Besser spät als nie? Gesetzliche Pausenregelungen mit ZEP einhalten

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“Hallo, Chef. Ich würde am Freitag gerne früher gehen und lasse deshalb die Mittagspause ausfallen. Ist das ok?” – Was sich wie eine Lappalie anhört, ist laut Arbeitszeitgesetz leider alles andere als in Ordnung, das weiß jeder Personaler. Aber wie können die gesetzlichen Pausenregelungen gesetzeskonform eingehalten werden?

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Werden die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten nicht eingehalten, kann das einen Arbeitgeber teuer zu stehen kommen. Erfährt das zuständige Landesamt für Arbeitsschutz von einem Verstoß, können Bußgelder bis zu 15.000 Euro fällig werden. Bei wiederholten Vorfällen sogar noch mehr. Hält ein Mitarbeitender sich nicht an die Pausenregelungen, kann er abgemahnt werden.

Denn die Pausen haben einen ganz konkreten Sinn und Zweck: Sie dienen dem Schutz des Arbeitnehmers. Übermüdung und mangelnde Konzentration können nämlich gravierende Konsequenzen haben, sei es beispielsweise, dass Maschinen nicht korrekt bedient werden oder dass es zu Unfällen mit Fahrzeugen kommt.

Da Arbeitgebern bekanntlich eine Fürsorgepflicht in Bezug auf die Angestellten haben, obliegt ihnen auch die Aufgabe, die Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten zu gewährleisten. Aber was bedeutet das konkret?

 

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Die Pausenzeiten, die je nach Branche und Tätigkeit einzuhalten sind, werden durch das Arbeitszeitgesetz geregelt. Konkret wird hierin vorgeschrieben, wie lange ein Arbeitnehmer “am Stück” tätig sein kann, ohne eine Pause zu nehmen. Des Weiteren ist in den entsprechenden Paragraphen festgelegt, wie lang eine Pause sein muss, um auch als Pause zu gelten, und ob sie bezahlt wird oder nicht.

 

Wie viel Pause während der Arbeitszeit?

Das Arbeitszeitgesetz schafft Klarheit mit seiner Definition von Ruhepausen. So steht Arbeitnehmern laut dem ArbZG nach sechs Stunden Tätigkeit eine mindestens 30-minütige Pause zu. Nach neun Stunden Arbeit beträgt die Pausenzeit sogar 45 Minuten. Die Definition im § 4 ArbZG ist hier eindeutig: „Die Arbeit ist durch im Voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen.”

Allerdings gibt es einen gewissen Spielraum hinsichtlich der Pauseneinteilung: “Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden“, heißt es weiter im Gesetz.

Beträgt die regelmäßige tägliche Arbeitszeit weniger als sechs Stunden, braucht der Arbeitgeber keine Pausen zu genehmigen. Dies trifft also auch auf Teilzeitangestellte zu. Gewährt der Arbeitgeber dennoch Pausen, so handelt es sich um eine freiwillige Leistung, die im Arbeitsvertrag zu regeln ist.
Generell steht es dem Arbeitgeber frei, auch längere oder häufigere Pausen als die gesetzlich vorgeschriebenen zu gewähren. Solche Regelungen müssen dann allerdings vertraglich festgelegt werden.

Abweichende Pausenregelungen

Für bestimmte Branchen und Berufsgruppen können darüber hinaus Sonderregelungen gelten. So erhalten Mitarbeitende, die besonders anstrengende Tätigkeiten ausüben, etwa Schichtarbeit, oder Arbeiten, bei denen sie körperlich sehr verspannen (z.B. längere Bildschirmarbeit), fünfminütige Extrapausen.
Des Weiteren definiert §18 ArbZG Ausnahmen, etwa für leitende Angestellte und solche, die Familienangehörige pflegen oder Kinder erziehen.

Pausenregelungen für Minderjährige

Für Minderjährige gelten naturgemäß hiervon etwas abweichende Regelungen, immerhin stehen sie aufgrund ihres Alters unter einem besonderen Schutz. Sie haben deshalb auch bei einer täglichen Arbeitszeit von über sechs Stunden einen gesetzlichen Anspruch auf eine sechzigminütige Pause.
Unter 18-Jährige haben übrigens auch nach 4,5 Stunden Tätigkeit Anrecht auf eine Pause von 30 Minuten. Hier greift wiederum der §11 des Jugendarbeitsschutzgesetzes.

