechnung. Die Experten von Infoniqa erledigen die Payroll für den Kunden.

Dieser übergibt nur Änderungswünsche und Belege, den Rest erledigt Infoniqa. So senken Unternehmen Aufwand und Haftungsrisiko auf ein Minimum, profitieren von transparenten Kosten und sorgen für eine stets verlässliche Lohnabrechnung.

Die einzelnen Funktionen im Detail

Lohnabrechnung selbst machen

Infoniqa ONE PAYROLL

Die branchenunabhängige Payroll-Abrechnungssoftware unterstützt Anwender zuverlässig und ist einfach zu bedienen. Überdies sind Kunden stets auf dem aktuellsten gesetzlichen Stand.

Zu den Features gehören:

  • Personalabrechnung
  • Personalkosten einfach planen und budgetieren
  • Anbindung an die Digitale Personalakte
  • Personalkennzahlen
  • Soll-Ist- bzw. Perioden-Vergleiche und Bewertungen
  • alles in einem System: Personalstammdaten, Konten, Verträge, Auswertungen

Digitale Personalakte

Mit der Digitalen Personalakte von Infoniqa (DPA) sind personen- und abrechnungsbezogene Dokumente und Daten sicher vor unbefugten Zugriffen. Sämtliche Daten sind zugriffsgeschützt und revisionssicher.

Die DPA übernimmt Personalstammdaten und Dokumente automatisiert aus Infoniqa ONE PAYROLL oder Fremdsystemen sowie durch intelligentes Scannen aus Papierakten.

Die Vorteile der Digitalen Personalakte im Überblick:

  • Beschleunigte Arbeitsabläufe
  • Einfaches Erstellen, Suchen und Austauschen von Dokumenten
  • Automatische Versionsverwaltung
  • Zugriffssteuerung
  • Einfachere Bewilligungsprozesse dank automatisierter Workflows
  • Gesetzeskonforme, verschlüsselte Archivierung der Personaldaten

idea comfort: Lösung für Betriebsprüfungen

Unternehmen können sich mit dem Tool idea comfort auf Betriebsprüfungen der Buchführung vorbereiten: Infoniqa idea comfort stellt der Prüfsoftware „idea“ alle relevanten Informationen in elektronischer Form zur Verfügung, wobei die Bereitstellung aller Daten voll automatisiert erfolgt. Überdies ergibt sich bei der Anwendung des Tools ein reduzierter Arbeitsaufwand dank einer automatisierten Prüfungsabwicklung.

Hilfe beim Einkuvertieren

Zu den recht unbeliebten Aufgaben bei der Personalabrechnung gehört das Kuvertieren von Entgeltabrechnungen. Auch hier gibt es Hilfe. Das integrierte OME-Tool druckt automatisch Strichcodes für alle gängigen Kuvertiermaschinen auf die Abrechnungen. Auch ein zusätzliches Informationsblatt kann verarbeitet werden.

Vorsorge mit PROVEDO

Infoniqa PROVEDO unterstützt Anwender effizient bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen für die betriebliche Altersvorsorge.  Entgelte für die Altersvorsorge lassen sich zum Beispiel in Wertkonten speichern.

Die Vorteile des Tools im einzelnen:

  • automatische Überwachung der 4 Prozent Rentenversicherung-Bemessungsgrenze
  • automatische Ermittlung der Arbeitgeberanteile bei Entgeltverzicht
  • Speicherung der Altersvorsorge-Entgelte in Wertkonten

Datenschutz

Und noch ein paar Worte zum Datenschutz. Die Infoniqa-Lösung bietet eine Vielzahl von Funktionen die dem Datenschutz dienen. Es wird damit ein sehr hoher Grad an Datenschutzkonformität erreicht.

  • Jeder Benutzerzugang wird eindeutig an eine Person gebunden.
  • Jeder Anmeldeversuch wird protokolliert.

Die Benutzerkennwortregeln können frei nach Wunsch konfiguriert werden. Viele verschiedene Einstellungen sind möglich:

  • Mindestlänge
  • Zeichensätze
  • Groß- und Kleinschreibung
  • Zahlen und Sonderzeichen
  • Erzwingen der Neuvergabe eines Passwortes
  • Sperre des Benutzers nach x Fehlversuchen.

Durch den Zugriff auf Infoniqa ONE HCM über HTTPS werden die zwischen Client und Server ausgetauschten Daten verschlüsselt weitergegeben.

Umfangreiches Sichtrechtekonzept

Die Software verfügt über ein umfangreiches Sichtrechtekonzept, das dafür sorgt, dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

  • Mitarbeiter ohne Personalverantwortung können grundsätzlich nur „sich selbst“ sehen. Welche Daten sie sehen dürfen bzw. welche Aktionen (ändern, neu erstellen, löschen) sie ausüben können, wird über Berechtigungsklassen gesteuert
  • Mitarbeiter mit Personalverantwortung (z.B. Führungskräfte) sehen „sich selbst“ und alle „Köpfe“ für die sie verantwortlich sind. Welche Daten sie sehen dürfen, bzw. welche Aktionen (ändern, neu erstellen, löschen) sie ausüben können, wird über Berechtigungsklassen gesteuert

Journalisierung und Zugriffsprotokollierung

Die Software bietet mit der Journalisierung und Zugriffsprotokollierung umfangreiche Funktionen, durch die alle lesenden Zugriffe und alle Änderungen von personenbezogenen Daten protokolliert werden.

Was wird protokolliert?

  • Es werden alle Daten die einen Personenbezug haben protokolliert.
    • Personaldaten
    • Adressdaten
    • Berufsbildungen
    • Weiterbildungen
    • Bewerbungen
    • uvm.

Welche Informationen gehen aus dem Protokoll hervor?

