Elektronische Personalakte von HRworks

GESAMTBEWERTUNG

4.5

Zusammenfassung

  • Pro

    Transparente Preise

  • Contra

    Nicht für Kleinunternehmen geeignet

  • Fazit

    Top!

Bewertung

4.6
Funktionen
4.5
Usability
4
Einrichtung
4.8
Kundenfeedback

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„Die elektronische Personalakte ersetzt Ihre komplette Papierakte und unterstützt eine moderne Personalverwaltung.“ Soweit das Versprechen des Herstellers HRworks. Wir haben uns das System einmal genauer angesehen. Soviel vorab: Enttäuscht wurden wir nicht.

 

 

 

Über das Unternehmen

HRworks ist die All-In One HR Software in der Cloud. Mit der HR Software gestalten Unternehmen ihre Personalprozesse effizienter und transparenter und sparen dabei gleichzeitig Kosten ein. Die umfangreiche Software verfügt über zahlreiche Funktionen in den Rubriken Personalmanagement, Reisemanagement, Zeitwirtschaft und Corporate Benefits.

Außerdem ist HRworks nicht nur Pionier im Bereich der cloudbasierten Reisekostenabrechnung, sondern auch einer der Marktführer unter den “Software as a Service” (SaaS)-Lösungen in Deutschland. Jeden Tag verwenden über 1.500 Unternehmen und mehr als 170.000 Anwender HRworks.

In Freiburg im Breisgau, wo sich auch heute noch das Headquarter der HRworks GmbH befindet, wurde die Software entwickelt und zur All-in-One HR Lösung ausgebaut. Heute treibt ein Team von 45 Mitarbeitern in Freiburg, Berlin und Frankfurt die Entwicklung der Software und des Unternehmens voran.

Die Funktionen in der Übersicht

Personalakte_Freigaben

Die elektronische Personalakte von HRworks wartet unter anderem mit diesen Funktionen auf:

  • Gleiches Prinzip wie bei Aktenordnern mit individuellen Kategorien – nur in digitaler Form
  • Alle Unterlagen werden zentral gespeichert, keine Kopien nötig
  • Zugriff über den Browser
  • Schneller Zugriff auf Daten ermöglicht eine schnellere Auskunftsfähigkeit gegenüber Mitarbeitern
  • Mitarbeiter können PDF Dokumente in HRworks hochladen, der Personalverantwortliche erhält eine Information über den Upload und ordnet die Dokumente der E-Akte des Mitarbeiters zu
  • Optionale Freigabe von Akteneinträgen oder einer ganzen Personalakte für Mitarbeiter und Vorgesetzte
  • Personalaktenimport zur Digitalisierung des Papierarchivs
  • Wiedervorlagen (Erinnerungen für Mitarbeitergespräche, Ablauf befristeter Arbeitsverträge und, und, und)
  • Notizen zu Einträgen möglich

Die Funktionen im Detail
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In der elektronischen Akte von HRworks bewahren HR-Abteilungen sämtliche Mitarbeiterdaten auf:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitszeugnisse
  • Schriftverkehr
  • Verträge
  • Und, und, und

Bei der Ablage hat sich Hersteller HRworks die Funktionsweise der Personalakte aus Papier zum Vorbild genommen. Diese Form hat sich im Personalmanagement nicht nur bewährt. Die Ähnlichkeit erleichtert auch den Umstieg von Papier zur HR-Software. Anwender speichern in der E-Akte die verschiedenen Personaldokumente in Kategorien ab, die individuell definiert werden können.

Die digitale Personalakte ist für autorisierte Mitarbeiter ganz leicht jederzeit per Mausklick einzusehen. Das vermeidet unnötige Kopien und spart Platz. Statt in Aktenordnern ist alles in der Cloud archiviert.

Sammelkorb

Die elektronische Personalakte von HRworks greift bei der Sammelkorb-Funktion das Prinzip des Employee Self Service (ESS) auf. Mitarbeiter unterstützen HR bei der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, indem sie neue Dokumente im PDF-Format oder einfach als Foto mit dem Smartphone selbstständig in ihren persönlichen Dokumentenkorb  hochladen.

Sind neue Dokumente hochgeladen, erhält der zuständige HR Manager eine Benachrichtigung, dass sich neue Eingänge im Dokumentenkorb des Mitarbeiters befinden. Daraufhin speichert er diese als neue Einträge in den Personalakten der Mitarbeiter.

Dokumentenupload

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Alternativ bietet HRworks einen Dokumentenupload per E-Mail an. Das Prinzip: Mitarbeiter schicken ihre Personalunterlagen per Mail an den zentralen Dokumenten-Posteingang in dem System und müssen sich erst gar nicht einloggen.

