Kurzüberblick über IQAkte Personal
IQAkte Personal soll Aktenberge und Dokumentenschleppen überflüssig machen, ohne in der Darstellung der Inhalte von dem abzuweichen, was sich über Jahrzehnte im Geschäftsleben bewährt hat. Und so beinhaltet das Programm für jede Mitarbeiterakte einen virtuellen Aktendeckel mit einem Foto und den wichtigsten Mitarbeiterinformationen.
Darüber hinaus kann der Anwender über eine Blätterfunktion innerhalb der Akte hin und her navigieren. Anpassbare Register, in denen verschiedene Arten von Dokumenten gespeichert werden können, sorgen für Übersichtlichkeit innerhalb der Akte. Des Weiteren ist es möglich, Inhalte farbig zu markieren oder sogar virtuelle Klebezettel – also Post-its – aufzupappen. Der Hintergrund: Der Anwender kann mit dem digitalen Dokument genauso arbeiten, wie bislang mit seinem Papierdokument. Und genauso wie im Papier-Dokument kann er vor einer Akteneinsicht anderer Personen die Post-its über die Vergabe, bzw. den Entzug von Berechtigungen wieder entfernen…
Eine Volltext- und Stichwortsuche vereinfachen die Suche nach Inhalten. Weitere Vorteile auf einen Blick:
- Standortübergreifender Zugriff
- Akten und Dokumente mobil auf dem Tablet mitnehmen
- Web-Client für Employee und Manager Self Service
- Windows-Client mit integrierten Scan-Funktionalitäten
- Checklisten, Aufgabenverteilung und Workflows
- Korrespondenzmodul zur Generierung personalisierter Schreiben
Die Funktionen der IQAkte Personal im Überblick
Anbindung und Verfügbarkeit
Verfüg- und anbindbar sind die Anwendungen der IQAkte Personal über vielseitige Schnittstellen: HR-System, MS Office und MS Outlook. Der Hersteller verspricht eine schnelle Einbindung der IQAkte Personal an die bestehende Software eines Unternehmens. Innerhalb von fünf Tagen inklusive einem Schulungstag soll die IQAkte Personal einsatzbereit sein, darunter fallen Punkte wie:
- Einrichten der Rollen- und Rechtestruktur
- Individuelle Anpassung von Registern und Layout an das Corporate Design
- Übertragung der Stammdaten
Verfügbar ist die Software Lösung als klassische On-Premise-Lösung oder als cloudbasierte Variante. Hierfür steht beispielsweise Materna als RZ-Lieferant zur Verfügung. Möglich sind auch alternative Partner mit DE-Rechenzentren.
In punkto Sicherheit bietet der Hersteller Schutz auf höchstem Niveau. Neben einer DIN EN ISO 9001 : 2015 Zertifizierung der IQDoQ GmbH wurde auch der Anwendungsbetrieb mehrfach erfolgreich durch die TÜV Informationstechnik GmbH zertifiziert.
Weitere Features, die dem Datenschutz Rechnung tragen:
- eine revisionssichere, verschlüsselte Ablage
- eine verschlüsselte Kommunikation zwischen Client, Browser und Server
- ein rollenbasiertes Rechtesystem
- eine Rechteverwaltung direkt durch die Fachabteilung
- DSGVO-konformes Zugriffs- und Löschprotokoll
Darüber hinaus kann das System sämtliche Zugriffe protokollieren, sodass jederzeit Klarheit über den Verlauf von vorgenommenen Änderungen besteht. Und damit nichts versehentlich verloren geht, können Schriftstücke nur mit dem Vier-Augen- Prinzip gelöscht werden.
Dokumentenerfassung
Das Erfassen von Dokumenten geht schnell und einfach. Papierdokumente können direkt eingescannt und als digitale Dokumente gespeichert werden, Plug-ins für Microsoft Office und Outlook übernehmen digitale Dokumente in die dazugehörige Mitarbeiterakte. Darüber hinaus lassen sich bereits digital verfügbare Informationen aus dem bestehenden HR-Management- oder Abrechnungssystem übernehmen.
