Die Funktionen von wissen.online® im Überblick
Die wissen.online® HR Suite umfasst unter anderem ein Modul zum digitalen Onboarding und ein Modul für das Training etablierter Mitarbeiter.
- Digitales Onboarding: Damit HR-Abteilungen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter effektiv steuern und automatisieren können, hat wissen.online® das Digital Onboarding System entwickelt. Nach Durchlaufen des Digital Onboarding Prozesses liegt der Personalabteilung eine vollständige digitale Personalakte vor, die jederzeit erweitert, bearbeitet und auf Wunsch als gläserne Personalakte für maximale Transparenz in der Personalarbeit sorgt.
- TeamTrainer: Hierbei handelt es sich um eine browserbasierte, modulare SAAS Softwarelösung, mit der sich die Weiterbildung von Mitarbeitern von der Buchungsplanung einer Fortbildung bis zum Erstellen und Verteilen eines Zertifikats steuern lässt. Integriert sind auch E-Learning-Einheiten, die direkt im System durchführbar sind.
Die Funktionen von wissen.online® im Detail
Digitales Onboarding
Das Digital Onboarding System von wissen.online® führt HR-Manager und Mitarbeiter zielgerichtet und strukturiert durch den administrativen Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter. Am Ende des Prozesses verfügt die Personalabteilung über eine vollständige digitale Personalakte, die jederzeit erweiter- und bearbeitbar ist. So behalten HR-Abteilungen mit wissen.online® immer den Überblick.
Mit dem Modul lassen sich folgende Aufgaben steuern:
- Integration neuer Mitarbeiter mit individueller Dokumentenerfassung
- Initialer steuerbarer Kompetenzerwerb noch vor dem ersten Arbeitstag
- automatisierte Vergabe einer Personalnummer
- automatisierte Eintrittsmeldung an alle relevanten Abteilungen
- täglicher Stammdatengleich aller Mitarbeiter
- Aktualisierung von Mitarbeiterpositionen und Aufgabenbereichen
- Übertragung von Urlaubszeiten als Sperrzeiten oder Konfliktzeiten für die Koordination der Personalentwicklung
- Deaktivierung von Mitarbeitern die aus dem Unternehmen ausgeschieden sind
Bei der Anlage eines neuen Mitarbeiters wird diesem automatisch der zuständige Ansprechpartner in der Personalabteilung zugeordnet. Dadurch laufen Anfragen und Dialoge nicht in einem Sammelpostfach auf, sondern werden direkt an den richten Mitarbeiter weitergeleitet. Das sorgt für eine effiziente und wertschätzende Personalarbeit.
Initiales Wissen vermitteln
Abgesehen von dem administrativen Onboardingprozess lässt sich auch das inhaltliche Onboarding neuer Mitarbeiter mit wissen.online® gezielt abbilden. Über Videos, Präsentationen, interaktive Wissenstests oder den Upload wichtiger Dokumente wie Betriebsvereinbarungen oder den Personalfragebogen können HR-Manager neuen Mitarbeitern von Anfang an wertvolle Informationen zur Verfügung stellen und gleichzeitig enorm an Arbeitszeit sparen, da das lästige Dokumente sammeln entfällt. Alle Aufgaben während der Onboarding-Phase können in einer individuellen Checkliste für jeden einzelnen Mitarbeiter übersichtlich zusammengefasst werden.
Im Backend kann HR sämtliche Abläufe des digitalen Onboardings individuell konfigurieren und steuern. Weisen Sie spezifischen Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen zum Beispiel individuelle Dokumente, Aufgaben oder Informationen zu, die diese brauchen, um perfekt im Unternehmen anzukommen. Schicken Sie überdies mitarbeitergruppenspezifische Mailings herum und lassen Sie über das System an anstehende Aufgaben erinnern. So gerät nichts in Vergessenheit und jeder ist immer up-to-date.
Der TeamTrainer von wissen.online®
Mit dem TeamTrainer von wissen.online® steuern Anwender die weitere Personalentwicklung ihrer Mitarbeiter effizient und effektiv und koordinieren Schulungen übersichtlich. Über eine Bedarfsanalyse definieren Sie im ersten Schritt, ob und in welcher Form ihre Mitarbeiter Unterstützung und Förderung im Rahmen von Weiterbildungseinheiten benötigen.
