Die wichtigsten Funktionen im Überblick
- EU-DSGVO-Konformität
- Dokumenten-Upload via Drag & Drop oder Massen-Import
- Innovative KI-Funktionen
- Single Sign-On
- Sicherer Zugriff von überall inkl. Responsive Design
- OCR-, Beschäftigten- und Dokumentensuche
- Automatisiertes Löschen von Dokumenten
- Individuelle Registerstruktur
- Integration in Ihre Systeme wie SAP SuccessFactors, ServiceNow uvm. inkl. Stammdatenübernahme
Besonders praktisch: aconso bietet für den Umstieg von der Papierakte auf die Digitale Personalakte mit dem Scan Service ein vollumfängliches Full-Service-Scanning an, das Folgendes umfasst:
- Scannen der Altakten bei Einführung der Digitalen Personalakte
- Validierung, Klassifizierung und Konvertierung der Dokumente
- Alternativ: Digitalisierung auf Abruf und tägliche Posteingangsbearbeitung
Die Funktionen im Detail
Die aconso Digitale Personalakte ist das digitale Archiv für Personalmanager und das Pendant zur Papierakte. Sie stellt den Mittelpunkt einer HR-Software dar und bildet die Basis für die gesamte Dokumentenverwaltung im Personalwesen.
Mit der Cloud-Lösung von aconso erhalten Sie in wenigen Klicks einen umfassenden Überblick über relevante Personaldaten und -unterlagen. Die Digitale Personalakte von aconso sorgt für einen einheitlichen Informationsstand über alle Standorte hinweg und erhöht die Informationssicherheit erheblich. Gleichzeitig ermöglicht sie standortübergreifenden sowie parallelen Zugriff auf Personaldaten. Ein ausgefeiltes Rollenkonzept gewährleistet, dass sensible Informationen zuverlässig vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind.
Mit aconso haben Sie dank OCR-Volltextsuche sowie einer komfortablen Beschäftigten- und Dokumentensuche jederzeit den Überblick. Durch die intelligente Suchfunktion finden Sie benötigte Informationen innerhalb von Sekunden. Dies führt zu einer Zeitersparnis von bis zu 90 %. Öffnen Sie einzelne Akten direkt, prüfen Details und bearbeiten Dokumente ganz unkompliziert – effizient und nutzerfreundlich.
Personalverantwortliche haben so auch unterwegs oder an verschiedenen Standorten eines Unternehmens jederzeit denselben Informationsstand – besonders praktisch, wenn Ihre Unternehmenssitze auf der ganzen Welt verteilt sind!
Die Digitale Personalakte von aconso bietet eine breite Palette an intuitiv bedienbaren Benutzeroberflächen, die sich flexibel an verschiedene Stilrichtungen und Anforderungen anpassen lassen. Ob das markante, mehrfach ausgezeichnete aconso Theme mit kräftigen Farben und hohem Wiedererkennungswert oder ein minimalistisches, helles Design mit klarer Linienführung – für jeden Geschmack ist etwas dabei. Darüber hinaus steht ein kontrastreiches Design zur Verfügung, das auf Barrierefreiheit ausgelegt ist und eine komfortable Nutzung ermöglicht.
Intelligente Automatisierung & KI-Funktionen
Mit „aconso Automate“ integriert das Unternehmen moderne KI-Technologie in die Abläufe des Personalwesens. Die Lösung unterstützt unter anderem bei der automatisierten Klassifikation von Dokumenten, dem Auslesen von Mitarbeiterinformationen, der Barcode-Erkennung sowie der digitalen Einreichung per E-Mail. Diese Funktionen beschleunigen die Verarbeitung von Personalunterlagen erheblich und minimieren gleichzeitig Fehlerquellen. Unternehmen können dadurch manuelle Routineaufgaben deutlich reduzieren und ihre HR-Ressourcen gezielter auf strategische Themen ausrichten.
