Entgelt und Rente AG: Reisekostenabrechnung mit dem Personalmanager

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Guter Funktionsumfang

  • Contra

    Leider keine Preistransparenz

  • Fazit

    Ordentliches Produkt!

Bewertung

4.3
Funktionen
4.5
Usability
5
Einrichtung
4.8
Kundenfeedback

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Das Langenfelder IT- und Dienstleistungsunternehmen Entgelt und Rente AG (E & R) ist auf die Digitalisierung von Personalprozessen spezialisiert. Mit der cloudbasierten Softwarelösung Personalmanager lässt sich die Personalverwaltung und Entgeltabrechnung automatisieren. Der Personalmanager umfasst insgesamt zehn Module, die einzeln oder in der gewünschten Kombination genutzt werden können. Der Kunde kauft nicht eine Software, die er nur zum Teil nutzt, sondern sucht individuell aus, was er benötigt und erhält eine ganz eigene Lösung. Eines der Module des Personalmanagers ist die Reisekostenabrechnung.

Über das Unternehmen

Die Entgelt und Rente AG (E & R) ist ein IT- und Dienstleistungsunternehmen, das auf die Digitalisierung der Personalverwaltung spezialisiert ist. E & R bietet zwei cloudbasierte Software-Lösungen an, den Personalmanager und den Rentenmanager.

Mit dem Personalmanager lässt sich die Entgeltabrechnung und Personalverwaltung digitalisieren. Mit dem Rentenmanager kann die digitale Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge automatisiert werden. Beide Lösungen sind modular aufgebaut, intuitiv bedienbar und können individuell ausgestaltet werden. Die einzelnen Module werden über die Online-Plattform HR direkt zentral verfügbar gemacht und gesteuert.

Neben den bewährten Standardlösungen bietet die Entgelt und Rente AG genauso auch Individualprogrammierungen an. Arbeitgeber haben damit die Möglichkeit, mit einer HR-Software zu arbeiten, die ihre Anforderungen, Rahmenbedingungen und zum Beispiel vorgegebenen Workflows berücksichtigt. So passen sich die Lösungen dem Kunden an – und nicht umgekehrt.

E & R beschäftigt sich bereits seit 1998 mit der technischen Umsetzung von Personalverwaltungsprozessen. Zurzeit sind ca. 50 Mitarbeiter bei E & R beschäftigt. Der Firmensitz befindet sich in Langenfeld (Nordrhein-Westfalen).

Kurzzusammenfassung: Reisekostenabrechnung

E&R

Der Personalmanager aus dem Hause E & R ist eine cloudbasierte Softwarelösung für die Personalverwaltung. Über verschiedene Module lassen sich einzelne Prozesse in der Personalabteilung vollständig automatisieren.

Eines der zehn Module ist die Reisekostenabrechnung. Mit diesem Modul erfolgt vom Reiseantrag bis hin zur eingereichten Kostenabrechnung alles automatisch – und nahezu papierlos.

Der entstandene Aufwand wird entweder separat ausgezahlt oder kann – bei entsprechender Koppelung der Module – über die Entgeltabrechnung erfolgen. Durch Mitarbeiter-Accounts wird die Lösung transparent.

Zu jeder Zeit und von überall haben Mitarbeiter Zugriff auf ihre persönlichen Daten und Dokumente und können Reisekosten zeitnah eingeben.

Datensicherheit und Datenschutz werden bei der Entgelt und Rente AG groß geschrieben. Die Plattform ist TÜV-zertifiziert und wird auf einem Server in Deutschland gehostet, womit Speicherung und Verarbeitung der Daten den strengen Datenschutzbestimmungen in Deutschland unterliegen.

Die einzelnen Funktionen im Überblick

Bei der Reisekostenabrechnung müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden: Da gibt es zum einen die unterschiedlichen Kostenpunkte: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten, Spesenkosten oder der Verpflegungsmehraufwand. 

Auf der anderen Seite sind noch die sich ändernden gesetzlichen Vorgaben oder betriebsinterne Regelungen zu beachten. Der Aufwand für die Personalabteilung ist daher alles in allem sehr hoch, vor allem wenn alles in Papierform mit diversen Kopien und in verschiedenen Excel-Tabellen festgehalten werden muss.

Hinzu kommt der Termindruck, denn jeder Mitarbeiter wünscht sich eine Begleichung seiner Reisekosten mit der nächsten Entgeltabrechnung. Zunächst muss aber noch ein meist mehrstufiges Genehmigungsverfahren zeitaufwendig und ebenfalls in Papierform durchlaufen werden.

Für alle Dateneingaben, Berechnungen und Arbeitsschritte der Reisekostenabrechnung steht der Personalmanager von E & R mit dem entsprechenden Modul zur Verfügung. Im Personalmanager erfolgt die Reisekostenabrechnung papierlos. Im System sind alle Informationen zentral hinterlegt und können per Mausklick einfach aktualisiert oder neu berechnet werden.

Die digitale Verwaltung spart Zeit und Kosten und führt zur Qualitätsverbesserung in der Personalabteilung. Wie alle Module des Personalmanagers kann auch die Reisekostenabrechnung zentral über die Online-Plattform HR direkt gesteuert werden. Mitarbeiter haben damit die Möglichkeit mobil, zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf die Daten zuzugreifen. Vorausgesetzt, sie haben ein internetfähiges Endgerät sowie eine Internetanbindung.

Damit können sie Reisekosten zeitnah, zum Beispiel gleich nach einer Weiterbildung, über ein Smartphone oder Tablet eingeben oder sich über den aktuellen Status der Bearbeitung erkundigen. Alles passiert dabei in Eigenregie, ohne das für diese Rückfragen oder Eingaben von Daten Ressourcen der Personalabteilung gebunden werden müssten.

Bewertung

Innerhalb des  Personalmanagers von E & R ist die Reisekostenabrechnung eines von zehn verfügbaren Modulen, das allein oder zusammen mit den anderen Funktionen wie der Entgeltabrechnung kombiniert werden kann. Die hohe Modularität trägt zu einer ganz individuellen Lösung für die digitale Personalverwaltung bei.

Im Test überzeugte uns positiv, dass die einzelnen Module intuitiv zu bedienen sind und sich der individuellen Struktur jeder Personalabteilung anpassen. Außerdem gibt es bei der Entgelt und Rente AG die Möglichkeit, die Reisekostenabrechnung – wie auch die Entgeltabrechnung – auszulagern.

Als Offline-Dienstleistung übernimmt das Unternehmen die komplette Abwicklung und Sachbearbeitung. Insgesamt zeichnet sich die Entgelt und Rente AG durch einen umfangreichen Support aus. Jedem Kunden steht ein persönlicher Ansprechpartner für technische und fachliche Fragen zur Verfügung, der die gesamte Historie und alle Besonderheiten des Kunden kennt.

Hinzu kommt: Datensicherheit und Datenschutz sind zentrale Themen bei E & R. Die Daten werden auf Servern in Deutschland gehostet und verlassen das Land nicht. Auch ist die Plattform TÜV-zertifiziert – mehr Sicherheit geht heute nicht. Sämtliche persönliche Daten und Dokumente sind dabei sicher vor unbefugten Zugriffen.

Der Personalmanager von E & R trägt das Zertifikat „Trusted Application“ (vertrauenswürdige Anwendung) der TÜV TRUST IT GmbH. Höchste Standards bei Datensicherheit und Datenschutz sind damit garantiert.

Der Zugriff auf HR direkt – und damit auch auf den Personalmanager – ist passwortgeschützt, der Datenaustausch findet ausschließlich verschlüsselt statt.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.