6 bemerkenswerte Hacks, mit denen Du die HR-Produktivität mit Hooray nachhaltig steigerst
Die Arbeitsbelastung in den Personalabteilungen ist so hoch wie noch nie. Dabei entfallen rund 42 % der Zeit auf administrative Tätigkeiten, für die Suche nach neuen Talenten oder die eigentliche Personalbetreuung bleibt viel zu wenig Zeit. Mit diesen cleveren Hacks können Sie Ihre Produktivität im HR-Bereich optimieren.
Chronischer Zeitmangel wird dem HR-Bereich von Experten attestiert, deshalb würden wichtige Aufgaben wie das Vorantreiben von neuen Strukturen und Prozessen vernachlässigt. Bei einer gemeinsamen Studie von Personio und Bitkom Research aus dem Jahr 2020, für die 500 Personalverantwortliche befragt worden sind, kam heraus, dass Personaler oftmals 42 % ihrer Arbeitszeit für administrative Tätigkeiten aufwenden müssen. Ein Faktor, der bei rund 28 % der Befragten zu Job-Frust führt. Zumal auch die Produktivität im HR unter dieser Überlastung leidet.
Fatal, immerhin ist das HR ja das Herzstück eines Unternehmens. Umso wichtiger sind neue Wege und clevere Ideen, um die stetig steigende Belastung durch immer mehr Routineaufgaben in den Griff zu bekommen. Doch wie kann es gelingen, sich Freiräume für wichtige strategische Überlegungen zu schaffen sowie innovative Ansätze zu entwickeln?
Entlastung muss her – und die können schon kleine Hacks bringen. Schlagen Sie der Arbeitsbelastung doch einfach ein Schnippchen und setzen Sie auf clevere HR-Hacks, mit denen Sie Ihre Produktivität nachhaltig steigern können. Wir von HR-Software-Vergleich.de haben die besten ungewöhnlichen Kniffe für Sie gesammelt, mit denen Personalabteilungen Ihre Produktivität auf ein neues Level heben können.
Und hier sind unsere Lieblings-HR-Hacks:
HR-Hack Nr. 1: Künstliche Intelligenz
Ja, auch im Personalwesen kann der Einsatz von KI echte (Zeit-)Vorteile bringen! Um genau zu sein, können Sie damit sogar gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen.
Routineaufgaben automatisieren
KI ist perfekt, um insbesondere zeitraubende Routineaufgaben zu übernehmen. So lassen sich beispielsweise Urlaubsanträge, Zeiterfassung, Onboarding und sogar Gehaltsabrechnungen damit verwalten. Insbesondere wenn es darum geht, aufwendig Informationen per Hand einzupflegen oder in Formulare einzutragen, ist die KI die richtige Lösung. Sie spart Zeit und Fehler werden obendrein auch noch minimiert.
Analyse von Daten
Oft genug ist man im HR darauf angewiesen, wichtige Entscheidungen zu treffen anhand von oftmals mühsam und zeitintensiv gesammelten Daten. Überlassen Sie so etwas doch künftig einfach der KI. Die KI kann Ihnen beispielsweise die nötigen Daten liefern, damit Sie anhand dieser nur noch entscheiden müssen, welcher der wirklich optimale Recruiting-Kanal für Ihr Unternehmen ist. Oder lassen Sie die KI berechnen, wie effektiv Ihre Maßnahmen für Mitarbeiter-Benefits und derartiges tatsächlich sind.
Fortbildung optimieren
Wie sind Sie bisher vorgegangen, um den Schulungs- und Entwicklungsbedarf Ihrer Mitarbeitenden zu ermitteln? In den meisten Unternehmen ist das entsprechende System entweder nicht besonders effizient oder extrem zeitaufwendig. Lassen Sie doch einfach die Daten der Mitarbeitenden durch die KI analysieren. Anhand dieser Informationen über Stärken, Schwächen und Erfahrungen können Sie die jeweils maßgeschneiderte Weiterbildung für einen Mitarbeitenden zusammenstellen.
HR-Hack Nr. 2: Recruitment Process Outsourcing (RPO)
Auch eine Möglichkeit, um das HR-Team zu entlasten, ist RPO oder Recruitment Process Outsourcing. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und outsourcen Sie zeitraubende Routinetätigkeiten an entsprechende Dienstleister. So könnte beispielsweise das Bewerbermanagement an Externe vergeben werden bzw. Teile davon.
HR-Hack Nr. 3: Chatbots für Standardanfragen
Gehen bei Ihnen auch immer wieder telefonische Nachfragen zu Bewerbungen ein, die den Arbeitsfluss im Team unterbrechen? Nutzen Sie doch einfach einen Chatbot für solche Erstkontakte. So lassen sich derartige Anfragen deutlich reduzieren und es bleibt mehr Freiraum für die eigentlichen Aufgaben.
Chatbots können Sie aber auch für viele andere Dinge nutzen. Sie eignen sich ebenfalls für Nachfragen, die etwa über die Website kommen. Der Bot kann in der Regel besser und präziser Auskunft geben, als einer FAQ dies möglich ist.
Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung eines Slackbots, wenn Sie die Kommunikationsplattform Slack im Unternehmen verwenden. Mithilfe von solchen Sprachassistenten können Mitarbeitende beispielsweise auf besonders einfache Weise Urlaub beantragen. Er muss dazu einfach nur dem Slackbot z. B. den Auftrag geben „Ich möchte Urlaub beantragen“ – dann fragt der Bot automatisch alle weiteren relevanten Punkte ab und erstellt den entsprechenden Urlaubsantrag. Der große Vorteil: Sämtliche wichtigen Punkte sind vorhanden und ein Übertrag der Daten ist nicht mehr nötig.