Berechtigte Nutzer können Unterlagen für die Personalakte, unabhängig von E-Mail-Programm oder Endgerät, direkt an die Adresse des Firmen-Posteingangs senden. Dadurch können Sie gleich mehrere Personalunterlagen in einem Schwung, zum Beispiel vom Scanner aus, in den HRworks Dokumentensammelkorb hochladen.

 Import von Personalakten

Soweit, so gut. Aber wie kommen Dokumente, die bislang auf Papier verwaltet wurden in die elektronische Personalakte? Ganz einfach per Personalaktenimport. Mit dieser Funktion digitalisieren Anwender ihr komplettes Papierarchiv in kürzester Zeit. Mit ihm lassen sich beliebig viele Personalakten  digitalisieren.

Alle Dokumente werden dabei sortiert nach Personen und Kategorien in die elektronische Personalakte von HRworks übertragen. Wie ist das möglich? Durch eine automatische Zuordnung mit speziellen Deckblättern, die beim Scanvorgang zwischen Personen, Kategorien und einzelnen Dokumenten eingeschoben werden.

Freigaberegelungen

Administratoren können in HRworks individuelle Zugriffsrechte für Personalakten oder einzelne Einträge innerhalb einer elektronischen Personalakte vergeben. Dazu können sowohl Lese- oder Schreibrechte für Vorgesetzte als auch die Freigabe von Personalakteneinträgen zur Einsicht für Mitarbeiter genau geregelt werden.

Bewertung

Was für die Einführung einer elektronischen Personalakte spricht, liegt auf der Hand: Nach der Digitalisierung von Mitarbeiterdokumenten ist HR nicht nur schneller gegenüber Mitarbeitern und Vorgesetzten auskunftsfähig, da alle Informationen mit wenigen Klicks von einem zentralen Ort abgerufen werden können.

Gleichzeitig sind alle Beteiligten flexibler bei der Bearbeitung der Dokumente, da jederzeit ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf die E-Akte auch von mehreren Personen möglich ist. Damit gehören die Zeiten der Vergangenheit an, in denen eine Papierakte von A nach B transportiert werden musste. Mit der übersichtlichen und intuitiv steuerbaren elektronischen Personalakte von HRworks ist das kein Problem.

Die integrierte Suchfunktion in der digitalen Personalakte erleichtert darüber hinaus die Recherche nach benötigten Dokumenten. Dadurch wird das mühselige Durchsuchen einer Papierakte per Hand überflüssig. Und: Anmerkungen zu einzelnen Akteneinträgen können Anwender zusätzlich durch eine integrierte Notizfunktion vornehmen und zusammen mit den elektronischen Dokumenten aufbewahren.

Auch in punkto Datenschutz gibt’s nichts zu meckern. Das System ist als absolut DSGVO-tauglich einzustufen. Für die Übertragung der Daten vom Server zum User nutzt HRworks das asymmetrische Verschlüsselungsverfahren RSA mit der Schlüssellänge 2048 bit (SSL Verschlüsselung). Die ruhenden Daten der HRworks Kunden, die auf Servern in hochsicheren AWS-Rechenzentren gespeichert sind, sind zusätzlich durch Verschlüsselung mittels AES-256 gesichert.

Dabei handelt es sich um einen meistgenutzten und sichersten Verschlüsselungsalgorithmen. Alle Dokumente sind somit nach aktuellen Maßstäben optimal geschützt und der Datenschutz ist gewährleistet. Alle Dokumenten der digitalen Akte und der Personaldaten sind sicher archiviert.

Zusätzlich ist der Zugang zur elektronischen Personalakte durch ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept geregelt. Dadurch ist die der Zugriff in die digitalen Personalakten nur für berechtigte Personen innerhalb des Unternehmens zulässig.

Unternehmen können deshalb kritische Dokumente wie Arbeitsverträge oder Nachweise über Weiterbildungen und viele weitere Unterlagen in der elektronischen Personalakte unbesorgt als PDF-Datei ablegen.

Hier noch ein paar Infos zum Support nach der Ersteinrichtung:

  • Step by Step Anleitungen für Mitarbeiter und Administratoren sowie Hilfen sind in die Software integriert
  • Der Online-Support ist direkt über die Anwendung abrufbar und in der monatlichen Miete inbegriffen
  • Eine Support-Hotline steht für 2,38 €/Min aus dem dt. Festnetz zur Verfügung
  • Beratungsstunden mit einem Consultant kosten 130 €/Stunde

Preise:

  • Monatlich ab 140 Euro (Bei mindestens 20 Nutzern – das entspricht 6 € je Nutzer und Monat. Hinzu kommt eine Software Grundgebühr von 20€ / Monat für die Nutzung der gesamte HR Software von HRworks)

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.