Digitale Personalakte von Agenda

In einer Digitalen Personalakte wie der von Softwarehersteller Agenda können einst papierbezogene Dokumente wie Arbeitsverträge oder Zeugnisse digital gespeichert werden. Damit erleichtern sich Unternehmen die tägliche Personalarbeit spürbar – beispielsweise durch einfachere Recherchen per Suchfunktion in den Dokumenten. Auch können berechtigte Führungskräfte jederzeit Einsicht in Personaldaten nehmen und Akten müssen nicht mehr aufwändig von Büro zu Büro gebracht oder verschickt werden. Auch dem Zugriff Unbefugter ist bei einer elektronischen Ablage und Sicherung der Riegel vorgeschoben.

 

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Über das Unternehmen

Agenda wurde im Jahr 1984 gegründet und ist seither inhabergeführt. Der Softwarehersteller mit Sitz in Rosenheim zählt heute mehr als 17.000 Kunden. Darunter sind vorwiegend kleine und mittlere Unternehmen sowie Angehörige der steuer- und wirtschaftsberatenden Berufe.

Zum Produktportfolio gehören Lösungen aus den Bereichen Personalwesen, Rechnungswesen, Steuerberechnung und Office-Management. Mit dem integrierten System aus Software, IT-Lösungen, Service und Wissen bietet Agenda seinen Anwendern ein professionelles Werkzeug für die tägliche Arbeit.

Zum besonderen Service von Agenda zählen die individuelle Betreuung der Kunden und Fortbildungsangebote, wie regelmäßige Online-Seminare. Der automatische Update-Service stellt sicher, dass die Software der Kunden rechtlich und technisch immer auf dem aktuellen Stand ist.

Die Funktionen im Überblick

Die Digitale Personalakte gehört zu den neuesten Produkten des Softwareherstellers Agenda. Sie beinhaltet folgende Funktionen:

• Import von Dokumenten
• Verwaltung von Entwürfen und Zuordnung zu Mitarbeitern
• Definition verschiedener Dokumententypen, Register und Ablageorte
• Wiedervorlage einzelner Dokumente im Bereich „Aufgaben und Fristen“
• Automatische Vollständigkeitsprüfung von Pflichtdokumenten

Durch die Verzahnung der digitalen Personalakte mit dem Personalmanagement stehen unter anderem folgende Kernfunktionen zur Verfügung:

• Zugang zu Mitarbeiterinformationen wie Stammdaten, Kompetenzen, Aufgaben und Hierarchien
• Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten
• Bereitstellung von Dokumenten aus der digitalen Personalakte im Personal-Portal

Die Funktionen im Detail

Anwender können Personalakten ihrer Mitarbeiter anlegen, indem sie einzelne Dokumente per Drag-and-Drop übernehmen. Alternativ haben Personalverantwortliche auch die Möglichkeit, Dokumente mit wenigen Klicks einzupflegen und anschließend zu kategorisieren.

Die Digitale Personalakte umfasst standardmäßig 43 Dokumententypen und acht Register, wobei Anwender jederzeit individuelle Dokumententypen und Register anlegen können. Zum Hintergrund: Dokumententypen beschreiben eine Gruppe von Dokumenten mit gleichartigen Eigenschaften.

Die Zuordnung der verschiedenen Dokumente in der Digitalen Personalakte zu jeweils einem Dokumententyp innerhalb thematisch gliedernder Register erleichtert später die Wiederauffindbarkeit von Informationen – auch in umfangreichen Akten.

Dokumentation

Bestimmte Dokumententypen sind dabei standardmäßig einem Register zugewiesen, was aber durch den Anwender jederzeit individuell abgeändert werden kann. Im Register „Dienstwagen“ finden sich dann etwa Dokumententypen wie:

• Führerscheinkopien
• Leasingverträge
• Fahrtenbuch

Generell finden in der Digitalen Personalakte folgende Arten von Dokumenten Platz:

• Gescannte Dokumente, z. B. Arbeitsverträge
• Digitale Dokumente, z. B. Schriftverkehr
• Abrechnungen

Anwender der Digitalen Personalakte von Agenda können vor der endgültigen Ablage im System in einer Vorschaufunktion sämtliche Dokumente innerhalb eines Registers zur Kontrolle noch einmal ansehen und prüfen.

