ZEP –Zeiterfassung einfach und flexibel

Die Funktionen von ZEP im Überblick

ZEP bietet insgesamt drei unterschiedliche Produktlinien für Zeiterfassung, die sich hinsichtlich der Ausrichtung und der Funktionalitäten unterscheiden. Dabei können Nutzer auswählen, ob eine reine Stechuhr-Funktion für die eigenen Erfordernisse bereits ausreicht oder ob eine zeitliche Erfassung und Weiterverarbeitung komplexerer Prozesse benötigt wird.

• ZEP Clock: Dieses ist gewissermaßen die Basis-Produktlinie. ZEP Clock funktioniert wie eine digitale Stempeluhr und ermöglicht eine einfache und intuitive Erfassung von Arbeitszeiten, die gleichzeitig mit den aktuellen Gesetzen konform ist.
• ZEP Compact: Diese wird insbesondere neben einer effizienten Projektzeiterfassung benötigt samt projektbezogenen Auswertungen, ist diese Produktlinie genau richtig.
• ZEP Professional: Der “Alleskönner” in Sachen Projektgeschäfte ist ZEP Professional. Diese Anwendung ermöglich eine umfassende Verwaltung von Projekten. Neben der Zeiterfassung sind ebenso auch Planung sowie Abrechnung, Controlling und Auswertung von Projekten möglich.

Für den Fall, dass die Funktionalitäten der ausgewählten Produktlinie noch nicht optimal zu den Erfordernissen im Unternehmen passen, können weitere nützliche Optionen hinzu gebucht werden. So lässt sich das jeweilige ZEP-Modul noch weiter individualisieren.

Die Funktionen von ZEP im Detail

Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist durchaus komplex, niemand weiß dies besser als die Zuständigen im HR. Denn um den erforderlichen Schutz der Mitarbeitenden zu gewährleisten, müssen neben Höchstarbeitszeiten zudem auch noch die Pausen- bzw. Ruhezeiten genau im Blick behalten werden. Letztlich zielt das entsprechende BAG-Urteil, das eine digitale Erfassung der Arbeitszeiten vorschreibt, in genau diese Richtung: Die Dokumentation der Arbeitszeiten soll transparenter werden – für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Für Letztere sind Daten über Tätigkeitszeiten sowie Über- oder auch Unterstunden schon länger wichtige Informationen, die Relevanz für Controlling und Abrechnung haben.

Allerdings reicht die reine Erfassung der jeweiligen Zeiten per Stechuhr am Unternehmenssitz in immer weniger Fällen aus. So kann es vorkommen, dass Mitarbeitende im Homeoffice oder mobil tätig sind. Darüber hinaus wird immer häufiger projektbezogen gearbeitet. Hier ist eine entsprechende Zeiterfassung extrem wichtig, um den Überblick zu behalten bzw. um die Zeiten den Kunden in Rechnung zu stellen. Bislang wurde dies händisch gelöst – per Excel-Tabelle oder Notizzettel. Aufwendig, wenig komfortabel und auch gesetzlich problematisch. 

Genau hier setzt die SaaS-Lösung ZEP an. Durch insgesamt drei Produktlinien, welche um hinzu buchbare weitere Funktionen ergänzt werden, können Unternehmen unterschiedlichster Tätigkeitsfelder genau die für sie passende digitale Zeiterfassung nutzen. 

ZEP Clock: Die digitale Stechuhr

Ist lediglich eine digitale Zeiterfassung der Mitarbeitenden erforderlich, dann ist die Produktlinie ZEP Clock genau richtig. Hiermit lassen sich die Arbeitszeiten lückenlos und in Echtzeit erfassen, Pausenregelungen werden automatisch umgesetzt. Alles rechtskonform.

Die Erfassung der Tätigkeitszeiten kann einfach über die entsprechende App erfolgen, was das Ganze auch im Home-Office oder unterwegs nutzbar macht. Darüber hinaus kann durch ein entsprechendes Terminal sowie einen RFID-Schlüsselanhänger ein Ein- und Ausstempeln am Firmensitz erfolgen.

Der entscheidende Vorteil von ZEP Clock: Die cloudbasierte Software muss nicht installiert werden, sondern ist vom ersten Moment an einsatzfähig. Dadurch ist außerdem auch ein Zugriff nicht nur am Firmenrechner möglich, was das Arbeiten wesentlich effizienter und einfacher macht.

Standardmäßig erlaubt ZEP Clock den Export der Daten als PDF, Word und sogar als OpenOffice-Datei.

Wem diese Funktionalitäten nicht ausreichen, der kann ZEP Clock um verschiedene Zusatzprodukte erweitern, etwa Erweiterungen für eine bessere Verwaltung von mehreren Abteilungen, Standorten und Niederlassungen, ein zentrales Online-Archiv zur Dokumentenverwaltung, eine Anwendung speziell für das Handling von Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub sowie Schnittstellen zu HR-Anwendungen. 

ZEP Compact: Projektzeiten einfach managen

Unternehmen, die vor allem projektbezogen arbeiten, stellen andere Anforderungen an eine effiziente Arbeitszeiterfassung. Hier ist es wichtig, dass die jeweils für ein Projekt oder eine Aufgabe angefallene Tätigkeitszeit sowie alle Leistungen detailliert erfasst wird. Des Weiteren sollte genau unterschieden werden, welche Zeiten fakturierbar sind und welche nicht. ZEP Compact ist hier die optimale Lösung, denn die Produktlinie erlaubt ebenso eine Projektzeiterfassung wie auch eine Projektauswertung für das komplette beteiligte Team. 

