Personalmanagement mit forcont

GESAMTBEWERTUNG

4.8

Zusammenfassung

  • Pro

    Vollständige elektronische Personalakte

  • Contra

    Keine nennenswerten Nachteile

  • Fazit

    Gutes Tool!

Bewertung

5
Funktionen
4.7
Usability
5
Einrichtung
4.5
Kundenfeedback

Bildschirmfoto 2018-09-20 um 13.48.16Soviel schon einmal vorab: forpeople | Der Personalmanager aus dem Hause forcont ist mehrfach preisgekrönt. Und das aus guten Gründen. Anwender reduzieren mit dem System nämlich den administrativen Aufwand im Personalmanagement erheblich, indem sie mit nur einem Klick Personaldaten abrufen, verwalten und Prozesse steuern – unabhängig von Branche und Anzahl der Mitarbeiter. Und das auch noch völlig datenschutzkonform.

Über das Unternehmen

Die forcont business technology gmbh (www.forcont.de) ist ein auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisiertes Softwarehaus. Das 1990 als IXOS Anwendungs-Software GmbH gegründete Unternehmen bietet standardisierte Anwendungsprodukte und individuelle Projektlösungen zur Steuerung dokumentenlastiger Geschäftsprozesse – alternativ auch als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud.

Die technologische Basis ist die Software forcont factory. forcont leistet zudem den kompletten Service im ECM-Umfeld von SAP. Zu den ca. 400 Kunden zählen namhafte Unternehmen und Einrichtungen wie ALBA Group plc & Co. KG, Deutsche Wohnen AG, Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR), GASAG Berliner Gaswerke AG, Haufe Gruppe, Total Deutschland GmbH und TRW Airbag Systems GmbH.

Die Funktionen im Überblick

forcont

forpeople | Der Personalmanager von forcont ist eine mehrfach ausgezeichnete Anwendung für das Personalmanagement und verfügt über folgende Siegel:

  • Der Cloud Ecosystem e.V. prüft Qualität und Sicherheit der SaaS-Anwendung und verlieh das Siegel Trust in Cloud
  • Der Cloud Ecosystem e.V. bescheinigt mit dem Zertifikat Trust in Cloud Excellence Datenschutz, Sicherheit und Service-Qualität der Cloud-Dienste von forcont
  • Der Spezialist für IT-Sicherheit IFASEC GmbH hat in automatisierten und manuellen Penetrationstests keine Sicherheitslücken in der SaaS-Anwendung forpeople gefunden
  • forpeople | Der Personalmanager ist Best in Cloud. Das Fachblatt COMPUTERWOCHE zeichnete forcont für das beste Cloud-Projekt 2011 in der Kategorie Software as a Service – Public Cloud aus
  • forcont gewann 2016 den Readers‘ Choice Award GOLD der Vogel IT-Medien, bei dem mehr als 34.600 Leser abstimmten, in der Kategorie Cloud ECM/DMS

forpeople | Der Personalmanager von forcont zeichnet sich durch die folgenden Features aus:

  • Vollständige elektronische Personalakte
  • Smartes Look & Feel
  • Einfache Bedienbarkeit
  • Dezentrale Verfügbarkeit
  • Zentrale Verwaltung
  • Anbindung SAP HCM, LOGA, PAISY u.v.m.
  • Schnelle Auskunftsfähigkeit
  • Flexible Zugriffssteuerung
  • Fristenüberwachung
  • Mandantenfähigkeit
  • Genehmigungsworkflows
  • Mobilität
  • Betriebsratsfreigabe
  • Self Service für Mitarbeiter und Manager
  • Arbeitgeberakte
  • Sanktionslistenprüfung
  • Dokumenterstellung
  • Vertragserstellung
  • Aufgabenverwaltung

Die Funktionen im Detail

Personaldaten

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Mit forpeople | Der Personalmanager kommt mehr Effizienz ins Personalmanagement. In der elektronischen Personalakte von forcont fließen alle Informationen und Dokumente zu einem Mitarbeiter in einer einzigen Akte zusammen und werden in dieser verwaltet. Das hat den Vorteil, dass alle personenbezogenen Daten für Personalverantwortliche im Rahmen ihrer Berechtigungen jederzeit vollständig zugänglich sind.

Schutz vor unberechtigten Zugriffen auf forpeople | Der Personalmanager besteht über ein granulares Berechtigungskonzept, in welchem je Benutzer oder Benutzergruppe hinterlegt ist, welche Funktionen (bspw. Lesen, Bearbeiten, Drucken, Löschen, etc.) genutzt werden dürfen. Ebenso kann der Zugriff auf bestimmte Akten und Dokumentenarten beschränkt werden.

