Personalsoftware PlanA4people: Der HR-Allrounder

Die Funktionen von PlanA4people im Überblick

Die moderne Personalsoftware von PlanA4people bietet alle wichtigen Funktionen, um sie unersetzlich für effizientes, modernes Personalmarketing zu machen.

• Personaldokumente: Mit der Personalsoftware von Plan A befinden sich alle Personaldokumente an einem Ort. Kein aufwendiges Suchen – schneller Zugang zu allen Informationen.

• Benutzeroberfläche: Die Benutzeroberfläche ist so konzipiert, dass sie sich intuitiv bedienen lässt. Sie ist übersichtlich und es lässt sich leicht mit ihr arbeiten.

• Zentraler Überblick: Alle wichtigen Informationen sind leicht zu finden durch den zentralen Überblick, den ein gut strukturiertes Dashboard bietet.

• Single Sign-On: Durch das Single Sign-On können Nutzer sich mit einer Anmeldung auf mehreren Webseiten sowie in Anwendungen gleichzeitig authentifizieren. Dieses Vorgehen verkürzt die Arbeitszeit erheblich.

• OCR-Erkennung: Die OCR-Erkennung und Suchfunktion ist ein wichtiges Tool für den gesamten Eingangsprozess der Personalsoftware. Ohne Nutzung zusätzlicher Software werden so alle relevanten Papierunterlagen digital erfasst und können problemlos der digitalen Personalakte zugeführt werden.

• Sanktionslistenprüfung: Die Sanktionslistenprüfung der Personalsoftware gleicht automatisch die Daten von Kunden, Geschäftspartnern usw. mit der offiziellen Liste von Personen ab, mit denen es illegal wäre, jede Art von Geschäften zu tätigen. So sind Unternehmen immer auf der sicheren Seite.

• Zentrale Verwaltung: Eine Zentrale Verwaltung bietet einfach und unkompliziert Zugriff auf alle Personendaten ohne aufwendiges Suchen. Alle wichtigen Daten sind an einem Ort.

• Anbindung an SAP HCM, SAP SF, LOGA, PAISY uvm.: Schnittstellen zu anderen Programmen sind in der modernen Wirtschaft unumgänglich. Selbstverständlich bietet auch diese Software Anbindungsmöglichkeiten an wichtige Programme, die weltweit genutzt werden.

• Unternehmensakte: So stellen Sie Ihren Mitarbeitern alle wichtigen Dokumente online zur Verfügung und ersparen sich beispielsweise den Ausdruck und Versand von Gehaltsabrechnungen.

• Schnelle Auskunftsfähigkeit: Ermöglicht Transparenz und spart Zeit.

• Einfache Bedienbarkeit: Durch die einfache Bedienbarkeit dieser Software reduziert sich die Einarbeitungsphase auf ein Minimum, ebenso besteht kein langwieriger Schulungsaufwand.

• Umfassendes Reporting und Exportfunktionen: Die Personalsoftware von Plan A Consulting automatisiert das Personalmanagement und ebenso das Bewerbermanagement. Mit wenigen Klicks sind Auswertungen möglich, die sich ebenso problemlos exportieren lassen. Dieses Verfahren erleichtert die Zusammenarbeit zwischen dem HR-Bereich und Fachabteilungen.

• Individuelles Berechtigungsmanagement: Mit Berechtigungsmanagement werden die Prozesse bezeichnet, die für Zuweisung, Entzug und Kontrolle von Rechten erforderlich sind. Das Berechtigungsmanagement ist die Grundvoraussetzung für alle datenschutzrechtlichen Anforderungen von personenbezogenen Daten. Mit dieser Software kann das Berechtigungsmanagement individuell festgelegt werden – von der Zuweisung sowie der Kontrolle von Nutzer-Rechten bis hin zu deren Entzug.

• Automatisierte Fristenüberwachung: Nie mehr wichtige Fristen verpassen! Die Software PlanA4people vergisst keine Termine und Fristen. Dank automatischer Erinnerungsfunktion sind Anwender immer auf dem Laufenden.

