Digitale Personalakte EDIB® von BEGIS

Kurzübersicht über die Digitale Personalakte EDIB®

Personaldaten sind vor allem eines: Höchst sensibel. Daher setzt die Vorhaltung und Speicherung der Daten eine größtmögliche Sicherheit voraus. Diesem Anspruch kommt Hersteller BEGIS gleich durch mehrere sich überlagernde Datenschutzmaßnahmen  nach.

Sicherheit geht vor

Dazu gehören eine Datenübertragung mit modernsten Verschlüsselungsverfahren und ein flexibles Berechtigungskonzept, mit dem das anwendende Unternehmen jederzeit neue Benutzer angelegen und verschiedene Berechtigungszeiträume einräumen kann.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Berechtigung nur für eine oder alle Akten gewährt wird. Die Auswahl lässt sich bis auf kleinste Faktoren wie ein Register oder die Dokumentenart bestimmen.

Die Funktionen von EDIB im Überblick

Zunächst punktet Hersteller BEGIS durch einen umfassenden Kundensupport, der nichts dem Zufall überlässt. So unterstützt das Software Unternehmen die Anwender der digitalen Personalakte EDIB® bei der erfolgreichen Einführung mit folgenden Schritten:

• Projektvorbereitung: Gemeinsame Erstellung eines Projektplans und Festlegen aller Aufgaben für das Projektteam.
• Workshop: Zur effizienten Informationsbeschaffung zu Projektbeginn veranstaltet BEGIS beim Kunden einen Auftakt-Workshop. Auf dem Programm stehen Punkte wie Rollenverteilung und Berechtigungen, die einzurichtende Struktur der Reiter und Dokumentenarten.
• Einführungskonzept: Die Ergebnisse des Workshops liefern die Basis für das Einführungskonzept, das vom Kunden zunächst geprüft und freigegeben wird.
• Installation und Customizing: Der Hersteller konfiguriert die Software mit allen notwendigen Komponenten auf den dafür vorgesehenen Servern im eigenen Rechenzentrum gemäß Einführungskonzept.
• Anbindung an das BEGIS-Rechenzentrum: Die digitale Personalakte wird über das hauseigene Rechenzentrum von BEGIS über eine verschlüsselte Internetverbindung zur Verfügung gestellt.
• Anwenderschulung: In einer circa vierstündigen Anwenderschulung trainiert der Softwareanbieter die zukünftigen Anwender der digitalen Personalakte EDIB®.
• Digitalisierung: Auf Wunsch übernimmt der Software Anbieter die komplette Digitalisierung bereits bestehender Personalakten.

Aufbau und Funktionen

Das System aus dem Hause BEGIS ermöglicht es den Anwendern, Dokumente so abzulegen, dass sie auf der einen Seite weiterhin das Gefühl haben, mit einer realen Akte zu arbeiten, aber dennoch die Vorzüge einer IT-gestützten Dokumentenverarbeitung nutzen können: Die digitale Personalakte EDIB® bildet die bisherigen Strukturen der Papierakte ab und erleichtert Personalsachbearbeitern so den täglichen Umgang mit den digitalen Systemen.

Rein optisch findet der Anwender weiterhin Reiter vor, wie er es von der Papierakte gewohnt ist. Innerhalb der Reiter werden die Dokumente noch einmal unterschieden nach Dokumentenarten.

Bewältigung von Dokumentenbergen

Aber das alleine ist natürlich noch nicht ausreichend bei der täglichen Bewältigung der Dokumentenberge, was Hersteller BEGIS auch beherzigt hat. Bisher war es beispielsweise üblich, zwei Arten von Akten anzulegen. Die klassische Personalakte, in der Dokumente wie Arbeitsvertrag, Einstellungsbogen, Beurteilungsbogen, Disziplinarmaßnahmen oder andere, das Arbeitsverhältnis betreffende Dokumente, hinterlegt wurden. Hinzu kam die so genannte Abrechnungsakte, in der alle für die Gehaltsabrechnung notwendigen Dokumente abgelegt waren:

• Lohnsteuerkarte
• Sozialversicherungsnachweis
• Kopie der monatlichen Gehaltsabrechnung

Diese zweifache Aktenführung, bei der nicht selten Dokumente doppelt in beiden Akten vorgehalten werden mussten, war in der täglichen Praxis aufwändig und gehört mit der digitalen Personalakte der Vergangenheit an.

Pro Mitarbeiter wird eine elektronische Akte angelegt, in der sämtliche Dokumente zu einem Mitarbeiter gesammelt werden. Zugriffe auf einzelne Dokumente oder Dokumentenarten erfolgen über eine detaillierte Berechtigungsstruktur, in der die Rollen und Funktionen exakt definiert werden.

