Digitale Personalakte von aconso

GESAMTBEWERTUNG

4.7

Zusammenfassung

  • Pro

    Sehr gutes Tool

  • Contra

    Preis auf Anfrage

  • Fazit

    Das digitale Archiv für jeden Personalmanager

Bewertung

4.5
Funktionen
4.8
Usability
4.6
Einrichtung
5
Kundenfeedback

UnbenanntDie aconso Digitale Personalakte soll das Dokumentenmanagement laut Herstellerangaben kinderleicht machen. „Mit unseren individuellen Lösungen sparen Sie bis zu 50 Prozent Kosten und Zeit und erreichen schnelle und nachhaltige Erfolge bei der Digitalisierung“, verspricht der HR-Softwarelösungsanbieter auf seiner Webseite. Ob’s stimmt? Wir haben es getestet … und sind nicht enttäuscht worden!

Über aconso

People-Based HR mit aconso: Der Mensch steht im Mittelpunkt. aconso bietet mobile Lösungen für alle dokumentenbasierten HR-Prozesse an, die das Leben vereinfachen und Spaß machen. So wird durch innovative Software das vollständig digitale und automatisierte HR Management zur Wirklichkeit.

Über 400 Kunden setzen bereits auf das Know-how der Unternehmensgruppe und gestalten ihre HR-Prozesse dadurch effizient und transparent. Zusammen mit der aconso AG, der aconso Services GmbH, der aconso Jedermann-Akte GmbH und der aconso HR Solutions Swiss AG sind nationale und internationale Kunden der Digitalisierung immer einen Schritt voraus. Die Collaboration-Plattform aconso nubea steht für die Vision, HR durch Cloud Services langfristig von administrativen Aufgaben zu befreien, um wieder mehr Zeit für den Menschen zu schaffen.

Mit über 100 Mitarbeitern arbeitet die aconso-Unternehmensgruppe täglich daran, das volle Digitalisierungspotenzial in den Bereichen HR-Dokumentenmanagement, interne Korrespondenz, Personaldatenerfassung inklusive Scanning und Logistik für ihre Kunden zu realisieren. Die Unternehmensgruppe bietet seinen zahlreichen Kunden einen Rundum-Service aus einer Hand.

Von der Digitalisierung einzelner Prozesse, über die abteilungsübergreifende Prozessoptimierung bis hin zum Outsourcing ganzer HR-Prozesse: Das Unternehmen bietet individuelle Digitalisierungstiefen für jedes Unternehmen und ermöglicht so eine Collaboration von Mensch zu Mensch. Viele Top-Unternehmen wie die Lufthansa, Siemens, Deutsche Bahn, MAN, Rossmann, Nestlé, McDonald‘s und zahlreiche andere vertrauen der Unternehmensgruppe ebenso wie Kunden aus dem Mittelstand wie z. B. Kärcher, Welser Profile oder Winkler. Dabei geht aconso eine langfristige Partnerschaft mit ihren Kunden ein und begleitet sie auf dem Erfolgsweg der digitalen Transformation.

aconso Digitale Personalakte: Die Features im Überblick

aconso Digitale Personalakte

Mit der aconso Digitalen Personalakte können Mitarbeiter, Führungskräfte sowie die zuständigen HR-Sachbearbeiter und HR-Administratoren schnell und einfach per Web-Browser auf Mitarbeiterdokumente zugreifen. Der Zugang erfolgt verschlüsselt und kann vom Laptop/PC genauso erfolgen wie vom Smartphone oder Tablet aus. Individuelle Zugriffsrechte garantieren dabei die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Ob in der Cloud oder On-Premises, ob in SAP HCM, SAP SuccessFactors oder in anderen HCM-Systemen: Dem Kunden steht ein Rundum-Service aus einer Hand vom Papierhandling über das Scanning und den digitalen Prozess bis hin zur Archivierung in der Digitalen Personalakte zur Verfügung.

Die Features und Services auf einen Blick:

  • Standortunabhängiger Zugriff
  • Single Sign-On
  • Garantierter Datenschutz und Datensicherheit
  • Rollenspezifische Handhabung
  • Intuitiv bedienbare User-Interfaces
  • Integrierbarkeit in bestehende Systeme

Zusätzlich bietet aconso für den Umstieg von der Papierakte auf die Digitale Personalakte mit dem aconso Scan Service ein vollumfängliches Full-Service-Scanning an, das Folgendes umfasst:

  • Scannen der Altakten bei Einführung der Digitalen Personalakte​
  • Validierung, Klassifizierung und Konvertierung der Dokumente
  • Alternativ: Digitalisierung auf Abruf und tägliche Posteingangsbearbeitung

aconso Digitale Personalakte: Die Features im Detail

Die aconso Digitale Personalakte ist das digitale Archiv für jeden Personalmanager und das Pendant zur Papierakte. Sie stellt den Mittelpunkt einer HR Software dar und bildet die Basis für die gesamte Dokumentenverwaltung im Personalwesen. Mit ihren Funktionen trägt sie dazu bei, die tägliche Personalarbeit dank digitalisierter Mitarbeiterakten zu vereinfachen. Die rechtssichere Ablagemöglichkeit in der Cloud oder On-Premises nach deutschen Sicherheitsstandards verschafft Kunden jederzeit einen standortunabhängigen Zugriff auf ihre Daten.

