Infoniqa: Personalmanagement mit Infoniqa ONE HCM

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    100 Prozent webbasiert

  • Contra

    Keine Angaben zum Preis

  • Fazit

    Gutes Produkt

Bewertung

4.5
Funktionen
5
Usability
4.5
Einrichtung
4.7
Kundenfeedback

infoniqaMit dem Modul Personalmanagement aus dem Hause Infoniqa können sich Personalverantwortliche über  ihre persönliche Infozentrale freuen: Hier haben Sie alle wesentlichen Informationen der Mitarbeiter stets im Blick. Das Modul fügt sich nahtlos in die Gesamtlösung engage! ein. 

Über das Unternehmen

Infoniqa ist Spezialist für Software- und Service-Lösungen in allen Bereichen der Personalarbeit: Personalmanagement, Personalabrechnung, Zeitwirtschaft und Outsourcing. Als einer der wenigen Komplettanbieter am Markt betreut das Unternehmen über 3.000 Kunden mit mehr als 1,5 Millionen Arbeitnehmern. Infoniqa verfügt über neun Standorte in Wels, Salzburg, Wien, Linz und Graz (A), Böblingen, Brakel und München (D) sowie Zürich (CH).

Ganz nach dem Leitspruch „Focus on you“ stehen 200 Mitarbeiter in engem persönlichem Austausch mit den Anwendern, um Software und Services optimal auf die Bedürfnisse von Personalabteilungen zuzuschneiden.

Die Angebotspalette umfasst neben der plattformübergreifenden Web-HR-Software „Infoniqa ONE HCM“ auch die Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen Infoniqa ONE Payroll, Infoniqa ONE TIME sowie Dienstleistungen wie Lohn-Outsourcing (BPO), Software-Hosting (SaaS), Vertretungsservice, Consulting und Schulungen.

Die einzelnen Funktionen im Überblick

Das Modul Personalmanagement von Infoniqa bietet folgende Vorteile:

  • Personaler haben alle Dokumente sofort und aktuell zur Verfügung
  • Revisionssichere Ablage von Dokumenten
  •  Zentral definierbare Aktenstruktur
  • Zugriffsberechtigungen auf Kategorie- und Dokumentenebene
  • Volltextsuche

Die einzelnen Funktionen im Detail

digitale Personalakte infoniqa

Das Modul Personalmanagement von Infoniqa ist Teil des zentralen Informationsportals Infoniqa ONE HCM, mit dem sich sämtliche Schritte in der Personalverwaltung vereinfachen lassen.

Führungskräfte, Personalentwickler und Mitarbeiter können hierüber berechtigungsgesteuert auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen. Das Modul myProfile ermöglicht Mitarbeitern, die eigenen persönlichen Daten, Qualifikationen, Ausbildungen und betriebliche Funktionen selbst zu aktualisieren oder auch den elektronischen Gehaltszettel abzuholen – ganz klassisch als Self Service. Das vereinfacht die administrative Arbeit für HR erheblich.

Die Infoniqa ONE HCM Software ist außerdem für Personalverantwortliche ein zentrales Archiv, das alle Daten und Dokumente zu einem Mitarbeiter bereitstellt. Dubletten, die in unterschiedlichen Archiven vorgehalten werden, gehören so der Vergangenheit an. Personalakten, Anträge und Auswertungen sind rund um die Uhr abrufbar.

Die Verwaltung personenbezogener Daten lässt sich mit dem Modul Personalmanagement effizient steuern. Statt unüberblickbarer Papierberge bietet die smarte elektronische Version eine übersichtliche Darstellung mit einer intuitiven Bedienbarkeit an.

Revisionssichere Ablage von Dokumenten

Das Modul trägt den Grundsätzen der revisionssicheren Ablage von Dokumenten Rechnung. Revisionssicherheit bezieht sich auf elektronische Archivsysteme, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 239, § 257 HGB), der Abgabenordnung (§ 146, § 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und anderen rechtlichen Vorgaben entsprechen.

Eine revisionssicheres Ablagesystem sorgt zum Beispiel dafür, dass jedes Dokument dank der geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar ist. Dafür sorgt bei Infoniqa ONE HCM eine gut funktionierende Volltextsuche.

Auch die anderen Parameter für eine revisionssichere Ablage sind erfüllt:

  • Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist
  • Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können
  • Alle Inhalte müssen zeitnah wiedergefunden werden können
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist
  • Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist
  • Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Weitere Features des Moduls Personalmanagement von Infoniqa sind:

  • Eine zentral definierbare Aktenstruktur
  • Zugriffsberechtigungen auf Kategorie- und Dokumentebene: So sieht jeder User nur das, was auch für seine Augen bestimmt ist.