• Mandantenfähigkeit: Die Software PlanA4people ermöglicht mehreren Nutzern die gleichzeitige Verwendung von Anwendungen und Daten. Wichtiges Kriterium: Die User können durch unterschiedliche Zugriffsrechte die Daten untereinander nicht einsehen.

• Selfservice für Mitarbeiter und Manager: Die Software bietet allgemeine Lösungen, die sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter dabei unterstützen, Aufgaben selbstständig sowie zeit- und ortsabhängig durchzuführen.

• Dokumentenerstellung: Ein wichtiges Tool einer wirklich guten Personalsoftware ist die Erstellung von häufig benötigten Dokumenten nach rechtskonformen Vorlagen. Dies erledigt PlanA4people mit wenigen Klicks.

• Vertragserstellung: Rechtssichere Verträge, auf Knopfdruck erstellt – auch das hat PlanA4people in petto. Arbeitsverträge, Tarifverträge und Co. werden so einfach und zeitsparend erstellt.

• Prozessfunktionalität: Die Software hilft dabei, Arbeitsprozesse zu erleichtern und zu optimieren.

• Genehmigungsworkflows: Dank dieses Sharepoint-Features lassen sich gespeicherte Dokumente oder andere Elemente an eine oder mehrere Personen zur Genehmigung weiterleiten. Dieser strukturierte Workflow optimiert, automatisiert und standardisiert den gesamten Prozess, der damit deutlich übersichtlicher wird. Reibungsverluste und Missverständnisse sind so ausgeschlossen.

• Aufgabenverwaltung: Die Software von Plan A ermöglicht die Automatisierung von Aufgaben im Personalbereich.

• Betriebsratsfreigabe: Bei Unternehmen ab 20 Mitarbeitern darf der Betriebsrat bei jeder Einstellung mitbestimmen. Dieses Tool erleichtert den Datenaustausch mit dem Betriebsrat und die von ihm zu erteilende Freigabe. Kein umständlicher Papieraustausch mehr, stattdessen werden Eingaben und Entscheidungen in Echtzeit übermittelt.

• Digitale Signatur: Die schnelle Unterschrift durch nur einen Klick unter jedes Dokument – von überall. Egal, ob man im Büro ist, im Home-Office oder auf Dienstreise. Das reduziert Verzögerungen durch Abwesenheiten deutlich.

• Barcode-Erkennung: Schnelles Auslesen und Erkennen von Barcodes, wenn diese im Unternehmen zur leichteren, 100% genauen Identifizierung genutzt werden.

• Notizfunktionen und Lesezeichen: Durch die Notizfunktionen lassen sich im digitalen Schriftverkehr und der Personalakte bequem Notizen hinterlegen. Mithilfe von Lesezeichen werden Zugriffe auf Daten und Akten deutlich schneller.

• Vier Standard-Sprachen (Deutsch – Englisch – Französisch – Italienisch): für international agierende Unternehmen ein Muss: Mehrsprachigkeit des HR-Programms. Perfekt für Unternehmen mit Zweigstellen im Ausland. Aber auch Nutzer aus den DACH-Gebieten profitieren hiervon.

Details der Funktionen von PlanA4people

Datenschutz: Auf Nummer sicher gehen mit PlanA4people

Das Handling sensibler Daten ist eine der zentralen Anforderungen an den Bereich HR heutzutage. Doch Datenschutz bezieht sich nicht mehr nur allein auf die Personalakte, auch viele andere Faktoren sollten effektiv und umfassend gesichert sein. Auch hier punktet dieser Hersteller mit guten Lösungen.

• Datenschutz: Die Software geht vollumfänglich konform mit den Datenschutzrechtlichen Vorgaben der EU-DSGVO.

