Factorial: HR Management leicht gemacht

GESAMTBEWERTUNG

3.8

Zusammenfassung

  • Pro

    Extrem umfassendes System

  • Contra

    Wir überlegen noch!

  • Fazit

    Einen Test wert!

Bewertung

5
Funktionen
5
Usability
5
Einrichtung
Kundenfeedback

Bildschirmfoto 2021-06-01 um 17.52.35Ein Team aus leidenschaftlich und innovativ denkenden Unternehmern hat Factorial 2016 in Barcelona gegründet. Was als kleines Projekt begann, hat sich mittlerweile zu einer der Top-HR-Softwarelösungen entwickelt, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Mitarbeiter:innen unterstützt und gleichzeitig die Notwendigkeit beseitigt, Stunden über Stunden mit zeitraubenden administrativen Aufgaben zu verbringen.

Über das Unternehmen Factorial

Jordi Romero, Bernat Farrero und Pau Ramón, die Gründer von Factorial, wollen die Verwaltung von HR-Prozessen so einfach wie möglich machen. Sie wollen HR-Aufgaben automatisieren, damit HR-Manager:innen mehr Zeit haben, sich auf ihre Mitarbeiter:innen zu konzentrieren und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Das ist der Kerngedanke, der Factorial ausmacht. Innerhalb weniger Jahre ist Factorial kontinuierlich gewachsen und wächst weiter. Das Softwareunternehmen bietet seine Lösung mittlerweile in über 40 Ländern weltweit an.

Die Funktionen von Factorial im Überblick

Zeitmanagement

  • Abwesenheiten
  • Zeiterfassung
  • Schichtplanung

 

Talentmanagement

  • Mitarbeiter Performance
  • Personalgewinnung
  • Onboarding/ Offboarding
  • Schulungsmanagement

 

Rechtliches & Finanzen

  • Lohnbuchhaltung
  • Spesen
  • Elektronische Signatur

 

Weitere Funktionen

  • Digitale Personalakte
  • Mitarbeiterportal
  • HR Berichte und KPI
  • Organigramm
  • Automatisierung
  • Berechtigungssystem
  • Integrationen

Die Funktionen von Factorial im Detail

Zeitmanagement mit Factorial

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In dem Modul für das Zeitmanagement haben HR-Manager:innen Urlaube und andere Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter:innen wegen Krankheit, Fortbildung oder Elternzeit immer im Blick. Dazu können Sie in dem Tool alle möglichen Abwesenheitsarten innerhalb Ihres Unternehmens definieren. In dem integrierten Abwesenheitsmanager überprüfen und genehmigen Sie außerdem Urlaubs- oder Fortbildungsanträge Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit wenigen Klicks. In einem übersichtlichen Team-Kalender sind derweil alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter:innen übersichtlich aufgeführt.

Erhöhen Sie außerdem die Transparenz und verbessern Sie Prozesse, indem Sie Urlaubsrichtlinien erstellen, die Sie in Factorial hinterlegen und mit Ihren Mitarbeitern teilen. Sie haben verschiedene Richtlinien in Ihrem Unternehme für verschiedene Bereiche? Auch das ist kein Problem. Erstellen Sie einfach verschiedene Leitfäden und weisen Sie diese Ihren Kollegen und Kolleginnen passgenau zu. So entstehen keine Missverständnisse und Fehler und die Prozessgeschwindigkeit erhöht sich zur Zufriedenheit aller.

Weitere Features von Factorial:

  • Erfassen Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter:innen
  • Nutzen sie dazu die Zeiterfassungsapp – über diese können sich Mitarbeiter über ihr Smartphone ein- und ausstempeln
  • Nutzen Sie die Funktion zur Geolokalisierung und seien Sie jederzeit darüber informiert, von wo aus Ihre Mitarbeiter ein- und ausstempeln.
  • Überprüfen Sie die Stundenzettel und die Zeiten einzelner Schichten direkt in Factorial
  • Werten Sie die Arbeitszeiten in individuellen Reportings aus.
  • Laden Sie eine monatliche Zusammenfassung über die Gesamtarbeitszeit aller Ihrer Mitarbeiter herunter.

