rexx systems: Personalmanagement

Die Funktionen des rexx HR Personalmanagement im Überblick

Die Personalmanagement Software von rexx systems unterstützt Anwendende bei folgenden Prozessen:

• Digitale Personalakte
• Stellenplan
• Zeitwirtschaft 
• Entgelt
• Self Service
• Enterprise Social Network 
• KI-Assistent

Die Funktionen von rexx Human Resources Management im Detail 

Grundsätzlich vereinfacht die Personalmanagement Software von rexx systems die Prozesse der Personalarbeit, z.B.:

• Personalplanung
• Personalbeschaffung
• Personalentwicklung
• Personalbetreuung
• Organisation und Reporting

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte von rexx systems bringt Struktur in Ihre HR-Prozesse – und spart Zeit, wo sie bisher verloren ging. Statt sich durch Papierberge oder unübersichtliche Dateiordner zu kämpfen, stehen alle relevanten Personaldaten übersichtlich und sekundenschnell bereit. Möglich macht das eine intelligente search & list engine, die gezielt genau das findet, was Sie brauchen – vom aktuellen Stundensaldo bis zur letzten Spesenabrechnung.

Ob Kontakt- oder Vertragsdaten, Weiterbildungshistorie, Entwicklungsgespräche oder Gehaltsverläufe: Die digitale Akte vereint sämtliche Informationen rund um Mitarbeitende an einem zentralen Ort – übersichtlich, nachvollziehbar und sicher. Auch Notizen, E-Mails, gescannte Dokumente und sogar Ausstattung oder Organisationszugehörigkeit lassen sich nahtlos einpflegen und jederzeit abrufen.

Ein besonderes Plus: Die integrierte Erinnerungsfunktion denkt für Sie mit. Sie signalisiert automatisch, wenn Fristen ablaufen – etwa bei der Probezeit, bei befristeten Verträgen oder bei der Rückkehr aus der Elternzeit. So bleiben wichtige Termine im Blick, ohne dass Sie sie aktiv nachverfolgen müssen.

Data Warehouse

Mit dem rexx Data Warehouse behalten Sie jederzeit den Überblick über die wichtigsten HR-Kennzahlen Ihres Unternehmens. Das leistungsstarke Reporting- und Tracking-Tool unterstützt Sie dabei, unternehmenskritische KPIs gezielt zu analysieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Individuell konfigurierbare Dashboards liefern auf einen Blick Einsichten in zentrale Kennzahlen – etwa zur Krankenstatistik, zu geleisteten Wochenstunden oder zu Ein- und Austritten. So erkennen Sie Trends frühzeitig und können proaktiv handeln, statt nur zu reagieren.

Alle Auswertungen lassen sich bequem als PDF exportieren – ideal, um sie mit Führungskräften oder anderen Entscheidungstragenden zu teilen. Über vorhandene Schnittstellen können zudem externe Datenquellen problemlos angebunden und mit der digitalen Personalakte verknüpft werden. Das schafft eine konsistente Datenbasis für eine HR-Analyse, die über Abteilungsgrenzen hinaus Wirkung zeigt.

rexx Formschreibenmodul

Das Formschreibenmodul von rexx systems macht die Erstellung und Verwaltung von Personaldokumenten zum Kinderspiel. Direkt aus der digitalen Personalakte heraus lassen sich Schreiben wie Einladungen, Absagen, Bestätigungen oder interne Mitteilungen effizient erstellen – auf Basis hinterlegter Vorlagen und ohne Medienbrüche.

Für zusätzliche Unterstützung sorgt der KI-Assistent Rai: Er hilft dabei, standardisierte Texte individuell anzupassen und spart so wertvolle Zeit im HR-Alltag. 

Der integrierte Scanmanager. Mit ihm lassen sich Papierdokumente im Serienverfahren digitalisieren. Intelligente Suchmerkmale wie QR-Codes sorgen dafür, dass die Scans später automatisiert zugeordnet und über die systemeigene Suche schnell wiedergefunden werden – revisionssicher und effizient.