Weisen Sie Ihren Mitarbeitern im nächsten Schritt innovative Formate für den Kompetenzerwerb zu. Diese können von Ihnen selbst erstellt werden. Auf Wunsch kreiert aber auch wissen.online® passgenaue Formate für Sie. Das E-Learning-Angebot innerhalb des TeamTrainers fördert ein selbstbestimmtes Lernen unabhängig Ort und Zeit sowie Lernen „on the job“. Wissen steht immer dann zur Verfügung, wenn es benötigt wird oder der Mitarbeiter sich neue Lerninhalte aneignen will. Das ermöglicht Lernen ohne sozialen Druck. Die Weiterbildungsangebote können eins zu eins den Anforderungen des einzelnen Mitarbeiters angepasst werden, um gezielt neue Schlüsselkompetenzen zu vermitteln.
Die Vorteile im Überblick:
- transparenter Zugang, ständige Verfügbarkeit und Einfachheit des Zugriffs
- flexible Anpassungsmöglichkeiten an individuelle Bedürfnisse und Lernverhalten erhöhen den Weiterbildungserfolg
- digitale Lernformate stärken gezielt die intrinsische Motivation der Mitarbeitenden
- E-Learning-Angebote bieten eine effektive Kosten/Nutzen Bilanz
- umfangreiche, KI gestützte Seminar- und Präsenztrainings-Koordination
Planen mit Lernevents
Innerhalb des Moduls können einzelne Lernveranstaltungen, die aus mehreren Einheiten bestehen, zu Events zusammengefasst. Ein Event kann zum Beispiel aus einem Online-Seminar bestehen, das mit einem Tutorial und einem anschließenden Wissenstest verknüpft wird. Beim Planen dieser Events hilft der Eventmanager innerhalb des TeamTrainers. Mit ihm planen Sie ein Seminar und erstellen einen Ablaufplan inklusive Teilnehmer- und Dozentenübersicht. Die Software bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, zeitsparend Änderungen einzupflegen und sendet Kursteilnehmern automatische Updates zu.
Teilnehmerunterlagen zu einzelnen Lerneinheiten können sowohl als Vorabinformation, als auch als Handouts hochgeladen und im integrierten Dokumenten Management System hinterlegt werden. Zertifikate für bestandene Lerneinheiten werden automatisiert im TeamTrainer erstellt und versandt oder von externen Dozenten eingebunden und automatisiert verteilt. Personalmanager steuern alle Vorgänge über das integrierte Adminpanel, das eine aktuelle Übersicht über den Lernstand und die Erfolgsquote eines Mitarbeiters bietet. Zertifikate, die bei absolvierten Lerneinheiten erworben wurden, werden sofort in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters hinterlegt und können dort jederzeit eingesehen werden.
Bewertung von wissen.online® HR Suite
Einen neuen Mitarbeiter in ein Unternehmen zu integrieren, kann ein langwieriger und fehleranfälliger Prozess sein, wenn er nicht richtig gesteuert wird. So viele Daten und Dokumente müssen eingesammelt und abgeheftet werden. Und abhängig von der individuellen Vorbildung des neuen Mitarbeiters sind mehr oder weniger intensive Schulungen nötig. Um diesen Prozess effektiv zu steuern und zu automatisieren, hat wissen.online® das Digital Onboarding System entwickelt, das Personalabteilungen bei jedem einzelnen dieser Prozessschritte im Onboarding unterstützt.
Alle Daten, die in den Modulen von wissen.online® verwaltet werden, werden dezentral in einem gesicherten Rechenzentrum innerhalb Deutschlands gehostet. Jede Veränderung, die von einem User vorgenommen wird, ist somit sofort für andere sichtbar. Das macht die Mehrfacheingabe von Daten überflüssig und spart eine Menge Zeit.
Auch bei der weiteren Personalentwicklung müssen Personalverantwortliche nichts mehr dem Zufall überlassen. Hierbei unterstützt der TeamTrainer von wissen.online® Unternehmen, Qualifizierungsmaßnahmen zu einem integrativen Bestandteil innerhalb der Organisation zu machen. Nur so können Beschäftigte mit der erhöhten Veränderungsdynamik am Arbeitsplatz Schritt halten.
Mit dem TeamTrainer von wissen.online® ist Wissen ist jederzeit verfügbar. Alle Beschäftigten können dank responsivem Design alle Inhalte jederzeit auch über mobile Endgeräte abrufen und auf die Lernplattform zugreifen. Sie sehen aktuelle Benachrichtigungen ein, erhalten einen Einblick in ihre Lernhistorie und halten sich über ihren individuellen Lernstand auf dem Laufenden. Das Produkt von wissen.online® ist somit absolut zeitgemäß und passt sich nahtlos in die zunehmend digital vernetzte Umwelt ein.