Talentmanagement mit Factorial

Performance Management

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Innerhalb Factorial können Sie ganz leicht die Performance Ihrer Mitarbeiter managen. Wählen Sie dazu die Methode, die am besten zu Ihnen passt. Sie haben die Wahl zwischen:

  • 180° & 360° Feedback
  • Manager-Feedback
  • Selbsteinschätzung

Die Inhalte Ihrer Leistungsbeurteilungen lassen sich vollständig anpassen und individuell auf Ihre Mitarbeiter abstimmen. Sie können Ihre eigenen Fragen nutzen, oder auf Vorlagen innerhalb Factorial zugreifen und diese auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Legen Sie außerdem fest, wer wen beurteilt. Mit einem Klick versenden Sie mit Factorial automatische Benachrichtigungen an alle Teilnehmer.

Bewerbermanagement
Bilden Sie außerdem Ihr komplettes Bewerbermanagement mit Factorial ab:

  • Entwerfen Sie eine maßgeschneiderte Karriereseite, die Kandidaten begeistert. In Factorial finden Sie dafür vollständig anpassbare Karriereseitenvorlagen.
  • Verwalten Sie Kandidaten während des Einstellungsprozesses und darüber hinaus.
  • Erstellen Sie maßgeschneiderte Stellenangebote und Bewerbungsformulare.
  • Erstellen Sie Ihr Stellenangebot auf Factorial und veröffentlichen Sie es auf LinkedIn oder Indeed.
  • Beziehen Sie andere Mitarbeiter mühelos mit ein paar Klicks in den Abstimmungsprozess mit ein.
  • Verbessern Sie die Candidate Experience von Bewerbern, indem Sie sicherstellen, dass jeder eine Antwort auf seine Bewerbung erhält. Nutzen Sie dazu die automatisierten E-Mails, die Sie über Factorial versenden können.

On- und Offboarding
Mit Factorial gewährleisten Sie außerdem einen hochwertigen On- und Offboarding-Prozess. Erstellen Sie dazu strukturierte Aufgabenabläufe und weisen Sie diese den Personen zu, die für die Ausführung der jeweiligen Aufgaben verantwortlich sind. Jeder Mitarbeiter wird automatisch über seine anstehenden Aufgaben und das Fälligkeitsdatum informiert

Schulungsmanagement
Factorial unterstützt Sie außerdem dabei, Schulungen zu planen. Dafür liegen in dem System anpassbare Dashboards vor, mit denen Sie Weiterbildungen anlegen, kontrollieren und den Fortschritt und die Kosten jeder Schulungsmaßnahme immer im Blick haben. Wer hat einen Kurs bereits abgeschlossen? Wer befindet sich noch im Training? Mit Factorial sind Sie stets im Bilde. Erfahren      Sie außerdem mit Umfragen, wie Mitarbeiterschulungen      bewerten und welche Erfolge daraus hervorgehen.

Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Factorial

Bildschirmfoto 2021-06-01 um 17.57.07Die folgenden Features bietet Ihnen Factorial in der Lohnbuchhaltung:

  • Verwaltung von Zulagen und Variablen
  • Lohn- und Gehaltsinformationen immer auf dem neuesten Stand
  • Alle Gehaltsänderungen an einem Ort
  • Exportieren und teilen Sie Gehaltsübersichten
  • Erstellen Sie Individuelle Berichte für die Gehaltsabrechnung
  • Behalten Sie neue Einstellungen oder Kündigungen im Blick
  • Überprüfen Sie die Vertragsarten oder Arbeitstage der verschiedenen Mitarbeiter.
  • Signieren Sie Dokumente digital

Managen Sie außerdem die Spesen, die Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verursachen. Dafür hat Factorial eigens eine App für das Spesenmanagement entwickelt, mit der Sie all Ihre Ausgaben an einem Ort hochladen und verfolgen können. Digitalisieren Sie all Ihre Belege und Rechnungen und behalten so den Überblick über alle Ausgaben.