Pausen müssen innerhalb der Arbeitszeit liegen. Nicht erlaubt ist eine halbe Stunde später ins Büro zu fahren und die Pause vorzuverlegen; oder die Mittagspause zu kürzen, um früher in den Feierabend zu gehen. Dies würde dem Zweck der gesetzlichen Pausenzeiten widersprechen, denn der liegt in der Erholung der Angestellten und im Erhalt der Leistungsfähigkeit während der Arbeitszeit.

 

Wie flexibel können Pausen genommen werden?

Ein häufiger Denkfehler ist, dass Pausen dann genommen werden können, wenn es gerade passt. Tatsächlich fordert das Arbeitszeitgesetz, dass diese Erholungszeiten im Voraus festzulegen sind. Um zumindest eine gewisse Flexibilität zu ermöglichen, schreiben viele Unternehmen ein Zeitfenster vor, in der Mitarbeitende ihre Mittagspause nehmen sollten. Meist ist dies der Zeitraum zwischen 12 und 14 Uhr.
Wann die Mitarbeitenden dann konkret ihre Pause machen, können sie – in Abhängigkeit vom Betriebsauflauf – frei entscheiden.

 

Sind Pausen bezahlt oder unbezahlt?

Ruhepausen zählen nicht zur eigentlichen Arbeitszeit und sind daher zumeist unbezahlt. Anders sieht die Sache nur dann aus, wenn es eine hiervon abweichende Regelung im Arbeits- oder Tarifvertrag gibt. Des Weiteren sind die mindestens fünfminütigen Kurzpausen bei besonders anstrengenden Tätigkeiten Bestandteil der Arbeitszeit und sind somit entsprechend zu vergüten.

 

Pause oder nicht? Raucherpausen und Privatgespräche

Bekanntlich können Raucherpausen gerne mal etwas länger dauern als die berühmte Zigarettenlänge. Aber handelt es sich hierbei dann um eine gesetzlich vorgeschriebene Ruhepause? Eine Frage, die sich durchaus auch mal bei dem einen oder anderen Privatgespräch stellt, das vielleicht auch die Mindestdauer einer Arbeitspause von 15 Minuten erreicht.

Tatsächlich handelt es sich hierbei nicht per se um eine Pause – auch wenn es Mitarbeitenden freigestellt ist, was sie in ihrer Pausenzeit tun. Es ist ihnen anheimgestellt, ob sie in die Kantine gehen, um etwas zu essen, oder ob sie einen Spaziergang machen oder auch Einkäufe erledigen. Auch das Verlassen des Betriebsgeländes ist nämlich in den meisten Fällen in den Pausen erlaubt, es sei denn, es gibt im Arbeitsvertrag anderslautende Regelungen.
Somit zählen Raucherpausen, Toilettengänge und Small Talk auf dem Flur oder in der Teeküche zur Arbeitszeit. Häufig werden solche kleinen “Extra-Pausen” stillschweigend geduldet, allerdings gibt es der Fairness halber in einigen Unternehmen beispielsweise die Regelung, dass sich Raucher für ihre Auszeiten ausstempeln.

 

Ruhepausen, Ruhezeiten, Betriebspausen: Was sind die Unterschiede?

Wenn es um “arbeitsfreie Zeit” geht, dann gibt es zahlreiche Begriffe, die fälschlicherweise oft genug auch synonym verwendet werden. Dabei ist es jedoch von größter Wichtigkeit, die Begrifflichkeiten klar zu trennen.

So bezeichnet die Ruhepause, wie zuvor bereits beschrieben, eine vom Gesetz her vorgeschriebene Unterbrechung der Tätigkeitszeit. Hiervon abweichend gibt es noch die Ruhezeiten. Hierbei handelt es sich um den Zeitraum, der zwischen dem Ende des Arbeitstages und dem Beginn des nächsten liegt. Auch dieser ist im Arbeitszeitgesetz geregelt. Laut § 5 Absatz 1 ArbZG sind 11 Stunden Ruhezeit das Minimum, allerdings gibt es hiervon Ausnahmen, etwa für das Personal von Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen, Rundfunkeinrichtungen oder auch landwirtschaftliche Betriebe.

