softgarden: Onboarding Solution

Die Funktionen der softgarden Onboarding Solution im Überblick

„Vom Preboarding über das Onboarding zum Offboarding“ – wirklich sämtliche Phasen der Integration neuer Mitarbeiter bis hin zu deren Ausscheiden will die renommierte Softwareschmiede softgarden e-recruiting GmbH mit ihrer Onboarding Solution abdecken. Dabei liegt der Schwerpunkt natürlich auf dem Onboarding. Um diesen wichtigen Prozess unternehmensseitig optimal zu steuern und so den neuen Mitarbeitenden best- und schnellstmöglich zu integrieren, wurde die Onboarding Solution Software von softgarden entwickelt. Und tatsächlich kommt sie mit diversen durchdachten und attraktiven Features daher.

Strukturiertes Onboarding dank spezieller Software

Die softgarden Onboarding Solution wurde konzipiert, um die Abwicklung der Einarbeitung eines neuen Mitarbeitenden optimal zu strukturieren. Dabei geht es einerseits natürlich darum, den HR-Bereich zu entlasten und die Einarbeitung des neuen Angestellten reibungslos zu gewährleisten – ohne dass Wichtiges vergessen wird. Darüber hinaus ist ein gutes, durchdachtes Onboarding eben auch ein Aushängeschilf für ein Unternehmen. „Hakt“ es irgendwo, sammelt der Arbeitgeber im wahrsten Sinne des Wortes Minuspunkte bei dem neuen Mitarbeitenden. Die Folgen: Der Kandidat ist womöglich unzufrieden oder frustriert. Im schlimmsten Fall teilt er dies auch noch anderen mit. Eine Abwärtsspirale für das Unternehmen entsteht, die unbedingt vermieden werden sollte.

Genau das ist der Grundgedanke, der bei der softgarden Onboarding Solution Geburtshelfer war. Das zeigen die zahlreichen attraktiven Features des HR-Tools:

• Willkommensseite
• Preboarding-Aufgaben
• Onboarding-Aufgaben
• Reboarding-Aufgaben
• Offboarding-Aufgaben
• Prozessvorlagen (Flows)
• Automatische Zuordnung von Aufgaben aus Vorlagen
• Aufgaben mit Antwortfunktion
• Wiederkehrende Aufgaben
• Aufgaben für interne Verantwortliche
• E-Mail-Benachrichtigungen
• Rückmeldung zu erledigten Aufgaben
• Fortschrittsüberwachung
• Mehrsprachigkeit
• Anbindung zum Bewerbermanagementsystem
• Plattform-Unabhängigkeit
• Geschützte Daten und Dokumente

Die Funktionen von softgarden-Bewerbermanagement im Detail

Wie heißt es so schön? Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Ähnlich verhält es sich auch mit dem Onboarding eines Unternehmens. Nichts ist ärgerlicher, als wenn ein perfekter Kandidat gewissermaßen auf den letzten Metern wieder abspringt, weil es Probleme mit der Abstimmung der Tätigkeitsaufnahme gibt. Oder wenn der neue und motivierte Mitarbeitende am Starttermin nicht loslegen kann, weil die Einarbeitung nicht rund läuft.

Genau das soll das Onboarding Tool aus dem Hause softgarden effektiv verhindern. Damit sollen Mitarbeitende nicht nur willkommen geheißen, sondern auch effektiv eingearbeitet werden. Aber hält die „umfassende Einarbeitungs-Lösung“, wie das Tool vom Hersteller bezeichnet wird, auch, was sie verspricht?

Preboarding

Da Onboarding ja nicht erst dann beginnt, wenn der neue Mitarbeitende am ersten Arbeitstag im Unternehmen erscheint, bildet die Onboarding-Software von softgarden schon das Preboarding ab. Denn je schneller die ersten Schritte nach der Vertragsunterzeichnung eingeleitet werden, desto besser. Die Software bietet die Möglichkeit, ein Onboarding-Team zusammenzustellen, aus den Personen im Unternehmen, die die Betreuung des Mitarbeitenden übernehmen sollen.