KI-Assistent Rai – die Unterstützung für ihr Personalmanagement

Der KI-Assistent Rai in der rexx Suite ist der intelligente Helfer für eine effiziente und professionelle Kommunikation im HR-Bereich. Er unterstützt Sie bei der Erstellung von Formschreiben, E-Mails, Berichten und vielen weiteren Texten sowie bei allen Fragen rund um die rexx Suite. Sie optimieren dadurch Ihre HR-Prozesse und steigern die Produktivität.

Rai wird in folgenden Ausbaustufen angeboten:

• Wissensmanagement rund um die rexx Suite – Rai beantwortet Ihnen alle Fragen rund um die rexx systems Softwarelösung.
  
• Weltwissen mit OpenAI’s ChatGPT – Zusätzlich zum Know-how und Tipps rund um die rexx Suite erhalten Sie mit dieser optionalen Aktivierung Zugriff auf das umfassende „Weltwissen“ von OpenAI’s ChatGPT.
• HowTo Bot – Der HowTo Bot ist die individuelle Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen. Er kann mit unternehmenseigenem Wissen angelernt werden. Ebenso der JobBot – Er ist der erste Ansprechpartner für Bewerbende auf Ihrem Karriereportal. Hier können Sie die Antworten auf alle möglichen Fragen von Bewerbenden hinterlegen.

Besonders wertvoll ist die Unterstützung von KI-Assistent Rai beispielsweise auch bei der Erstellung von Stellenanzeigen. Er bietet Hilfe bei der Ticketerstellung, Texterstellung und im Kundenforum.

Kurz gesagt: Mit Rai wird die Kommunikation in Ihrem Unternehmen einfacher, schneller und smarter. 

Zeitwirtschaft

Mit der rexx Zeitwirtschaft können Personalabteilungen die Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten ihres Personals für verschiedene Standorte, Geschäftseinheiten oder Abteilungen managen.

Durch das Self Service Portal haben Mitarbeitende die Möglichkeit Anträge für Urlaub, geschäftliche Reisen oder anderweitige Abwesenheiten bei der der Personalabteilung per Antrag in einem digitalen Workflow einzureichen.

Das Personal kann Zeitbuchungen wie „Kommen“ und „Gehen“ oder Sonderbuchungen eigenständig vornehmen. Die Zeiterfassung ist auch über die rexx Go App auf dem Smartphone oder per Terminal mit QR-Code möglich. 

Enterprise Social Network

Unser Enterprise Social Network bringt die Dynamik sozialer Medien ins Unternehmen und fördert offene, transparente Kommunikation. Ob Erfolge feiern, Projekte teilen oder wichtige Neuigkeiten posten – Mitarbeitende bleiben informiert und vernetzt. Der Portalstream ermöglicht den direkten Austausch zu aktuellen Themen und stärkt die Unternehmenskultur. So wird Kommunikation nicht nur effizienter, sondern auch lebendiger und persönlicher. 

Gehaltsabrechnung

Die rexx HR Software verbindet modernes Personalmanagement mit nahtloser Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dank zahlreicher Schnittstellen lassen sich gängige Payroll-Systeme wie DATEV, ADP, SAP, Sage, LOGA oder BMD direkt anbinden – für einen reibungslosen Datenaustausch ohne doppelte Pflege.

Ob Monatsgehalt, Stundenlohn, Tagessatz, Boni oder Prämien – die Software unterstützt sämtliche Gehaltstypen und erlaubt individuelle Berechnungsformeln, etwa für jährliche Sonderzahlungen. Alle Zahlungen werden direkt in der digitalen Personalakte übersichtlich dargestellt, inklusive Entwicklungscharts und Entgelthistorie auf Mitarbeitenden-Ebene.

