Onboarding mit HAUFE

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Individuelle Kommunikation und Einarbeitung sowie reibungslos ablaufender Onboarding-Prozess

  • Contra

    Preisintransparenz

  • Fazit

    Demoversion testen lohnt sich

Bewertung

5
Funktionen
4.7
Usability
4.5
Einrichtung
4.5
Kundenfeedback

haufe-logoUnternehmen sollten neuen Mitarbeitern den Einstieg so leicht wie möglich machen – umso mehr fühlen sie sich wertgeschätzt und umso höher ist die Motivation, sich intensiv ins Unternehmen einzubringen. Dafür ist ein professionelles Onboarding unabdingbar. Mit Haufe myOnboarding begeistern Unternehmen die neuen Mitarbeiter mit individueller Kommunikation und Integration sowie einem reibungslos ablaufenden Onboarding-Prozess. Die Neuzugänge wissen sofort: Hier bin ich richtig. Der Effekt: Sie sind schnell eingearbeitet und erreichen rasch ihre volle Leistungsfähigkeit.

Über das Unternehmen

ERFOLG DURCH MENSCHEN, DIE DAS RICHTIGE TUN.
Der Mensch im Zentrum des unternehmerischen Denkens und Handelns. Dafür steht Haufe mit einem breiten Portfolio aus integrierten Unternehmens- und Arbeitsplatzlösungen. Zu den Kunden zählen unter anderem Airbus, Allianz, BMW Group, Carl Zeiss, Deutsche Telekom, EDEKA, Infineon, PricewaterhouseCoopers und Siemens. 

Die Funktionen im Überblick

Die Onboarding-Lösung von Haufe unterstützt Arbeitgeber dabei, Neueinstellungen bereits vor dem ersten Arbeitstag durch die ganze Phase des Ankommens bis zum Ende der Probezeit zu begleiten. Dafür stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

  • Persönliches Profil für jeden neuen Mitarbeiter mit vielfältigen Präsentationsmöglichkeiten
  • Teamvorstellung und Vernetzung mit den Kollegen
  • Individuelle Informationen und Angebote
  • Digitale Einarbeitung und Lernpakete
  • Möglichkeiten für Feedback und Challenges mit den Kollegen
  • Digitales Task-Management mit flexiblen individuellen Aufgabenpaketen und Workflows
  • Dashboard zur Beobachtung und Controlling des Onboarding-Prozesses 

Die Funktionen im Detail 

Kontaktaufnahme direkt nach der Vertragsunterschrift

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Arbeitgeber bleiben mit dem Onboarding-Tool von Haufe ab dem Moment der Vertragsunterzeichnung mit Neueinstellungen in Kontakt. Vorbei die Zeiten, in denen Kandidaten bis zum Arbeitsantritt nichts mehr von ihrem zukünftigen Arbeitgeber hörten.

Haufe unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitnehmer noch vor ihrem Arbeitsantritt über eine kontinuierliche Kommunikation ans Unternehmen zu binden. Über das digitale Tool kann Firmenneulingen schon vorab ein direkter Ansprechpartner bei HR für alle anfallenden administrativen und organisatorischen Fragen vorgestellt werden.

Der Dialog zwischen Talent und HR vollzieht sich durch eine App auf dem mobilen Endgerät des neuen Mitarbeiters. Diese lässt sich  intuitiv und mit wenigen Klicks einrichten und perfekt auf die neue Stelle zuschneiden.

Damit weiß das Talent: „Der Arbeitgeber meint wirklich mich!“ Denn er kommuniziert nicht über eine allgemein gehaltene Plattform, auf die jeder Zugriff hat. Das stellt das Involvement des Firmenneuzugangs von Anfang an sicher.

Individuelle Informationen

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Über die APP kann dieser zum Beispiel folgendes abrufen:

  • Informationen über die Kollegen, Team und Firma
  • Unternehmensleitlinien
  • Pressemitteilungen
  • Organigramme

Damit nehmen Arbeitgeber dem neuen Mitarbeiter einerseits viele Unsicherheiten und er kann sich andererseits schon vorab mit seiner neuen Stelle und dem Unternehmen beschäftigen.

