Infoniqa: Zeiterfassung ONE Time

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Sehr guter Funktionsumfang

  • Contra

    Keine Angaben zum Preis

  • Fazit

    Hochwertiges Produkt

Bewertung

5
Funktionen
4.9
Usability
4.5
Einrichtung
4.5
Kundenfeedback

infoniqaMit Infoniqa ONE Time bietet Infoniqa eine langjährig etablierte, funktional ausgereifte Zeiterfassungslösung, die bei tausenden Arbeitnehmern tagtäglich im Einsatz ist. „Die Zeitwirtschaftslösungen von Infoniqa decken alle essentiellen Aufgaben in punkto Arbeitszeiterfassung vollumfänglich ab und bieten zugleich Mehrwerte für Unternehmen und Mitarbeiter.“ Soweit das Versprechen des HR Software Herstellers selbst. Logisch, dass wir uns da die Funktionen einmal genauer angeschaut haben. Angefangen mit dem Modul der klassischen Zeiterfassung, die um zahlreiche Funktionen erweiterbar ist.

Über das Unternehmen

Infoniqa ist Spezialist für Software- und Service-Lösungen in allen Bereichen der Personalarbeit: Personalmanagement, Personalabrechnung, Zeitwirtschaft und Outsourcing. Als einer der wenigen Komplettanbieter am Markt betreut das Unternehmen über 2.000 Kunden mit mehr als 1,5 Millionen Arbeitnehmern. Infoniqa verfügt über neun Standorte in Wels, Salzburg, Wien, Linz und Graz (A), Böblingen, Brakel und München (D) sowie Zürich (CH).

Ganz nach dem Leitspruch „Focus on you“ stehen 200 Mitarbeiter in engem persönlichem Austausch mit den Anwendern, um Software und Services optimal auf die Bedürfnisse von Personalabteilungen zuzuschneiden.

Die Angebotspalette umfasst neben der Zweitwirtschaftslösung Infoniqa ONE TIME auch die plattformübergreifenden Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen Infoniqa ONE PAYROLL, die Web- HR-Software Infoniqa ONE HCM sowie Dienstleistungen wie Lohn-Outsourcing (BPO), Software- Hosting (SaaS), Consulting, Vertretungsservice und Schulungen.

Die einzelnen Funktionen im Überblick

Das Modul Zeiterfassung innerhalb der absolut flexiblen Lösung TIME von Infoniqa beinhaltet neben der klassischen Zeiterfassung zahlreiche ergänzende Module.

Dazu gehören:

  • Zutrittskontrolle mit Online-Kommunikation
  • ein grafisches Workforce-Management zur Personaleinsatzplanung
  • eine Besucherverwaltung inklusive Evakuierungsliste und Zutrittsstatus

Die wichtigsten Hard Facts im Überblick:

  • vollständiger Prozess der Zeiterfassung bis zur Übergabe der Lohnarten und Fehlzeiten an die unterschiedlichsten Personalabrechnungssysteme
  • hochflexibel und multilingual
  • offene Schnittstellenstruktur, ermöglicht exakte und passgenaue Ausgestaltung der Lösung
  • problemloser Im- und Export aus/in Fremdsysteme(n)
  • modularer Aufbau
  • Anbindung an ERP/PPS- und/oder HR-Software-, Kassen- und Finanzbuchhaltungs-Softwaresysteme
  • WebClient mit integriertem Workflow-Management, intuitiv und leicht bedienbar
  • benutzerfreundliche App für mobile Zeiterfassung
  • Zutritt und Online-Kommunikation: hohe Variabilität, auch für erhöhte Sicherheitsanforderungen, zum Beispiel durch die Nutzung biometrischer Merkmale
  • umfassende Erfahrungen im RZ-Umfeld / mehrmandantenfähig
  • Stand-alone oder im ASP-Betrieb einzusetzen
  • skalierbares Lizenzmodell
  • Payrollview zur Darstellung der Gehaltsabrechnung im WebClient
  • hohes Serviceverständnis sowie kurze Informationswege im Infoniqa-Team stehen für eine vorzügliche Betreuung und schnelle Unterstützung

Die einzelnen Funktionen im Detail

Die Arbeitszeiterfassung über das Modul Zeiterfassung von Infoniqa  ist völlig flexibel an die alle Betriebsprozesse anpassbar. Das Tool unterstützt zum einen die Ausgabe und Erkennung individueller Ausweise und Chips der Mitarbeiter an klassischen Zeiterfassungs-Terminals.

Zum anderen trägt das Tool von Infoniqa aber auch höchsten Sicherheitsansprüchen Rechnung. Für die Zeiterfassung können auch biometrische Erfassungsterminals und Zuttrittsleser unterstützt werden.

Zeiterfassung

Arbeitszeiten können aber auch über webbasierte Mitarbeiterportale inklusive Workflow-Management und mobile Apps erfasst werden. Alternativ steht eine Telefonzeiterfassung zur Verfügung.

Neben der klassischen Arbeits- und Projektzeiterfassung unterstützen die Lösungen von Infoniqa auch die Betriebsdatenerfassung von Produktions-, Leistungs- und Tankdaten.

Alle Kennzahlen lassen sich über integrierte Controlling- und Reportingmöglichkeiten individuell auswerten und für weiterführende Analysen in gängige Standardformate exportieren.

Ein weiteres Plus: Das Modul ist mehrsprachenfähig, besonders benutzerfreundlich und dank standardisierter Schnittstellen sehr einfach in eine bestehende Systemlandschaft integrierbar.