Neben der reinen Zeiterfassung per mobiler App bietet ZEP Compact noch Optionen für eine effektive Mitarbeiterverwaltung, erlaubt die Ausgabe von Rechnungen sowie Auswertungen und stellt eine bewährtes Rollen- und Rechtesystem für die unterschiedlichen Nutzer zur Verfügung.

Um die projektbezogene Zeiterfassung abzurunden, ist bei ZEP Compact eine Datenbank mit sämtlichen relevanten Kundendaten integriert. Und auch eine umfassende Projektverwaltung ist möglich. So sind beispielsweise Abrechnungsdaten, Spesenregelungen und Laufzeiten hinterlegt. Auch Projektstrukturen und Projektpläne lassen sich hiermit abbilden.

Auch diese Produktlinie ist bei Bedarf erweiterbar mit folgenden Zusatzprodukten:

• Abteilungen, Niederlassungen & Standorte
• Anwesenheit
• Reisekostenabrechnung
• Dokumentenverwaltung
• Freie Mitarbeiter
• Planstunden
• Preise & Belege
• Ressourcenplanung
• Tickets, Aufgaben & To-dos
• Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub
• sowie Schnittstellen zu anderen HR-Anwendungen sowie externen Arbeits-Plattformen

ZEP Professional: Die Komplettlösung für das Projektgeschäft 

Wer Wert auf eine effiziente Lösung von A bis Z setzt, die alle Aufgaben rund um das Projektgeschäft miteinander verknüpft, für den ist die Produktlinie ZEP Professional die beste Variante. Auch hier steht die Projektzeiterfassung im Mittelpunkt, allerdings ergänzt um sämtliche Optionen, die hier hereinspielen bzw. die auf diese Daten zugreifen.

Insofern ist gewährleistet, dass das HR einfach, schnell verlässlich mit den eingepflegten Daten zu Projekt und Aufgaben arbeiten kann. Zusätzlich ist die Verwaltung von Mitarbeiterdaten möglich sowie eine Zuweisung von Rollen und Berechtigungen. Neben einer integrierten Kunden- und Projektverwaltung lassen sich bei ZEP Professional auch Preisgruppen verwalten, kunden- und projektspezifische Preistabellen hinterlegen. Darüber hinaus ist ebenfalls eine projektspezifische Erfassung von Belegen für Fremdkosten möglich.

Abgerundet wird das Ganze durch eine umfassende Dienstreisen- und Reisekostenabrechnung samt Rückerstattung und Weiterfakturierung, sowie eine Planstunden-Funktion. So lassen sich nicht nur die Aufwandsplanung pro Projekt darstellen, sondern auch Überbuchungslimits hinterlegen und das Projektcontrolling nachhaltig vereinfachen.

Und natürlich haben Nutzer auch bei ZEP Professional Zugriff auf die Zeiterfassung per App.

Wächst das Unternehmen oder stellt sich heraus, dass weitere Funktionalitäten benötigt werden, kann ZEP Professional um folgende Zusatzprodukte ergänzt werden: 

• Abteilungen, Niederlassungen & Standorte
• Angebote
• Anwesenheit
• Dokumentenverwaltung
• Export für Buchhaltung
• Freie Mitarbeiter
• Rechnungsstellung
• Ressourcenplanung
• Tickets, Aufgaben & To-dos
• Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub
• sowie Schnittstellen zu anderen HR-Anwendungen sowie externen Arbeits-Plattformen

Bewertung von ZEP

Zeiterfassung gilt in vielen Unternehmen nach wie vor eher als lästiges Übel, allerdings haben die entsprechenden Urteile der letzten Zeit gezeigt, dass der korrekten und zudem auch digitalen Erfassung von Tätigkeitszeiten sowie von Ruhepausen eine zentrale Bedeutung im HR und auch im gesamten Unternehmen zukommt.

Von entscheidender Bedeutung ist es dabei, die Zeiterfassung für alle beteiligten Personen und Stellen so simpel und komfortabel wie möglich zu gestalten – und genau hier kommt ZEP ins Spiel.

Die cloudbasierte SaaS-Software ermöglicht eine unkomplizierte, schnelle und rechtskonforme Datenerfassung via App. So haben die Verantwortlichen im HR jederzeit einen guten Überblick, ob Arbeits- und Pausenzeiten zuverlässig eingehalten werden. Denn auch entsprechende Auswertungen und das Ausspielen von Daten in andere Formate sind möglich. Wer neben der mobilen Zeiterfassungs-App auch z.B. im Headquarter eine stationäre “Stechuhr” wünscht, der kann auf den kompatiblen Terminal zurückgreifen. So weit, so einfach.

Arbeiten Sie hauptsächlich projektbezogen? Auch dann ist ZEP eine gute Wahl. Die Produktlinien ZEP Compact und ZEP Professional ermöglichen eine speziell auf Projekte bezogene Zeit- und Aufgabenerfassung, inklusive Verknüpfung mit den Daten der entsprechenden Kunden. Beide Varianten erweisen sich durch umfangreiche Funktionalitäten rund um die erfassten Daten als echte Arbeitshilfe mit Zeitersparnis-Potenzial für das HR.

Ein weiterer Pluspunkt der ZEP-Produktlinien: Die Grundversionen lassen sich problemlos um weitere Zusatzprodukte erweitern. So kann man sich als Nutzer genau die Zeiterfassung maßschneidern, die perfekt zum eigenen Unternehmen passt.