Die Funktionen der Digitale Personalakte von HRworks in der Übersicht
Die elektronische Personalakte von HRworks wartet unter anderem mit diesen Funktionen auf:
- Gleiches Prinzip wie bei Aktenordnern mit individuellen Kategorien – nur in digitaler Form
- Alle Unterlagen werden zentral gespeichert, keine Kopien nötig
- Zugriff über den Browser
- Schneller Zugriff auf Daten ermöglicht eine schnellere Auskunftsfähigkeit gegenüber Mitarbeitern
- Mitarbeiter können PDF Dokumente in HRworks hochladen, der Personalverantwortliche erhält eine Information über den Upload und ordnet die Dokumente der E-Akte des Mitarbeiters zu
- Optionale Freigabe von Akteneinträgen oder einer ganzen Personalakte für Mitarbeiter und Vorgesetzte
- Personalaktenimport zur Digitalisierung des Papierarchivs
- Wiedervorlagen (Erinnerungen für Mitarbeitergespräche, Ablauf befristeter Arbeitsverträge und, und, und)
- Notizen zu Einträgen möglich
Die Funktionen der Digitale Personalakte von HRworks im Detail
In der elektronischen Akte von HRworks bewahren HR-Abteilungen sämtliche Mitarbeiterdaten auf:
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitszeugnisse
- Schriftverkehr
- Verträge
- Und, und, und
Bei der Ablage hat sich Hersteller HRworks die Funktionsweise der Personalakte aus Papier zum Vorbild genommen. Diese Form hat sich im Personalmanagement nicht nur bewährt. Die Ähnlichkeit erleichtert auch den Umstieg von Papier zur HR-Software. Anwender speichern in der E-Akte die verschiedenen Personaldokumente in Kategorien ab, die individuell definiert werden können.
Die digitale Personalakte ist für autorisierte Mitarbeiter ganz leicht jederzeit per Mausklick einzusehen. Das vermeidet unnötige Kopien und spart Platz. Statt in Aktenordnern ist alles in der Cloud archiviert.
Sammelkorb
Die elektronische Personalakte von HRworks greift bei der Sammelkorb-Funktion das Prinzip des Employee Self Service (ESS) auf. Mitarbeiter unterstützen HR bei der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, indem sie neue Dokumente im PDF-Format oder einfach als Foto mit dem Smartphone selbstständig in ihren persönlichen Dokumentenkorb hochladen.
Sind neue Dokumente hochgeladen, erhält der zuständige HR Manager eine Benachrichtigung, dass sich neue Eingänge im Dokumentenkorb des Mitarbeiters befinden. Daraufhin speichert er diese als neue Einträge in den Personalakten der Mitarbeiter.
Dokumentenupload
Alternativ bietet HRworks einen Dokumentenupload per E-Mail an. Das Prinzip: Mitarbeiter schicken ihre Personalunterlagen per Mail an den zentralen Dokumenten-Posteingang in dem System und müssen sich erst gar nicht einloggen.
Berechtigte Nutzer können Unterlagen für die Personalakte, unabhängig von E-Mail-Programm oder Endgerät, direkt an die Adresse des Firmen-Posteingangs senden. Dadurch können Sie gleich mehrere Personalunterlagen in einem Schwung, zum Beispiel vom Scanner aus, in den HRworks Dokumentensammelkorb hochladen.
Import von Personalakten
Soweit, so gut. Aber wie kommen Dokumente, die bislang auf Papier verwaltet wurden in die elektronische Personalakte? Ganz einfach per Personalaktenimport. Mit dieser Funktion digitalisieren Anwender ihr komplettes Papierarchiv in kürzester Zeit. Mit ihm lassen sich beliebig viele Personalakten digitalisieren.
Alle Dokumente werden dabei sortiert nach Personen und Kategorien in die elektronische Personalakte von HRworks übertragen. Wie ist das möglich? Durch eine automatische Zuordnung mit speziellen Deckblättern, die beim Scanvorgang zwischen Personen, Kategorien und einzelnen Dokumenten eingeschoben werden.
Freigaberegelungen
Administratoren können in HRworks individuelle Zugriffsrechte für Personalakten oder einzelne Einträge innerhalb einer elektronischen Personalakte vergeben. Dazu können sowohl Lese- oder Schreibrechte für Vorgesetzte als auch die Freigabe von Personalakteneinträgen zur Einsicht für Mitarbeiter genau geregelt werden.
Bewertung der Digitale Personalakte von HRworks
Was für die Einführung einer elektronischen Personalakte spricht, liegt auf der Hand: Nach der Digitalisierung von Mitarbeiterdokumenten ist HR nicht nur schneller gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten auskunftsfähig, da alle Informationen mit wenigen Klicks von einem zentralen Ort abgerufen werden können.
Gleichzeitig sind alle Beteiligten flexibler bei der Bearbeitung der Dokumente, da jederzeit ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf die E-Akte auch von mehreren Personen möglich ist. Damit gehören die Zeiten der Vergangenheit an, in denen eine Papierakte von A nach B transportiert werden musste. Mit der übersichtlichen und intuitiv steuerbaren elektronischen Personalakte von HRworks ist das kein Problem.
Die integrierte Suchfunktion in der digitalen Personalakte erleichtert darüber hinaus die Recherche nach benötigten Dokumenten. Dadurch wird das mühselige Durchsuchen einer Papierakte per Hand überflüssig. Und: Anmerkungen zu einzelnen Akteneinträgen können Anwender zusätzlich durch eine integrierte Notizfunktion vornehmen und zusammen mit den elektronischen Dokumenten aufbewahren.
Preise:
Der aktuelle Preis startet ab 258€ pro Monat (bestehend aus 20 Lizenzen + Grundgebühr).
Des Weiteren kosten Beratungsstunden mit einem Consultant 170€/Stunde.
