Digitale Personalakte von aconso

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Sehr gutes Tool

  • Contra

    Keine Preistransparenz

  • Fazit

    Doppelte Buchhaltung hat ein Ende!

Bewertung

4.5
Funktionen
4.8
Usability
4.6
Einrichtung
5
Kundenfeedback

aconsoDie Digitale Personalakte von aconso soll das Dokumentenmanagement laut Herstellerangaben kinderleicht machen: „Vereinfachen Sie Ihre Personalarbeit und digitalisieren Sie Ihre Mitarbeiterakten. Durch die rechtssichere Ablage in der Cloud oder on Premise haben Sie jederzeit und standortunabhängig Zugriff auf die Daten und verfügen über den gleichen Informationsstand“, verspricht der HR Software Lösungsanbieter auf seiner Webseite. Ob’s stimmt? Wir haben es getestet … und sind nicht enttäuscht worden!

Über aconso

HR-Prozesse im Unternehmen managen und vereinfachen: Das ist das Credo der aconso AG. Über 300 Kunden haben bereits durch die Digitalisierung mit aconso die Effizienz, Schnelligkeit und Transparenz ihrer HR-Prozesse erhöht.

Die Lösungen:

  • Digitales Prozessmanagement: Onboarding, Vertragserstellung, Mutterschutz, Automatisierte Zeugniserstellung und viele andere
  • Dokumentenmanagement und Archivierung in der Digitalen Personalakte
  • Bereitstellung von digitalen Dokumenten wie der Gehaltsabrechnung für den Mitarbeiter über die Jedermann-Akte
  • Scan-Services zur Posteingangsbearbeitung oder on-demand

Ob in der Cloud oder on premise, ob in SAP, SuccessFactors oder in anderen HCM-Systemen: Dem Kunden steht ein Rundum-Service aus einer Hand vom Papierhandling über das Scanning und den digitalen Prozess bis hin zur Archivierung in der Digitalen Personalakte zur Verfügung.

Die Tochtergesellschaft aconso Services bietet Unternehmen eine einfache Erfassung von Dokumenten rund um Logistik, Scanning, Einlagerung, Vernichtung oder Rückversendung an.

Dabei geht aconso eine langfristige Partnerschaft mit seinen Premium-Kunden ein: Viele DAX- und MDAX- Unternehmen wie die Lufthansa, Siemens, Deutsche Bahn, MAN, Rossmann, Nestlé und zahlreiche andere vertrauen aconso ebenso wie Kunden aus dem Mittelstand wie z. B. Kärcher, Welser Profile oder Winkler.

Die Features der Digitalen Personalakte von aconso im Überblick

Die Digitale Personalakte von aconso wartet mit folgenden Features auf:

  • Standortunabhängiger Zugriff
  • Garantierter Datenschutz und Datensicherheit
  • Intuitiv bedienbares User-Interface
  • Integrierbarkeit in bestehende Systeme

Außerdem bietet aconso für den Umstieg von der Papierakte auf die Digitale Personalakte ein vollumfängliches Full-Service-Scanning an, das folgendes umfasst:

  • Einlagerung im Sicherheitsarchiv in Deutschland
  • Prozessintegration vom Scanning bis in das genutzte System
  • Bei Bedarf: Täglicher Scan-Service und Posteingangsbearbeitung

Die Features der Digitalen Personalakte von aconso im Detail

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Die aconso Digitale Personalakte soll mit ihren Funktionen dazu beitragen, die tägliche Personalarbeit dank digitalisierter Mitarbeiterakten zu vereinfachen. Die rechtssichere Ablagemöglichkeit in der Cloud oder on Premise verschafft Kunden jederzeit einen standortunabhängigen Zugriff auf ihre Daten.

So verfügen Personalverantwortliche auch unterwegs oder an verschiedenen Dependancen eines Unternehmens jederzeit über einen einheitlichen Informationsstand. Das ist in Zeiten der Globalisierung von zunehmend wichtigerer Bedeutung.

