Die Funktionen von kiwiHR im Überblick

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Wussten Sie, dass kleine und mittelständische Unternehmen pro Jahr bis zu 700 Arbeitsstunden in das Erledigen administrativer Abläufe investieren? Das muss nicht sein. Eine digitale Personalakte hilft Ihnen, Ihren bürokratischen Wasserkopf zu verkleinern.

Das Produkt von kiwiHR wartet dazu mit den folgenden Funktionen auf:

  • Mitarbeiterverzeichnis
  • Employee Self-Service
  • Social Media Integration
  • DSGVO konforme Datenverwaltung
  • Einfache Profilerstellung
  • Individuelle Zugriffsrechte
  • Daten Im- und Export

 

Abwesenheitheitsmanagement

Automatisieren Sie Ihr Fehlzeitenmanagement mit kiwiHR. Ein paar der Funktionen im Überblick:

  • Sie sehen alle Abwesenheiten im Kalender auf einen Blick
  • Mitarbeiter können in wenigen Sekunden Abwesenheiten beantragen
  • Legen Sie individuelle Abwesenheitsarten an
  • Nationale Feiertage werden direkt mit eingerechnet

 

Zeiterfassung

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter per Knopfdruck von überall ihre Zeiten erfassen, egal ob im Büro oder im Home Office.

Die Features im Überblick:

  • Einfaches Tracking dank Start- und Stoppuhr
  • Überstunden werden fehlerfrei automatisch berechnet
  • Sie sehen in Echtzeit wer arbeitet und wer abwesend ist
  • Einfacher Datenexport in Sekundenschnelle

Die Funktionen von kiwiHR im Detail

Die digitale Personalakte von kiwiHR ersetzt die klassische Akte aus Papier vollständig und bietet im Vergleich zu dieser erhebliche Vorzüge:

  • Alle Mitarbeiterdaten sind zentral gespeichert und können von Zugriffsberechtigten Personen jederzeit an jedem Ort abgerufen werden.
  • Dank individueller Zugriffsrechte können Befugte nur auf die Teile der digitalen Personalakte zugreifen, für die sie autorisiert sind. Eine Akte aus Papier wechselt dagegen immer komplett den Besitzer und wird dann von diesem blockiert.
  • Informationen und Dokumente können eingescannt und hochgeladen werden.
  • Die Datenspeicherung bei kiwiHR entspricht den DSGVO Richtlinien und ermöglicht eine sichere Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.

Bei weitem aber nicht die einzigen Vorteile, die mit einer digitalen Personalakte einhergehen. Insgesamt können viele zeitaufwändige Prozesse effizienter gestaltet werden.

 

Employee Self-Service Funktion bei kiwiHR

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Dafür sorgt zum Beispiel die integrierte Employee Self-Service Funktion. Das Prinzip: Mitarbeiter erhalten einen Login zu der digitalen Personalakte und können all ihre persönlichen Daten und Informationen in dem Tool selbst bearbeiten, aktualisieren und speichern.

DieseAufgabe oblag bislang dem zuständigen HR-Sachbearbeiter, der dank des Employee Self-Services erheblich entlastet werden kann. Bedenken Sie: Für den einzelnen Mitarbeiter bedeuten Updates einen Aufwand von wenigen Minuten. Muss ein HR-Experte hingegen regelmäßig Aktualisierungen für alle Mitarbeiter vornehmen, kann das schon mal einige Stunden in der Woche in Anspruch nehmen.

Oder einmal angenommen ein Mitarbeiter benötigt Kopien der letzten drei Gehaltsabrechnungen. Dank der digitalen Personalakte von kiwiHR muss die Personalabteilung in einem solchen Fall nicht mehr aktiv werden, die Dokumente heraussuchen und weiterleiten. Stattdessen zieht sich der betreffende Mitarbeiter die benötigten Kopien einfach selbst aus seiner digitalen Personalakte. Fertig.

 

Mitarbeiterdaten mit kiwiHR zentral erfassen

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Aber welche Daten werden in der digitalen Personalakte von kiwiHR überhaupt erfasst? Die digitale Personalakte enthält im Grunde sämtliche Informationen zu Personal und Entgelt.