Darüber hinaus können neue Arbeitnehmer abhängig von ihrer zukünftigen Rolle und Funktion im Unternehmen individuelle Informationen abrufen. Diese zum Beispiel:

  • Ihren individuellen Einarbeitungsplan
  • Lerninhalte, die zu Funktion und Rolle passen
  • Arbeitsdokumentationen

Der Vorteil: Der neue Mitarbeiter wird nicht von Anfang an mit unzähligen und ungefilterten Informationen „überflutet“. Stattdessen kann HR ihn nach und nach einführen und ihm die nötigen Inhalte nach und nach zur Verfügung stellen – verständlich, gut dosiert und maßgeschneidert.

Teamvorstellung

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Über das Onboarding-Tool von Haufe gewinnt der Mitarbeiter auch einen ersten Einblick in die neue Abteilung, der er angehören wird. Die neuen Mitarbeiter können sich ihm mit einem kurzen Profil auf der Onboarding-Plattform vorstellen und die erste Vernetzung kann stattfinden.

Der Arbeitgeber kann dem Neuzugang außerdem das Ankommen erleichtern, indem er ihm auf der Plattform nützliche Tipps bereitstellt, die ihn in seiner persönlichen Situation abholen und unterstützen.

Zum Beispiel:

  • Tipps zum Umzug
  • Übersicht über den aktuellen Wohnungsmarkt
  • Angebote für Freizeitmöglichkeiten oder Kinderbetreuung
  • Informationen zum Standort des Unternehmens und weiteren Niederlassungen
  • Tipps für die Mittagspause
  • Informationen zur Parksituation vor Ort

Digitale Unterstützung für HR

Zwar sollten bei einer Neueinstellung Aufgaben und Abläufe standardisiert sein. Die Realität sieht aber oft anders aus. Wenn der Unternehmensneuzugang seine Arbeit antreten will, ist beispielsweise oft die Zugangskarte nicht konfiguriert oder der Arbeitsplatz nicht ganz eingerichtet. Das hinterlässt einen faden Eindruck á la: „Bin ich es dem Arbeitgeber nicht Wert, dass alles fertig ist, wenn ich ankomme?“
Das passiert HR mit Haufe myOnboarding nicht. In die Software ist ein digitales Taskmanagement integriert, mit der Personalverantwortliche alle Schritte während des Onboardings stets im Blick haben. Das Tool führt HR-Verantwortliche zum richtigen Zeitpunkt durch alle notwendigen ToDo’s. So lassen sich alle Prozesse für verschiedene Bereiche anstoßen, clustern und terminieren.

Aufgaben flexibel zuweisen

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Damit wirklich nichts unbeachtet bleibt, kann jeder Bereich für seine neuen Mitarbeiter Aufgabenpakete auswählen.

Zum Beispiel:

  • Zugangsdaten zusenden
  • Zeiterfassung
  • Schulung HR-Systeme
  • Bestellung Arbeitsausstattung
  • Eintragung „Newcomer-Day“

Individuelle Aufgaben können außerdem hinzugefügt werden. Die Aufgabenpakete werden dann durch die Haufe Onboarding-Lösung automatisch den relevanten Mitarbeitern oder Bereichen zur Bearbeitung zugewiesen.

Onboarding-Prozess auf einen Blick

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Individuelle Dashboards zeigen transparent, welche Aufgaben noch offen sind. Alle Beteiligten haben so stets im Blick, ob alle notwendigen Aufgaben vollständig bearbeitet wurden und wie der Fortschritt des jeweiligen Onboardings ist.

Bewertung

Unternehmen haben mit Haufe myOnboarding- die Möglichkeit, den motivierten Anfangsschwung neuer Mitarbeiter durch eine professionelle Begleitung in der Startphase produktiv zu nutzen.