Mithilfe von Vorschaubildern wird ein einfaches, virtuelles Durchblättern der Dokumente ermöglicht. Eine schnelle Orientierung sowie ein Gesamteindruck über den Mitarbeiter werden zudem über eine Listenansicht gewährleistet.

Der Umstieg von der Papierakte zu forpeople | Der Personalmanager fällt leicht, da individuelle Aktenstrukturen übernommen werden können. In Fällen, in denen es keinen Sinn macht, die Strukturen der Papierakte eins zu eins zu übernehmen, berät forcont seine Kunden, um eine optimale Struktur zu schaffen.

Zudem unterstützt forpeople mit seinen Workflows optimal die Personalabteilung, wodurch Prozesse ordnungsgemäß, effizient und compliance-gerecht umgesetzt werden können. Somit ist es möglich, Freigabeprozesse zu definieren, z. B. für die Prämienzahlung an einen Mitarbeiter. Es wird sichergestellt, dass ein Dokument erst dann zugestellt wird, wenn der Freigabeprozess abgeschlossen ist.

Termine und Aufgaben

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forpeople von forcont kann aber noch mehr, als nur Daten an einer zentralen Stelle zu bündeln. Mit dem Personalmanagement-System lassen sich überdies diverse Termine steuern.

Durch Wiedervorlage und Mailbenachrichtigungen werden User an die Einhaltung wichtiger Fristen erinnert – zum Beispiel:

  • Die auslaufende Gültigkeit von Zertifikaten, die erneuert werden müssen
  • Auslaufende befristete Verträge, die verlängert werden müssen oder andere Personalaufgaben nach sich ziehen

Datenschutz

Anwender können jederzeit sicher sein, dass das System konform mit gesetzlichen Vorschriften, bspw. der EU-DGSVO, ist. So ist zum Beispiel das rückstandsfreie Löschen von Abmahnungen nach bestimmten Zeitvorgaben und nach dem Vier-Augen-Prinzip gesichert und vieles weitere mehr. Dank eines automatisch generierten Protokolls sind zudem alle Arbeitsschritte in forpeople für berechtigte Nutzer stets transparent und nachvollziehbar.

Die einzelnen Funktionen von forpeople hier nochmals im „Schnelldurchlauf“:

  • Kundenindividueller Organisationsaufbau
  • Zugriffsberechtigungssystem inklusive temporärer Zugriffsrechte
  • Dokumentenschnellansicht
  • Listenstruktur
  • Flexible, integrierte Vorgangssteuerung
  • Dokumentbezogene Fristenüberwachung
  • Erstellung von Dokumenten (optional)
  • Löschen von Personalakten nach dem Vier-Augen-Prinzip
  • Komfortable Recherchemöglichkeiten
  • Integration von Daten und Dokumenten z. B. aus SAP HCM
  • Office-Integration zur einfachen Ablage, Verwaltung und Bearbeitung von Office-Dokumenten

Zusatzmodule

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forpeople | Der Personalmanager ist außerdem jederzeit durch diverse Zusatzmodule erweiterbar. Dazu gehören zum Beispiel diese Funktionen:

  • Self Service: Der forpeople Self Service verkürzt Kommunikationswege zwischen Personalsachbearbeitern, Managern und Mitarbeitern und beschleunigt Prozesse im Personalmanagement.
  • Sanktionslistenprüfung: Diese Funktion unterstützt Anwender bei der Einhaltung der Antiterrorismusverordnungen. Prüfdaten werden gegen Sanktionslisten abgeglichen, die Vorgänge protokolliert und archiviert.
  • Arbeitgeberakte: Mit der digitalen Arbeitgeberakte können Personalverantwortliche sämtliche HR-Dokumente, die nicht in die Personalakte gehören, effizient und datenschutzkonform verwalten. Beispielsweise Lohnjournale, Lohnsteuerlisten oder Zahlungsübersichten für Krankenkassen
  • Vertragserstellung: Die automatisierte Vertragserstellung vereinfacht das Erstellen weitestgehend standardisierter Anstellungsverträge sowie weiterer Vertragsdokumente zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Für die Vertragserstellung werden Textbausteine und Vorlagen verwendet, die vom Kunden individuell angelegt und gepflegt werden können. Der aktuelle Bearbeitungsstand ist jederzeit nachvollziehbar
  • Dokumenterstellung: Diese Zusatzfunktion befähigt User, Dokumente nicht nur zu verwalten, sondern sondern basierend auf Word-Vorlagen in der Anwendung selbst zu erstellen und automatisiert mit den bereits bekannten Mitarbeiterdaten auszufüllen.
  • Zusatzfelder: Dank Zusatzfeldern legen Unternehmen die Kriterien ihrer Akten selbst fest, fügen neue hinzu oder benennen sie um.
  • Aufgabenverwaltung: Mit der Aufgabenverwaltung können Anwender Aufgaben direkt in der Anwendung organisieren, koordinieren, überwachen und protokollieren. Zudem können Aufgaben in Aufgabenlisten gebündelt, und Checklisten erstellt werden
  • forshare: forshare ist ein Enterprise-Onlinespeicher, mit dem User Dateien anwendungsübergreifend teilen und neu zuordnen können.