Datenschutz

Und noch ein paar Worte zum Datenschutz: Infoniqa ONE TIME bietet eine Vielzahl von Funktionen die dem Datenschutz dienen. Es wird damit ein sehr hoher Grad an Datenschutzkonformität erreicht.

  • Jeder Benutzerzugang in Infoniqa ONE TIME wird eindeutig an eine Person gebunden.

Die Benutzerkennwortregeln können frei nach Wunsch konfiguriert werden. Viele verschiedene Einstellungen sind möglich:

  • Mindestlänge
  • Zahlen und Sonderzeichen
  • Erzwingen der Neuvergabe eines Passwortes
  • Sperre des Benutzers nach x Fehlversuchen.

Durch den Zugriff auf den Infoniqa ONE TIME Webclient über HTTPS werden die zwischen Client und Server ausgetauschten Daten verschlüsselt weitergegeben.

Umfangreiches Sichtrechtekonzept

Infoniqa ONE TIME verfügt über ein umfangreiches Sichtrechtekonzept, das dafür sorgt, dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

  • Mitarbeiter ohne Personalverantwortung können grundsätzlich nur „sich selbst“ sehen. Welche Daten sie sehen dürfen bzw. welche Aktionen sie ausüben können, wird über fein skalierbare Berechtigungsklassen gesteuert. Es wird unterschieden zwischen Personalberechtigungen, Auswahlberechtigungen und Menüberechtigungen.
  • Mitarbeiter mit Personalverantwortung (z.B. Führungskräfte, Management) sehen „sich selbst“ und alle „Köpfe“ für die sie verantwortlich sind. Welche Daten sie sehen dürfen, bzw. welche Aktionen sie ausüben können, wird über Berechtigungsklassen gesteuert

Protokollierung

Infoniqa TIME bietet mit der Protokollierung umfangreiche Funktionen, durch die alle Zugriffe und alle Änderungen von personenbezogenen Daten nachvollziehbar festgehalten werden.

Was wird protokolliert?

Es werden alle Daten protokolliert, die einen Personenbezug besitzen:

  • Personaldaten
  • Adressdaten
  • Buchungsdaten
  • u.v.m.

Welche Informationen gehen aus dem Protokoll hervor?

  • Benutzerzuordnung: Von welchem Benutzer wurde der entsprechende Datensatz angelegt/geändert/gelöscht?
  • Zeitpunkt: Wann wurde der Datensatz geändert?
  • Weitere Änderungen: Wurden im Zuge dieser Änderung andere Datensätze auch angelegt/geändert/gelöscht?

Der Zugriff auf die Änderungsprotokolle ist selbstverständlich berechtigungsgesteuert.

Bewertung

Das gesamte Zeiterfassungs-Spektrum von Infoniqa ONE TIME  hat uns durchaus überzeugt, denn es bietet für praktisch alle Ansprüche der Zeiterfassung die richtige Lösung. Hinzu kommt, dass es sich in der Anwendung als recht intuitiv bedienbar erwies.

Ein weiteres Plus ist, dass Hersteller Infoniqa neben einem umfangreichen Hardwareangebot von ZeitterminalsKartenAusweisen sowie biometrischen Erfassungs- und Kontrollterminals auch den vollumfänglichen IT-Betrieb der Zeitwirtschaftslösungen im eigenen, besonders sicheren und zertifizierten Rechenzentrum (Software-Hosting) übernimmt.

Infoniqa ONE TIME wächst mit den Anforderungen der Kunden, die sich erfahrungsgemäß im Laufe der Jahre verändern. Diese lassen sich sofort und komfortabel in Infoniqa ONE TIME umsetzen.

In ihren Funktionen ist die Lösung voll ausgereift und zeitgemäß, was sich zum Beispiel an der Erfassbarkeit biometrischer Daten zeigt. Mit diesem Ad-On können derzeit nur wenige Tools punkten – und es bietet Arbeitgebern nicht nur Gewissheit über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter, sondern verhindert auch dass Geschäftsinhalte nicht an unbefugte Dritte gelangen. Denn über biometrische Daten kann sich nur einloggen, wer dies am eigenen Körper trägt.

Die Infoniqa Lösung ist allein in Deutschland bei mehr als 170 Kunden aller Größen und Branchen im Einsatz. Ab sofort bietet der HR-Software Hersteller mit Infoniqa ONE TIME alle Funktionalitäten, die das Thema Zeiterfassung betreffen. Das Basismodul kann jederzeit um folgende Funktionen ergänzt werden:

  • grafischer Schichtplaner
  • Webclient inkl. Workflowmanagement für Mitarbeiter und Vorgesetzte
  • Telefonzeiterfassung
  • mobile App
  • Betriebsdaten-/Projekt-/Kostenstellenerfassung bzw. -verwaltung
  • Tankdatenerfassung
  • Besucherverwaltung
  • Zutrittskontrolle inkl. Online-Kommunikation
  • Offline-Zutrittskontrolle
  • Pförtnermodul
  • Controlling- und Reporting-Tool
  • Workforce-Management (Personaleinsatzplanung)

Der höchste Mehrwert für den Anwender liegt mit Abstand in der hohen Automatisierung aller Prozesse. Angefangen bei der Mitarbeiteranlage über die Berechnung der Zeiten mit Bewertung diverser Zuschläge, Umbuchungen und Kappungen bis zur Übergabe der relevanten Daten an das Entgeltsystem – mit Prüfung arbeitsrechtlicher Rahmendaten  entsprechend den geltenden Arbeitszeitgesetzen.

Das Resultat: Mit Infoniqa ONE TIME lässt sich – nicht nur im Vergleich zur manuellen Zeitwirtschaft auf Papier oder Excel – erheblich viel Zeit sparen und deutlich effizienter arbeiten.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.