Die Funktionen im Überblick
Personalmanager
Der Personalmanager ist eine Personalmanagement Software von Persis. Sie enthält:
- Abbildung umfangreicher Personalstammdaten inklusive Fähigkeiten, Qualifikationen und Bildungshistorie
- durch das Persis ESS-/MSS-Portal können Mitarbeiter und Führungskräfte direkt eingebunden werden in Prozesse wie Urlaubsplanung oder Leihgabenmanagement
- der Persis Personalmanager „denkt“ mit: Er beachtet Vertretungsregelungen und steuert Reportings rollenbasiert
Dank zusätzlicher Erweiterungsoptionen können Anwender eine individuelle Lösung zusammenstellen, die zu ihren hauseigenen Vorgängen perfekt passt. Dazu zählen:
- professionelle Abläufe zu Arbeitszeugnissen
- Fahrzeugverwaltung
- Unterweisungen
In Verbindung mit dem Stellenmanager sind auch Funktionen, Aufgaben, Anforderungen und Prozesse individuell abbildbar.
Digitale Personalakte
Die erste Frage, die im digitalisierten Umgang mit personenbezogenen Daten aufkommt: Ist das Tool denn auch datenschutzkonform? Ja, ist es! Die Digitale Personalakte von Persis trägt allen deutschen Datenschutzvorschriften eins zu eins Rechnung – dank Verschlüsselung und besonders sicheren Zugriffsberechtigungen.
Zugriff haben nur autorisierte User. Ein detailliertes und rollen- und regelbasiertes Zugriffsschutzsystem schützt zuverlässig vor dem unerlaubten Ausspähen der sensiblen Daten. Schreib- und Leserechte werden in der elektronischen Personalakte bedarfsgerecht und selektiv vergeben.
Vorteile des Tools: Mit der Digitalen Personalakte gibt es in der Personalabteilung keine Doppelerfassungen auf Papier mehr. Die Software organisiert Wiedervorlagen, steuert Workflows und ermöglicht eine mitarbeiterübergreifende Dokumentenrecherche. So ist immer alles schnell und einfach zu finden.
PDF-Dateien sind im integrierten Dokumentenviewer einsehbar und die Dokumenten-Darstellung erfolgt in Buchform. Schriftstücke wie Briefe und E-Mails, die in der Persis Software erstellt worden sind, werden automatisch in der Digitalen Personalakte am richtigen Platz einsortiert. Beim Dokumentenimport leisten Barcodes wertvolle Unterstützung.
Die Funktionen im Detail
Personalmanager
Der Personalmanager überzeugt durch einen einfachen Zugang für unterschiedliche Benutzerrollen über alle möglichen Endgeräte – vom Laptop über Tablet bis hin zum Smartphone. Die Standard-Auslieferung des Tools erfolgt in Deutsch und Englisch und beinhaltet einen Sprachmanager.
Das Tool lässt sich optisch ins Look&Feel einer Organisation integrieren. Layoutanpassungen an das Corporate Design sind direkt per eigener CSS-Verwaltung oder mit einem hauseigenen Tool von Persis, dem CSS-Manager, problemlos möglich.
Die weiteren Features, die das Tool mitbringt, sprechen für sich:
- Eine einfache, integrierte Oberfläche zur Anpassung aller Masken wie „Ausblenden von Feldern“, „Zugriffsschutz auf Feldebene“ und, und, und.
- Ein flexibles Erinnerungs- und Mahnwesen.
- Kundenindividuelle Workflows und Checklisten.
- Funktionsabhängige Vertreterregelungen.
- Import- /Export- /Schnittstellenwerkzeuge.
- Frei konfigurierbare Zeitpläne für regelmäßige Aufgaben/Batchprozesse.
- Monatliche Historisierung der Daten.
- Hinterlegung von Stammdaten wie Kostenstellen, Klassifikation oder Status.
- Erfassung aller Ein- und Austrittsdaten mit Fristverfolgung.
- Lohn- und Gehaltskonto mit Lohnarten, Historie und separatem Zugriffsschutz.
- Abbildung des Arbeitszeitmodells und des Urlaubsanspruchs.
Digitale Personalakte
Bei der Digitalen Personalakte von Persis handelt es sich um ein revisionssicheres System mit hohem Datensicherheitsstandard. Dafür sorgen zum Beispiel eine verschlüsselte Datenübertragung und codierte Datenspeicherung.
Mit der digitalen Personalakte ist eine einheitliche Aktenführung an allen Standorten des Unternehmens möglich. Das Tool kann via Schnittstelle mit wenigen Handgriffen an das bestehende HR-Portal eines Unternehmens integriert werden.