Diese zum Beispiel:

  • Name
  • Geburtsdatum
  • Kontaktdaten
  • Notfallkontakt
  • Familienstand
  • Gehaltsinformationen
  • Arbeitsvertrag
  • Ausbildungsnachweise
  • Offboarding-Dokumente
  • Arbeitsnachweise
  • Sozialversicherungsnummer

 

Abwesenheitsmanagement mit kiwiHR

Mitarbeiter können wegen verschiedenster Gründe ausfallen oder abwesend sein. Durch Krankheit, Homeoffice, wegen der Teilnahme an Messen, Kongressen oder Seminaren. Mit dem Abwesenheitsmanager von kiwiHR behalten Sie immer den Überblick, welcher Ihrer Mitarbeiter sich, wann und wo befindet.

Nicht nur HR-Manager haben die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen. Auch beim Abwesenheitsmanagement lassen sich Mitarbeiter dank kiwiHR via Employee Self-Service einbeziehen. Sie tragen ihre An- und Abwesenheiten in der digitalen Personalakte selbst ein und können diese jederzeit aktualisieren. Wieder jede Menge Arbeit, die HR-Managern erspart bleibt.

In dem Abwesenheitsmanager können Sie außerdem jederzeit einsehen, wie viele Urlaubstage einem Mitarbeiter generell zur Verfügung stehen und wie viele Resturlaubstage er noch hat. Auch Mitarbeiter können über ihre Digitale Personalakte jederzeit einsehen, ob und wie viel Resturlaub ihnen noch zusteht. Genauso kann neuer Urlaub mit wenigen Klicks beantragt und unkompliziert von der zuständigen Führungskraft bestätigt werden.

Eine Kalenderfunktion hilft Mitarbeitern, Überschneidungen oder Ungereimtheiten in der Planung zu vermeiden. Ein weiterer Grund, warum Sie dankbar sein werden, Excel Adieu gesagt zu haben. Mitarbeiter sehen jederzeit, welche Teamkollegen sich im Urlaub befinden, oder allgemein abwesend sind. Daran können sie ihre eigene Planung ausrichten. Mögliche Mitarbeiter Engpässe      können so dank dem smarten Urlaubsplaner für Mitarbeiter vermieden werden.

 

Zeiterfassung mit kiwiHR

Die Zeiterfassung von kiwiHR ermöglicht Ihnen, die verschiedensten Arbeitszeitmodelle zu erfassen. Mitarbeiter erfassen ihren Arbeitsbeginn, Pausen sowie das Arbeitsende selbst. kiwiHR berechnet automatisch die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer und vergleicht diese dann mit dem hinterlegten Soll-Wert. Sind Über- oder Minusstunden angefallen, werden diese automatisch berechnet und im Zeitsaldo des Mitarbeiters hinterlegt. Die Daten können jederzeit exportiert und an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden.

Bewertung von kiwiHR

Mit der digitalen Personalakte, dem Abwesenheitsmanagement und der Zeiterfassung von kiwiHR lassen sich Mitarbeiterinformationen in einem einzigen System, statt in mehreren Lösungen und Dokumenten verwalten. Die Konfiguration des Tools erfolgt innerhalb weniger Schritte und kiwiHR ist sofort einsatzbereit. Es fallen darüber hinaus keine Implementierungskosten an, der Lizenzvertrag ist jederzeit kündbar und das Tool kann zunächst 14 Tage kostenlos getestet werden. Ist kiwiHR erstmal im Einsatz, werden Sie von dem benutzerfreundlichen Interface begeistert sein. Es ist absolut selbsterklärend, wodurch kiwiHR schnell zum Liebling der HR-Abteilung wird.