Volle Integrierbarkeit

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Die aconso Digitale Personalakte ist voll in SAP und SuccessFactors oder in jedes andere HCM integrierbar und kommuniziert nahtlos mit den Tools. Das sorgt für ein müheloses, programmübergreifendes Verwalten aller personenbezogenen Daten. Anwender müssen Daten in verschiedenen Programmen nicht doppelt vorhalten oder anlegen. Die Informationen werden von den Tools automatisiert untereinander ausgetauscht. Das spart Zeit und vermeidet unnötige Fehler.

aconso ermöglicht als zertifizierter SAP Partner seinen Kunden auch optisch eine Integration in SAP, die SAP Cloud Platform und in SuccessFactors. In beiden Tools lässt sich aconso als Kachel in die Dashboard-Oberfläche integrieren. So ist nur ein Klick aus SuccessFactors nötig, um in die Digitale Personalakte zu wechseln.

Vielfältige Funktionen

Die Digitale Personalakte von aconso wartet mit folgenden Features auf:

  • Anpassbare Registerstruktur
  • Ablagekorb mit Weiterleitungsfunktion und Gruppenablagekörbe
  • Wiedervorlage für Dokumente
  • Volltextsuche und Favoritenlisten für häufig angefragte Akten
  • Löschen von Dokumenten nach dem „Vier-Augen-Prinzip“
  • Temporäre Akteneinsicht (z.B. für Mitarbeiter und Führungskräfte)
  • Reportingfunktion
  • Erinnerungsfunktionen
  • Notizfunktionen und Lesezeichen
  • Möglichkeit der einfachen Work-Flow-Integration

Datenschutz

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Auch dem Datenschutz trägt aconso Rechnung. So garantieren innerhalb des Systems rollenbasierte Zugriffsrechte für deutsche Datenschutzkonformität: Auf diese Weise bekommt jeder Anwender nur die Informationen zu Gesicht, die auch für seine Augen bestimmt sind.

Nicht nur die on Premise-Lösung von aconso, sondern auch die Cloud-Lösung erfüllen sämtliche deutschen Sicherheitsstandards. Letztes ist insbesondere bei der Vorhaltung personenbezogener Daten von Relevanz, die per Gesetz als besonders schützenswert gelten.

Bereits seit 2005 beschäftigen sich die Experten der aconso intensiv mit dem Thema Cloud Services und sind Vorreiter für Human Resources Lösungen in der Cloud. Heute ist der Cloud-Betrieb eine Selbstverständlichkeit und Standard-Bestandteil des Portfolios des HR Software Herstellers.

Die aconso Cloud wird über ein zentrales Serversystem in einem deutschen Rechenzentrum gesteuert und bietet folgende Vorteilen:

  • Regelmäßige Kontrollen der Sicherheits-Maßnahmen durch ISAE 3402 und ISO 27001 Kontrollen
  • Betrieb und Administration der Software durch aconso
  • Automatisches Einspielen von Updates
  • Sicherstellung datenschutzkonformer Speicherung und Archivierung
  • Standortunabhängiger Zugriff über Ihren Webbrowser

Bewertung

Der Einsatz der aconso Digitale Personalakte bringt zweifellos zahlreiche Vorteile mit sich. Zunächst hat uns die intuitive Bedienbarkeit des Tools überzeugt. Das Arbeiten in modernem Look & Feel erleichtert die Arbeit innerhalb der aconso Digitale Personalakte erheblich. Das Programm ist nicht weiter erklärungsbedürftig und weitgehend selbsterklärend.

Aufgrund der standortunabhängigen Verfügbarkeit des Tools und der Kompatibilität mit anderen Programmen ist auch für Anwender, die sich außer Haus befinden, eine erheblich höhere Informationsqualität und –Aktualität garantiert.

Top: Das System kommuniziert nahtlos mit anderen HR Software Tools, was die doppelte Datenvorhaltung in mehreren Programmen vermeidet. Jeder Anwender ist damit zu jeder Zeit und an jedem Ort immer auf dem neuesten Stand. Das ist kein Vergleich mehr zu den Zeiten, in denen Papierberge auf Karren von Abteilung zu Abteilung befördert wurden.

Die aconso Digitale Personalakte trägt damit erheblich zur vereinfachten tägliche Ablage und Administration unternehmenseigener Daten bei. Anwender können zeitgleich auf die Daten zugreifen, wobei ein umfangreiches Sichtrechtekonzept dafür sorgt, dass jeweils nur die Daten abgerufen werden können, für die ein User autorisiert ist. Das grenzt die Gefahr von Datenmissbrauch in einem Unternehmen erheblich ein.

