Onboarding mit d.vinci

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Toller Funktionsumfang, der keine Fragen offen lässt

  • Contra

    Wir suchen noch!

  • Fazit

    Wir sind begeistert!

Bewertung

4.5
Funktionen
4.5
Usability
4.6
Einrichtung
5
Kundenfeedback

logo-dvinci

Jeder vierte Arbeitgeber erfüllt die Erwartungen eines neuen Mitarbeiters nicht. Das kann an der fehlenden Bindung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter liegen. Hilfe verspricht d.vinci mit seiner Onboarding-Software. Es sorgt für einen „nachvollziehbaren Onboarding-Prozess“ und erhöht die Zufriedenheit, Motivation und Bindung an das jeweilige Unternehmen – von Anfang an. Das jedenfalls verspricht der HR Softwarehersteller selbst. Wir haben das Tool genauer unter die Lupe genommen.

Über das Unternehmen

d.vinci – hinter diesem Namen steht ein Team von Recruiting-Experten, die für pragmatische und innovative Wege der Personalgewinnung begeistert sind.

Als familiengeführtes Unternehmen steht für d.vinci ein fairer und partnerschaftlicher Umgang an erster Stelle. Das Unternehmen schätzt Begegnungen auf Augenhöhe und langfristig angelegte Beziehungen – sowohl mit den Kunden als auch mit den Mitarbeitern. Das Team aus rund 80 Mitarbeitern zeichnet sich durch flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege aus.

d.vinci bietet seinen Kunden Lösungen für alle Fragen der Personalgewinnung an – vom ersten Kontakt zu Bewerbern bis zur Einstellung des richtigen Mitarbeiters. Um Kunden zu jedem Aspekt auch in der Tiefe bestmöglich beraten zu können, gibt es bei d.vinci für jeden Bereich der Personalgewinnung ein Spezialisten-Team:

  • Bewerbermanagement-System & Onboarding
  • Personalberatung & Recruiting Services
  • Employer Branding, Zielgruppenkampagnen, Stellenanzeigen & Karriere-Websites

Die Funktionen im Überblick

d.vinci_Onboarding_Mitarbeiterportal

Mit der Onboarding-Software von d.vinci lassen sich digital gesteuerte Onboarding-Prozesse im Unternehmen schnell und einfach implementieren, die zu zufriedenen Mitarbeitern führen. Langfristig sparen Unternehmen so Kosten, da die Bindung steigt und Stellen seltener neu besetzt werden müssen.

Mit dem Tool lassen sich zum Beispiel folgende Bereiche im Onboarding managen:

  • Wie ist der Status der einzelnen Personen bzw. der neuen Mitarbeiter?
  • Wo sind weitere Aktionen notwendig?
  • Wie weit sind einzelne Kollegen bereits mit der Vorbereitung?
  • Wer benötigt eine Rückmeldung?

Mit dem d.vinci Onboarding haben Anwender jederzeit einen transparenten Überblick über den Status in verschiedenen Onboarding-Prozessen und werden auf noch zu erledigende Aufgaben aufmerksam. Dank der praxiserprobten Voreinstellungen innerhalb des Tools ist das d.vinci Onboarding im Unternehmen sofort einsatzbereit.

Funktionen im Detail

Status auf den ersten Blick

Direkt beim dem Login sehen Anwender des d.vinci Onboardings den Status aller Aufgaben für einen neuen Mitarbeiter ein. Durch farbliche Markierungen erkennen sie sofort, welches To Do bald fällig ist und zeitnah erledigt werden sollte. So gerät nichts in Vergessenheit und die Zufriedenheit des neuen Mitarbeiters nicht ins Schleudern.

Offene Aufgaben einfach verwalten und zusammenarbeiten mit Fachbereichen

Mit einem Klick auf „dringende Aufgaben“ sehen User, welche Aufgaben am dringlichsten angegangen werden müssen. Diese Aufgaben können Personalverantwortliche selbst bearbeiten oder den zuständigen Kollegen mit wenigen Handgriffen zuweisen. Innerhalb des Systems stimmen sie sich mit allen Beteiligten ab. Das erspart zeitraubende Meetings und sorgt für ein effizientes Onboarding. Gerade beim Onboarding sind verschiedene Abteilungen mit verschiedenen Aufgaben beteiligt: z.B. das Office Management für die Blumen oder die IT-Abteilung für die Einrichtung des Rechners.

Wiederverwendung von Aufgaben für weitere Mitarbeiter

In der Rubrik „persönliche Aufgabenpakete“ speichern User To Do’s ab und teilen sie in verschiedene Kategorien ein. Der Vorteil: Auf diese Weise können diese immer wieder eingesetzt werden. Integrierte Korrespondenzvorlagen erleichtern Anwendern außerdem die Kommunikation mit den neuen Mitarbeitern über den gesamten Onboarding-Prozess hinweg.

Anpassung an individuelle Prozesse

Kunden können das d.vinci Onboarding exakt auf ihre Bedürfnisse ausrichten und ihre Aufgabenpakete individuell verwalten und eigene Strukturen innerhalb des Systems anlegen.