• Anbindung mit und ohne eigenes Rechenzentrum: Diese Software kann problemlos über ein eigenes Rechenzentrum betrieben werden. Zusätzlich können Nutzer auf Wunsch einen erweiterten Support hinzubuchen. Wer kein eigenes Rechenzentrum betreibt, hat die Möglichkeit, den Betrieb als SaaS Lösung in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland oder in der Schweiz nutzen.

• Protokollierung der Tätigkeiten im System: Mit dieser Software kann problemlos verfolgt werden, wer Daten weitergegeben, eingegeben, verändert und gelöscht hat. Alles im Einklang mit den BDSG-Vorgaben.

• Rollenbasiertes Berechtigungsmanagement: Dieses Tool vereinfacht die Festlegung von Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, Positionen oder Abteilungen, sodass sich der Zugang automatisch und benutzerübergreifend steuern lässt.

• Löschung von Dokumenten nach dem 4-Augen-Prinzip: PlanA4people bietet einen rechtskonformen Löschprozess. Erst durch die Bestätigung des Bevollmächtigten kann eine Löschung erfolgen. So ist immer sichergestellt, dass nicht aus Versehen oder mutwillig wichtige Daten gelöscht werden.

• Rückstandsloses Löschen sensibler Dokumente: Laut DSGVO hat jede Person das Recht auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten sowie auf „Vergessenwerden“. Das bedeutet, dass sich keine Spuren dieser Daten noch irgendwo „verstecken“. Diese rückstandslose Löschung gehört zum Standard bei PlanA4people.

Maßgeschneidert: Der Support bei PlanA4people

PlanA4people bietet Ihnen alles aus einer Hand. Dazu gehören:

• Die Realisierung aller Softwarelösungen nach den Wünschen und Bedürfnissen des Kunden. Die Software wird maßgeschneidert.
• Support und Helpdesk mit Ticketsystem und telefonischer Erreichbarkeit während der normalen Dienstzeiten. Mithilfe eines Ticketsystems werden die Kundenanfragen gemanagt. Jede Anfrage erzeugt ein Ticket. So geht keine Anfrage verloren und wird mit allen dazugehörigen Informationen bearbeitet.

PlanA4People: Der große Vorteil ist der modulare Aufbau

• Digitale Personalakte
• Dokumentengenerierung
• Barcodegenerierung
• Employee Self Service 
• Flexible Aufgabenerstellung
• Digitale Unterschrift
• Scan Service

Die Applikation verfügt über eine einfache Administrationsoberfläche, die es den Bedienern ermöglicht, selbst Anpassungen an der Registerstruktur, in Bezug auf die Berechtigungen und für das Reporting, vorzunehmen. Ein weiterer Vorteil ist die eigenhändige Administration von Dokumentvorlagen, die Option der Überarbeitung von Textblöcken für die Vertragserstellung oder das Anlegen individueller Workflows und von Genehmigungsprozessen durch den Nutzer. Somit wird die Beauftragung externer Ressourcen auf ein Minimum reduziert. Unter dem Strich bedeutet dies: Optimierte Arbeitseffizienz bei geringerem Personaleinsatz.

Bewertung von PlanA4people: So soll es sein!

Wer hat heutzutage schon Zeit zu verschenken im Personalmarketing? Die Zeiten, in denen man „nur“ die Personalakte gepflegt hat und dann und wann jemanden einstellte, sind lange vorbei. Inzwischen sind die Aufgaben so vielfältig geworden, dass auch die Software-Anwendungen einiges auf dem Kasten haben müssen, um hier noch mitzukommen. Kein Problem für PlanA4people!

Die HR-Software der Plan A Consulting GmbH punktet durch ihre Vielseitigkeit in Kombination mit größtmöglicher Datensicherheit. Dank einer leichten, intuitiven Bedienbarkeit sind keine aufwendigen Schulungen erforderlich, stattdessen kann man schnell einsteigen und die maßgeschneiderte Software-Lösung mit Gewinn nutzen. Das Sahnehäubchen obenauf: Die gute Vernetzung mit Fachabteilungen, sodass auch Controlling und sogar die Abstimmung mit dem Betriebsrat ein Kinderspiel sind.