HR-Hack Nr. 4: Employee Self Services
Eine echte Entlastung für das HR-Team kann zudem die Nutzung von Employee Self Services sein. Insbesondere in Unternehmen, die Deskless Worker haben, kommen sogenannte Employee Apps bereits zum Einsatz. Aber warum nicht alle Mitarbeitenden in Prozesse einbinden, die sie betreffen?
In der Regel können sie heute problemlos viele Aufgaben selbstständig übernehmen und ausführen, etwa die Erfassung der Arbeitszeiten, die Einsatzplanung oder das Beantragen von Urlaub oder auch Weiterbildungsmaßnahmen. Binden Sie die Mitarbeitenden mit ein und räumen Sie ihnen entsprechende Berechtigungen ein. Das aktive Einbinden kann insbesondere in Bezug auf administrative Tätigkeiten ein echter Gamechanger sein.
HR-Hack Nr. 5: Digitale Zustellung von Dokumenten
Verschicken Sie Briefe an die Mitarbeitenden noch postalisch? Dann sollten Sie unbedingt umdenken! Sparen Sie sich das Ausdrucken von HR-Unterlagen, den Versand fertig zu machen sowie Porto und vergessen Sie tagelange Postlaufzeiten, das geht inzwischen deutlich schneller und kostengünstiger.
Alles, was Sie tun müssen, ist die Nutzung eines digitalen Briefkastens. Bei diesen cloudbasierten Anwendungen kann jeder Mitarbeitende ein eigenes Postfach erhalten, in das die für ihn bestimmten Dokumente eingestellt werden können. Er lädt sie sich dann einfach selbst herunter.
Digitalisierung im HR: Der ultimative Gamechanger?
Die bereits erläuterten HR-Hacks zeigen eigentlich bereits ganz deutlich, wohin die Reise geht, wenn man die Produktivität im Personalwesen steigern will – das Zauberwort ist Digitalisierung. Sie hält zahlreiche Optionen bereit, um insbesondere administrative Tätigkeiten deutlich effizienter und schlanker zu gestalten.
Allerdings sind gerade hier viele Unternehmen noch sehr zurückhaltend, wie etwa eine Benchmarking-Studie aus dem Jahr 2022 zeigt, die das Personalmagazin gemeinsam mit der Universität Mannheim und der Hochschule Rhein-Main durchgeführt hat. Lediglich 25 % der Befragten gaben an, dass die Digitalisierung im HR bereits einen hohen Umsetzungsgrad habe! Demgegenüber sahen damals 55 % der Befragten ein sehr hohes Potenzial bei diesem Thema. Offenbar hinkt der HR-Bereich in Sachen digitale Transformation noch immer hinterher, hier gibt es insofern ein deutliches Optimierungspotenzial.
Auf die Frage, welche Gründe es hierfür gibt, verwiesen die HR-Verantwortlichen etwa auf hierfür fehlendes Budget oder aber darauf, dass die Implementierung bzw. Umsetzung zu zeitintensiv wäre…
Das führt uns direkt zu unserem sechsten und letzten ultimativen HR-Hack für mehr Produktivität:
HR-Hack Nr. 6: Mehr Produktivität durch HR-Software HoorayHR
Nach wie vor sind in vielen Personalabteilungen noch Zettelwirtschaft und Excel-Tabellen an der Tagesordnung. In der eingangs erwähnten Studie nutzten 2020 gerade einmal 2 % der befragten Unternehmen eine spezielle HR-Software, um damit die administrativen Prozesse zu händeln. Bei den Mittelständlern kommt lediglich bei jedem zweiten Unternehmen eine derartige Software zum Einsatz. Und wenn, dann werden damit die Entgeltabrechnung sowie Urlaub und Abwesenheiten verwaltet. Die Denke dahinter: Es geht doch auch so, da brauche ich derartige Software-Lösungen gar nicht.
Tatsächlich aber rentiert sich der Einsatz einer HR-Software meist schnell in jeglicher Hinsicht. Wer beispielsweise auf die All-in-One-Anwendung HoorayHR setzt, kann damit auf einen Schlag gleich mehrere Arbeitsschritte deutlich effektiver gestalten und zudem häufige Fehlerquellen minimieren.
Einige Vorteile sind:
Sie benötigen keine Papier-Personalakte mehr. Das System ermöglicht das Führen einer komplett digitalen Personalakte. So können Sie sicher sein, dass alle Unterlagen jederzeit von überall eingesehen werden können und dass es keinen Verlust von wichtigen Daten oder Informationen gibt.
HoorayHR unterstützt Anwender zudem bei der Überwachung wichtiger Fristen, sodass Sie auf der sicheren Seite sind. Egal, ob es sich um das Auslaufen einer Probezeit handelt oder ob die Elternzeit endet. Das System erinnert die Nutzer automatisch daran. So bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben als die Wiedervorlage.
Und das ist noch nicht alles, was die All-in-One Software HoorayHR kann. Mit diesem waschechten Allrounder lassen sich auch Prozesse wie Onboarding, Talentmanagement und Zeit- und Abwesenheitserfassung deutlich verschlanken.
Weitere Benefits für die Anwender: HoorayHR ermöglicht darüber hinaus auch noch eine digitale Vertragsunterzeichnung sowie umfangreiche Auswertungen von HR-Daten (HR-Analytics). So steigern Sie die Produktivität Ihres HR-Teams garantiert und haben endlich Zeit für die wichtigen Dinge – die Menschen in Ihrem Unternehmen.
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