Überführung der Bewerbungen in das d.vinci Onboarding

Bewerbungen aus dem d.vinci Bewerbermanagement können ganz einfach per Klick in das d.vinci Onboarding übernommen werden. So wird ein ehemaliger Bewerber direkt zum neuen Mitarbeiter und Personalverantwortliche können mit der Planung des Onboardings starten.

Mitarbeiterportal

Jeder neue Mitarbeiter bekommt sein eigenes Mitarbeiterportal, damit Arbeitgeber allgemeine und individuelle Informationen bereitstellen können. Somit kann sich der neue Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag über seinen Arbeitgeber, die Gepflogenheiten und Unternehmenskultur informieren und wird früh integriert. Das Mitarbeiterportal deckt die folgenden Bereiche ab:

  • Meilenstein: Der erste Arbeitstag: Jeder neue Mitarbeiter bekommt Zugang zu einem für ihn individuellen Portal (mit Login), in dem der Arbeitgeber ab Vertragsunterschrift den neuen Mitarbeiter ganz viele Informationen zur Verfügung stellen und den nötigen Papierkram bereits vor dem ersten Arbeitstag abwickeln kann. So verliert man nicht den Kontakt. Für einen reibungslosen Start in den neuen Job, sind für den neuen Mitarbeiter vor allem Informationen zum ersten Arbeitstag wichtig. Uhrzeit, Ort, Ansprechpartner: All diese Informationen können im Portal strukturiert, gesammelt und prominent zur Verfügung gestellt werden.
  • Unterlagen einreichen: Über das Mitarbeiterportal können Sie dem neuen Mitarbeiter Dokumente zur Verfügung stellen, die er bereits vor dem ersten Arbeitstag ausfüllen und wieder über das Portal hochladen kann (per Scan oder Foto-Upload). So entfällt viel lästiger Papierkram am ersten Arbeitstag.
  • Anpassung an die Corporate Identity: Der neue Mitarbeiter soll seinen neuen Arbeitgeber im Portal wiedererkennen können. Die eigene Corporate Identity wird durch die Anpassung der Farben und durch hinterlegen Ihres Logos sichtbar.
  • Einfache Verwaltung: Entscheiden Sie selbst, zu welchem Zeitpunkt der neue Mitarbeiter das Portal betreten und welche Informationen er dort vorfinden soll. Dazu verschicken Arbeitgeber einfach aus dem System heraus einen Link mit Zugangsinformationen an den neuen Kollegen.

Bewertung

Wenn sich ein neuer Mitarbeiter gleich willkommen fühlt, hat er von Anfang an ein gutes Gefühl und verbindet ein positives Image mit seinem neuen Arbeitgeber. Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen, sind außerdem die besten Markenbotschafter für ein Unternehmen. Wenn sich ein Mitarbeiter auch nach längerer Zeit an seinen positiven Start erinnern kann und in seinem persönlichen Netzwerk darüber berichtet, stärkt das das Arbeitgeberimage eines Unternehmens.

Das d.vinci Onboarding unterstützt Unternehmen dabei, einen durchdachten Onboarding-Prozess aufzusetzen. Das d.vinci Onboarding kann nahtlos an das d.vinci Bewerbermanagement angeschlossen werden. Es ist aber auch eigenständig nutzbar.

Das System bietet folgende Mehrwerte:

  • Eigene Administration: Alle Änderungen im laufenden Betrieb können von den Anwendern selbst durchgeführt werden.
  • Intuitive Bedienbarkeit: Dank der klaren Struktur und des intuitiven Design des Tools finden sich auch Kollegen, die das d.vinci Onboarding nur selten nutzen, sofort zurecht.
  • Datenschutz:Höchste Datensicherheit gewähren die ISO 27001 Zertifizierung des Rechenzentrums in Hamburg und regelmäßige Sicherheitsupdates.
  • Recruiting in allen Facetten: d.vinci unterstützt User bei allen Herausforderungen des Recruitings mit Beratungsleistungen.
  • Ständige Weiterentwicklung: 14-tägige Updates mit praxisnahen, neuen Funktionen, sorgen dafür, dass User über ein System verfügen, das auch langfristig immer up-to- date ist.
  • Responsives Design: vinci Onboarding passt sich der Arbeitsweise seiner Anwender an. Egal, ob im Büro oder unterwegs – das Tool ist über alle Endgeräte optimal darstellbar.
  • Flexibler, schneller Zugriff: Das System lässt sich per Webbrowser aufrufen. Es sind keine aufwändigen IT-Installationen notwendig! Auch zeitintensives Hosting entfällt.
  • Ein ausgeklügeltes Rollensystem sorgt dafür, dass jeder Benutzer nur die Informationen sieht, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Das stellt einerseits eine einfache, übersichtliche Darstellung sicher und andererseits einen datenschutzkonformen Prozess. Zuständigkeiten, Aufgaben und Sichtbereiche können schnell und einfach festgelegt werden – ohne zusätzlichen Programmieraufwand.

Das d.vinci Onboarding gibt es ab 200 Euro für Firmen unter 200 Mitarbeitern. Es lohnt sich also auch für kleine Unternehmen.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.