Integrationen
Vollständige System-Integration in Ihre Systeme
Die Software von aconso lässt sich ganz einfach an gängige HR-Systeme andocken. Von SAP über Workday bis ServiceNow – die Software ist flexibel integrierbar.
aconso ist zudem jahrelanger und verlässlicher SAP-Partner. Die Tools Digitale Personalakte und Automatisierte Dokumentenerzeugung sind technisch und optisch in SAP SuccessFactors integrierbar und kommunizieren nahtlos mit dem Tool. Das sorgt für ein müheloses, programmübergreifendes Verwalten aller dokumentbezogenen Daten.
Neben der Digitalen Personalakte bietet aconso folgende HR-Services an:
- Automatisierte Dokumentenerzeugung für Arbeitsverträge & Co.
- HR Document Box für die digitale Bereitstellung von Gehaltsdokumenten
- Prozessmanagement
- Scan Services
Bewertung der digitalen Personalakte von aconso
Der Einsatz der aconso Digitale Personalakte bringt zweifellos zahlreiche Vorteile mit sich. Zunächst hat uns die intuitive Bedienbarkeit des Tools überzeugt. Das Arbeiten in modernem Look & Feel erleichtert die Arbeit innerhalb der aconso Digitalen Personalakte erheblich. Das Programm ist nicht weiter erklärungsbedürftig und weitgehend selbsterklärend.
Aufgrund der standortunabhängigen Verfügbarkeit des Tools und der Kompatibilität mit anderen Programmen ist auch für Anwender, die sich außer Haus befinden, eine erheblich höhere Informationsqualität und -aktualität garantiert.
Top: Das System kommuniziert nahtlos mit anderen HR Software Tools, was die doppelte Datenvorhaltung in mehreren Programmen vermeidet. Jeder Anwender ist damit zu jeder Zeit und an jedem Ort immer auf dem neuesten Stand. Das ist kein Vergleich mehr zu den Zeiten, in denen Papierberge auf Karren von Abteilung zu Abteilung befördert wurden.
Die aconso Digitale Personalakte trägt damit erheblich zur vereinfachten täglichen Ablage und Administration unternehmenseigener Daten bei. Anwender können zeitgleich auf die Daten zugreifen, wobei ein umfangreiches Sichtrechtekonzept dafür sorgt, dass jeweils nur die Daten abgerufen werden können, für die ein User autorisiert ist. Das grenzt die Gefahr von Datenmissbrauch in einem Unternehmen erheblich ein.
Ein weiterer Vorteil der aconso Digitalen Personalakte ist der geringere Platzbedarf, der mit der digitalen Vorhaltung von Daten einhergeht. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich in Büros Aktenordner an Aktenordner reihte. Heute sind sämtliche Daten gut gesichert in einer Cloud. Wer die Papierakten dennoch nicht vernichten will, kann sie auch durch aconso einlagern lassen.
Dank der guten und individuell anpassbaren Struktur der Digitalen Personalakte von aconso ist ein schnellerer HR-Service durch einfacheren Zugriff auf alle Daten gewährleistet. Sämtliche Informationen lassen sich leicht über die individuell anpassbare Registerstruktur oder über die sehr gut funktionierende Volltextsuche finden.
Und wer sich beim Thema Digitale Personalakte wegen Datensicherheit und Datenschutz sorgt, dem sei gesagt, dass sich beides im Zeitalter der Digitalisierung erhöht hat. Denn die Zeiten von Aktentourismus, nicht mehr auffindbaren Papieren oder auch Schattenakten sind vorbei.
Weder können Dokumente einfach dupliziert werden, noch können sie einfach aus dem System entfernt werden. Das Löschen von Dokumenten funktioniert innerhalb der Digitalen Personalakte von aconso nur nach dem „Vier-Augen-Prinzip“. Auch externem Datenmissbrauch sind dank modernster Sicherheitsvorkehrungen absolut Grenzen gesetzt.
Das eigentliche Pfund, mit dem aconso jedoch aufwartet: Der Softwarehersteller lässt Kunden bei dem Übergang vom Papierzeitalter zum Digitalzeitalter nicht allein. Was viele Anwender vor der Implementierung einer Digitalen Personalakte abschrecken dürfte, ist der Aufwand, der mit dem Übertragen der vorhandenen Papierdaten in ein digitales System einhergeht. Hier schafft der aconso Scan Service Abhilfe.