Das Mitarbeiterportal von Factorial

Über das Mitarbeiterportal von Factorial können Ihre Kollegen und Kolleginnen Sie von jeder Menge administrativer Arbeit entlasten. Sie erfassen nicht nur ihre Zeiten ganz einfach per App, sondern haben auch immer einen Einblick über die eigenen Überstunden und verbleibende Urlaubstage und müssen keine Anfrage an HR stellen. In einem Urlaubskalender beantragen Sie mit ein paar Fingertipps neuen Urlaub und sehen, wer aus dem eigenen Team bereits Abwesenheiten eingetragen hat.

Außerdem haben Arbeitnehmende über das Mitarbeiterportal von Factorial immer Zugriff auf:

  • Lohnzettel, Verträge, Atteste
  • Unternehmensdokumente
  • Die persönliche Personalakte

Und: Schicken Sie Dokumente über das Mitarbeiterportal zur Unterschrift an Ihre Mitarbeiter. Diese Funktionen entlasten HR Manager von erheblichen administrativen Aufwänden.

Die Digitale Personalakte von Factorial

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Mit Factorial sind alle Unternehmens- und Mitarbeiterdokumente überdies in einer Digitalen Personalakte organisiert und zentral abrufbar.

Die Features im Schnelldurchlauf:

  • Erstellen Sie benutzerdefinierte Ordner für jeden Dokumenttyp.
  • Benachrichtigen Sie Ihre Mitarbeiter über neue Dokumente.
  • Laden Sie mühelos Dokumente in großen Mengen hoch.
  • Teilen Sie die Unternehmensmitteilungen mit Ihren Mitarbeitern.
  • Erstellen Sie Genehmigungs-Workflows für Dokumente und wählen Sie die verantwortlichen Personen für die Überprüfung aus.
  • Legen Sie fest, ob Ihre Manager die Dokumente der Mitarbeiter sehen können.
  • Blenden Sie wichtige Dokumente aus, damit nur berechtigte Personen sie sehen können.

Bewertung

Factorial bietet HR-Managern ein vollumfängliches Personalmanagementsystem, mit dem sich wirklich alle Belange des Human Resources Managements wie in einem Cockpit steuern lassen. Besonders überzeugend: Der hohe Automatisierungsgrad, die integrierten Employee Self Service Anwendungen und die Möglichkeit, Dokumente digital zuzuweisen und zu signieren. In Summe entlastet das von vielen, vielen administrativen Aufgaben. Top!

Noch ein paar Worte zur Sicherheit des Systems.

  • Datenschutz-Grundverordnung  (DSGVO): Factorial hält sich an die neueste      Auflage der Datenschutzgrundverordnung und bürgt dafür, dass die Daten der Nutzer jederzeit geschützt sind.
  • Datenverschlüsselung: Alle Datenbankinformationen werden im Ruhezustand verschlüsselt (AES-256)
  • Sichere Speicherung Ihrer Daten: Die Server von Factorial stehen in Frankfurt und werden nach höchsten deutschen Sicherheitsstandards überwacht.
  • Schwachstellendiagnose: Die IT-Profis von Factorial decken jede Schwachstelle auf, bevor sie von externen Angreifern ausgenutzt wird.
  • Zertifikate und Sicherheitsprotokolle: Alle Kundendaten werden auf den Servern von Amazon Web Services (AWS) in Deutschland gespeichert, einer Reihe von Web-Services in der Cloud, die maximale Sicherheit garantieren. Unternehmen wie Netflix oder Airbnb verlassen sich auf AWS, um die Daten von Millionen von Benutzern zu verwalten. Das Amazon Web Services-Rechenzentrum wird durch drei physische Sicherheitsebenen geschützt. Ebenso sind die Einrichtungen gegen äußere Einflüsse geschützt und nur über eine nicht übertragbare persönliche Zugangskarte und Pin zugänglich.

Noch Fragen? Wir nicht! Klare Empfehlung an Sie, die Software einmal zu testen.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.