So verfügen Personalverantwortliche auch unterwegs oder an verschiedenen Dependancen eines Unternehmens jederzeit über einen einheitlichen Informationsstand. Das ist in Zeiten der Globalisierung von zunehmend wichtigerer Bedeutung.

Vollständige Integration in SAP SuccessFactors

aconso Digitale Personalakte 2

Die aconso Digitale Personalakte ist voll in SAP und SAP SuccessFactors oder in jedes andere HCM Tool integrierbar und kommuniziert nahtlos mit den Tools. Das sorgt für ein müheloses, programmübergreifendes Verwalten aller personenbezogenen Daten. Anwender müssen Daten in verschiedenen Programmen nicht doppelt vorhalten oder anlegen. Die Informationen werden von den Tools automatisiert untereinander ausgetauscht. Das spart Zeit und vermeidet unnötige Fehler.

aconso ermöglicht seinen Kunden als zertifizierter SAP-Partner seit über 10 Jahren auch optisch eine nahtlose Integration. Die Digitale Personalakte ist im Fiori-Design verfügbar.

Die fünf Grundprinzipien der Fiori Designs sind:

  • Rollenbasiert: Ein Programm soll auf einen Anwendungsfall zugeschnitten sein und den User in den Vordergrund stellen, um ihn optimal in seiner Aufgabe zu unterstützen.
  • Einheitlich: Egal welches Programm ein User bedient, durch einheitliches Design gewinnt er eine intuitive und konsistente User Experience.
  • Einfach: Fiori hilft dem Benutzer, sich auf die wichtigen Sachen zu konzentrieren und erlaubt eine schnelle und intuitive Bedienung.
  • Adaptiv: Egal ob Desktop, Tablet oder Smartphone, Fiori erlaubt es dem User, überall mit der gleichen Anwendung zu arbeiten.
  • Begeisternd: Fiori Applikationen vereinfachen die Arbeit  und wecken Begeisterung.

aconso Digitale Personalakte 3

Vielfältige Funktionen

Die Digitale Personalakte von aconso wartet mit folgenden Features auf:

  • Anpassbare Registerstruktur
  • Volltextsuche und Favoritenlisten für häufig angefragte Akten
  • Löschen von Dokumenten nach dem „Vier-Augen-Prinzip“
  • Temporäre Akteneinsicht (z.B. für Mitarbeiter und Führungskräfte)
  • Reportingfunktion
  • Erinnerungsfunktionen
  • Notizfunktionen und Lesezeichen
  • Möglichkeit der einfachen Work-Flow-Integration
  • Unschlagbare Usability durch intuitive bedienbare, moderne User-Interfaces
  • Vier vordefinierte Standardrollen
  • Vier Standardsprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch)

Datenschutz

Auch dem Datenschutz und der EU-DSGVO trägt aconso Rechnung. So garantieren innerhalb des Systems rollenbasierte Zugriffsrechte für europäische Datenschutzkonformität: Auf diese Weise bekommt jeder Anwender nur die Informationen zu Gesicht, die auch für seine Augen bestimmt sind.

Nicht nur die On-Premises-Lösung von aconso, sondern auch die Cloud-Lösung erfüllt sämtliche Sicherheitsstandards. Letztes ist insbesondere bei der Vorhaltung personenbezogener Daten von Relevanz, die per Gesetz als besonders schützenswert gelten.

Bereits seit 2005 beschäftigen sich die Experten von aconso intensiv mit dem Thema Cloud Services und sind Vorreiter für Human-Resources-Lösungen in der Cloud. Heute ist der Cloud-Betrieb eine Selbstverständlichkeit und Standard-Bestandteil des Portfolios des HR-Softwareherstellers.

Die aconso Cloud wird über ein zentrales Serversystem in einem deutschen Rechenzentrum gesteuert und bietet folgende Vorteile:

  • Regelmäßige Kontrollen der Sicherheits-Maßnahmen durch ISAE 3402- und ISO 27001-Kontrollen
  • Betrieb und Administration der Software durch aconso
  • Automatisches Einspielen von Updates
  • Sicherstellung datenschutzkonformer Speicherung und Archivierung
  • Standortunabhängiger Zugriff über Ihren Webbrowser

Erweiterbarkeit

aconso Digitale Personalakte 4

Die Digitale Personalakte ist nicht nur als Insellösung verfügbar, sie kann auch als Bestandteil der HR-Plattform aconso nubea beliebig um weitere HR Services ergänzt werden. aconso nubea ist das Tool für all Ihre HR-Prozesse.

Anstatt diverse Softwarelösungen einzeln zu nutzen, arbeiten Sie mit aconso nubea mit einem einzigen System und steuern alle HR-Prozesse von einem Ort aus. Dabei muss der Einstieg nicht zwingend das aconso nubea-Dashboard sein – auch über andere HCM-Systeme wie SAP oder SAP SuccessFactors können die HR Services genutzt werden.