Ein weiterer Vorteil der aconso Digitale Personalakte ist der geringere Platzbedarf, der mit der digitalen Vorhaltung von Daten einhergeht. Vorbei die Zeiten, in denen sich in Büros Aktenordner an Aktenordner reihte. Heute sind sämtliche Daten gut gesichert in einer Cloud oder auf dem hauseigenen Server gelagert. Wer die Papierakten dennoch nicht vernichten will, kann sie auch durch aconso einlagern lassen.

Dank der guten und individuell anpassbaren Struktur der aconso Digitale Personalakte ist ein schnellerer HR-Service durch einfacheren Zugriff auf alle Daten gewährleistet. Sämtliche Informationen lassen sich leicht über die individuell anpassbare Registerstruktur oder über die sehr gut funktionierende Volltextsuche finden.

Und wer sich beim Thema Digitale Personalakte wegen Datensicherheit und Datenschutz sorgt, dem sei gesagt, dass sich beides im Zeitalter der Digitalisierung erhöht hat. Denn die Zeiten von Aktentourismus, nicht mehr auffindbaren Papieren oder auch Schattenakten sind vorbei.

Weder können Dokumente einfach dupliziert werden, noch können sie einfach aus dem System entfernt werden. Das Löschen von Dokumenten funktioniert innerhalb der Digitalen Personalakte von aconso nur nach dem „Vier-Augen-Prinzip“. Auch externem Datenmissbrauch sind dank modernster Sicherheitsvorkehrungen absolut Grenzen gesetzt.

Das eigentliche Pfund mit dem Aconso jedoch aufwartet: Der Software Hersteller lässt Kunden bei dem Übergang vom Papierzeitalter zum Digitalzeitalter nicht allein. Was viele Anwender vor der Implementierung einer Digitalen Personalakte abschrecken dürfte, ist der Aufwand, der mit dem Übertragen der vorhandenen Papier-Daten in ein digitales System einhergeht.

Hier bietet aconso verschiedene Services an:

  • Initial File Management: Abholung und Transport der Papierakten, Aufbereitung der Papierakten, Digitalisierung der Papierakten (Übernahme in ein Register oder Vollklassifizierung), Bereitstellung in der Digitalen Personalakte, Datenschutz-konforme Einlagerung der Original-Dokumente oder deren Vernichtung
  • Scanning on Demand: Abholung und Transport der Dokumente, Inventarisierung und Aufbereitung der Papierakten, Datenschutz-konforme Einlagerung, Digitalisierung der Papierakten auf Knopfdruck, Bereitstellung der Akte oder des Dokuments als PDF
  • Input Management –Daily Scanning: Übernahme des Postfachs der Tagespost und E-Mail-Eingang von HR, Tagesfertige Verarbeitung aller Eingangsdokumente bis 12 Uhr: Inventarisierung und Aufbereitung der Dokumente, Datenschutzkonforme Einlagerung im Sicherheitsarchiv, Digitalisierung der Dokumente und Bereitstellung als PDF in der aconso Software, Rücksendung definierter Dokumente
  • Output Management: Aufbereitung der Daten und Druck der Dokumente, Versand der Dokumente, Entgegennahme der (ggf. unterschriebenen) Rückläufer, Scannen der Rückläufer, Archivieren der Rückläufer in der aconso Software, Reporting

Support

Auch das Thema Support wird bei aconso großgeschrieben. Der HR Software Anbieter setzt zur Implementierung der Digitalen Personalakte ein standardisiertes Kundenprojekt auf, das folgende Schritte umfasst:

  • Kick-Off Workshop: Beim Kunden vor Ort werden Timelines für das Projekt festgelegt und die ersten Schritte definiert.
  • Installation: Nach eventuellem Customizing der Lösung werden nötige Komponenten beim Anwender lokal installiert bzw. in der Cloud bereitgestellt.
  • Integration in das vorhandene HCM: Mit der Installation vor Ort ist der Weg frei für die Integration in das HCM des Kunden, so dass Stammdaten übernommen und Daten ausgetauscht werden können. Jetzt werden Schnittstellen konfiguriert und bereitgestellt.
  • Schulung: Steht die Technik, geht es daran, die User zu schulen. Auch intuitive Oberflächen erfordern die ein oder andere Erklärung, wenn es um spezielle Abläufe geht. Die aconso Academy organisiert die passende Anwenderschulung.

Noch Fragen? Wir nicht!

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.