kiwiHR: HR war noch nie so einfach

Die Funktionen von kiwiHR im Überblick

kiwiHR bietet Ihnen einfache Funktionen für Ihre Personalverwaltung:

• Digitale Personalakte: Sichere Speicherung von Personaldaten, Employee Self Service (ESS), Änderungshistorie der Daten, Mitarbeiterverzeichnis
• Abwesenheitsmanagement: Urlaubsgenehmigungen mit einem Klick, Anpassbare Abwesenheitsmodelle, Feiertage pro Standort, Kalender-Timeline
• Zeiterfassung: Projektarbeitszeiten erfassen, Anpassbare Arbeitszeitmodelle, Timeboard, Mobile Zeiterfassung
• Onboarding / Offboarding: Reibungslose Prozesse, Aufgaben und Vorgesetzte definieren, Checklisten für interne Prozesse, Dokumente und Informationen teilen
• Berichte und Analytics: Berichte über die Betriebszugehörigkeit, An- und Abwesenheit-Berichte, Projekt-Zeiterfassung, Berichte exportieren
• Spesenmanagement: Mitarbeiter können Ausgaben einreichen, Mobile digitale Belegkopie, One-Click Genehmigung von Ausgaben, Status der Ausgaben
• Vorbereitende Buchhaltung: Alle Lohndaten an einem Ort, Automatisch ausgefüllte Gehaltsabrechnungen, Überprüfung der Gehaltsabrechnung , Bulk-Export in der Gehaltsabrechnung

kiwiHR ist so einfach gestaltet, dass Personalaufgaben im Handumdrehen erledigt sind. Sie können die Software 14 Tage kostenlos testen und sich auf übersichtliche und intuitive Funktionen freuen. Einfache Handhabung für alle Mitarbeiter und das responsive Design ermöglichen den Zugriff von jedem Gerät. kiwiHR bietet einen transparenten Preis, schon ab 3,50€ pro Monat und ganz ohne Implementierungskosten.

Die Funktionen von kiwiHR im Detail

Digitale Personalakte von kiwiHR

Die digitale Personalakte von kiwiHR ersetzt die klassische Akte aus Papier vollständig und bietet im Vergleich zu dieser erhebliche Vorzüge:
Alle Mitarbeiterdaten sind zentral gespeichert und können von zugriffsberechtigten Personen jederzeit und an jedem Ort abgerufen werden.

Dank individueller Zugriffsrechte können Befugte nur auf die Teile der digitalen Personalakte zugreifen, für die sie autorisiert sind. Eine Akte aus Papier wechselt dagegen immer komplett den Besitzer und wird dann von diesem blockiert. Informationen und Dokumente können eingescannt und hochgeladen werden.

Die Datenspeicherung bei kiwiHR entspricht den DSGVO Richtlinien und ermöglicht eine sichere Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.
Bei weitem aber nicht die einzigen Vorteile, die mit einer digitalen Personalakte einhergehen. Insgesamt können viele zeitaufwändige Prozesse effizienter gestaltet werden.

Abwesenheitsmanagement mit kiwiHR

Mitarbeiter können aus verschiedensten Gründe abwesend sein. Durch Krankheit, Urlaub, Homeoffice oder der Teilnahme an externen Veranstaltungen. Mit dem Abwesenheitsmanager von kiwiHR behalten Sie immer den Überblick, welcher Ihrer Mitarbeiter sich, wann und wo befindet.

Auch beim Abwesenheitsmanagement lassen sich Mitarbeiter dank kiwiHR via Employee Self-Service einbeziehen. Sie tragen ihre An- und Abwesenheiten in der digitalen Personalakte selbst ein und können diese jederzeit aktualisieren. Jede Menge Arbeit, die HR-Managern erspart bleibt.

Sie und Ihre Mitarbeiter behalten die beantragten, genehmigten und restlichen Urlaubstage im Blick. Neuer Urlaub kann mit nur wenigen Klicks von Ihren Mitarbeitern beantragt und unkompliziert von der zuständigen Führungskraft genehmigt werden. Eine Kalenderfunktion hilft dabei, Überschneidungen oder Ungereimtheiten in der Planung zu vermeiden.