Jede Akte erfasst den kompletten Employee Life Cycle eines Mitarbeiters – von der Bewerbung bis zum Ausscheiden. Auch die erworbenen Skills der Mitarbeiter lassen sich in der Akte übersichtlich darstellen. Eine Stichwort- und eine Volltextsuche ermöglichen das schnelle Auffinden von Mitarbeitern mit spezifischen Kenntnissen. Das ist zum Beispiel dann vorteilhaft, wenn in einem laufenden Projekt kurzfristig spezielle Fähigkeiten gesucht werden.
Einmal erfasste Akten und Dokumente können über eine Weiterleitungsfunktion anderen Personen verfügbar gemacht werden. Dank Employee Self Service und Manager Self Service ist Mitarbeitern und Vorgesetzten eine temporäre, eingeschränkte Akteneinsicht möglich, wobei das Exportieren der Inhalte und somit die Erstellung einer „Schattenakte“ unterbunden werden kann.
Über eine Wiedervorlagefunktion erinnert das System an Fristen innerhalb eines laufenden Prozesses. Auch Stellvertretungen lassen sich in Urlaubs- oder Ausfallzeiten von Mitarbeitern über die digitale Personalakte regeln.
Des Weiteren lassen sich personalisierte Briefvorlagen, Formulare oder personalisierte Mails über ein entsprechendes Modul an beliebig viele Empfänger verschicken. Rundschreiben an das Personal lassen sich auf diesem Wege ebenfalls als E-Mail verschicken.
Bewertung von IQAkte Personal
Der Hersteller bietet die IQAkte Personal in einer Art Basis-Version an, die bereits 250 Aktenlizenzen enthält. Gegen Aufpreis können zudem weitere Aktenlizenzen hinzugefügt werden. Diese Flexibilität macht die IQAkte Personal für Unternehmen jeder Größe interessant.
Basis-Version je nach Bedürfnissen individuell erweiterbar
Neben weiteren Aktenlizenzen lässt sich die Basis-Version von IQAkte auch um unterschiedliche Module erweitern. Aktuell sind als zubuchbare Module verfügbar: HR Office (Arbeitgeberakte), Checklisten, Betriebsratsfreigaben (Personelle Einzelmaßnahmen), Mitarbeiteranträge (z.B. Weiterbildung), Bewerberakte, Mieterakte, IQAkte Analytics (Analyse und Auswertungs-Tool) sowie diverse technische Add-Ons, wie die Anbindung zusätzlicher Stammdatensysteme, LDAP-Anbindung, Schnittstelle Multifunktionsgeräte, Bi-direktionale Schnittstelle SAP. Sogar individuelle Workflows werden kundenspezifisch umgesetzt.
IQAkte Personal lässt kaum Wünsche offen
An der IQAkte Personal lässt sich also kaum etwas aussetzen. Neben vordefinierten Abläufen lassen sich mit ihr auch unternehmensspezifische Prozesse abbilden und steuern. Überdies besteht eine Durchlässigkeit zum Bewerbermanagement. So lassen sich hier neben den Mitarbeiterakten auch Bewerbungen in der integrierten Bewerberakte einheitlich verwalten oder alternativ ein bereits vorhandenes Bewerbermanagementsystem anschließen.
Positiv fällt ins Gewicht, dass die IQAkte Personal auch dem Thema Mobilität Rechnung trägt und die Funktionen über einen mobilen Web-Client abrufbar macht. So hat der Personaler seine Daten jederzeit zur Verfügung. In Zeiten der Globalisierung und Dezentralisierung nicht das schlechtes Feature.
Stellt sich noch die Frage nach dem Pricing. Die bleibt an dieser Stelle jedoch offen, hierzu muss der Kunde schon direkt Kontakt aufnehmen. Auf seiner Webseite schweigt sich der Hersteller zu diesem Thema aus. Abgesehen von dieser Preisintransparenz handelt es sich bei der IQAkte Personal aber um ein durchaus empfehlenswertes Produkt. (Bilder: Screenshots)