Bewertung

Anwender von forpeople | Der Personalmanager von forcont werden schnell merken, dass sie in den Genuss zahlreicher Mehrwerte kommen:

  • Merkliche Verschlankung und optimierte Steuerung der Arbeitsvorgänge im Personalwesen
  • Verbesserung der Auskunftsfähigkeit und Servicequalität der Personalabteilung
  • Verbesserte Entscheidungsgrundlage durch eine vollständige Personalakte
  • Vollständige komfortable Web-Browser-Nutzung
  • Betriebssystemunabhängigkeit, keine Softwareverteilung
  • Easy to use, geringer Schulungsaufwand
  • Pflegbarkeit durch Fachabteilung
  • Keine umfangreiche Unterstützung durch IT-Bereich erforderlich
  • Hohe Integration in  SAP HCM, LOGA, PAISY u.v.m.
  • Integrierte Volltextsuche und OCR-Erkennung
  • Vorschaufunktion
  • Druck- und Exportmöglichkeiten, zum Schutz mit Wasserzeichen
  • Aktenunabhängiges, nutzerbasiertes Preismodell
  • Durch diverse Funktionen erweiterbar
  • Ablösung der Papierakte
  • Kurze Bereitstellungszeiten kompletter Akten
  • Dezentraler Zugriff von verschiedenen Standorten
  • Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
  • Vermeidung von Schattenakten
  • Nutzung von Fristen- und Terminkontrolle
  • Zeitlich begrenzte Akteneinsicht für Dritte
  • Keine Verluste von Dokumenten und Kontrolle über Vollständigkeit
  • Manipulationssichere Ablage der Akten

Noch ein paar Worte zur Datensicherheit: forcont betreibt seine Cloud Services in einem Hochsicherheitsrechenzentrum des Partners T-Systems. Die T-Systems berücksichtigt das geltende Datenschutzrecht.

Überblick über die Sicherheitsparameter des T-Systems Rechenzentrums

  • SLAs mit 24×7-Betriebszeiten, Monitoring, Backup und Daten Recovery
  • Verfügbarkeit von 99,5 Prozent (Verfügbarkeit des Internets für den Zugriff via Webbrowser vorausgesetzt)
  • Security-Infrastruktur mit Firewall und VLAN
  • Hosting Services sind zertifiziert mit DIN EN ISO 9001:2008, ISO 14001 OHSAS 18001, ISO 27001, ISO 20000

Alle Informationen werden unter Verwendung eines digitalen Zertifikats verschlüsselt zwischen dem Webbrowser des Anwenders und dem Rechenzentrum ausgetauscht. Dadurch bleiben die Daten und Dokumente während des Übertragungsvorgangs geschützt.

forcont hält die Software durch Patches und Updates immer auf dem neusten Stand. Die Aktualisierung erfolgt außerhalb der Nutzungszeiten. Auch die Daten werden täglich außerhalb der Nutzungszeiten gesichert.

Die Backup-Dateien werden räumlich getrennt in einem weiteren Rechenzentrum der T-Systems geschützt aufbewahrt. Die Aufbewahrungszeit beträgt zwei Wochen für die von Montag bis Samstag erstellten inkrementellen Backups und zwei Wochen für das wöchentliche Vollbackup am Sonntag.

Der telefonische Support steht von Montag bis Freitag zwischen 8 bis 18 Uhr zur Verfügung und hilft bei technischen Problemen und nimmt Störungsmeldungen entgegen. Bei Fragen zur Bedienung oder zu Funktionen kann die Online-Hilfe der Software genutzt werden

Über den Autor

Sonja Dietz

Sonja Dietz, Jahrgang 1977, ist Journalistin und Social-Media-Redakteurin. Die studierte Germanistin verfügt über eine vertiefte Expertise im Bereich Human Ressources. Sie erstellt Fachartikel, entwickelt Strategien zum zielgruppengerechten Aufbau firmeneigener Social Media-Kanäle und befüllt diese mit passgenauem Content. Ihr besonderes Interesse gilt dem Thema Digitalisierung der Arbeitswelt.