Zeiterfassung mit kiwiHR

Die Zeiterfassung von kiwiHR ermöglicht Ihnen, die verschiedensten Arbeitszeitmodelle zu erfassen. Ihre Mitarbeiter erfassen ihren Arbeitsbeginn, Pausen sowie das Arbeitsende selbst. kiwiHR berechnet automatisch die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer und vergleicht diese dann mit dem hinterlegten Soll-Wert. Sind Über- oder Minusstunden angefallen, werden diese automatisch berechnet und im Zeitsaldo des Mitarbeiters hinterlegt. Die Daten können jederzeit exportiert und an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden.

Onboarding / Offboarding mit kiwiHR

Dank der Checklisten von kiwiHR können Sie alle Prozesse vom ersten bis zum letzten Tag perfekt organisieren. Durch die Speicherung aller Dokumente an einem Ort, wird es Mitarbeitern und Personalverantwortlichen einfach gemacht, diese einzusehen und mit anderen zu teilen. Dabei lassen sich einzelne Aufgaben den Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen zuordnen. Der Employee Self Service ermöglicht es Mitarbeitern, schon im Preboarding die benötigten Daten und Informationen selbst auszufüllen.

Die Prozesse können sowohl für einzelne Mitarbeitergruppen, wie auch für verschiedene Standort oder Arbeitsmodelle individualisiert werden.
Beim Offboarding vereinfachen Sie mit kiwiHR die Übergabe und den Wissenstransfer unter den Mitarbeitern, sowie alle administrativen Tätigkeiten, wie beispielsweise die Planung der Abschlussgespräche.

Berichte und Analytics von kiwiHR

kiwiHR erfasst nicht nur die Arbeitszeiten und Abwesenheiten, sondern macht diese zu wichtigen Kennzahlen. So erkennen Sie Trends und Schwachstellen schon frühzeitig.

Dank der Projektzeiterfassung behalten Sie den Überblick über Projektressourcen. Alle Daten befinden sich zentral an einem Ort und erlauben Ihnen, das Unternehmen besser zu lenken. Erkennen Sie beispielsweise welche Personas Sie aus den demographischen Daten und den Phasen des Employee Lifecycles bilden können, um perfekt abgestimmte Employer Branding Maßnahmen durchzuführen.

Spesenmanagement mit kiwiHR

Papierbelege und aufwändige Tabellen für das Spesenmanagement war Gestern. Ihre Mitarbeiter können ganz einfach Belege hochladen und ihre Spesenabrechnung von jedem Endgerät einreichen. Sie verwalten und genehmigen die Anträge in Sekunden und behalten stets den Überblick über alle Ausgaben.

Vorbereitende Buchhaltung mit kiwiHR

Speichern Sie alle Gehaltsdaten an einem Ort und lassen Sie sich diese einfach und fehlerfrei anzeigen. Durch den Self Service können Mitarbeiter ihre Daten selbst aktualisieren und Sie haben immer den neuesten Stand in einer übersichtlichen Darstellung. Sie werden über Änderungen direkt informiert und können diese im System schnell und einfach prüfen. Exportieren Sie die Daten mit nur einem Klick und teilen Sie diese mit Ihrem Steuerberater. Die Gehaltsabrechnungen werden einfach ins System hochgeladen und Ihre Mitarbeiter können diese einsehen – ganz ohne Papierkram.

Bewertung von kiwiHR

Mit der digitalen Personalakte, dem Abwesenheitsmanagement und der Zeiterfassung von kiwiHR lassen sich Mitarbeiterinformationen in einem einzigen System, statt in mehreren Lösungen und Dokumenten verwalten. Die Konfiguration des Tools erfolgt innerhalb weniger Schritte und kiwiHR ist sofort einsatzbereit. Es fallen darüber hinaus keine Implementierungskosten an, der Lizenzvertrag ist jederzeit kündbar und das Tool kann zunächst 14 Tage kostenlos getestet werden. Ist kiwiHR erstmal im Einsatz, werden Sie von dem benutzerfreundlichen Interface begeistert sein. Es ist absolut selbsterklärend, wodurch kiwiHR schnell zum Liebling der HR-Abteilung wird.