Neben der Digitalen Personalakte bietet aconso folgende HR Services an:

  • Arbeitszeugnis
  • Arbeitsvertrag
  • Dokumenten-Upload
  • HR-Dokumentenbox
  • Bestätigungen
  • Informationsnachweis uvm.

Bewertung

Der Einsatz der aconso Digitale Personalakte bringt zweifellos zahlreiche Vorteile mit sich. Zunächst hat uns die intuitive Bedienbarkeit des Tools überzeugt. Das Arbeiten in modernem Look & Feel erleichtert die Arbeit innerhalb der aconso Digitalen Personalakte erheblich. Das Programm ist nicht weiter erklärungsbedürftig und weitgehend selbsterklärend.

Aufgrund der standortunabhängigen Verfügbarkeit des Tools und der Kompatibilität mit anderen Programmen ist auch für Anwender, die sich außer Haus befinden, eine erheblich höhere Informationsqualität und -aktualität garantiert.

Top: Das System kommuniziert nahtlos mit anderen HR Software Tools, was die doppelte Datenvorhaltung in mehreren Programmen vermeidet. Jeder Anwender ist damit zu jeder Zeit und an jedem Ort immer auf dem neuesten Stand. Das ist kein Vergleich mehr zu den Zeiten, in denen Papierberge auf Karren von Abteilung zu Abteilung befördert wurden.

Die aconso Digitale Personalakte trägt damit erheblich zur vereinfachten täglichen Ablage und Administration unternehmenseigener Daten bei. Anwender können zeitgleich auf die Daten zugreifen, wobei ein umfangreiches Sichtrechtekonzept dafür sorgt, dass jeweils nur die Daten abgerufen werden können, für die ein User autorisiert ist. Das grenzt die Gefahr von Datenmissbrauch in einem Unternehmen erheblich ein.

Ein weiterer Vorteil der aconso Digitalen Personalakte ist der geringere Platzbedarf, der mit der digitalen Vorhaltung von Daten einhergeht. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich in Büros Aktenordner an Aktenordner reihte. Heute sind sämtliche Daten gut gesichert in einer Cloud oder auf dem hauseigenen Server gelagert. Wer die Papierakten dennoch nicht vernichten will, kann sie auch durch aconso einlagern lassen.

Dank der guten und individuell anpassbaren Struktur der Digitalen Personalakte von aconso ist ein schnellerer HR Service durch einfacheren Zugriff auf alle Daten gewährleistet. Sämtliche Informationen lassen sich leicht über die individuell anpassbare Registerstruktur oder über die sehr gut funktionierende Volltextsuche finden.

Und wer sich beim Thema Digitale Personalakte wegen Datensicherheit und Datenschutz sorgt, dem sei gesagt, dass sich beides im Zeitalter der Digitalisierung erhöht hat. Denn die Zeiten von Aktentourismus, nicht mehr auffindbaren Papieren oder auch Schattenakten sind vorbei.

Weder können Dokumente einfach dupliziert werden, noch können sie einfach aus dem System entfernt werden. Das Löschen von Dokumenten funktioniert innerhalb der Digitalen Personalakte von aconso nur nach dem „Vier-Augen-Prinzip“. Auch externem Datenmissbrauch sind dank modernster Sicherheitsvorkehrungen absolut Grenzen gesetzt.

Das eigentliche Pfund mit dem aconso jedoch aufwartet: Der Softwarehersteller lässt Kunden bei dem Übergang vom Papierzeitalter zum Digitalzeitalter nicht allein. Was viele Anwender vor der Implementierung einer Digitalen Personalakte abschrecken dürfte, ist der Aufwand, der mit dem Übertragen der vorhandenen Papierdaten in ein digitales System einhergeht. Hier schafft der aconso Scan Service Abhilfe.

Support

Auch das Thema Support wird bei aconso großgeschrieben. Der HR-Softwareanbieter setzt zur Implementierung der Digitalen Personalakte ein standardisiertes Kundenprojekt auf, das folgende Schritte umfasst:

  • Kick-Off Workshop: Beim Kunden vor Ort werden Timelines für das Projekt festgelegt und die ersten Schritte definiert.
  • Installation: Nach eventuellem Customizing der Lösung werden nötige Komponenten beim Anwender lokal installiert bzw. in der Cloud bereitgestellt.
  • Integration in das vorhandene HCM: Mit der Installation vor Ort ist der Weg frei für die Integration in das HCM des Kunden, so dass Stammdaten übernommen und Daten ausgetauscht werden können. Jetzt werden Schnittstellen konfiguriert und bereitgestellt.
  • Schulung: Steht die Technik, geht es daran, die User zu schulen. Auch intuitive Oberflächen erfordern die ein oder andere Erklärung, wenn es um spezielle Abläufe geht. Die aconso Academy organisiert die passende Anwenderschulung.

Noch Fragen? Wir nicht!

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.