Prozesse mit EDIB® Workflow von BEGIS steuern

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Intuitiv bedienbar, gute Integrierbarkeit

  • Contra

    Leider keine Preisangabe

  • Fazit

    Top Programm

Bewertung

5
Funktionen
4.8
Usability
5
Einrichtung
4
Kundenfeedback

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In der Software EDIB® Workflow können Prozesse abgebildet und gesteuert werden. Die einzelnen Workflows können genau auf das Unternehmen angepasst werden. Berechtigte Anwender sehen den jeweiligen Bearbeitungsstatus ein und überwachen den Fortschritt eines Workflows. Einfacher geht’s nicht.

Über den Hersteller

BEGIS entwickelt zugeschnittene Lösungen für personalwirtschaftliche Prozesse. Das Unternehmen verfügt über langjährige Erfahrung für alle Themen rund um digitale Prozesse im Personalwesen. Von der digitalen Personalakte über die Dokumentenerstellung bis hin zu professionellen Workflow-Systemen.

Die Funktionen im Überblick

wf01 employe self service

Jeder Workflow verfügt in der Standardversion von EDIB® Workflow über folgende Funktionen:

  • Absenden des Workflows
  • Freigeben des Workflows
  • Zurückziehen (sofern vom Empfänger noch nicht bearbeitet)
  • Stornieren des Workflows
  • Verwerfen der Eingaben bei Abbruch
  • Zwischenspeichern im Entwurfsmodus
  • Bestätigungsmails an den Absender
  • Informationsmail an den Bearbeiter des nächsten Schritts

Die Funktionen im Detail

wf04 Übersicht

Alle Workflows werden im Browser angestoßen und bearbeitet. Sie beinhalten individuell festlegbare Bedingungen und – falls erforderlich – mehrere Genehmigungsstufen. Das Programm führt die Anwender Schritt für Schritt durch den jeweiligen Prozess. Das gewährleistet eine intuitive Bedienbarkeit.

Innerhalb EDIB® Workflow können folgende Workflowarten abgebildet werden:

  • Employee Self Service
  • Manager Self Service
  • Personal
  • Übersicht

Was heißt das? Im Bereich „Employee Self Service“ werden Prozesse abgebildet, die Mitarbeiter selbstständig anstoßen oder bearbeiten können. Zum Beispiel, wenn es um das Stellen von Anträgen oder das Ändern von Stammdaten geht.

Der Bereich „Manager Self Service“ funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Nur, dass es sich hier um Prozesse handelt, die für Führungskräfte relevant sind. Und drittens beinhaltet der Bereich „Personal“ alle Workflows, die von zentraler Stelle – in der Regel von der Personalabteilung – auf den Weg gebracht werden. Im Abschnitt „Übersicht“ befindet sich derweil ein Überblick über alle vorhandenen Workflows.

Einsicht in den Status quo

EDIB® Workflow bietet Anwendern jederzeit die Möglichkeit, den Stand aller im System veranlassten Workflows einzusehen. Dazu bietet das System folgende Gruppierungen und Filtermöglichkeiten:

  • Alle Workflows, an denen man beteiligt ist
  • Alle Workflows, die der Anwender selbst veranlasst hat
  • Alle Workflows, die den Anwender selbst betreffen
  • Alle Workflows, die derzeit zur Bearbeitung anstehen

Darüber hinaus bestehen folgende Filtermöglichkeiten, die für eine feinere Recherche mit den oben genannten Filtern kombiniert werden können:

  • Filtern nach dem Betreff
  • Von wem veranlasst
  • Bei wem liegt der Workflow derzeit
  • Status des Workflows
  • Das Datum der Bearbeitung
  • Filtern nach dem Workflow

Anbindung an andere HR Systeme

Damit die Workflows funktionieren, müssen in ihnen Daten aus verschiedenen Datenquellen zusammenfließen. In der Regel handelt es sich dabei um die im Haus verwendeten Personalsysteme. Integrierte Datenkonnektoren ermöglichen sowohl das Auslesen der Datenquelle als auch das hinterlegen von Informationen in dieser.

EDIB® Workflow verfügt über diese Datenkonnektoren:

  • SAP
  • P&I LOGA
  • P&I PLUS •E3
  • fidelis.Personal

Weitere Datenkonnektoren können bei Bedarf hinzugebucht werden.

Bewertung

wf05 historie

Die Software EDIB® Workflow von BEGIS hat uns im Test wieder einmal voll überzeugt. Alles läuft reibungslos. Auch die Einbindung des Tools gelingt ohne Probleme. Die Workflows werden im Change Request Verfahren von BEGIS individuell für Kunden konfiguriert und in der Plattform bereitgestellt.

Dank einer einfachen Verwaltung von Benutzerrollen im System und der Möglichkeit zur Vergabe personalisierter Zugriffsrechte auf einzelne Menüpunkte ist außerdem jederzeit sichergestellt, dass nur Informationen abgerufen werden, für die ein Anwender auch autorisiert ist.

Die Software wird als standardisiertes System aus dem Rechenzentrum des Herstellers zur Nutzung zur Verfügung gestellt. Das System kann je nach Wunsch des Kunden entweder über das Internet oder über VPN betrieben werden. Kunden, die die Nutzung über VPN wünschen, benötigen eine Anbindung an das BEGIS-Rechenzentrum, falls sie noch keine haben. Die Standardanbindung erfolgt über das Internet.

Das Workflowsystem wird mit folgenden Rahmenparametern im Rechenzentrum von BEGIS aufgesetzt.

  • Einrichten und Konfiguration der Workflowinstanz für den Kunden
  • Einrichten und Konfiguration der erforderlichen Dienste
  • Konfiguration der erforderlichen Datenbank
  • Einrichten der im Einführungskonzept festgelegten Rollen
  • Einrichten des Standardlayouts der Workflows
  • Sofern vereinbart Anpassen des Layouts an das Corporate Design des Kunden
  • Einrichten der im Konzept abgestimmten Berechtigungen
  • Einrichten der Workflownutzer
  • Weitere Konfigurationen außerhalb des Standards ergeben sich optional aus der Bestellung und dem Einführungskonzept

BEGIS führt außerdem auf Wunsch Anwenderschulungen durch – entweder direkt beim Kunden vor Ort oder über das Internet im virtuellen BEGIS-Schulungsraum.

Sicherheit

Was uns außerdem überzeugt: Der hohe Sicherheitsgrad, den die Software gewährleistet. Dank des Hostings der Systemdaten in Deutschland profitieren Kunden von einem erhöhten Maß an Datensicherheit. Die Speicherung und Aufbewahrung der sensiblen Personaldaten erfüllen die europäischen Datenschutz-Anforderungen. Das Rechenzentrum ist entsprechend zertifiziert. Nein, da gibt’s wirklich nichts zu meckern.

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.