  • Benutzerzuordnung: Von welchem Benutzer wurde der entsprechende Datensatz angelegt/geändert/gelöscht
  • Zeitpunkt: Wann wurden der Datensatz geändert
  • Weitere Änderungen: Wurden im Zuge dieser Änderung andere Datensätzeauch angelegt/geändert/gelöscht
  • Lesezugriffe: Zusätzlich können auch Lesezugriffe protokolliert werden

Der Zugriff auf die Lesezugriffs- und Änderungsprotokolle ist selbstverständlich berechtigungsgesteuert. Das Leseprotokoll kann nach frei definierten Zeiträumen von autorisierten Personen gelöscht werden.

Lohnabrechnung outsourcen

Bei diesem Service übernehmen die Payroll-Spezialisten von Infoniqa für Firmenkunden die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zur Unterstützung beim Personalcontrolling – oder auch nur einzelne Aufgaben.

Die Vorteile im Überblick:

  • Mehr Planungssicherheit: Dank garantierter Termine und 100-prozentiger Ausfallssicherheit können sich Kunden auf eine korrekte, pünktliche Lohnabrechnung verlassen
  • Mehr Kostentransparenz: Keine unvorhergesehenen Kosten mehr. Kunden profitieren von flexiblen Leistungsbausteinen mit transparenten monatlichen Kosten pro Abrechnung
  • Weniger Aufwand: Die Experten von Infoniqa erledigen die gesamte Lohnabrechnung inklusive Meldewesen und berücksichtigen zuverlässig alle Gesetzesänderungen
  • Mehr Zeit: Kunden können sich freie Zeitressourcen für wertschöpfende und strategische Aufgaben schaffen, die das Unternehmen voranbringen
  • Mehr Flexibilität: Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche Daten zu jeder Tages- und Nachtzeit – dank sicherem Onlinezugang und Exportschnittstellen

Bewertung

Infoniqa hält mit seiner Gehaltsabrechnungslösung Wort und sorgt tatsächlich im laufenden Prozess für eine erhebliche Erleichterung aller Abläufe.

Die Vorteile des Tools liegen auf der Hand

  • zeitsparende und ITSG-zertifizierte Abrechnung
  • Voller Überblick: Alle Personalstammdaten, Konten und Verträge sowie Auswertungen und Reports in einem System
  • automatisiertes Bescheinigungswesen für fristgerechte und korrekte Meldungen bei Sozialversicherung und Finanzamt
  • einfaches Management der betrieblichen Altersvorsorge
  • automatische OME-Codes für automatisiertes Kuvertieren der Abrechnungen
  • automatisierte Datenbereitstellung für die elektronische „idea“ Buchführungsprüfung
  • Digitale Personalakte: Personen- und Abrechnungsdaten effizient und sicher verwalten
  • Hoher Datenschutz

Positiv fällt die recht intuitive Bedienbarkeit der Software ins Auge und der hohe Automatisierungsgrad, der dazu beiträgt, dass potentielle Fehlerquellen dank standardisierter Prozesse schnell versiegen.

Besonders wichtig für die Nutzer dürfte sein, dass sie nicht nur Aufwand und Zeit einsparen, sondern, dass sie mit der Software aufgrund automatischer Updates immer up to date bei gesetzlichen Neuerungen sind. Firmen sind so immer auf der sicheren Seite, sich in den rechten Bahnen des Gesetzes zu bewegen.

Der Einführungsaufwand in ein bestehendes System ist minimal, da sich die Infoniqa Abrechnungssoftware ganz einfach an Fremdsysteme wie SAP dank flexibler Schnittstellen anbinden lässt.

Auf diese Weise können Buchungs- und Bilanzdaten beispielsweise für SAP FI sowie kalkulatorische, bilanzielle und Leistungsdaten für SAP CO einfach erstellt und übertragen werden.

Mit der Gehaltsabrechnungslösung von Infoniqa haben Anwender alle personen- und abrechnungsbezogenen Informationen jederzeit griffbereit. Zudem besteht die Sicherheit, dass alle Daten jeweils zuverlässig zugriffsgeschützt und revisionssicher abgelegt sind.

Besonders leistungsstark erweist sich das Tool im Bereich Controlling und Reporting. Auf Knopfdruck erstellt das Reporting- und Planungstool Statistiken, Analysen und Soll-Ist-Vergleiche. So verschaffen Personalverantwortliche sich und dem Management jederzeit kurzfristig einen Überblick und können gezielt Entscheidungen treffen und Prozesse optimieren.

Hinzu kommt ein umfassendes Serviceangebot wie Hotline, Schulungen und Individualentwicklung, mit dem der Hersteller punktet. Das Serviceteam steht für alle Fragen zur Verfügung und hilft, einen optimalen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Auch wer sich mit Variante b) für das Auslagern seiner Payroll-Angelegenheiten entscheidet, wird nicht enttäuscht.  Die Einführung ist denkbar einfach, der Aufwand minimal und die Kosten transparent. Schließlich zahlen Kunden nur für die Services, die sie nutzen. Und die lassen sich individuell auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zuschneiden. Bei Fragen steht das Infoniqa Service-Team zur Seite.

Der Kunde muss sich nach der Übergabe um fast nichts mehr kümmern. Er muss lediglich die die monatlichen Änderungen durchgeben. Fertig. Somit entfallen aufwändige Fortbildungen, Softwareupdates, Krankheits- und Urlaubsvertretungen und die Lohnabrechnung selbst.

Als umfänglicher Payroll Business Partner erstellt Infoniqa  jederzeit Statistiken, Reportings und Personalkennzahlen und unterstützt bei einem effektiven Personalcontrolling.

Noch Fragen? Wir nicht!

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.