Sollen eingescannte Originaldokumente weiterhin aufbewahrt werden, kann dies zusammen mit deren Ablageort in der Akte vermerkt werden. Dokumente können überdies mit einem Wiedervorlagetermin versehen werden, damit beispielsweise deren Gültigkeit erneut geprüft und rechtzeitig ein Update vom Mitarbeiter angefordert werden kann. Nach der Ablage in der Personalakte sind die Dokumente unveränderlich gespeichert.

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Pflichtdokumente

Mit der Zeit können Digitale Personalakten erheblich anwachsen. Das erhöht die Gefahr, dass die Übersicht verloren geht, welche wesentlichen Dokumente bereits vorliegen und welche von der Personalabteilung dringend noch angefordert werden müssen. Eine komplexe Angelegenheit.

Agenda trägt diesem Problem Rechnung und integriert eine automatische Überprüfung der Personalakten auf Vorhandensein von Pflichtdokumenten. Dazu gehören zum Beispiel:

• Arbeitsverträge
• Verschwiegenheitserklärungen
• Datenschutzerklärungen

Über ins System integrierte Visitenkarten aller Angestellten kann der Personaler ad hoc auf die Kontaktdaten eines Mitarbeiters zugreifen, falls er ihn wegen eines fehlenden Dokuments anschreiben oder anrufen will.

Bewertung

Mit den Funktionen der Digitalen Personalakte von Agenda gelingt es Unternehmen leicht, ihre administrativen HR-Aufgaben zu digitalisieren und wichtige Informationen an zentraler Stelle zu dokumentieren. Jeder Zugangsberechtigte hat auf diese Weise Einblick in Personaldokumente.

Darüber hinaus lassen sich dank der ausgeklügelten Struktur und Funktionen der Digitalen Personalakte sämtliche Personaldokumente seitens HR perfekt managen und verwalten. Besonders praktisch erwies sich im Test die intuitive Bedienoberfläche, die einführende Schulungen praktisch überflüssig macht. Bei Fragen steht den Anwendern zudem die kostenlose Anwendungsberatung zur Seite.

In der täglichen Praxis sorgt das System selbst dafür, dass nichts bei der Personalverwaltung in Vergessenheit gerät. Zum Beispiel zeigen automatisierte Auswertungen, ob für jeden Mitarbeiter auch wirklich alle kritischen Dokumente archiviert wurden.

Auch die Ablagemöglichkeiten innerhalb der Digitalen Personalakte von Agenda haben uns überzeugt: Dokumente können kinderleicht per Drag and Drop in die übersichtliche Struktur der Digitalen Personalakte integriert werden.

Bei der Digitalen Personalakte handelt es sich um eine lokale Installation, wobei über den Service „Datensicherung Online“ täglich ein Backup im Rechenzentrum erzeugt werden kann. Hierbei handelt es sich um eine standortunabhängige Backup-Lösung. Die Bereitstellung digitaler Dokumente, beispielsweise an Führungskräfte, erfolgt über die Cloud-Lösung „Personal-Portal“.

Über Datenschutz und Informationssicherheit brauchen sich Arbeitgeber dabei keine Gedanken zu machen: Das Rechenzentrum befindet sich am Standort Deutschland und verfügt gemäß gesetzlicher Vorgaben über die höchsten Sicherheitsvorkehrungen weltweit. Das belegen die Zertifikate ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 20000. Darüber hinaus schützt ein umfangreiches Berechtigungskonzept vor unbefugten Einblicken in die Unternehmensdaten.

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