IQAkte Personal: Die digitale Personalakte

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Vollversion mit gutem & großem Funktionsumfang

  • Contra

    Starter Version ist nur für Unternehmen bis 150 Mitarbeiter empfehlenswert!

  • Fazit

    Die Vollversion ist empfehlenswert!

Bewertung

5
Funktionen
4.8
Usability
5
Einrichtung
4
Kundenfeedback

iqdoq

Bild: Screenshot

Die IQAkte Personal soll bei der Verwaltung mitarbeiterbezogener Daten helfen. Das tut sie auch und überzeugt mit einem hohen Funktionsumfang in der Vollversion. 

Das Unternehmen

IQDoQ ist ein Tochterunternehmen der Materna-Gruppe mit Spezialisierung auf Software für Dokumentenmanagement. Seit mehr als 25 Jahren realisiert IQDoQ digitale Aktenlösungen, die dokumentbasierte Prozesse vereinfachen und erleichtern sollen.

Kurzüberblick über IQAkte Personal

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Bild: Screenshot

IQAkte Personal soll Aktenberge und Dokumentenschleppen überflüssig machen, ohne in der Darstellung der Inhalte von dem abzuweichen, was sich über Jahrzehnte im Geschäftsleben bewährt hat. Und so beinhaltet das Programm für jede Mitarbeiterakte einen virtuellen Aktendeckel mit einem Foto und den wichtigsten Mitarbeiterinformationen.

Darüber hinaus kann der Anwender über eine Blätterfunktion innerhalb der Akte hin und her navigieren. Anpassbare Register, in denen verschiedene Arten von Dokumenten gespeichert werden können, sorgen für Übersichtlichkeit innerhalb der Akte. Des Weiteren ist es möglich, Inhalte farbig zu markieren oder sogar virtuelle Klebezettel – also Post-its – aufzupappen. Der Hintergrund: Der Anwender kann mit dem digitalen Dokument genauso arbeiten, wie bislang mit seinem Papierdokument. Und genauso wie im Papier-Dokument kann er vor einer Akteneinsicht anderer Personen die Post-its über die Vergabe, bzw. den Entzug von Berechtigungen wieder entfernen…

Eine Volltext- und Stichwortsuche vereinfachen die Suche nach Inhalten. Weitere Vorteile auf einen Blick:

  • Standortübergreifender Zugriff
  • Akten und Dokumente mobil auf dem iPad mitnehmen
  • Web-Client für Employee und Manager Self Service
  • Windows-Client mit integrierten Scan-Funktionalitäten

Das folgende Erklärvideo liefert eine durchaus sehenswerte Kurzdarstellung.

Die Funktionen der IQAkte Personal im Überblick

Anbindung und Verfügbarkeit

Verfüg- und Anbindbar sind die Anwendungen der IQAkte Personal über vielseitige Schnittstellen: HR-System, MS Office und MS Outlook. Der Hersteller verspricht eine schnelle Einbindung der IQAkte Personal an die bestehende Software eines Unternehmens. Innerhalb von fünf Tagen inklusive einem Schulungstag soll die IQAkte Personal einsatzbereit sein, darunter fallen Punkte wie:

  • Einrichten der Rollen- und Rechtsstruktur
  • Individuelle Anpassung von Registern und Layout an das Corporate Design
  • Übertragung der Stammdaten

Verfügbar ist die Software Lösung als klassische On-Premise-Lösung oder als cloudbasierte Variante. Letzte wird im Rechenzentrum der Muttergesellschaft Materna betrieben.

In punkto Sicherheit bietet der Hersteller Schutz auf höchstem Niveau. Der Anwendungsbetrieb wird regelmäßig durch die TÜV Informationstechnik GmbH zertifiziert.

Weitere Features, die dem Datenschutz Rechnung tragen:

  • eine revisionssichere, verschlüsselte Ablage
  • eine verschlüsselte Kommunikation zwischen Client, Browser und Server
  • ein rollenbasiertes Rechtesystem
  • eine Rechteverwaltung direkt durch die Fachabteilung

Darüber hinaus kann das System sämtliche Zugriffe protokollieren, sodass jederzeit Klarheit über den Verlauf von vorgenommenen Änderungen besteht. Und damit nichts versehentlich verloren geht, können Schriftstücke nur mit dem Vier-Augen- Prinzip gelöscht werden.