Datenschutz

Und noch ein paar Worte zum Datenschutz: Infoniqa ONE HCM bietet eine Vielzahl von Funktionen die dem Datenschutz dienen. Es wird damit ein sehr hoher Grad an Datenschutzkonformität erreicht.

  • Jeder Benutzerzugang in Infoniqa ONE HCM wird eindeutig an eine Person gebunden.
  • Jeder Anmeldeversuch an Infoniqa ONE HCM wird protokolliert.

Außerdem können die Benutzerkennwortregeln frei nach Wunsch konfiguriert werden. Viele verschiedene Einstellungen sind möglich:

  • Mindestlänge
  • Zeichensätze
  • Groß- und Kleinschreibung
  • Zahlen und Sonderzeichen
  • Erzwingen der Neuvergabe eines Passwortes
  • Sperre des Benutzers nach x Fehlversuchen

Durch den Zugriff auf Infoniqa ONE HCM über HTTPS werden die zwischen Client und Server ausgetauschten Daten verschlüsselt weitergegeben.

Umfangreiches Sichtrechtekonzept

Infoniqa ONE HCM verfügt über ein umfangreiches Sichtrechtekonzept, das dafür sorgt, dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

  • Mitarbeiter ohne Personalverantwortung können grundsätzlich nur „sich selbst“ sehen. Welche Daten sie sehen dürfen bzw. welche Aktionen (ändern, neu erstellen, löschen) sie ausüben können, wird über Berechtigungsklassen gesteuert
  • Mitarbeiter mit Personalverantwortung (z.B. Führungskräfte) sehen „sich selbst“ und alle „Köpfe“ für die sie verantwortlich sind. Welche Daten sie sehen dürfen, bzw. welche Aktionen (ändern, neu erstellen, löschen) sie ausüben können, wird über Berechtigungsklassen gesteuert

Journalisierung und Zugriffsprotokollierung

Infoniqa ONE HCM bietet mit der Journalisierung und Zugriffsprotokollierung umfangreiche Funktionen, durch die alle lesenden Zugriffe und alle Änderungen von personenbezogenen Daten protokolliert werden.

Was wird protokolliert?

Es werden alle Daten, die einen Personenbezug haben, protokolliert.

  • Personaldaten
  • Adressdaten
  • Berufsbezogene Ausbildungen
  • Weiterbildungen
  • Bewerbungen

Welche Informationen gehen aus dem Protokoll hervor?

  • Benutzerzuordnung: Von welchem Benutzer wurde der entsprechende Datensatz angelegt/geändert/gelöscht
  • Zeitpunkt: Wann wurde der Datensatz geändert
  • Weitere Änderungen: Wurden im Zuge dieser Änderung andere Datensätze auch angelegt/geändert/gelöscht
  • Lesezugriffe: Zusätzlich können auch Lesezugriffe protokolliert werden

Der Zugriff auf die Lesezugriffs- und Änderungsprotokolle ist selbstverständlich berechtigungsgesteuert. Das Leseprotokoll kann nach frei definierten Zeiträumen von autorisierten Personen gelöscht werden.

Bewertung

Das Modul Personalmanagement von Infoniqa überzeugt beim Test mit diversen Vorteilen:

  • Es ist 100 Prozent webtauglich und sofort einsatzbereit
  • Es ist branchenunabhängig verwendbar und multilingual einsetzbar
  • Es bedient die Systeme: Windows, Unix, Linux, i5
  • Es ist problemlos integrierbar in bestehende Systemlandschaften

Optimale Sicherheit bieten die ausgefeilten Sicherheitsregularien von Infoniqa, was insbesondere im Bereich der Verwaltung der besonders geschützten personenbezogenen Daten relevant ist.

Das Ablagesystem ist dank seiner individuellen  Anpassbarkeit in höchstem Maße übersichtlich, anwenderfreundlich und gewährleistet intuitive Bedienbarkeit. Auf zusätzlichen Schnickschnack wie virtuelle PostITs oder dergleichen verzichtet das System derweil, was seiner Übersichtlichkeit extrem zuträglich ist.

Das Modul Personalmanagement von Infoniqa ist kein Payrollsystem, ist aber mit jedem gängigen System kompatibel, über das sich die Aufzeichnung von Stunden, die Berechnung von Löhnen, Quellensteuern und Abzügen sowie die Zahlung von Steuern regulieren lässt.

Infoniqa hat aber auch eigene Payroll- und Zeiterfassungssysteme im Portfolio, die sich miteinander perfekt verbinden und integrieren lassen. Einziger Wermutstropfen: Es gibt keine Angaben zum Preis.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.