Eine Betriebspause wiederum definiert eine betriebsbedingte, unvorhergesehene Unterbrechung der Arbeit, etwa wenn Maschinen ausfallen oder das Internet streikt. Betriebspausen zählen zur Arbeitszeit, werden somit also vergütet.

 

Erfassung von Pausenzeiten: Nötig oder nicht?

Da Pausenzeiten strenggenommen nicht zur Arbeitszeit zählen, stellt sich vielen die Frage, ob sie überhaupt erfasst werden müssen. Angesichts der Tatsache, dass Pausen flexibel genommen und auch in kleinere Pausen aufgeteilt werden können, ist dies natürlich auch eine Frage der effizienten Abwicklung.

Da die Pausen jedoch vom Gesetzgeber vorgeschrieben sind, müssen sie auch entsprechend aus- bzw. nachgewiesen werden. Zumal der Arbeitgeber ja auch gehalten ist, darauf zu achten, dass Pausen eingehalten werden. Der bereits genannte BAG-Urteilsspruch zur Zeiterfassungspflicht verleiht dem Ganzen noch einmal besonderen Nachdruck, denn die Richter haben darauf hingewiesen, dass die gesamte Arbeitszeit (inkl. aller Pausen) exakt festgehalten werden muss. Und zwar rechtssicher und – bis auf kleine Abweichungen – digital.

Eine Möglichkeit ist es, die Pausen über ein Zeiterfassungssystem zu verwalten. So kann die Stechuhr etwa automatisch in einem gewissen Zeitfenster beispielsweise eine halbe Stunde pausieren. Eine andere Option ist es, dass Mitarbeitende sich während der Pause ausstempeln.

 

Digitale Zeiterfassung: Pausen optimal verwalten

So oder so: Wer Pausenzeiten und deren Einhaltung gesetzeskonform und zugleich mit möglichst geringem Aufwand verwalten will, für den ist eine digitale Zeiterfassung das A und O.

Eine cloudbasierte Software hierfür, mit der man quasi direkt loslegen kann ohne aufwendige Installationen und Anpassungen, ist beispielsweise ZEP. Die SaaS-Lösung ermöglicht eine zuverlässiges Handling von gesetzlichen Pausenvorschriften, ohne den Workflow zu beeinträchtigen. Dabei werden sowohl Pausen- als auch Reisezeiten verlässlich und präzise erfasst, sodass Unternehmen auf der sicheren Seite sind.

Dabei ermöglicht ZEP eine individuelle, auf das jeweilige Unternehmen zutreffende Anpassung von Pausenregelungen. Auch Mindestruhezeiten und maximale Arbeitszeiten lassen sich unproblematisch festlegen. Wer Probleme mit der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben befürchtet, kann optional über das System auch eine Einhaltung dieser Regeln erzwingen und Verstöße so minimieren bzw. unmöglich machen.

 

Zitat

“Mit ZEP erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten inklusive Pausen automatisch und stressfrei. Dank flexibler Konfigurationen halten Sie ohne zusätzlichen Aufwand alle gesetzlichen Vorgaben zu Pausen- und Ruhezeiten ein.” – Benny Hahn, Co-CEO ZEP GmbH

 

Dabei haben Nutzer nicht nur die Möglichkeit, feste Erholungszeiten einzurichten, sondern können ZEP auch als ganzheitliche Lösung zur Verwaltung von Arbeitszeit und Ressourcen nutzen. So lassen sich beispielsweise problemlos Produkte für Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub integrieren. Der gesetzlich geforderte Nachweis der Einhaltung der Pausenregelung lässt sich anhand verschiedener Auswertungen schnell und einfach darstellen. So optimieren Unternehmen nicht nur ihre Arbeitsabläufe, sondern sie sind rechtlich auch auf der sicheren Seite und bieten ihren Mitarbeitenden effektiven Schutz.

Sie sehen: Eine gesetzeskonforme Zeiterfassung samt Einhaltung der Pausenregelungen muss keinen Extra-Aufwand für Ihre Verwaltung bedeuten. Sie wollen sich über den HR-Softwareanbieter ZEP informieren oder über weitere Zeiterfassungs-Plattformen? Sprechen Sie uns gerne an – unsere Experten sind jederzeit für Sie da und beantworten Ihnen unabhängig und kostenlos Ihre Fragen.

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