Zugriffsrechte verwalten

So kann weiterhin sichergestellt werden, dass die für die Gehaltsabrechnung zuständigen Mitarbeiter zum Beispiel nur Dokumente sehen, die die Gehaltsabrechnung betreffen und der Business Partner Personal nur Dokumente sieht, die er für seine tägliche Arbeit benötigt. (Bild: Screenshot)

Dabei werden die Strukturen in der Akte kundenindividuell angelegt. Gleichzeitig übernimmt EDIB® Stammdaten aus vorgelagerten HR-Systemen, wobei sämtliche gängigen HR-Systeme unterstützt werden. Auch können Berechtigungen übertragen werden oder die Akte auch direkt zum Beispiel aus SAP aufgerufen werden.

Special Feature: „Meine Akte“

Ein besonderes Feature ist „Meine Akte“. Hier können Unternehmen ihren Mitarbeitern laufend Dokumente zur Verfügung stellen. Sei es spontan auf Wunsch des Mitarbeiters oder laufend, zum Beispiel die monatliche Gehaltsabrechnung. Somit spart sich das Unternehmen den monatlichen Druck und Versand der Abrechnungen und kann den Mitarbeitern auch ohne Portallösung einfach Dokumente zur Verfügung stellen. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, Mitarbeitern jederzeit Einsicht in ihre gesamte Personalakte zu gewähren oder Führungskräften die Akten von Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Die Ablagemöglichkeiten innerhalb der digitalen Personalakte trägt zur Effizienz in der Personalverwaltung bei. Zum Beispiel können Dokumente, die etwa in einem vorgelagerten Gehaltsabrechnungs- oder Personalsystem erzeugt werden, vollkommen automatisch im System abgelegt werden.

Bewertung von Ebis

Die digitale Personalakte von BEGIS hat uns sehr überzeugt. Eine einfache Anwenderführung macht es dem Nutzer leicht, sich schnell und unkompliziert in das System einzuarbeiten. Umso netter, dass BEGIS hier sogar noch einen Einführungsworkshop anbietet. Den braucht es aber nicht einmal zwingend, denn vieles erklärt sich von selbst.

Nett ist auch, dass der Hersteller an die Individualität des einzelnen Anwenders gedacht hat. Kunden können sich entscheiden, ob sie die vorkonfigurierte Standardvariante der EDIB® Akte einbinden wollen oder eine individuell für ihre Bedürfnisse konfigurierte Version. Die Standardvariante als Alternative zu einer maßgeschneiderten Lösung stellt sozusagen ein „Best Of“ aller Funktionen dar.

Stammdatenimport

Ist die Entscheidung gefallen, spielt der Hersteller sämtliche Stammdaten aus dem bisherigen HR-System direkt in die digitale Personalakte ein. Dabei protokolliert das System automatisch alle Vorgänge in der digitalen Personalakte für den Anwender. Über eine integrierte Volltext-Suche finden HR Verantwortliche nach der Implementierung schnell und einfach die gewünschten Personaldokumente. Dabei erfolgt die OCR-Erkennung immer dann, wenn ein Dokument in der Akte abgelegt wird. Es sind also keine teure Hardware oder Scanner notwendig, die die Erkennung durchführen.

Nicht unbedingt notwendig, trägt aber zur Erleichterung der Bedienung bei: Jeder User kann Menü und Layout frei anpassen und zwischen unterschiedlichen Aktendarstellungen wählen, um die Variante zu wählen, die am besten zu seinen Bedürfnissen passt.

Vielfältige Schnittstellen

Ein weiterer besonderer Pluspunkt sind die vielfältigen Schnittstellen zu anderen Systemen, Ämtern und Behörden, die den Transfer von Dokumenten erheblich erleichtern. Das erspart lästiges Ausdrucken oder den Wechsel zwischen Programmen. Die digitale Personalakte korrespondiert auch mit Anwenderprogrammen wie Microsoft Word, Excel und Co. optimal und stellt somit ein nahtloses Arbeiten ohne Medienbrüche sicher.

Über ein eigenes PlugIn können Dokumente direkt aus Office angelegt werden – eine der vielen Möglichkeiten, Dokumente im laufenden Betrieb in der Akte abzulegen. Aber auch über einfaches Drag&Drop können Dokumente schnell archiviert werden.

Die digitale Personalakte ist ein schnörkelloses Programm, das ohne zusätzlichen Schnickschnack auskommt. Das sorgt für ein ruhiges und unabgelenktes Arbeiten und führt zu dem, worauf es ankommt: Ein Plus an Effizienz, eine stärkere Übersichtlichkeit und mehr Tempo bei der Personalverwaltung.

Rollensystem

Optimal ist auch, dass Mitarbeiter einen Zugriff auf das System erhalten können, wobei ein genau ausgeklügeltes Rollensystem sicherstellt, dass jedem Anwender nur das angezeigt wird, was ihm auch angezeigt werden soll. Das erspart HR viel Arbeit.

EDIB® Akte ist ein Modul der EDIB® Produktfamillie und arbeitet reibungslos auch mit EDIB® Workflow, EDIB® Dokumente und EDIB® CMS zusammen. Aber auch andere Systeme können einfach angebunden werden.