Über die integrierte Suchfunktion lassen sich gezielte Auswertungen erstellen – zum Beispiel zur Gehaltsentwicklung bestimmter Teams, zur durchschnittlichen Vergütung einzelner Rollen oder zu den gesamten Personalkosten einer Abteilung. So wird aus Gehaltsdaten strategisch wertvolles Wissen.

Die rexx HR Software sorgt für maximale Transparenz, reduziert manuelle Aufwände und liefert genau die Informationen, die Sie für fundierte Entscheidungen im HR-Controlling benötigen.

Bewertung des rexx HR Personalmanagement

Generell hat uns die Software von rexx systems in unserem Test sehr überzeugt. Die Tools bieten nicht nur die Chance auf optimierte Prozesse und Arbeitsabläufe, sondern tragen absolut auch den aktuellen Anforderungen der Personalentwicklung Rechnung.

Nehmen wir allein das Social Corporate Network, das rexx systems seinen Anwendern bietet: Hierbei handelt es sich um alles andere als eine nette Spielerei. Für das Wissensmanagement im Unternehmen kann rexx ESN aus unserer Sicht einen Quantensprung darstellen.

Lebenslanges Lernen wird immer wichtiger. Und nicht immer ist dafür zum Beispiel das Seminar das beste Mittel. In der modernen Arbeitswelt geht es immer mehr darum, Wissenslücken sehr schnell zu stopfen. Denn nur Mitarbeiter mit aktuellem und hochverfügbarem Wissen können immer Top-Leistung erfüllen.

Die rexx Software unterstützt Fach- und Führungskräfte dabei, das Know-how von Kollegen zu nutzen, beispielsweise durch eine Anfrage im Stream. So können bestehende Wissenslücken zeitnah, schnell und mit wenig Aufwand geschlossen werden.

Das rexx HR Blog-Modul weitet diese Möglichkeiten noch aus – in Blogs oder Gruppenbereichen können beispielsweise Unternehmensrichtlinien, Fachthemen oder Projekte veröffentlicht und diskutiert werden. Durch umfangreiche Möglichkeiten zur Rechtevergabe sind Informationen dabei stets geschützt. Top!

Self Service

Überzeugt hat uns auch, dass Personalbabteilungen über das Modul rexx Self Service – wie vom Hersteller versprochen – erheblich von täglichen Routinen entlastet werden. Dabei handelt es sich um ein übersichtliches, benutzerfreundliches Portal, in dem Mitarbeiter und Führungskräfte eine Vielzahl von Verwaltungsprozessen selbstständig erledigen können:

• Urlaub und Sonderurlaub beantragen und eintragen
• Ausgleichstage beantragen
• Dienstreisen beantragen
• Elternzeiten beantragen

Nach Antragstellung werden die Daten zur Genehmigung an HR weitergereicht und automatisiert in der Zeitwirtschaft vermerkt.

Mitarbeiter können außerdem Änderungen bei der Anschrift, der Bankverbindung oder der Krankenversicherung vornehmen. Dadurch werden Prozesse für HR enorm vereinfacht und die Fehleranfälligkeit verringert, denn jeder Mitarbeiter kennt seine Daten am besten. Der Manager oder die Personalabteilung müssen nur noch per Klick bestätigen, dann werden die Daten in der rexx HR Personaldatenbank aktualisiert.

Auch Fortbildungen und Trainings mit Buchungsmöglichkeit und Antragsverfolgung können im Portal bereitgestellt werden. Via rexx Skillmanagement ist auch das Erheben oder Anmelden neuer Mitarbeiterkompetenzen inklusive Selbsteinschätzung und Vorgesetztenbeurteilung möglich.

Orgmanagement

Auch die hohe Automatisierung des rexx Orgmanagements ist vorbildlich. Versetzung, Beförderung und andere organisatorische Änderungen werden beispielsweise automatisch in der digitalen Akte des betreffenden Mitarbeiters in rexx Developmentchart dokumentiert. Doppelte „Buchführung“ an verschiedenen Stellen entfällt damit und die Daten sind an jeder Stelle des Systems immer topaktuell.