Für Sie als Anwender bedeutet das:

  • Kein Suchen mehr: Aktuelle Mitarbeiterinformationen sind papierlos in der digitalen Personalakte gespeichert.
  • Nachhaltig agieren: Durch den Wechsel zum digitalen Personalmanagement mit kiwiHR helfen Sie nicht nur Ihrem Unternehmen. Sie tun ebenfalls etwas Gutes für die Umwelt. Indem Sie vollkommen digital arbeiten, reduzieren Sie den Papierverbrauch in Ihrer HR-Abteilung um ein Vielfaches.
  • Smarte Arbeitsteilung: Jeder Mitarbeiter kann mit dem Employee Self-Service eigene Personaldaten ergänzen und somit Personalverantwortliche entlasten.
  • Zugriff von überall: Mitarbeiter können von jedem Endgerät zugreifen und relevante Informationen einsehen und ändern.

 

Und der Datenschutz?

Da innerhalb einer digitalen Personalakte vor allem kritische und besonders geschützte personenbezogene Daten gespeichert sind, liegt bei der Auswahl eines solchen Systems auch ein besonderes Augenmerk auf dem Thema Datenschutz. Hier haben wir für potenzielle Anwender gute Nachrichten. Mit der digitalen Personalakte von kiwiHR stehen Sie definitiv auf der sicheren Seite. Denn Datensicherheit wird bei kiwiHR großgeschrieben. Der Hersteller investiert viel Zeit in die kontinuierliche Optimierung seines Systems, um die Daten Ihrer Mitarbeiter optimal zu schützen.

Dazu gehört:

  • Passwortschutz: kiwiHR verwendet kryptographische Techniken, um sicherzustellen, dass Ihr Passwort geschützt ist.
  • Verschlüsselte Datenübertragung: Die Übertragung von Kundendaten erfolgt immer SSL / TSL verschlüsselt. Damit bewegt sich kiwiHR auf dem Sicherheitsniveau deutscher Banken.
  • Verstärkter HTTPS-Traffic: kiwiHR überträgt Daten über das verschlüsselte HTTPS-Protokoll, um Lauschangriffe, Manipulationen und Fälschungen zu verhindern.
  • Code-Überprüfung: Der Lösungsanbieter stellt sicher, dass die eigenen internen Entwicklungsverfahren dem höchsten Standard entsprechen.
  • Automatisierte Integritätstests: Der Hersteller hat automatisierte Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um sicherzustellen, dass kiwiHR die höchsten Standards der Systemintegrität erfüllt.
  • Datensicherungen: Die Datenbanken werden täglich gesichert. Die Backup-Konfiguration des Lösungsanbieters eliminiert das Risiko eines unbeabsichtigten Datenverlustes.
  • 24/7 Verfügbarkeit: Die Technologie von kiwiHR sorgt für eine hohe Verfügbarkeit von Unternehmensinformationen.
  • Sichere Datenverwaltung: Dokumente und Dateien, die über kiwiHR hochgeladen werden, sind gesichert und können nur von bestimmten Personen eingesehen werden.
  • CSRF-Schutz: kiwiHR schützt Daten mit modernster Sicherheitstechnologie vor bösartigen Cross Site Request Forgery-Angriffen.

Die Verwendung von kiwiHR ist für KMU bis zu einer Größe von ungefähr 100 Mitarbeitern ideal geeignet. Natürlich können aber auch größere Unternehmen von zeitsparenden Funktionen profitieren.

 

Was sagen Anwender über kiwiHR?

Kunden von kiwiHR sind jedenfalls von dem Tool überzeugt. „Endlich ein benutzerfreundliches Tool! Es bietet die nötige Transparenz und Intuitivität, damit unsere Mitarbeiter Ihre HR-Aufgaben effizient bearbeiten können“, sagt zum beispiel Lukas Steiner, HR Manager, bei Sonect. Auch Artem Melokumov, Head of Projects & Operation bei Elixirator, ist begeistert: „Nachdem wir viele Tools ausprobiert haben, ist die Entscheidung ganz klar auf kiwiHR gefallen. Das Einrichten ist sehr einfach. Das kiwiHR-Team reagiert schnell und ist sehr professionell“, sagt er. Unsere Meinung: kiwiHR ist auf jeden Fall einen Test wert!