Für Sie als Anwender bedeutet das:

• Kein Suchen mehr: Aktuelle Mitarbeiterinformationen sind papierlos in der digitalen Personalakte gespeichert.
• Nachhaltig agieren: Durch den Wechsel zum digitalen Personalmanagement mit kiwiHR helfen Sie nicht nur Ihrem Unternehmen. Sie tun ebenfalls etwas Gutes für die Umwelt. Indem Sie vollkommen digital arbeiten, reduzieren Sie den Papierverbrauch in Ihrer HR-Abteilung um ein Vielfaches.
• Smarte Arbeitsteilung: Jeder Mitarbeiter kann mit dem Employee Self-Service eigene Personaldaten ergänzen und somit Personalverantwortliche entlasten.
• Zugriff von überall: Mitarbeiter können von jedem Endgerät zugreifen und relevante Informationen einsehen und ändern.

Und der Datenschutz?

Da innerhalb einer digitalen Personalakte vor allem kritische und besonders geschützte personenbezogene Daten gespeichert sind, liegt bei der Auswahl eines solchen Systems auch ein besonderes Augenmerk auf dem Thema Datenschutz. Hier haben wir für potenzielle Anwender gute Nachrichten. Mit der digitalen Personalakte von kiwiHR stehen Sie definitiv auf der sicheren Seite. Denn Datensicherheit wird bei kiwiHR großgeschrieben. Der Hersteller investiert viel Zeit in die kontinuierliche Optimierung seines Systems, um die Daten Ihrer Mitarbeiter optimal zu schützen.

Dazu gehört:

• Passwortschutz: kiwiHR verwendet kryptographische Techniken, um sicherzustellen, dass Ihr Passwort geschützt ist.
• Verschlüsselte Datenübertragung: Die Übertragung von Kundendaten erfolgt immer SSL / TSL verschlüsselt. Damit bewegt sich kiwiHR auf dem Sicherheitsniveau deutscher Banken.
• Verstärkter HTTPS-Traffic: kiwiHR überträgt Daten über das verschlüsselte HTTPS-Protokoll, um Lauschangriffe, Manipulationen und Fälschungen zu verhindern.
• Code-Überprüfung: Der Lösungsanbieter stellt sicher, dass die eigenen internen Entwicklungsverfahren dem höchsten Standard entsprechen.
• Automatisierte Integritätstests: Der Hersteller hat automatisierte Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um sicherzustellen, dass kiwiHR die höchsten Standards der Systemintegrität erfüllt.
• Datensicherungen: Die Datenbanken werden täglich gesichert. Die Backup-Konfiguration des Lösungsanbieters eliminiert das Risiko eines unbeabsichtigten Datenverlustes.
• 24/7 Verfügbarkeit: Die Technologie von kiwiHR sorgt für eine hohe Verfügbarkeit von Unternehmensinformationen.
  Sichere Datenverwaltung: Dokumente und Dateien, die über kiwiHR hochgeladen werden, sind gesichert und können nur von bestimmten Personen eingesehen werden.
• CSRF-Schutz: kiwiHR schützt Daten mit modernster Sicherheitstechnologie vor bösartigen Cross Site Request Forgery-Angriffen.

Die Verwendung von kiwiHR ist für KMU bis zu einer Größe von ungefähr 100 Mitarbeitern ideal geeignet. Natürlich können aber auch größere Unternehmen von zeitsparenden Funktionen profitieren.

Was sagen Anwender über kiwiHR?

Kunden von kiwiHR sind jedenfalls von dem Tool überzeugt. „Endlich ein benutzerfreundliches Tool! Es bietet die nötige Transparenz und Intuitivität, damit unsere Mitarbeiter Ihre HR-Aufgaben effizient bearbeiten können“, sagt zum beispiel Lukas Steiner, HR Manager, bei Sonect. Auch Artem Melokumov, Head of Projects & Operation bei Elixirator, ist begeistert: „Nachdem wir viele Tools ausprobiert haben, ist die Entscheidung ganz klar auf kiwiHR gefallen. Das Einrichten ist sehr einfach. Das kiwiHR-Team reagiert schnell und ist sehr professionell“, sagt er. Unsere Meinung: kiwiHR ist auf jeden Fall einen Test wert!