Des Weiteren ermöglicht die Onboarding-Software auch, erste Aufgaben zuzuweisen. Ein wichtiger Punkt! Denn tatsächlich wird allzu oft in der Hektik des Alltags vergessen, rechtzeitig z.B. Hard- und Software zu bestellen oder die benötigte Ausstattung des künftigen Arbeitsplatzes. Wurde dies bei der Vertragsunterzeichnung noch nicht erledigt, ist es nun auch an der Zeit, etwa den Personalfragebogen ausfüllen zu lassen und eine Abfrage wegen der gewünschten Hardware zu initiieren. Dies ermöglicht die Software ebenfalls. So steht einem perfekten und zügigen Start am Tag X nichts im Wege. Ein klarer Vorteil gegenüber der althergebrachten Papier-Wiedervorlage.

Und ganz wichtig: Der Versand einer Willkommens-Email ist über das Tool von softgarden ebenfalls machbar.

Willkommensseite

Gut durchdacht ist auch die Willkommensseite, die man über softgardens Onboarding Solution erstellen kann. Gerade in kleineren Unternehmen versiegt nach dem Willkommensgruß und der Vorstellrunde durch den Betrieb oft genug erstmal der Informationsfluss. Hat der neue Mitarbeitende Fragen oder benötigt er etwa Zugriff auf alltägliche Programme, dann muss er sich dazu an den Vorgesetzten oder den jeweils Zuständigen wenden. Das kann eine zeitintensive Angelegenheit sein – Zeit, die der Mitarbeitende deutlich sinnvoller hätte einsetzen können. Erfahrungsgemäß sind auch sperrige Mitarbeiterhandbücher in Papierform, wie sie in größeren Unternehmen durchaus noch kursieren, nicht unbedingt die bessere Alternative. Ganz besonders, weil hier regelmäßig Nachlieferungen und ein Austausch von Unterlagen erforderlich sind, was wiederum für den HR-Bereich aufwändig ist.

Die interaktive Willkommensseite in der Onboarding Solution ist hier deutlich die bessere Option. Diese Seite lässt sich nicht nur passend zum Corporate Design eines Unternehmens gestalten und mit einer Willkommensnachricht versehen, sondern ermöglicht zudem den direkten Zugriff auf die für den Mitarbeitenden potenziell wichtigen Informationen – und das auch noch aktuell.

Die interaktive Seite bietet die Gelegenheit, einen FAQ-Bereich zur Verfügung zu stellen mit den wichtigsten Antworten. Darüber hinaus lassen sich Links zu weiterführenden Inhalten oder wichtigen Informationen setzen. So hat der Mitarbeitende die Möglichkeit, schnell und klar Antworten auf die bei ihm aufkommenden Fragen zu erhalten. Und zwar immer genau dann, wenn er dies möchte.

Darüber hinaus bietet das Tool die Möglichkeit, Informationen auf dieser Willkommensseite anzeigen zu lassen, wobei zwischen dem externen und internen Status der Person unterschieden werden kann. Durch eine öffentliche Version der Willkommensseite hat der Kandidat beispielsweise vor dem ersten Arbeitstag Zugriff auf wichtige Fragebögen und auszufüllende Formulare. Ab dem Tag des Arbeitsantritts hingegen wird die interne Version der Seite sichtbar, hier lassen sich dann wiederum Links zu regelmäßig benötigten Anwendungen einstellen, beispielsweise der Zeiterfassung. Ein echter Pluspunkt nicht nur aus Sicht des HR-Bereichs. Denn diese Vorgehensweise erspart Nachfragen und bietet dem neuen und später auch dem bestehenden Mitarbeitenden ein Maximum an Komfort und Selbstständigkeit.