Was leistet das Tool für die HR-Abteilung? Zum Beispiel folgendes:
- Mitarbeiterstammdaten, Gehaltsdaten und Entwicklungsdaten können direkt in das System integriert werden.
- Keine Doppelerfassung oder -datenpflege mehr erforderlich.
- Nutzung der digitalen Signatur.
- Aktenbearbeitung im Rahmen von Workflows, inklusive Notiz- und Wiedervorlagefunktion sowie Datums-Vermerke an den Dokumenten.
- Individuelle Verschlagwortungen und Suchmöglichkeiten, ergänzt mit Blätter- und Schnellansicht-Funktion, gewährleisten ein leichtes Handling.
Bewertung
Von der Funktionsbandbreite und auch in punkto Bedienung haben uns der Persis Personalmanager und die Digitale Personalakte beeindruckt. Trotz der Bandbreite an Funktionen sind beide Tools übersichtlich aufgebaut, intuitiv nachvollziehbar und recht einfach zu bedienen.
Im Personalmanager gibt es eigentlich nichts, was es nicht gibt. Neben den bereits aufgezählten Funktionen punktet die Software auch noch mit den folgenden:
- Informationen über Behinderungen, Steuerdaten, Rentendaten, Bankverbindungen, Eigenschaften der Mitarbeiter.
- Ärztliche Untersuchungen mit Fristenkontrolle.
- Einfache Anlage von Wiedervorlagen.
- Standardimport von Stammdaten und Lohndaten der Abrechnung.
- Korrespondenzen als Brief oder E-Mail, durch Nutzer änderbar.
- Standard-Mitarbeiterakte im Personalmanager.
- Urlaubsverwaltung mit jahresweiser Berechnung des Anspruchs, Ansicht der Vorjahre mit Übertrag.
- Stellengenehmigungsprozess als Workflow.
- Profilsuche über Mitarbeiter mit Speicherung der Suchprofile.
- Pflege und Anzeige von Weiterbildungen (Plan und Ist) sowie Qualifikationen.
- Freie, speicherbare Filter für die Mitarbeiterselektion.
- Erstellung von Arbeitszeugnissen als Workflow.
- Vertragserstellung für Mitarbeiter und Azubis.
- Diverse Standardstatistiken wie zum Beispiel Altersstruktur und Personalstände in Bereichen.
- Geburtstagslisten und Jubiläen.
- Unfallmeldung als Self Service mit Ausdruck des BG-Formulars.
Was der Personalabteilung die Arbeit erheblich erleichtert: Das Tool ist als Employee Self Service Software ausgelegt. Mitarbeiter können die Änderung von Stammdaten und vieles mehr also selbst erledigen.
Außerdem integriert sind beispielsweise ein Urlaubsgenehmigungsprozess mit Workflow zur Freigabe inklusive Storno, die Einsicht von Abwesenheiten, Urlaubskonto, Teamkalender und vieles mehr. Das erleichtert Vieles: HR muss sich nicht mehr um die Eingabe von Daten, sondern nur noch um deren Freigabe kümmern, wodurch Zeit entsteht, anderen wichtigen Dingen nachzugehen.
Auch die Funktionen der Digitalen Personalakte haben uns überzeugt, die als Erweiterungstool zum Personalmanager hinzugenommen werden kann. Mit der Software gehören Papierberge und doppelt und dreifach vorgehaltene Daten der Vergangenheit an. Stattdessen ist alles zentral in einem Programm abrufbar.
Auf diese Weise lassen sich deutliche Einsparungen bei Personalkosten und Lagerkosten in den Archiven realisieren. Einfach, weil die Digitale Personalakte die Effizienz bei der Arbeit erheblich erhöht: Daten können zeitgleich abgerufen und bearbeitet werden. Die Fachabteilung muss nicht warten, bis zum Beispiel HR mit der Bearbeitung einer Papierakte fertig ist und sie von einem Büro ins andere tragen.
Die elektronische Personalakte kann bei Bedarf auch in bestehende Archivlösungen (DMS-Systeme) integriert und auf Knopfdruck ausgedruckt werden. Eine Barcodetechnologie beschleunigt die Prozessschnitte.
Das leistet die digitale Personalakte von Persis für HR, Mitarbeiter und Fachabteilungen:
- Direkte Einsichtnahme vom Arbeitsplatz aus – auch im internationalen Umfeld dank der Mehrsprachigkeit des Tools.
- Bedarfsgerechte Freigabe mit individuellen Beschränkungen möglich.
Uns hat’s überzeugt!