Die Onboarding-Lösung vermittelt neuen Talenten von Anfang an einen optimalen Einblick ins Unternehmen und vernetzt diese mit den neuen Kollegen. So ist der Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag über die wichtigsten Punkte informiert und kann sich ein klares Bild von seinem neuen Arbeitgeber und Team machen.
Die Onboarding-Lösung unterstützt folgende Schritte:

  • Eigenes Mitarbeiter-Profil mit Präsentations- und Vernetzungs-Möglichkeiten
  • Einsicht in Leitlinien, Grundsätze und Ziele
  • Einblicke in das Unternehmen: Kultur, Geschichte, Organigramme bis hin zur Vision des CEO
  • Übersicht über alle wichtigen Dokumente wie Briefings, Strategiepapiere, Vorlagen, Budgets oder Informationsblätter.
  • Übersicht über die Angebote eines Unternehmens: Frei verfügbare Kaffeemaschine,
  • Gestaltungsmöglichkeiten der Mittagspause
  • Einblicke in individuelle Arbeitgebervorteile wie Fitness-Programm, Cafeteria oder die subventionierte Unternehmenskantine
  • Digitales Taskmanagement für einen reibungslosen Onboarding-Prozess

Der besondere Mehrwert liegt darin, dass HR für jeden Mitarbeiter einen individuellen und persönlichen Onboarding-Prozess gestalten, digital abbilden und von Beginn an die Abteilungen und Ansprechpartner involvieren kann.

Über das Tool lassen sich bereichsübergreifend anfallende Aufgaben verteilen, sodass die Zeit vor dem ersten Arbeitstag und die Einarbeitungsphase so gut und reibungslos wie möglich genutzt werden kann.

Das Tool sorgt auf diese Weise für optimale Abstimmungen und flüssige Workflows, bei denen kein ToDo auf der Strecke bleibt und kein Termin in Vergessenheit gerät. So erhält der gesamte Onboarding-Prozess klare und transparente Strukturen.

Überzeugend ist auch das Dashboard, mit dem Anwender den gesamten Onboarding-Prozess verfolgen können. Die Übersicht zeigt, in welcher Phase des Onboardings sich der neue Mitarbeiter befindet und mit welchen Ansprechpartnern dieser bereits kommuniziert hat.

So weiß HR jederzeit, welche Informationen der neue Mitarbeiter erhalten hat und wie der aktuelle Stand der Einarbeitung ist. Gleichzeitig können Personalverantwortliche jederzeit zielgerichtet in den Onboarding-Prozess eingreifen, den Einarbeitungsplan erweitern oder umgestalten.

Datenschutz

Auch in punkto Datenschutz stehen User mit Haufe Onboarding auf der sicheren Seite. Die Sicherheit und Verfügbarkeit von Daten sind eine grundlegende Voraussetzung für den Geschäftsbetrieb. Deshalb setzt Haufe Onboarding auf ein deutsches Top-Rechenzentrum mit höchsten Sicherheitsstandards und garantierten Service-Levels sowie auf eine zertifizierte SSL-Verschlüsselung. Mit regelmäßigen Wartungen und Updates garantiert der Lösungsanbieter, dass Anwendungen immer auf dem neuesten Stand sind.

DSGVO

Das Akronym DSGVO steht für die neue Datenschutz-Grundverordnung. Die Verordnung wurde vom Europäischen Parlament verabschiedet, um die veraltete Datenschutzrichtlinie von 1995 zu ersetzen. Die DSGVO fordert von Unternehmen, bei Transaktionen zwischen und innerhalb von EU-Mitgliedsstaaten die personenbezogenen Daten und die Privatsphäre von EU-Bürgern zu schützen und einheitliche Bedingungen in der gesamten EU zu schaffen.

Haufe Onboarding stellt in diesem Zusammenhang sicher…

… dass Unternehmen personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO verarbeiten, erfassen, speichern und archivieren.

… dass alle Funktionen der Software mit der DSGVO konform sind, einschließlich der Rechte der betroffenen Personen (z. B. Recht auf Information, Auskunftsrecht usw.).

… dass die Vorschriften hinsichtlich Data Governance und Rechenschaftspflicht im Unternehmen umgesetzt werden.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.