Automatisierte Aufgaben

Ausgesprochen komfortabel werden in der Onboarding Solution Aufgaben gehandhabt. Denn diese lassen sich nicht nur neuen Mitarbeitenden zuweisen, sondern auch Vorgesetzten und wichtigen Ansprechpartnern im Unternehmen. Sind Verantwortliche einmal definiert, erhalten sie gemäß der jeweiligen Prozessvorlagen eine Info über anstehende Aufgaben.

Diese Aufgaben wiederum ermöglichen den Dokumentenupload sowie die Integration von Single-Choice-Fragen und Freitext-Fragen. Ebenso kann vorgegeben werden, ob eine Rückmeldung auf die Nachricht zur Aufgabe optional oder verpflichtend ist.

Wiederkehrende Aufgaben werden zum vordefinierten Zeitpunkt wiederholt auf die Agenda genommen, etwa ein monatlich stattfindendes Meeting für neue Mitarbeitende.

Um den Fortschritt der Einarbeitung sicherzustellen, kann dieser zudem über die Onboarding Solution nachverfolgt und angezeigt werden. Damit wird transparent, welche Aufgaben eventuell noch offen sind und wo nachgesteuert werden muss.

Prozessvorlagen

Gibt es im Unternehmen im Rahmen des Onboardings typischerweise wiederkehrende Aufgaben, lassen sich diese mithilfe des softgarden-Tools zu einem Prozess bündeln. Dies ermöglicht es ebenfalls, Aufgaben vordefinierten Personengruppen zuzuweisen, wenn ein bestimmter Zeitpunkt oder aber ein Meilenstein erreicht ist.

Prozesse lassen sich in dem Tool problemlos auf verschiedene Zielgruppen anpassen und abspeichern. Der Clou dabei: Diese Ergebnisse dienen dann bei Bedarf als wiederverwendbare Vorlagen.

Reboarding und Offboarding

Spätestens jetzt wird klar, dieses Software-Tool ist eigentlich ein Must-have. Denn mit seiner Hilfe lassen sich die Aufgaben und Prozesse des gesamten Lifecircles eines Mitarbeitenden handhaben. Denn sogar Versetzungen in andere Teams sowie Wiedereinstellungen können damit abgedeckt werden, mit einem Minimum an Zeit und Aufwand.

Bewertung der softgarden Onboarding Solution

Endlich ein Tool, das wiederkehrende Prozesse vom Preboarding über das Onboarding bis zum Offboarding nachhaltig vereinfacht und zugleich professionalisiert. Auch wenn man natürlich theoretisch weiterhin mit Excel-Listen, einer Papier-Vorlage und dicken Mitarbeiter-Handbüchern arbeiten kann, ist die Onboarding Solution von softgarden doch ganz klar die bessere und zeitsparendere Alternative.

Die Software, die sich sowohl für kleinere als auch größere Unternehmen eignet, die im In- als auch im Ausland tätig sein können, ist eine optimale Anlaufstelle für Mitarbeitende, die sich in der Einarbeitung befinden. Über die Willkommensseite lassen sich sämtliche benötigten Informationen auffinden und abrufen. Per Suchfunktion und Verlinkungen, das erspart langes Suchen und stellt sicher, dass neue Mitarbeitende schnell richtig loslegen und sich einbringen können. Diese werden darüber hinaus auch beeindruckt sein von der hochprofessionellen und umfassenden Art und Weise, wie mit der Onboarding Solution arbeitende Unternehmen sie integrieren.

Aber auch der HR-Bereich hat eine optimale Handhabe mit dieser Software, um wiederkehrende Prozesse schnell, unaufwändig und fehlerfrei abzuwickeln. Das Tool erinnert automatisch an Termine, bringt Verantwortliche zusammen und hat dabei noch einen ganz entscheidenden weiteren Vorteil. Nutzer aus dem Personalwesen sehen mit einem Blick, wie weit das Onboarding neuer Mitarbeiter bereits fortgeschritten ist und wo gegebenenfalls noch nachgesteuert werden muss. So geht Onboarding heute!