Dokumentenerfassung

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Bild: Screenshot

Das Erfassen von Dokumenten geht schnell und einfach. Papierdokumente können direkt eingescannt und als digitale Dokumente gespeichert werden, die über Plug-ins für Microsoft Office und Outlook in der zugehörigen Mitarbeiterakte abgespeichert werden können. Darüber hinaus lassen sich bereits digital verfügbare Informationen aus dem bestehenden HR-Management- oder Abrechnungssystem übernehmen.

Jede Akte erfasst den kompletten Employee Life Cycle eines Mitarbeiters – von der Bewerbung bis zum Ausscheiden. Auch die erworbenen Skills der Mitarbeiter lassen sich in der Akte übersichtlich darstellen. Eine Stichwort- und eine Volltextsuche ermöglichen das schnelle Auffinden von Mitarbeitern mit spezifischen Kenntnissen. Das ist zum Beispiel dann vorteilhaft, wenn in einem laufenden Projekt kurzfristig spezielle Fähigkeiten gesucht werden.

Einmal erfasste Akten und Dokumente können über eine Weiterleitungsfunktion anderen Personen verfügbar gemacht werden. Dank Employee Self Service und Manager Self Service ist Mitarbeitern und Vorgesetzten eine temporäre, eingeschränkte Akteneinsicht möglich, wobei das Exportieren der Inhalte und somit die Erstellung einer „Schattenakte“ nicht möglich ist.

Über eine Wiedervorlagefunktion erinnert das System an Fristen innerhalb eines laufenden Prozesses. Auch Stellvertretungen lassen sich in Urlaubs- oder Ausfallzeiten von Mitarbeitern über die digitale Personalakte regeln.

Des Weiteren lassen sich Formulare oder personalisierte Mails über ein entsprechendes Modul an beliebig viele Empfänger verschicken. Rundschreiben an das Personal lassen sich auf diesem Wege ebenfalls als E-Mail verschicken.

Bewertung von IQAkte Personal

Der Hersteller bietet die IQAkte Personal in zwei Varianten an: Die Starter Edition ist für kleinere und mittelständische Unternehmen interessant. Hiermit lassen sich bis zu 150 Mitarbeiterakten verwalten. Die professional Edition ist derweil für Unternehmen jenseits der Marke von 150 Mitarbeitern interessant.

Starter Edition hat erhebliche Einschränkungen

Die Professional Edition lässt sich an das Corporate Design eines Unternehmens anpassen, wohingegen die Nutzer der Starter Edition ein Standard-Layout zur Verfügung gestellt bekommen. Das ist zweifelsfrei verschmerzbar. Doch es gibt noch weitere Unterschiede, die eine Überprüfung sinnvoll machen, ob nicht doch die Vollversion lohnenswerter ist.

Die Register, denen die einzelnen Mitarbeiterdokumente zugeordnet sind, können beispielsweise nicht editiert werden. Hinzu kommt, dass die Schnittstelle, über die der Import der Mitarbeiterdaten vonstatten geht, vorgegeben und somit eingeschränkt ist.

Professional Edition lässt kaum Wünsche offen

An der Professional Edition lässt sich dagegen nicht wirklich viel aussetzen. Neben vordefinierten Abläufen lassen sich mit ihr auch unternehmensspezifische Prozesse abbilden und steuern. Überdies besteht eine Durchlässigkeit zum Bewerbermanagement. So lassen sich hier neben den Mitarbeiterakten auch Bewerbungen in der integrierten Bewerberakte einheitlich verwalten.

Positiv fällt ins Gewicht, dass die Vollversion IQAkte Personal auch dem Thema Mobilität Rechnung trägt und die Funktionen über eine App abrufbar macht. So hat der Personaler seine Daten jederzeit zur Verfügung. In Zeiten der Globalisierung und Dezentralisierung nicht das schlechtes Feature.

Stellt sich noch die Frage nach dem Pricing. Die bleibt an dieser Stelle jedoch offen, hierzu muss der Kunde schon direkt Kontakt aufnehmen. Auf seiner Webseite schweigt sich der Hersteller zu diesem Thema aus. Abgesehen von dieser Preisintransparenz handelt es sich bei der Vollversion aber um ein durchaus empfehlenswertes Produkt. (Bilder: Screenshots)

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.